MamBiznes.pl

Przesyłanie deklaracji podatkowych drogą elektroniczną

Pobieranie danych ...

Do tej pory system e-Deklaracji podatkowych swoim zasięgiem obejmował jedynie dużych podatników, których roczne przychody netto przekraczały równowartość 5 mln euro. Od 1 stycznia 2008 r. ruszył powszechny system dający każdemu podatnikowi możliwość rozliczania się za pomocą Internetu. Ma on na celu odbiurokratyzowanie polskiego systemu podatkowego. Trudno jednak nie zauważyć zagrożeń i obaw stojących przed płatnikami i podatnikami wybierającymi tę formę składania deklaracji podatkowych. Niniejszy poradnik pokazuje, w jaki sposób można eliminować te zagrożenia.

Na początku był e-Poltax

Do 28 grudnia 2007r. możliwość przesyłania e-deklaracji podatkowych zarezerwowane było dla dużych podmiotów gospodarczych (tzw. dużych podatników). Przesyłany one swoje rozliczenia drogą elektroniczną za pomocą systemu e-Poltax.

Z dniem 1 stycznia 2008 r. ruszyła pełną parą obsługa już wszystkich podatników – zarówno małych, średnich, jak i dużych – poprzez system e-Deklaracje. Wszelkie operacje, jakie do tej pory były wykonywane w systemie e-Poltax, zostały przekierowane do systemu e-Deklaracje.

E-Deklaracje to nic innego jak system umożliwiający składanie deklaracji podatkowych droga elektroniczną. To narzędzie nowoczesnej administracji skarbowej, wspierające w swoich założeniach realizację zadań ustawowych nałożonych przez państwo.

Na mocy rozporządzenia ministra finansów z dnia 19 grudnia 2007 r. w sprawie określenia rodzajów deklaracji, które mogą być składane za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (Dz.U. Nr 246, poz. 1817), od 1 stycznia 2008 zostały udostępnione pierwsze z puli  81 różnego rodzaju wniosków, deklaracji informacji, które można przesłać drogą internetową do urzędu skarbowego – VAT-7, VAT-UE, CIT-8. Od dnia 1 kwietnia 2008 r. za pomocą Internetu można już składać następujące deklaracje podatkowe: PIT-37, PIT-36, PIT-38, PIT-36L wraz z załącznikami PIT/O oraz  PIT/D. Od tego momentu deklaracje mogą składać także osoby fizyczne, nie prowadzące działalności gospodarczej. Ale na tym nie koniec. Od 1 lipca 2008 r. podatnicy będą mogli składać drogą elektroniczną kolejne 17 deklaracji, a od 1 stycznia 2009 r. – pozostałe 20. W sumie od 1 stycznia 2009 podatnicy będą mieli możliwość złożenia 81 rożnego rodzaju deklaracji. Etapowość wdrażania interaktywnych druków wynika z potrzeby stopniowego upowszechnienia elektronicznej formy kontaktu podatnika z organami podatkowymi.

Kto może skorzystać z formularzy interaktywnych?

Formularze interaktywne przeznaczone są dla podatników, płatników, którzy posiadają kwalifikowany podpis elektroniczny i zgłosili do urzędu skarbowego zamiar składania deklaracji w formie elektronicznej.

Wymagania stawiane przez Ministerstwo Finansów wobec podatników i płatników, chcących rozliczać się elektronicznie:

1. Złożenie zawiadomienia ZAW-E1

Jest to zawiadomienie o zamiarze składania przez podatnika lub płatnika deklaracji w formie elektronicznej oraz o wskazaniu osoby upoważnionej do ich składania i podpisywania. Składa się je w formie papierowej do naczelnika urzędu skarbowego zgodnie z art. 3 c i 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60).

