Co przedsiębiorca powinien uczynić, gdy stoi przed nim realne zagrożenie niezrealizowania business planu, który warunkuje dotację unijną? Czy po otrzymaniu dotacji jest możliwa zmiana pewnych planów oraz założeń wcześniej ustalonych?
Przez pojęcie „dotacja unijna” rozumie się środki uzyskiwane na sfinansowanie lub dofinansowanie projektów realizowanych w ramach programów operacyjnych. Odpowiadając na zadane pytanie w temacie artykułu należy wyjaśnić pojęcie kwalifikowalności wydatków, które warunkują realizację projektu i wykonanie założonego budżetu.
Kwalifikowalność poniesionych wydatków oceniana jest poprzez weryfikację opłaconych faktur, dokumentów o równoważnej wartości dowodowej lub innych dowodów zapłaty zaakceptowanych przez IZ, przedstawianych przez beneficjenta do refundacji. Wartość wydatków nie może przekraczać założonych wartości, kształtujących wartość budżetu.
Pod pojęciem okresu kwalifikowalności wydatków należy rozumieć okres, w którym mogą być ponoszone wydatki kwalifikowalne. Wydatki poniesione poza okresem kwalifikowalności wydatków nie stanowią wydatków kwalifikowanych. Przykład: projekt realizowany jest w okresie 01-01-2010 do 31-03-2010, wówczas koszty kwalifikowalne to koszty poniesione w okresie od 01-01-2010 do 31-03-2010 (daty wystawienia dokumentów źródłowych), z możliwością regulowania zobowiązania w niektórych programach do 30-04-2010. Możliwe jest kwalifikowanie wydatków poniesionych po dniu wskazanym jako dzień zakończenia realizacji projektu, o ile wydatki te odnoszą się do zadań realizowanych w okresie wdrażania projektu oraz zostały poniesione przed złożeniem końcowego wniosku o płatność.
W przypadku projektów POKL początek okresu kwalifikowalności wydatków stanowi data 01-01-2010 i zaliczamy wydatki poniesione faktycznie od tego dnia. Wydatki poniesione wcześniej nie stanowią wydatku kwalifikowanego. Okres kwalifikowalności wydatków określany jest każdorazowo w umowie o dofinansowanie zawartej z Beneficjentem oraz w dokumentacji konkursowej, nie zapominając o przestrzeganiu zasad finansowania oraz prowadzeniu wyodrębnionej ewidencji księgowej dla kosztów projektowych.
Istnieje możliwość dokonania zmian
Dopuszczalne jest jednakże dokonywanie przesunięć w rezultatach projektu (wskaźnikach produktu) określonych w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie. Może ono wynieść do 10% wartości wskazanych we wniosku, bez konieczności informowania Instytucji Pośredniczącej. Powyższe przesunięcia nie mogą jednak powodować zmian o więcej niż 10% środków alokowanych na dane zadanie w ramach budżetu projektu określonego we wniosku o dofinansowanie oraz nie mogą zmieniać proporcji pomiędzy wydatkami na wynagrodzenia personelu w ramach danego zadania a wydatkami na realizację całości danego zadania. Wszelkie inne zmiany wymagają zgłoszenia w formie pisemnej, nie później niż na 1 miesiąc przed planowanym zakończeniem realizacji projektu oraz uzyskania pisemnej zgody Instytucji Wdrażającej.
W przypadku zaistnienia okoliczności mogących opóźnić realizację projektu, nie później niż 30 dni przed dniem upływu okresu kwalifikowalności wydatków, Beneficjent jest zobowiązany wystąpić do Instytucji Wdrażającej/Instytucji Pośredniczącej II stopnia z pisemnym wnioskiem o wydłużenie okresu realizacji Projektu. Wraz z wnioskiem Beneficjent jest zobowiązany złożyć pisemne uzasadnienie przyczyn niedotrzymania terminu realizacji Projektu, zaktualizowany harmonogram rzeczowo-finansowy projektu oraz zaktualizowany harmonogram płatności.
W przypadku projektów POIG nie wymaga się zmiany w formie aneksu do Umowy zmiana okresu realizacji etapu, o ile nie powoduje to zmiany okresu kwalifikowalności wydatków.
Istnieje możliwość, że brak wymaganych wyjaśnień, bądź uzupełnień złożonych w terminie, skutkuje odmową wprowadzenia wnioskowanych przez Beneficjenta zmian do Umowy.
Beneficjent ma obowiązek informować
Zadaniem Beneficjenta jest również niezwłoczne poinformowanie Instytucji Wdrażającej/Instytucji Pośredniczącej II stopnia o zamiarze dokonania zmian prawno-organizacyjnych w statusie, które mogą mieć wpływ na realizację projektu lub osiągnięcie celów projektu.
Ponadto Beneficjent jest uprawniony do dokonywania przesunięć pomiędzy poszczególnymi kategoriami wydatków kwalifikującymi się do objęcia wsparciem do 10% wartości kwoty danej kategorii wydatków, z której następuje przesunięcie. Jest to możliwe bez względu na poziom wzrostu kategorii wydatków, do której następuje przesunięcie, z zastrzeżeniem zasad określonych w Rozporządzeniu.
W takim przypadku nie jest konieczna aktualizacja harmonogramu płatności. Należy pamiętać, że Instytucja Wdrażająca/Instytucja Pośrednicząca II stopnia odrzuci wnioski dotyczące przesunięć pomiędzy poszczególnymi kategoriami wydatków kwalifikującymi się do objęcia wsparciem wykraczających poza wskazaną wartość.
Reasumują można dokonywać zmian w zatwierdzonym budżecie oraz zmieniać wskaźniki projektu, jeżeli nie ma to wpływu negatywnego na realizowany projekt i skutki zmian nie spowodują naruszenia postanowień umowy. Wszystkie czynności muszą mieć na celu dobro projektu i brak przesłanek mówiących o możliwości niezrealizowania przedsięwzięcia.
Pamiętajmy, że każda zmiana musi być najpierw zatwierdzona/zgłoszona, a dopiero następnie dokonana. Nie róbmy nic na „własną rękę”, a wtedy unikniemy nieprawidłowości w realizowanym projekcie.
Eliza Tempska-Danielak
Donewell