Prawidłowo wypełnione dokumenty ubezpieczeniowe mają decydujące znaczenie przy tworzeniu właściwych zapisów na kontach płatników i ubezpieczonych oraz terminowym przekazywaniu składek do NFZ i OFE, a w dalszej perspektywie decydują o wysokości emerytur ubezpieczonych. Raport mówi o tym, jak prawidłowo wypełniać dokumenty rozliczeniowe, aby nie tracić czasu na korekty. Przytoczono w nim wiele przykładów.
Niewłaściwe i nieczytelne wypełnianie dokumentów ubezpieczeniowych
Jak pokazują raporty ZUS, wielu płatników wypełnia dokumenty niezgodnie z instrukcją zawartą na formularzach, np. zielonym lub czerwonym kolorem zamiast czarnym czy ciemnoniebieskim, w dodatku flamastrem lub cienkopisem przebijającym na drugą stronę, przez co dokument był nieczytelny. Często też do Zakładu trafiają dokumenty pogięte i poplamione, przedziurkowane bądź zszyte ze sobą. Utrudnia to przetwarzanie danych z dokumentów. Technika masowego przetwarzania dokumentów wymaga stosowania oryginalnych kolorowych formularzy, nie zaś ich kserokopii.
O czym trzeba pamiętać?
Jeżeli dokumenty ubezpieczeniowe są wypełniane ręcznie, należy robić to dużymi drukowanymi literami, czarnym lub niebieskim kolorem, nigdy flamastrem.
Dokumenty zgłoszeniowe do ubezpieczeń należy przekazać w ciągu 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń. Ważne, by dokument zgłoszeniowy został przekazany do ZUS przed kompletem dokumentów rozliczeniowych, który zawiera m.in. raport za danego ubezpieczonego. Na podstawie zgłoszenia do ubezpieczeń ZUS zakłada ubezpieczonemu indywidualne konto, na którym są ewidencjonowane składki na poszczególne ubezpieczenia. Jeśli imienny raport miesięczny zostanie złożony przed przekazaniem dokumentu zgłoszeniowego, to zostanie odrzucony z powodu nie odnalezienia konta tego ubezpieczonego. Szczególnie powinni o to zadbać ci płatnicy, dla których zgłoszenia do ubezpieczeń sporządza komórka kadrowa, a dokumenty rozliczeniowe komórka płacowa. Przy takiej organizacji pracy niezbędna jest właściwa koordynacja w przekazywaniu dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS. W razie przekazania dokumentów rozliczeniowych przed zgłoszeniem do ubezpieczeń należy przekazać komplet dokumentów rozliczeniowych korygujących, czyli deklarację rozliczeniową i imienny raport za danego ubezpieczonego.
Błędy w danych identyfikacyjnych płatnika i ubezpieczonego
We wszystkich dokumentach związanych z ubezpieczeniami społecznymi należy dla płatnika składek podawać – numery NIP i REGON, a jeśli płatnikowi będącemu osobą fizyczną nie nadano tych numerów lub jednego z nich numer PESEL lub serię i numer dowodu osobistego albo paszportu. Natomiast dla ubezpieczonego numery PESEL i NIP, a jeśli nie nadano mu tych numerów lub jednego z nich serię i numer dowodu osobistego albo paszportu.
Ekspert ZUS
Jeżeli płatnik nie podał w zgłoszeniu płatnika lub ubezpieczonego co najmniej dwóch identyfikatorów, miał obowiązek przekazania ich do ZUS w trybie przewidzianym dla zgłaszania zmian/korekt danych (odpowiednio na formularzu ZUS ZIPA lub ZUS ZIUA). Najwięcej błędów polega jednak na niekonsekwentnym podawaniu jednolitej nazwy skróconej, zgodnej z nazwą określoną w zgłoszeniu płatnika, oraz w podawaniu innych niż w zgłoszeniu identyfikatorów numerycznych. Niekiedy płatnicy zmieniali strukturę 9- lub 14-cyfrowego REGON, nie wpisując zer na początku lub na końcu numeru. Dla systemu komputerowego były to ewidentne nieprawidłowości powodujące niezidentyfikowanie dokumentu w kontekście płatnika.
