Dla celów ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego wspólnicy spółek cywilnych traktowani są jak osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą. Zatem do każdego ze wspólników spółek cywilnych stosuje się takie same zasady podlegania wymienionym ubezpieczeniom oraz ustalania podstawy wymiaru składek na te ubezpieczenia jak dla osób, które samodzielnie prowadzą działalność gospodarczą. Na takich samych zasadach jak ustalone dla osób prowadzących samodzielną pozarolniczą działalność gospodarczą wspólnicy spółki cywilnej opłacają również składki na Fundusz Pracy.
Składki ZUS a spółka cywilna
Od 1 stycznia 2001 r. spółka cywilna nie jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą. Podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą są natomiast wspólnicy spółki. Oznacza to, że od 1 stycznia 2001 r. spółki cywilne nie podlegają wpisowi do ewidencji działalności gospodarczej, podlegają natomiast wpisowi do ewidencji wspólnicy tych spółek.
Rejestracja wspólników spółek cywilnych odbywa się w ewidencji działalności gospodarczej prowadzonej w gminie.
Spółki cywilne zgłoszone w ewidencji działalności gospodarczej podlegały – z mocy art. 5 pkt 5 ustawy z dnia 30 listopada 2000 r. o zmianie ustawy – Przepisy wprowadzające ustawę o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. nr 114, poz. 1194) – wykreśleniu z tej ewidencji z urzędu. Na wspólnikach spółki ciążył obowiązek zarejestrowania się do 31 marca 2001 r. – jako indywidualny przedsiębiorca – w ewidencji działalności w gminie.
Pomimo utraty podmiotowości prawnej spółka cywilna nadal jest płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne pracowników i innych osób fizycznych pozostających ze spółką w stosunku prawnym uzasadniającym objęcie tych osób ubezpieczeniami. W związku z wykreśleniem z ewidencji działalności gospodarczej spółki cywilne będące płatnikami składek były zobowiązane do zaktualizowania swych danych na formularzu ZUS ZIPA (danych identyfikacyjnych, o ile uległy zmianie) oraz na formularzu ZUS ZPA (pozostałych danych). Na tym drugim formularzu (ZUS ZPA) nie powinny być wypełniane przez nie pola 05, 06, 07 i 08 w bloku III „Dane ewidencyjne płatnika składek”).
W zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZPA nie wypełnia się pola dotyczącego daty rozpoczęcia wykonywania pozarolniczej działalności, posiadania statusu zakładu pracy chronionej lub aktywizacji zawodowej, adresu poczty elektronicznej.
Zgłoszenie płatnika składek na druku ZUS ZPA, w tym przypadku spółki cywilnej, należy złożyć we wskazanej jednostce terytorialnej ZUS w formie dokumentu pisemnego wg ustalonego wzoru albo w formie wydruku z aktualnego programu informatycznego udostępnionego przez Zakład.
Do przekazywanego zgłoszenia płatnik jest zobowiązany dołączyć kopie decyzji urzędu skarbowego o nadaniu numeru NIP i zaświadczenia urzędu statystycznego o nadaniu aktualnego numeru REGON.
W przypadku zaistnienia zmian w stosunku do danych wykazanych w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZPA należy stosować zasady zawiadamiania ZUS w trybie określonym dla dokonywania zmian zgłoszonych w stosunku do danych wykazywanych na druku ZUS ZFA.
Wspólnicy spółek cywilnych, jeżeli byli płatnikami składek na własne ubezpieczenia, również byli zobowiązani do zaktualizowania swoich danych na formularzu ZUS ZIPA (danych identyfikacyjnych, o ile uległy zmianie) oraz ZUS ZFA (pozostałych danych, w tym dotyczących wpisu do ewidencji działalności gospodarczej).
Wspólnicy spółki cywilnej mogą w dwojaki sposób rozliczać i opłacać składki na własne ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne. Te dwa sposoby omawiamy poniżej.
Podane zasady rozliczania i opłacania składek mają odpowiednio zastosowanie do wspólnika jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, wspólników spółki jawnej, komandytowej lub partnerskiej.
Kto i co opłaca?
Płatnikiem składek na własne ubezpieczenia są wspólnicy spółek, a płatnikiem składek na ubezpieczenia pracowników oraz innych osób pozostających w stosunku prawnym uzasadniającym objęcie tych osób ubezpieczeniami jest spółka cywilna.
W przypadku gdy przy prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej w formie spółki cywilnej zatrudnieni są pracownicy i/lub inne osoby pozostające w stosunku prawnym uzasadniającym objęcie tych osób ubezpieczeniami (np. osoba współpracująca, zleceniobiorca), możliwe jest przyjęcie takiego sposobu rozliczania składek, w którym płatnikiem składek na ubezpieczenia wspólników są sami wspólnicy, a płatnikiem składek na ubezpieczenia pracowników lub innych osób objętych ubezpieczeniami jest spółka cywilna.