2. Złożenie zawiadomienia ZAW-E2 

Następuje ono drogą elektroniczną. W ten sposób potwierdza się wolę składania deklaracji w imieniu podatnika przy użyciu bezpiecznego podpisu elektronicznego z kwalifikowanym certyfikatem elektronicznych kategorii I.

3. Posiadanie zaświadczenia ZAS-E

Jest to zaświadczenie wystawiane przez naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające zgodność dokumentów ZAW-E1 i ZAW-E2. Wydawane jest w ciągu jednego miesiąca od dnia wpłynięcia kompletu dokumentów zgłoszeniowych.

4. Komputer z zainstalowanym systemem operacyjnym Windows (2000, XP lub Vista) i skonfigurowanym dostępem do Internetu.

5. Podłączony czytnik kart kryptograficznych z zainstalowanymi sterownikami w systemie operacyjnym.

6. Karta z kwalifikowanym podpisem elektronicznym włożona do czytnika.
7. Skonfigurowana baza certyfikatu (przynajmniej jeden certyfikat dodany do jednej bazy).

8. Zainstalowane oprogramowanie Adobe Reader w wersji min. 8.1 (może być wersja polska lub angielska).

9. Pobrana ze strony www.e-deklaracje.mf.gov.pl  i zainstalowana w systemie wtyczka do programu Adobe Reader.

10. Pobranie ze stron Ministerstwa Finansów odpowiednich formularzy interaktywnych. Możliwe jest również otwarcie formularza bezpośrednio na stronie www.e-deklaracje.mf.gov.pl.

11. Posiadanie przez podatnika lub płatnika uprawnień administratora systemu operacyjnego na danym komputerze.

Aby podatnik mógł przesyłać deklaracje w formie elektronicznej, musi wpierw dokonać zgłoszenia do naczelnika urzędu skarbowego, iż ma zamiar składać deklaracje w tej właśnie formie. Podatnik sam wysyłając deklaracje drogą elektroniczną wpisuje siebie jako osobę upoważnioną. Wzór zawiadomienia dostępny jest na stronie internetowej www.e-deklaracje.gov.pl w zakładce „Formularze”.

Etapy rejestracji

Pierwszym krokiem rejestracji jest złożenie w formie papierowej „zawiadomienia o zamiarze składania deklaracji w formie elektronicznej oraz o osobie upoważnionej do składania i podpisywania deklaracji w formie elektronicznej” (ZAW-E1).

Dokument ten zawiera informacje o składającym zawiadomienie oraz wskazuje osobę upoważnioną do składania i podpisywania deklaracji w imieniu podatnika w formie elektronicznej. Podatnik lub płatnik wypełniony formularz zawiadomienia powinien wydrukować, a następnie dostarczyć do właściwego miejscowo naczelnika urzędu skarbowego. Jako że upoważnienie udzielone w dokumencie ZAW-E1 jest formą pełnomocnictwa szczególnego, nie podlega opłacie skarbowej.

Podatnik dostarcza zawiadomienie ZAW-E1 do naczelnika urzędu skarbowego wtedy, gdy:

Kolejnym krokiem rejestracji jest złożenie drogą elektroniczną przez osobę upoważnioną, wskazaną w dokumencie ZAW-E1, „zgłoszenia osoby upoważnionej do składania i podpisywania deklaracji w formie elektronicznej” (ZAW-E2). Wypełnienie i przesłanie ZAW-E2 jest swoistego rodzaju potwierdzeniem woli składania deklaracji w formie elektronicznej. Po pozytywnym zakończeniu tej procedury, system wygeneruje i wyświetli na ekranie komputera unikatowy numer złożonego dokumentu, służący do pobrania z systemu centralnego Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO). System nie weryfikuje całkowitej poprawności i kompletności wypełnienia deklaracji. Taką weryfikację przeprowadza urzędnik.

