Wypełnienie wniosku o zwrot VAT za materiały budowlane nie jest sprawą prostą. Mogli się o tym przekonać podatnicy, którym urzędy skarbowe odrzuciły te wnioski. Według urzędników to korekta faktur jest najczęstszym błędem przy zwrotach VAT. Problemy stwarza również brak numeru PKWiU na fakturach. Jeśli chcesz wiedzieć, jak prawidłowo wypełnić wniosek o zwrot VAT, przeczytaj ten poradnik. Ucz się na błędach innych.

Jak prawidłowo przygotować wniosek o zwrot VAT?

Ministerstwo Finansów przygotowało wzór wniosku o zwrot VAT. Nie jest to jednak wniosek powszechnie obowiązujący. Nie we wszystkich urzędach skarbowych będzie dostępny, można go jednak znaleźć na internetowych stronach ministerstwa (www.mf.gov.pl). Czasami podatnik będzie musiał przygotować wniosek samodzielnie. Ułatwi to z pewnością lektura wniosku przygotowanego przez Ministerstwo Finansów. Wskazówek dotyczących przygotowania wniosku nie brak też w samej ustawie. Jej przepisy wskazują precyzyjnie, co w takim wniosku powinno się znaleźć. Mimo to, podatnicy często popełniają w przygotowanych wnioskach błędy – alarmują urzędnicy. Dlatego w wielu urzędach skarbowych, w obawie przed koniecznością poprawiania błędów we wnioskach o zwrot VAT, na własną rękę drukowane są formularze zaproponowane przez Ministerstwo Finansów. Do wniosku trzeba też dołączyć załączniki. Ich wzór również został przygotowany przez ministerstwo.

O czym trzeba pamiętać?

Należy pamiętać, że zwrot części VAT obejmie tylko materiały budowlane kupione po 1 maja 2004 roku. Wypełniając wniosek, należy zwrócić uwagę na załączniki VZM/A i VZM1/B. Wszystkie faktury, na podstawie których podatnik będzie starał się odzyskać część VAT zawartego w cenie materiałów budowlanych, powinny zostać w nich opisane. W pierwszym formularzu należy uwzględnić faktury, które nie posłużyły do skorzystania z ulg mieszkaniowych. Zwrot obejmie 68,18 proc. podatku. Załącznik VZM1/B jest przeznaczony do faktur, które wykorzystano do rozliczenia ulg mieszkaniowych. W takim przypadku odzyskać będzie można 55,23 proc. podatku. Wśród dokumentów, jakie należy dołączyć do wniosku, jest pozwolenie na budowę, a gdy przeprowadzamy remont i pozwolenie to nie jest wymagane wówczas dokument potwierdzający tytuł prawny osoby fizycznej do budynku mieszkalnego lub lokalu mieszkalnego. Do wniosku trzeba też dołączyć kopie faktur potwierdzających poniesione wydatki w związku z budową budynku mieszkalnego, remontem lub nadbudową czy przebudową budynku. Do wniosku trzeba też dołączyć kopię pozwolenia na użytkowanie obiektu budowlanego, a w razie braku obowiązku jego uzyskania – kopię zawiadomienia o zakończeniu inwestycji (jeśli wniosek składamy po zakończeniu realizacji inwestycji).

W przypadku gdy inwestycja nie zostanie zakończona, do wniosku trzeba dołączyć kopię dokumentu określającego stopień zaawansowania inwestycji. Nie może być to dowolny dokument. Dokument ten musi zostać sporządzony przez osobę posiadającą uprawnienia budowlane w rozumieniu przepisów prawa budowlanego (jeśli roboty wymagają pozwolenia na budowę).

Jak prawidłowo wypełnić wniosek o zwrot VAT?

Wypełniając wniosek trzeba, jak zawsze, być uważnym i dokładnie czytać opis do poszczególnych rubryk Wzór wniosku można znaleźć na stronach internetowych Ministerstwa Finansów w dziale informatory http://www.mf.gov.pl/_files_/informatory/zwrot/vzm_1_01 awi_07.pdf.
Podatnik powinien w pierwszej kolejności wpisać numer NIP (swój, gdy składa wniosek indywidualnie, albo dodatkowo NIP małżonka gdy składa wniosek z małżonkiem).
Podatnicy pozostający w związku małżeńskim mają do wyboru dwie możliwości. Mogą złożyć wniosek wspólnie albo każde z nich odrębnie. Jeśli jednak małżonkowie składają odrębne wnioski o zwrot VAT do dwóch różnych urzędów skarbowych, muszą o złożeniu przez siebie wniosku zawiadomić urząd skarbowy właściwy dla małżonka.

