W obliczu spowolnienia gospodarczego firmy szukają większej efektywności i sposobów na ograniczenie kosztów działania. Wydatki na IT są istotną pozycją w budżecie, stąd i ich redukcja jest ważnym elementem planu oszczędnościowego. Jednocześnie dziś żaden menadżer nie może sobie pozwolić na rezygnację z rozwiązań informatycznych. Dla wielu nowoczesnych firm IT jest podstawą i warunkiem, nie tylko rozwoju, ale wręcz istnienia. Oszczędności w tym obszarze trzeba więc szukać mądrze, nie szkodząc firmie i nie niszcząc tego, co udało się uzyskać dzięki wcześniejszym inwestycjom.
Jak mądrze i skutecznie oszczędzać na IT w firmie – radzi Anna Wiącek, partner associate w firmie doradczej Goldenberry.
Gdzie i jak oszczędzać – decyduj w oparciu o strategię
Racjonalizacja kosztów IT nie może odbywać się zamiast albo w oderwaniu od strategii firmy. Zmniejszeniu liczby projektów IT lub zmianie modelu zarządzania nimi, powinno towarzyszyć usprawnienie linii biznesowych oraz wycofywanie nierentownych produktów i usług, czy kanałów dystrybucji. Zanim więc zaczniemy ciąć budżet na wydatki związane z informatyzacją firmy, zastanówmy się które obszary jej działalności są kluczowe, które z nich wymagają inwestycji i na koniec, w które inwestycje warto ponieść, niezależnie od konieczności zaciskania pasa. To powinny być te obszary, które w momencie poprawy koniunktury mogą przynieść firmie największe zyski, w których mamy unikalną przewagę konkurencyjną, lub które otwierają przedsiębiorstwo na nowe rynki. To w tych obszarach inwestycje w nowoczesne technologie będą najbardziej uzasadnione i warto je ponieść kosztem oszczędności w innych miejscach. Oszczędności szukajmy w obszarach marginalnych z punktu widzenia biznesu, mało dochodowych lub wręcz nieopłacalnych, gdzie w pierwszej kolejności należałoby się zastanowić czy warto je nadal utrzymywać.
Nie skreślaj wszystkich inwestycji
W procesie redukcji kosztów w pierwszej kolejności pod nóż trafiają projekty inwestycyjne. Często słusznie, bo firmy mają tendencję do nadmiernego rozbudowywania liczby projektów, w tym tych informatycznych. Próbują zrealizować wszystkie inicjatywy jednocześnie bez rzetelnej weryfikacji korzyści, jakie mają przynieść i bez dostosowania planu ich realizacji do realnych możliwości. Prowadzi to do lawinowych opóźnień i przekraczania budżetów. Przegląd i redukcja portfela projektów IT jest zatem dobrą praktyką, nie tylko w obliczu kryzysu. Należy jednak pamiętać, że zupełne zatrzymanie wszystkich inwestycji jest równoznaczne z oddaniem pola konkurencji. Brak inwestycji w rozwój oznacza cofanie się.
Najlepiej więc ograniczyć liczbę projektów do tych, które w możliwie krótkiej perspektywie mogą przynieść wymierne korzyści (np. projekty zwiększające przychody lub efektywność) lub które mogą stworzyć szczególną przewagę przedsiębiorstwa na rynku (projekty innowacyjne).
Jeśli taka inwestycja okazuje się zbyt kosztowna, warto rozważyć alternatywną opcję jej realizacji, np. poprzez wciąż mało popularne w Polsce rozwiązanie SaaS (Software as a Service). W ramach tej usługi dostawca udostępnia firmie dostosowany specjalnie do jej potrzeb system w zamian za stałą roczną opłatę, dzięki czemu unika ona jednorazowego wydatku na zakup kosztownego oprogramowania.
Nagradzaj wyniki zamiast ciąć wynagrodzenia
W czasie gorszej koniunktury często spotykaną praktyką jest obniżanie płac, stosowane zamiast, albo wraz z redukcją zatrudnienia. O ile restrukturyzacje mogą być przydatne, bo oczyszczają organizację z wieloletnich naleciałości, o tyle niższe wynagrodzenia nie zachęcają pracowników do bardziej wytężonej pracy. Lepszym rozwiązaniem może okazać się wprowadzenie system motywacyjnego opartego o obiektywne wyniki pracy.
W obszarze rozwoju IT wystarczy powiązać płace z terminowością realizacji projektów i z uprzednio zdefiniowanymi wskaźnikami jakości pracy. Z kolei w obszarze utrzymania aplikacji i infrastruktury wysokość zarobków można uzależnić od dotrzymywania terminów i obsługi zgłoszeń. Efektywność tego systemu będzie zależała od właściwego zbilansowania wskaźników, które powinny być wymagające, ale jednocześnie możliwe do osiągnięcia przez pracowników. Oprócz oszczędności, dobry system motywacyjny pomaga skoncentrować się na wynikach i zwiększyć efektywność pracy.
Kupuj mądrze
Stosunkowo szybkie i wymierne oszczędności można osiągnąć poprzez uporządkowanie systemu współpracy z dostawcami. Wiele firm wciąż robi zakupy, także sprzętu i oprogramowania IT, w sposób rozproszony. Różne jednostki tej samej firmy indywidualnie zamawiają usługi i produkty, często u tych samych dostawców, oceniając ich wg własnych kryteriów. Skoncentrowanie zakupów w jednym zespole nie tylko przynosi oszczędności, dzięki większej sile negocjacyjnej, ale i skutkuje niemal natychmiastowym przyspieszeniem i poprawą jakości procesu zakupów. Wspólna baza kontrahentów ułatwia znalezienie potencjalnych dostawców i skraca negocjacje.
Dodatkowo na bazie doświadczenia z różnych obszarów, firma może zastosować odpowiednie kryteria oceny dostawców, nie tylko w oparciu o indywidualną cenę produktu czy usługi, ale również analizując koszt ich utrzymania i ewentualnej rozbudowy. Można też wykorzystać efekt skali, np. wprowadzając gradację cen w zależności od wielkości zamówień lub przystępując do grupy zakupowej.
Inną metodą finansowania zakupów jest wciąż niedoceniany w Polsce leasing sprzętu i oprogramowania IT, który obniża roczne wydatki, daje korzyści podatkowe oraz minimalizuje koszty utrzymania, a jednocześnie pozwala – za tę samą cenę – skorzystać z najnowocześniejszych rozwiązań.
Anna Wiącek, Associate Partner, Goldenberry