W przypadku weryfikacji negatywnej system zaprezentuje na ekranie komputera osoby upoważnionej informację o odmowie przyjęcia dokumentu. Mogą to być następujące komunikaty:

Po otrzymaniu komunikatów podatnik lub płatnik powinien zweryfikować dane związane z samą dokumentacją bądź programem do ich składania lub też skontaktować się z właściwą sobie komórką obsługi e-Deklaracji w urzędzie skarbowym.

Ostatnim krokiem jest przeprowadzanie weryfikacji zgodności danych w dokumentach ZAW-E1 i ZAW-E2. System e-Deklaracji bada zgodność takich danych jak NIP, nazwisko i imię osoby upoważnionej, jak również dat wszelkich operacji Internetowych. Po pozytywnej weryfikacji przez system naczelnik urzędu skarbowego wydaje zaświadczenie ZAS-E „zaświadczenie o potwierdzeniu zgodności danych zawartych w zawiadomieniu o zamiarze składania deklaracji w formie elektronicznej z danymi podanymi w zgłoszeniu złożonym przez osobę upoważnioną”, które w formie papierowej jest wysyłane do zainteresowanego. Na wydanie zaświadczenia naczelnik urzędu skarbowego ma miesiąc od dnia wpłynięcia kompletu dokumentów zgłoszeniowych (ZAW-E1 i ZAW-E2).

Jeżeli przeprowadzona weryfikacja wykaże niezgodności, wówczas naczelnik urzędu skarbowego wydaje postanowienie o odmowie składania deklaracji tą drogą (ZAS-O). Od momentu wystawienia zaświadczenia ZAS-E podatnik lub płatnik ma możliwość składania deklaracji elektronicznych.

Podpis elektroniczny

Aby przesłać deklarację podatkową drogą elektroniczną podatnik lub płatnik musi posiadać bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Chcąc uzyskać taki podpis elektroniczny podatnik bądź płatnik zobligowani są do zgłoszenia się w jednym z trzech kwalifikowanych polskich centrów certyfikacji:

Formularz zgłoszenia certyfikacyjnego podatnik lub płatnik może przesłać drogą e-mailową, jak również może złożyć osobiście w Punkcie Rejestracyjnym danego centrum. Wszelkie procedury związane z uzyskaniem podpisu elektronicznego ustalają centra certyfikacji i to do niej podatnik lub płatnik powinien kierować zapytania.

Kompletny zestaw do składania podpisu elektronicznego składa się z:

Koszt zakupu zestawu do podpisu elektronicznego waha się w granicach 300-600 zł, w zależności od cennika usług danego centrum certyfikacji. Certyfikat ważny jest przez rok lub dwa lata, po czym konieczne jest jego odnowienie. Każde odnowienie certyfikacji to koszt rzędu 100 zł. Warto podkreślić, że certyfikaty kwalifikowane, które pozwalają na podpisywanie dokumentów podatkowych, mają znacznie szersze zastosowanie. Mogą one być użyte ponadto do podpisywania faktur elektronicznych, udziału w aukcjach elektronicznych czy składania sprawozdań do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF).

Podpis elektroniczny a certyfikaty

Podatnicy i płatnicy podczas dokonywania zakupów otrzymują najczęściej na karcie kryptograficznej dwa certyfikaty:

Każdy z tych certyfikatów może być użyty do podpisywania elektronicznego, jednak tylko certyfikat kwalifikowany ma moc prawną gwarantowaną ustawą o podpisie elektronicznym i tylko taki jest stosowany w kontaktach z administracją państwową, a w szczególności z urzędami skarbowymi i Ministerstwem Finansów.

Aby skutecznie złożyć podpis elektroniczny, a tym samym uniknąć pomyłek związanych z użyciem nieodpowiedniego certyfikatu, należy zwrócić uwagę na następujące elementy:

Należy pamiętać, że jeszcze przed pierwszym użyciem należy zarejestrować certyfikat kwalifikowany w danym systemie operacyjnym. W tym celu zainteresowany powinien skorzystać z pomocy asystenta certyfikatów w celu wybrania opcji „Rejestracja certyfikatu w systemie” i dalej postępować wg wskazań kreatora.