Brak konsekwencji w podawaniu jednolitych identyfikatorów dotyczy również ubezpieczonych. Na różnych dokumentach składanych za tę samą osobę np. nazwiska dwuczłonowe wpisywane są ze spacją lub z myślnikiem albo bez nich. Często w zgłoszeniu podane jest nazwisko dwuczłonowe, natomiast w imiennych raportach miesięcznych tylko jeden jego człon. Zdarza się, że w imiennych raportach miesięcznych w polu „Nazwisko” płatnicy wpisują imię, a w polu „Imię” swoje nazwisko. Często płatnicy nie zgłaszają we właściwym trybie (na formularzu ZUS ZIUA) zmiany nazwiska; dotyczy to zwłaszcza kobiet, które przyjęły nazwisko męża. Płatnik nie zmienia danych wykazanych w zgłoszeniu, natomiast używa nowego nazwiska, wypełniając imienne raporty miesięczne. W takiej sytuacji raport nie zostanie zidentyfikowany w kontekście ubezpieczonego, a w konsekwencji nie zostaną przekazane składki do OFE
Najczęstsze błędy popełniane w dokumentach zgłoszeniowych
Najwięcej błędów polega na niewypełnieniu lub błędnym wypełnieniu bloku l „Dane organizacyjne”. Wskutek tego nie wiadomo, czy jest to zgłoszenie pierwszorazowe czy też zmiana lub korekta danych podanych we wcześniej przekazanym zgłoszeniu. W bloku l trzeba zaznaczyć wyłącznie jedno pole. Równoczesne zaznaczenie kilku pól powoduje odrzucenie dokumentu. Jeśli w bloku l dokumentu zgłoszeniowego zamiast pola „Zgłoszenie do ubezpieczeń (ubezpieczenia)” płatnik zaznaczył pole „Zgłoszenie zmiany/korekty danych”, powinien złożyć prawidłowo wypełniony dokument w trybie zgłoszenia. Wówczas w bloku l „Dane organizacyjne” należy wpisać „X” odpowiednio w jednym z pól oznaczających zgłoszenie. Gdy płatnik wypełnił kilka pól w bloku l, musi ponownie złożyć dokument, w którym zaznaczy jedno właściwe pole. Zdarza się, że płatnicy nie wypełniają też pola „Data wypełnienia”. Często brakuje również podpisów płatnika i ubezpieczonego w bloku ostatnim.
Przykład
Zgłaszając na formularzu ZUS ZUA pracownika do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego od 1 lipaca 2006 r., płatnik przez pomyłkę nie zaznaczył zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego. Co powinien w takim przypadku zrobić płatnik?
W celu korekty powinien złożyć za tego ubezpieczonego dokumenty:
- ZUS ZWUA, którym wyrejestruje daną osobę z datą 1 lipca 2006 r. z ubezpieczeń emerytalnego, rentowych, wypadkowego oraz chorobowego,
- ZUS ZUA, którym z datą powstania obowiązku ubezpieczeń, tj. 1 lipca 2006 r., zgłosi daną osobę do ubezpieczeń emerytalnego, rentowych, chorobowego, wypadkowego oraz zdrowotnego.
Ekspert ZUS
Bardzo ważne jest podanie prawidłowej daty powstania obowiązku opłacania składek. Błędną datę podają zwykle płatnicy, którzy ponownie (po przerwie) podejmują prowadzenie działalności. Podają datę, którą wykazali w pierwszym zgłoszeniu, a powinna to być data powstania obowiązku opłacania składek po przerwie. W razie podania nieprawidłowej daty powstania obowiązku opłacania składek należy złożyć zgłoszenie płatnika składek (w trybie korekty) z właściwie wypełnioną datą.
Wiele błędów dotyczy kodu tytułu ubezpieczenia oraz zgłoszenia danej osoby do właściwych ubezpieczeń. Sposób korekty kodu tytułu ubezpieczenia zależy od rodzaju popełnionego błędu. Jeśli więc w dokumencie zgłoszenia do ubezpieczeń został podany kod tytułu ubezpieczenia spoza słownika (czyli niezgodny z obowiązującym w danym okresie wykazem kodów zawartym w rozporządzeniu z 4 grudnia 1998 r.) trzeba złożyć poprawnie wypełnione zgłoszenie do ubezpieczeń, wpisując „X” odpowiednio w polu 01 lub 02 bloku l z prawidłowym kodem, błędny kod tytułu ubezpieczenia ze słownika (czyli zgodny z obowiązującym w danym okresie wykazem kodów) należy wyrejestrować daną osobę z ubezpieczeń z dniem zarejestrowania, tj. od dnia objęcia ubezpieczeniami z nieprawidłowym kodem tytułu ubezpieczenia(na formularzu ZUS ZWUA),a następnie ponownie złożyć zgłoszenie z prawidłowym kodem tytułu ubezpieczenia (na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA).
