Zgodnie z art. 77(5) par. 1 k.p., podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy różnego rodzaju zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.

Co pracownik wiedzieć powinien?

W umowie o pracę należy określić miejsce wykonywania pracy pracownika. Jeżeli pracownik zostanie wysłany przez pracodawcę (w ramach obowiązków służbowych) w inne, niż wskazane w umowie miejsce, będzie to podróż służbowa. Warunkiem właściwego rozliczania podróży służbowych będzie więc sposób określenia miejsca wykonywania pracy w umowie o pracę. Zapis w umowie o pracę decyduje o tym, czy pracownik należy do grupy stale podróżujących, czy też pracowników wykonujących pracę w jednym miejscu.

Pracodawca nie może delegować poza stałe miejsce pracy pracownicy w ciąży bez jej zgody. Jest to zakaz względny. Oznacza to, że nie obowiązuje, gdy pracownica wyrazi zgodę na odbycie podróży służbowej. Celem zakazu jest ochrona pracownic w ciąży. Ponadto pracodawca, nie można również delegować poza stałe miejsce pracy pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia, chyba że pracownik wyrazi zgodę na odbycie delegacji.

Czy podróże służbowe należy zapisać w umowie o pracę?

Każda umowa o pracę powinna wskazywać miejsce wykonywania pracy. Pracodawca i pracownik mają dużą swobodę przy określaniu miejsca wykonywania pracy w umowie. Przy wskazywaniu miejsca wykonywania pracy należy uwzględnić specyfikę danej pracy. Istotne jest, ile czasu pracownik spędza w jednym miejscu podczas pracy oraz czy pracodawca przewidział dla zatrudnionej osoby wydzielone stanowisko pracy.

Pod pojęciem miejsca wykonywania pracy należy rozumieć miejsce, w którym pracownik rzeczywiście świadczy pracę. Nieprawidłowe jest podanie jako miejsca wykonywania pracy siedziby pracodawcy, gdy praca świadczona jest w innym miejscu. Nie jest również możliwe wskazanie w umowie o pracę, że praca wykonywana będzie na terenie całego kraju. Może to zostać uznane za próbę obejścia przepisów o podróżach służbowych. Należy więc wskazać konkretne miejsce (adres), w którym realizowana jest praca lub przynajmniej miasto czy inny obszar, jeżeli pracownik będzie wykonywał pracę w wielu miejscach.

Jako miejsce pracy można więc wskazać stałe miejsce wykonywania pracy lub miejsce, w którym pracownik otrzymuje jedynie przydział zadań i po powrocie składa pracodawcy sprawozdanie z wykonanych obowiązków. W pierwszym przypadku podróżą służbową będzie każdy wyjazd pracownika w inne miejsce (np. do innego miasta) połączony z wykonywaniem przez pewien czas obowiązków.

Przykład
Centrala firmy znajduje się w Katowicach. Zatrudnieni w niej przedstawiciele handlowi spotykają się w niej tylko raz w tygodniu. Resztę czasu pracy zajmują im wizyty u kontrahentów w całej Polsce. Czy w takim przypadku ich wyjazdy będą miały charakter podróży służbowych?

W tym przypadku ich wyjazdy są traktowane jako podróże służbowe. Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku osób zatrudnionych na stanowisku kierowcy. Jeżeli w umowie o pracę jako obszar ich pracy wskazano np. jedno czy dwa województwa – poruszanie się po tym terenie nie będzie podróżą służbową. Natomiast gdy kierowca będzie wykonywał pracę w różnorodnych miejscach uzależnionych każdorazowo od zapotrzebowania pracodawcy, np. przewoził towar po całej Europie – w jego umowie będzie zamieszczone jedynie miejsce otrzymywania poleceń służbowych, a każdy wyjazd będzie traktowany jak delegacja.

Konkluzja

Brak w umowie o pracę zapisu dotyczącego miejsca wykonywania pracy nie powoduje automatycznie nieważności całej umowy. W takim przypadku stosuje się odpowiednio przepisy kodeksu cywilnego. Zgodnie z art. 454 k.c., w razie nieokreślenia miejsca spełnienia zobowiązania, które ma związek z przedsiębiorstwem dłużnika lub wierzyciela, o miejscu spełnienia świadczenia rozstrzyga siedziba przedsiębiorstwa. W takim przypadku miejscem wykonywania pracy będzie więc siedziba pracodawcy.

Jaki jest czas pracy w podróży służbowej?

Podczas delegacji pracownik wykonuje pracę lub przemieszcza się do celu podróży. Czas podróży może więc wykraczać poza obowiązującą pracownika normę czasu pracy. Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy, np. miejscu docelowym podróży służbowej. Czas ten nie może przekraczać norm określonych w kodeksie pracy.

Czas, w którym pracownik wykonuje obowiązki służbowe będąc w delegacji, jest wliczany do czasu pracy. Natomiast sama podróż nie stanowi wykonywania pracy, a więc nie może być wliczana do czasu pracy. Za pracę może być uważane przebywanie w podróży, tylko gdy podróż mieści się w godzinach, w których pracownik zgodnie ze swoim rozkładem czasu pracy wykonuje pracę. Podróż służbowa odbywania poza harmonogramowym czasem pracy nie jest wliczana do czasu pracy, a więc pracownikowi nie przysługuje za nią wynagrodzenie. Natomiast gdy podróż wykroczy poza ramy dobowego czasu pracy pracownika i będzie on wykonywał w czasie ponadwymiarowym jakieś obowiązki służbowe, praca ponad ten wymiar będzie traktowana jako praca nadliczbowa.