Wypełnianie wniosku

Część A. Tu podatnik wpisuje urząd skarbowy, do którego adresowany jest wniosek. Podatnik musi też zaznaczyć właściwy kwadrat informujący o tym, czy wniosek składa osoba fizyczna nie pozostająca w związku małżeńskim, czy też zamężna, czy może jest to wniosek wspólny małżonków. Podatnik informuje też, czy wniosek składa po zakończeniu inwestycji, czy raz w roku (czyli jeszcze przed jej zakończeniem). Następna część wypełniana we wniosku to dane identyfikacyjne i adres. Tu podatnik w zależności od tego, czy wniosek składa sam czy wspólnie z małżonkiem wpisuje swoje dane personalne (albo i swoje, i małżonka). Podaje też dokładny adres. W kolejnej części podawane są informacje o rodzaju inwestycji, na którą poniesione zostały wydatki. Tu podatnik wpisuje rok rozpoczęcia inwestycji odpowiednio w rubryce 42, 43 lub 44 w zależności od tego, czy chodzi o budowę budynku mieszkalnego, nadbudowę lub rozbudowę budynku czy może remont budynku lub lokalu mieszkalnego. Bardzo istotne przy wypełnianiu wniosku jest prawidłowe uzupełnienie rubryk w części D. Tu podatnik oblicza kwotę zwrotu oraz przysługujące limity. Jeśli podatnik przeprowadzał remont, w części E informuje o jego zakresie. Wpisuje, to co zostało zrobione. Potem podatnik zaznacza kwadrat (w części F) informujący o tym, czy zwrot pieniędzy ma odbyć się za pośrednictwem banku, poczty czy może w kasie urzędu skarbowego.

Na koniec wystarczy już tylko wskazać, jakie załączniki dołączamy i złożyć podpis. Do wniosku załącza się kopię:

• pozwolenia na budowę albo dokumentu potwierdzającego tytuł prawny osoby fizycznej do budynku lub lokalu,
• faktur dokumentujących poniesione wydatki,
• pozwolenia na użytkowanie obiektu budowlanego lub zawiadomienia o zakończeniu inwestycji,
• dokumentu określającego stopień zaawansowania inwestycji.

Urzędnicy skarbowi o błędach

Urzędnicy radzą aby podatnicy uważniej przygotowywali wnioski. Na wniosku trzeba pamiętać o naklejeniu znaczka opłaty skarbowej w wysokości 5 zł od wniosku i 50 gr od każdego załącznika. Pozwoli to uniknąć wezwań o uzupełnienie wniosku, przedłużenia terminu załatwienia wniosku lub pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia w przypadku nie uzupełnienia wniosku pomimo wezwania. Trzeba również dopilnować, żeby razem z wnioskiem do urzędu wpłynęły wszystkie potrzebne do niego załączniki. Żeby uniknąć problemów, warto też zacząć gromadzić faktury dokumentujące poniesione wydatki. Podatnicy często dostarczają wszystkie faktury, którymi dysponują. Tymczasem powinny być to tylko te faktury, na których wyszczególnione zostały te materiały budowlane, na które stawka VAT wzrosła po 1 maja 2004 r. do 22 proc.

Korekta faktur najczęstszym błędem przy zwrotach VAT

Z praktyki wynika że bardzo duża ilość podatników chcących otrzymać zwrot VAT w budownictwie niestety ma w praktyce błędnie sporządzoną fakturę na materiały budowlane, jak również błędy w notach korygujących. Co zatem trzeba wiedzieć, aby nie popełniać błędów?

Faktura to podstawowy dokument w obrocie gospodarczym. Nie bez znaczenia pozostaje zatem jej prawidłowa forma. Podatnicy bardzo często sięgają po instytucję korygowania faktur. Przy dokonywaniu korekt faktur trzeba pamiętać, że konieczne jest posiadanie dokumentacji potwierdzającej odbiór faktury korygującej przez kontrahenta. Brak takiej dokumentacji jest jednym z najczęstszych problemów, jakie zdarzają się podczas kontroli podatkowej. Należy pamiętać, że tylko potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez kontrahenta upoważnia nas do odliczenia podatku należnego. Można tego dokonać dopiero w miesiącu otrzymania tego potwierdzenia.

Kolejną rzeczą, o której należy pamiętać, jest to, że podatnicy mylą faktury korygujące z notami korygującymi. Notę korygującą może wystawić jedynie odbiorca faktury i wystawia ją wyłącznie wtedy, gdy dotyczy ona jedynie niewielkich błędów, takich jak np. zły adres odbiorcy czy błąd w nazwie. Nota korygująca nie może natomiast dotyczyć korekty w wartości faktury. Istotnym elementem każdej faktury korygującej jest to, iż powinna ona zawierać referencje do faktur pierwotnych, określające w szczególności datę wystawienia faktury pierwotnej, jej numer. Z faktury korygującej powinno bowiem jasno wynikać, jaką fakturę korygujemy.

Innym częstym błędem popełnianym przez podatników jest wystawianie tzw. faktury ujemnej. W prawie pojęcie takie nie występuje. Jeżeli zmniejszamy należność, powinniśmy wystawiać fakturę korygującą. Jeżeli wystawiamy fakturę ujemną i jest ona potwierdzona przez naszego kontrahenta, a przy tym jasno wynika, co było przyczyną korekty, to tego rodzaju dokumenty nie powinny zostać zakwestionowane przez urzędy skarbowe. Szczegółowe zasady wystawiania faktur zawarte są w rozporządzeniu ministra finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 95, poz. 798 z późn. zm.).