Poprawność prawidłowego rozpoznawania certyfikatów przez oprogramowanie komputera, wiąże się z komendą „zaufane”. Procedura obdarzania certyfikatu zaufaniem sprowadza się do instalacji zaświadczeń certyfikacyjnych wystawców danego certyfikatu.

W przypadku systemu Windows XP, po włożeniu karty kryptograficznej do czytnika, program zwykle sam rejestruje certyfikat komercyjny, jednakże nie rejestruje certyfikatu kwalifikowanego. Pojawienie się certyfikatu komercyjnego na liście certyfikatów używanych do podpisu może prowadzić do mylnego przekonania, że dokonano już pełnej instalacji zestawu do podpisu elektronicznego. Dlatego też należy pamiętać, że użycie bezpiecznego podpisu elektronicznego na danym koncie komputera musi być poprzedzone rejestracją certyfikatu kwalifikowanego z karty kryptograficznej, dokonywaną z poziomu asystenta certyfikatów.

Szczegóły wysyłania e-deklaracji

Aby skutecznie móc wysłać e-deklarację, podatnik lub płatnik powinien pobrać ze strony www.e-deklaracje.mf.gov.pl plik wtyczka.zip, który następnie należy rozpakować do dowolnego katalogu na dysku komputera.
Z listy 3 dostępnych plików:

należy uruchomić plik Setup.exe.

W przypadku, gdy podatnik lub płatnik wypełniania formularz bezpośrednio w przeglądarce internetowej, musi w pierwszej kolejności odpowiednio skonfigurować aplikacje Adobe Reader. W tym celu powinien uruchomić program Adobe Reader i w preferencjach internetowych odznaczyć „Wyświetl PDF w przeglądarce” oraz „Pozwól na szybki podgląd w Internecie”. Kolejnym krokiem jest wybranie zakładki Internet, odznaczenie odpowiednich pól zgodnych z instrukcją i zatwierdzenie zmian poprzez klikniecie „OK”.
Formularze internetowe częściowo walidują, czyli sprawdzają poprawność wprowadzanych danych. Sprawdzaniu takiemu podlega cała struktura wprowadzanych danych. W przypadku wykrycia niezgodności w danych użytkownik zostaje powiadomiony odpowiednim komunikatem o błędzie.

Jeżeli podatnikowi lub płatnikowi nie powiedzie się wysyłanie deklaracji podatkowej nawet po otrzymaniu zaświadczenia ZAS-E, może nadal składać deklaracje w formie papierowej. Ważne jest tylko, aby tego samego dokumentu nie wysyłać w dwóch formach.

Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO)

Ustawa o informatyzacji urzędów, w tym skarbowych, nakłada na wszystkie podmioty administracji publicznej obowiązek przyjmowania podań i wniosków w postaci elektronicznej. Zgodnie z kodeksem postępowania administracyjnego konieczne jest zapewnienie możliwości wnoszenia podań w postaci elektronicznej z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Zatem obowiązkiem urzędników US, zaraz po odebraniu e-deklaracji jest wydanie petentowi urzędowego poświadczenia odbioru – UPO.

Poświadczenie to powinno być wygenerowane z użyciem sprzętowego modułu kryptograficznego (HSM – Hardware Security Module) posiadającego certyfikat FIPS PUB. Elektroniczna skrzynka podawcza jest obecnie podstawowym komponentem systemu informatycznego spełniającym wymogi rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U. Nr 200, poz. 1651) wydanego na podstawie art. 16 ust. 3 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. Nr 64, poz. 565). UPO deklaracji powinno być wystawione podatnikowi w ciągu 24 godzin od momentu przesłania e-deklaracji .