Przykład
Pracownik pracuje od 9.00 do 17.00. pracodawca wysyłał go do innego miasta w celu załatwienia sprawy służbowej. Podróż trwa od 9.00 do 13.00. Pracownik wykonywał obowiązki służbowe do 19.00. Po czym powrócił do domu. Jak należy w tym przypadku potraktować podróż służbową?

W tym przypadku do czasu pracy wlicza się czas podróży od 9.00 do godziny 13.00 oraz czas wykonywania obowiązków służbowych. Natomiast podróż powrotna nie będzie traktowana jako czas pracy pracownika. W przypadku podróży służbowych pracodawca zawsze wlicza więc do czasu pracy – czas, w którym pracownik jest zobowiązany przepracować zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, niezależnie od tego, czy w tym czasie pracował czy tylko się przemieszczał. Natomiast czas poza tymi ramami będzie zaliczany do czasu pracy tylko, gdy pracownik wykonywał jakieś obowiązki służbowe.

Co trzeba wiedzieć o należnościach za krajową podróż służbową?

Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej odbywanej na terenie kraju określa rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z dnia 22 grudnia 2002 r. (Dz.U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.).

Warunki wypłacania należności z tytułu podróż służbowej pracowników innych niż zatrudnieni w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli nie obowiązuje u pracodawcy układ zbiorowy lub regulamin wynagradzania. Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umów o pracę nie mogą ustalać diet za dobę podróży służbowej na obszarze kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracowników państwowych lub samorządowych jednostek sfery budżetowej.

Jeżeli układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie określa wysokości należności na pokrycie kosztów podróży służbowej, automatycznie stosowane będą stawki wymienione w tym rozporządzeniu.

Za czas podróży służbowej pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za pracę (za czas pracy zgodny z obowiązującym go rozkładem), diety oraz zwrot kosztów:

• przejazdów,
• noclegów,
• dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
• innych udokumentowanych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowej pracownik musi otrzymać kwotę odpowiadającą dodatkowym wydatkom, które musiał ponieść w celu spełnienia świadczenia pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub miejsce świadczenia pracy.

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów podróży służbowej w wyższej wysokości niż ustalone w rozporządzeniu, układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę, jeżeli poniesienie wyższych kosztów było niezbędne do należytego wykonania zadania służbowego. Pracodawcę obciążają bowiem niezbędne koszty, które wynikają z wykonywania zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub inne miejsce świadczenia pracy.

Dieta przeznaczona jest na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży. Od 1 stycznia 2006 r. wynosi ona 22 zł za dobę podróży.

Należności z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania w następujący sposób:

• jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
  – od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety,
  – ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
• jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
  – do 8 godzin – przysługuje połowa diety,
  – ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości,

Dieta nie przysługuje pracownikowi, który:

• jest delegowany do miejscowości swojego czasowego lub stałego pobytu,
• przebywa w podróży służbowej co najmniej 10 dni i w dniu wolnym od pracy wraca do swojego miejsca pobytu (dieta nie przysługuje za pobyt w miejscu stałego lub czasowego pobytu),
• ma zapewnione całodniowe bezpłatne wyżywienie.

Ponadto za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej, jeżeli pracownik dojeżdżał do miejsca wykonywania pracy środkami komunikacji miejscowej, przysługuje mu 20 proc. diety (od 1 stycznia 2006 r. – 4,40 zł).

Jeżeli pracownik nie ma zapełnionych bezpłatnych noclegów, ma prawo do zwrotu kosztów hotelu lub noclegu w innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, a gdy takiego rachunku nie przedłoży, ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150 proc. diety (od 1 stycznia 2006 r. – 33 zł). Ryczałt za nocleg przysługuje, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21.00 a 7.00. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracownik miał możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Co trzeba wiedzieć o należnościach za podróże służbowe poza granicami kraju?

Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju określa rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz.U. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).

Natomiast wysokość należności za podróże zagraniczne przysługujących pracownikom zatrudnionym poza sferą budżetową określa układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę. Jednak zgodnie z art. 77(5) par. 4 k.p., postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej w stosownym rozporządzeniu.

U pracodawcy spoza sfery budżetowej dla podróży krajowych i zagranicznych dieta może być ustalona w takiej samej wysokości, nie niższej jednak niż dieta przysługująca pracownikom ze sfery budżetowej z tytułu krajowych podróży służbowych. Potwierdził to TK wyroku z 4 października 2005 r. (K 36/03; Zbiór Urzędowy OTK). TK wskazał, że diety z tytułu podróży zagranicznej mogą być ustalane w wysokości niższej niż w sferze budżetowej (nie mogą być one jedynie niższe niż diety krajowe).

Czas pobytu za granicą liczony jest w następujący sposób:

• przy podróży odbywanej środkami komunikacji lądowej  – od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju,
• przy podróży odbywanej środkami komunikacji lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
• przy podróży odbywanej środkami komunikacji morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.

Dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży. Oblicza się ją w następujący sposób:

• za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości;
• za niepełną dobę podróży:
  – do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
  – ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety,
  – ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

W przypadku podróży zagranicznych (tak jak w podróżach krajowych) pracownikowi oprócz diety przysługuje również zwrot kosztów podróży. Ponadto pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, gdy podróż trwa ponad 30 dni lub gdy państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie. Pracownik powinien również otrzymać zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej.

Rozliczenie kosztów podróży jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik powinien przedstawić dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki. Nie ma takiego obowiązku w przypadku diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie rachunku nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Zobacz teraz!
Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej oraz limitu na nocleg w hotelu

Podstawa prawna:

• Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.).
• Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).

Przemysław Gogojewicz

Przemysław Gogojewicz