Przykład
Zgłaszając do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego pracownika młodocianego na formularzu ZUS ZUA od 1 marca 2006 r., płatnik wpisał błędny kod tytułu ubezpieczenia. Zamiast kodu 01 20 O O, wpisał kod 01 10 O O. Co powinien w takim przypadku zrobić płatnik?
Płatnik musi skorygować błąd, składając dokumenty ZUS ZWUA, którym wyrejestruje daną osobę z datą 1 marca 2006 r. i z kodem tytułu ubezpieczenia 011000; ZUS ZUA, którym zgłosi ją do ubezpieczeń z datą 1 marca 2006 r. z kodem 0120 O 0.
W celu skorygowania danych wykazanych w blokach VI – IX formularza ZUS ZUA lub w blokach VI – VII formularza ZUS ZZA, należy wyrejestrować daną osobę z ubezpieczeń z dniem zarejestrowania, tj. od dnia objęcia ubezpieczeniami bądź ubezpieczeniem z nieprawidłowymi danymi (na formularzu ZUS ZWUA), a następnie ponownie złożyć zgłoszenie z podaniem prawidłowych danych dotyczących schematu i dat podlegania poszczególnym ubezpieczeniom (odpowiednio na formularzu ZUS ZDA lub ZUS ZZA).
Błędne dane adresowe ubezpieczonego
Ważne jest, aby wpisywać aktualne dane adresowe ubezpieczonego oraz poprawny kod pocztowy, miejscowość zamieszkania oraz gminę czy dzielnicę. Na adres podany przez płatnika, ZUS wysyła ubezpieczonemu informacje o składkach na ubezpieczenie emerytalne zewidencjonowanych na jego indywidualnym koncie w ZUS. Należy więc powiadomić ubezpieczonego o obowiązku informowania ZUS o aktualnych danych adresowych. Korekty lub zmiany danych adresowych ubezpieczonego dokonuje się przez wypełnienie dokumentu zgłoszenia ZUS ZUA lub ZUS ZZA w trybie korekty lub zmiany (stosowne zaznaczenie w bloku l dokumentu). Warto pamiętać, że w dokumencie składanym w trybie zmiany/korekty wypełnia się wszystkie bloki poprawnymi danymi.
Wypełniając dokumentu ZUS ZIUA należy pamiętać, że w bloku III podaje się błędne lub nieaktualne dane ubezpieczonego, które zostały zgłoszone wcześniej do ZUS, a dopiero w bloku IV dane prawidłowe i aktualne. Wielu płatników wpisuje natomiast poprawne i aktualne dane zarówno w bloku III, jak i w bloku IV. Nie pozwala to na odnalezienie konta osoby ubezpieczonej, której dane identyfikacyjne należy zmienić. W takiej sytuacji (wpisanie w blokach III i IV takich samych danych ubezpieczonego) należy złożyć ponownie prawidłowo wypełniony dokument ZUS ZIUA.
Błędy w dokumentach rozliczeniowych
Podstawę wymiaru składek stanowi przychód uzyskany przez pracownika w danym miesiącu. Jeśli pracownikowi wypłacono w miesiącu w różnych terminach kilka składników wynagrodzenia (np: wynagrodzenie zasadnicze, za godziny nadliczbowe, premię), składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oblicza się od sumy tych składników, a nie od każdego osobno. W razie złożenia kilku raportów ZUS RCA za tego samego ubezpieczonego z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia należy złożyć komplet dokumentów rozliczeniowych korygujących, tj. deklarację rozliczeniową, w której rozliczone są składki za wszystkich ubezpieczonych, i imienny raport miesięczny za ubezpieczonego, za którego w poprzednim komplecie dokumentów został przekazany błędny raport. W raporcie korygującym trzeba wykazać łączną podstawę wymiaru składek i poprawnie wyliczone od niej składki. Imienny raport korygujący należy oznaczyć takim samym numerem (w polu identyfikator raportu) jak deklarację rozliczeniową korygującą, do której jest dołączony.