Czas na operacje jest uzależniony od polityki centrum certyfikacji, w którym podatnik lub płatnik posiada certyfikat. Każe centrum certyfikacji może narzucać różny czas dostarczenia e-deklaracji, jednakże czas ten nie może przekroczyć 12 godzin na wysłanie e-deklaracji oraz 12 na potwierdzenie odbioru. UPO generowane jest zwykle automatycznie. Podatnik lub płatnik zaraz po przesłaniu dokumentu do systemu powinien na swoim ekranie komputera zobaczyć wyświetlony komunikat „Dokument wstępnie przetworzony”. Zainteresowany powinien także otrzymać identyfikator danego dokumentu, który jest niezbędny do pobrania UPO. Brak takiego komunikatu oznacza, że wysyłanie nie powiodło się i należy je powtórzyć.

Pytanie 1:

Co powinien zrobić podatnik, jeżeli nie otrzymał potwierdzenia z urzędu skarbowego o przyjęciu deklaracji drogą elektroniczną?

Odpowiedź:

Jeżeli Podatnik nie otrzymał poprzez system e-Deklaracji Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO), wówczas powinien na swoim monitorze zobaczyć komunikat, dający podstawę do dalszych działań. Tylko komunikat 200 „Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie”, informuje o możliwości dalszego przesyłania e-deklaracji.

Pytanie 2:

Podatnik zwraca się z zapytaniem, czy po otrzymaniu zaświadczenia ZAS-E ma obowiązek składać deklaracje tylko drogą elektroniczną? Czy może zamiast drogi elektroniczne składać w dalszym ciągu deklaracje droga tradycyjną?

Odpowiedź:

Podatnik zaraz po otrzymaniu zaświadczenia ZAS-E ma prawo do składania deklaracji drogą elektroniczną. Ma on również prawo składać deklaracje podatkowe w dotychczasowej papierowej formie. Ważnym jest tylko to, aby podatnik nie przekazywał dwóch deklaracji podatkowych urzędowi Skarbowemu, jednej elektronicznie a drugiej w wersji papierowej. Ponadto należy pamiętać, aby decydując się na formę elektroniczną właściwie prowadzić zapisy elektroniczne (UOP – Urzędowe Poświadczenia Odbioru).

Podatnicy lub płatnicy bardzo często popełniają błąd w deklaracji podatkowej przy wpisywaniu pola z „Nr domu”. Pole to może składać się maksymalnie z 9-ciu znaków: ciągu maksymalnie 4 znaków alfanumerycznych, po którym opcjonalnie może wystąpić znak „/” (ukośnik) i kolejny opcjonalny ciąg maksymalnie 4 znaków alfanumerycznych.

Najczęstszym błędem jest użycie w polu:

Format pola „Nr domu” został przyjęty zgodnie z Załącznikiem 1 do Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej (Dz.U. z 2005 r Nr 214, poz.1781). W tym przedmiocie przygotowywane są obecnie zmiany, znoszące te ograniczenia.

Problematyka przesyłania e-deklaracji

Podatnik lub płatnik ma do swojej dyspozycji dwa sposoby przesyłania deklaracji podatkowych drogą elektroniczną:

Dostarczanie deklaracji podatkowych za pomocą modułów pozwala na przesyłanie deklaracji podatkowych bezpośrednio z systemów finansowo-księgowych podatnika. Takie rozwiązanie jest możliwe ze względu na publikację przez Ministerstwo Finansów otwartego standardu dokumentu podatkowego w schemacie XSD.

Pytanie 3:

Podatnik w trakcie wypełniana dokumentacji elektronicznej i wysłaniu dokumentu do bramki e-deklaracje otrzymał komunikat „Status – 401, Dokument niezgodny ze schematem xsd”. Jaka może być przyczyna takiego komunikatu?