Faktura korygująca dotycząca podwyższenia ceny powinna zawierać co najmniej:

• numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
• dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca, czyli:
  – imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
  – numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy,
  – dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz
  – datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako FAKTURA VAT;
• nazwę towaru lub usługi objętych podwyżką ceny;
• kwotę podwyższenia ceny bez podatku;
• kwotę podwyższenia podatku należnego.

Kary za oszustwa we wnioskach

Domagając się zwrotu VAT na materiały budowlane należ również zdawać sobie sprawę z kar jakie przewiduje ustawa wobec podatników nieuczciwie wypełniających wnioski jak również względem urzędników opieszale je rozpatrujących. Ustawa przewiduje kary zarówno dla jednych jak i drugich. Podatnicy nie mają co liczyć na bezkarność, gdy będą próbowali wyłudzić zwrot VAT, urzędnicy z kolei gdy będą spóźniać się z realizacją wniosku. Ustawa ma zmobilizować organy skarbowe do sprawnego załatwiania wniosków. Za spóźnienia fiskus powinien zapłacić karę. Jeżeli naczelnik urzędu skarbowego, który ma zweryfikować poprawność wniosku o zwrot VAT, nie wyda w terminie decyzji o refundacji podatku lub też po wydaniu decyzji w prawidłowym terminie pieniądze nie nadejdą na czas, podatnik może liczyć na dodatkową rekompensatę.

W takim wypadku kwota zwrotu podlega oprocentowaniu w wysokości opłaty prolongacyjnej ustalanej w przypadku odroczenia terminu płatności stanowiących dochód budżetu państwa, obowiązującej w dniu, w którym upłynął termin wydania decyzji o zwrocie lub też upłynął termin wypłaty pieniędzy. W przypadku nieterminowego wydania decyzji oprocentowanie to będzie przysługiwać od dnia następującego po dniu, w którym naczelnik powinien wydać decyzję do czasu wydania decyzji.

Urzędnicy skarbowi o terminach

Jeżeli decyzję wydano w ustawowym terminie, ale nieterminowo wypłacono należne pieniądze, oprocentowanie będzie naliczane od dnia następującego po dniu, w którym upłynął termin wypłacenia kwoty zwrotu, włącznie do jej wypłacenia. Oprocentowanie nie będzie przysługiwać wnioskodawcy, jeżeli to z winy podatnika decyzji nie wydano w terminie lub nieterminowo wypłacono pieniądze. W tym drugim przypadku stanie się tak np. w sytuacji, gdy osoba starająca się o zwrot części VAT błędnie poda numer konta, na które powinny wpłynąć pieniądze. Nie przewiduje się także sankcji w przypadku, gdy opóźnienia zostaną spowodowane czynnikami niezależnymi od organów podatkowych. Nie tylko fiskus poniesie karę za niezgodne z prawem postępowanie przy realizacji rekompensat dla osób budujących systemem gospodarczym. Sankcje mogą spotkać także nieuczciwych podatników. Do kodeksu karnego skarbowego wprowadzono przepisy odnoszące się do zwrotu części VAT inwestorom indywidualnym.

Zgodnie z dodanym do kks. art. 76a, kto przez podanie danych niezgodnych ze stanem rzeczywistym lub zatajenie rzeczywistego stanu rzeczy wprowadza w błąd właściwy organ narażając na nienależny zwrot VAT od materiałów budowlanych podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych lub karze więzienia. Jeżeli kwota narażona na nienależny zwrot jest małej wartości, sprawcy grozi jedynie grzywna. Gdy kwota ta nie przekracza ustawowego progu (nie przekracza pięciokrotnej wysokości najniższego miesięcznego wynagrodzenia w czasie jego popełnienia), sprawca podlega karze za wykroczenie skarbowe.

Zgodnie z ustawą do postępowania o zwrot VAT zawartego w cenie materiałów budowlanych stosuje się art. 274c Ordynacji podatkowej. Odnosi się on jednak bardziej do podmiotów wystawiających faktury niż osób fizycznych, które na ich podstawie będą starać się o rekompensaty z urzędu skarbowego. Zgodnie z nim organ podatkowy, w związku z prowadzonym postępowaniem podatkowym lub kontrolą podatkową, może zażądać od kontrahentów podatnika wykonujących działalność gospodarczą przedstawienia dokumentów, w zakresie objętym kontrolą u podatnika, w celu sprawdzenia ich prawidłowości i rzetelności. Z czynności tych sporządza się protokół. Jeżeli miejsce zamieszkania, siedziba lub miejsce wykonywania działalności kontrahenta kontrolowanego znajdują się poza obszarem działania organu przeprowadzającego kontrolę, czynności na zlecenie tego organu może także dokonać organ właściwy miejscowo.

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 29 sierpnia 2005 r. o zwrocie osobom fizycznym niektórych wydatków związanych z budownictwem mieszkaniowym (Dz.U. nr 177, poz. 1468).

Przemysław Gogojewicz