Przykład
Przez cały miesiąc pracownik przebywał na zasiłku chorobowym. Czy do składanego za niego raportu ZUS RSA należy dołączyć „zerowy” raport ZUS RCA ?
Zdarza się, że przerwa w opłacaniu składek z danego tytułu ubezpieczenia, wykazana w raporcie świadczeniowym ZUS RSA, trwa cały miesiąc, za który płatnik składa komplet dokumentów rozliczeniowych. Tak jest np. gdy w raporcie ZUS RSA za lipiec 2006 r. pracodawca wykazał za pracownika przerwę w opłacaniu składek od 1 lipca do 30, z kodem zasiłku chorobowego 313, i nie wypłacił mu w tym czasie żadnych zasiłków finansowanych z budżetu państwa oraz żadnego wynagrodzenia wliczanego do podstawy wymiaru składek. W takiej sytuacji płatnik składa za tego ubezpieczonego wyłącznie raport ZUS RSA, nie składa natomiast „zerowego” raportu składkowego ZUS RCA. Bywa i tak, że w raporcie ZUS RSA płatnik wykazuje przerwę w opłacaniu składek za cały miesiąc, ale inny od tego, którego dotyczy bieżący komplet dokumentów rozliczeniowych, np. w raporcie za lipiec wpisuje przerwę od 01.06 do 31.06. , a w lipcu nie wypłacił ubezpieczonemu żadnych zasiłków finansowanych z budżetu państwa oraz żadnego oskładkowanego wynagrodzenia. Wówczas za taką osobę trzeba złożyć „zerowy” raport ZUS RCA.
Program płatnika
W celu ułatwienia płatnikom wywiązywania się z nałożonych na nich obowiązków dotyczących sporządzania i przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych, ZUS udostępnia im nieodpłatnie program Płatnik. Dzięki silnie rozbudowanemu systemowi weryfikacji danych program sygnalizuje wszelkie nieprawidłowości w wypełnianiu formularzy ubezpieczeniowych. Pomocny jest również zawarty w nim system słowników i kodów używanych przy wypełnianiu tych dokumentów, zwłaszcza zgłoszeniowych. Jakość dokumentów sporządzanych w programie Płatnik (zarówno wydruki, jak i odpowiednio zaszyfrowane pliki elektroniczne) jest zdecydowanie lepsza niż dokumentów wypełnianych ręcznie, nie ma przy tym kłopotów z prawidłowym ich przetworzeniem. Program Płatnik jest dostępny na płytach CD w każdej placówce ZUS, jak również można go pobrać ze strony Program Płatnik.
Płatnicy muszą przekazywać do ZUS zgłoszenia do ubezpieczeń, imienne raporty miesięczne, deklaracje rozliczeniowe, inne dokumenty niezbędne do prowadzenia kont płatników składek i kont ubezpieczonych oraz korekty tych dokumentów przez teletransmisję danych w formie dokumentu elektronicznego z aktualnego programu informatycznego udostępnionego przez ZUS. Jedynie płatnicy rozliczający składki za nie więcej niż 5 osób mogą przekazywać dokumenty w formie dokumentu pisemnego albo w formie wydruku z aktualnego programu informatycznego udostępnionego przez Zakład.
W uzasadnionych sytuacjach, na wniosek płatnika złożony w jednostce terenowej ZUS właściwej dla jego siedziby, dyrektor oddziału może upoważnić płatnika rozliczającego składki za więcej niż 5 osób do przekazywania dokumentów w formie pisemnej według ustalonego wzoru albo w formie wydruku lub przez nośniki elektroniczne w formie dokumentu elektronicznego z aktualnego programu informatycznego udostępnionego przez ZUS. W formie papierowej (tj. na formularzach dostępnych w każdej terenowej jednostce ZUS albo jako wydruki z aktualnego programu informatycznego) płatnicy składają druk zgłoszenie płatnika składek (ZUS ZPA lub ZUS ZFA) oraz druk zmiany danych identyfikacyjnych płatnika składek (ZUS ZIPA).
Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. nr 137, poz. 887 z poz. zm.);
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 4 grudnia 1998 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów (Dz.U. nr 149, poz. 982 z późn. zm.).
Przemysław Gogojewicz