Odpowiedź:

Status 401 oznacza, że dane zawarte w składanym dokumencie xml są niezgodne z regułami zawartymi w opublikowanej schemacie xsd. Przyczyną tego mogą być błędy popełnione podczas wypełniania formularza. Warto także wiedzieć, że w każdym bloku danych występują pola obowiązkowe. Obowiązkowość pola w formularzu związana jest z rodzajem danych. Niektóre pola stają się obowiązkowe w zależności od wypełnienia bądź niewypełnienia innych pól formularza. Dlatego też ważne jest, aby każdy formularz traktować z należytą mu uwagą i starannie czytać komunikaty. Te same dane, które są nieobowiązkowe przy jednych e-deklaracjach, stają się obowiązkowe przy innych. Opuszczenie któregoś z pól deklaracji obowiązkowej sprawi, że podatnik lub płatnik będzie zmuszony powtórzyć całą procedurę.

Pytanie 4:

Płatnik zwraca się z zapytaniem, jak należy prawidłowo wpisywać datę w e-deklaracjach. Za każdym razem otrzymuje raport 401 – Dokument niezgodny ze schematem xsd.

Odpowiedź:

Płatnik na interaktywnym formularzu e-deklaracji wypełnia daty w formacie: dd-mm-rrrr (dwie cyfry oznaczające dzień, znak „-„, dwie cyfry oznaczające miesiąc, znak „-„, cztery cyfry roku). Opuszczenie cyfry, znaku „-„, lub wstawienie innego znaku (np. spacji) spowoduje, że podczas generowania pliku xml data będzie niezgodna z formatem określonym w schemacie xsd. W dokumencie xml obowiązuje format rrrr-mm-dd. Trzeba zatem zweryfikować poprawność wprowadzonych dat korzystając z przycisku „Przedstaw dane”, który prezentuje dokument w formacie xml.

Warto pamiętać, że przy wypełnianiu daty można skorzystać z kalendarza.
Do deklaracji składanych drogą elektroniczną odnoszą się te same przepisy, co do deklaracji papierowych. Chodzi mianowicie o rozdział 10 ustawy Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm). Tak jak w przypadku składania deklaracji w tradycyjny papierowy sposób, tak i w tym przypadku istnieje możliwość dokonania korekty e-deklaracji podatkowej. W tym celu należy wypełnić oraz złożyć deklarację korygującą. Można to zrobić w formie elektronicznej wypełniając interaktywny załącznik ORD-ZU do deklaracji lub odpowiednią deklarację np. VAT-UEK bądź papierowej.

Niezbędne programy do wypełniania i wysyłania e-deklaracji

Poniżej przedstawione zostały programy wraz z miejscem ich ściągnięcia niezbędne do prawidłowego wysłania e deklaracji. Programy te udostępnia Ministerstwo Finansów na swojej stronie internetowej http://www.e-deklaracje.gov.pl/index.php?page=do_pobrania
Niezbędnik ten stanowią:

Pomoc i wyjaśnienia

Niezbędną pomoc i wyjaśnienia w kwestiach spornych dotyczących deklaracji w formie elektronicznej, ale także podpisu elektronicznego, oprogramowania i innych spraw związanych z prawidłowym funkcjonowaniem e-deklaracji, można uzyskać pod numerem:

tel.: 0 801 055 055 lub (0-22) 330 03 30

Infolinia systemu e-Deklaracji Krajowej Informacji Podatkowej
Ministerstwa Finansów
ul. Świętokrzyska 12
00-916 Warszawa
tel.: (0-22) 694 55 55

Infolinia czynna jest od poniedziałku do piątku w godzinach 7:00 – 18:00.

Pomoc Techniczną przy obsłudze systemu e-Deklaracje można uzyskać pod numerem:

tel.: (22) 694 49 74 lub e-mail: info.e-deklaracje@mofnet.gov.pl

Czynna od poniedziałku do piątku w godzinach 9:00 – 17:00 .

Pomoc w sprawie podpisu elektronicznego można uzyskać w:

Podstawa prawna:

Przemysław Gogojewicz

Pobieranie danych ...