W takim przypadku w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń emerytalnego i rentowych dla wspólników, zatrudnienia pracownika lub powstania innego stosunku prawnego uzasadniającego objęcie osoby ubezpieczeniami:
- wspólnicy sami, odrębnie, składają zgłoszenie płatnika składek – na formularzu ZUS ZFA, posługując się swoimi danymi identyfikacyjnymi, w tym także numerem NIP, a także sami, odrębnie, dokonują zgłoszenia siebie do ubezpieczeń – na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA, jeżeli podlegają tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu,
- spółka cywilna zgłasza się jako płatnik składek – na formularzu ZUS ZPA, posługując się numerami NIP i REGON nadanymi spółce – na ubezpieczenia zatrudnionych pracowników i/lub innych osób podlegających ubezpieczeniom, a także zgłasza te osoby do ubezpieczeń – na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA, jeżeli podlegają tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu.
Terminem płatności składek oraz przesyłania deklaracji rozliczeniowej i imiennych raportów miesięcznych za dany miesiąc – zarówno dla wspólników, jak i dla spółki za zatrudnianych pracowników i/lub inne osoby objęte ubezpieczeniami – jest 15 dzień następnego miesiąca.
W wymienionym terminie, za dany miesiąc, należy przesyłać:
- deklaracje rozliczeniowe ZUS DRA – składane odrębnie przez każdego ze wspólników oraz deklarację rozliczeniową ZUS DRA oraz imienne raporty miesięczne – składane przez spółkę za pracowników i inne osoby objęte ubezpieczeniami.
W przypadku rozwiązania umowy spółki, wspólnicy dokonują w terminie 7 dni wyrejestrowania z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA oraz ZUS ZWPA. Spółka będąca płatnikiem składek również wyrejestrowuje się na druku ZUS ZWPA, a ponadto wyrejestrowuje pracowników oraz inne osoby z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA.
Jeżeli wspólnicy spółki cywilnej nie zatrudniają pracowników lub też nie pozostają w stosunku prawnym rodzącym obowiązek ubezpieczeń w stosunku do innych osób (nie ma osób współpracujących, nie są zatrudnieni zleceniobiorcy), opłacają i rozliczają składki na własne ubezpieczenia.
Zgłoszenie i wyrejestrowanie
Każdy ze wspólników, odrębnie, składa zgłoszenie płatnika składek – osoby fizycznej na druku ZUS ZFA oraz zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZUS ZUA lub ZUS ZZA (jeżeli podlegają tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu) w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń emerytalnego i rentowych.
W drukach zgłoszeniowych każdy ze wspólników powinien podać własne dane identyfikacyjne (NIP, PESEL), którymi następnie powinien posługiwać się przekazując do jednostki ZUS dokumenty rozliczeniowe.
Z uwagi na fakt, że wspólnicy spółki opłacają składki wyłącznie na własne ubezpieczenia, rozliczenie składek następuje na deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA składanej oddzielnie przez każdego ze wspólników.
Terminem płatności składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne za dany miesiąc, dla każdego ze wspólników, jest 10 dzień następnego miesiąca.
Ci wspólnicy spółki cywilnej, którzy złożyli zgłoszenie płatnika składek na formularzu ZUS ZFA, a obecnie chcą, aby płatnikiem składek na ich ubezpieczenie była spółka, powinni na bieżąco:
- wyrejestrować się jako płatnicy składek – na formularzu ZUS ZWPA,
- wyrejestrować się z ubezpieczeń – na formularzu ZUS ZWUA.
Spółka natomiast powinna na bieżąco zgłosić wspólników do ubezpieczeń, na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA, z kodem przewidzianym dla osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą.
Spółka będąca płatnikiem składek tylko na ubezpieczenia wspólników rozlicza składki za dany miesiąc w terminie do 15 dnia następnego miesiąca. Płatnikiem składek na ubezpieczenia wspólników, pracowników oraz innych osób pozostających w stosunku prawnym uzasadniającym objęcie tych osób ubezpieczeniami jest spółka.
Spółka cywilna może być zgłoszona jako płatnik składek na ubezpieczenia społeczne wspólników spółki, pracowników oraz innych osób pozostających w stosunku prawnym uzasadniającym objęcie tych osób ubezpieczeniami (osób współpracujących, zleceniobiorców), za które opłaca składki. Może być ona płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne wspólników spółki także w przypadku, gdy nie są zatrudnieni pracownicy lub inne osoby podlegające ubezpieczeniom.
W tym celu spółka składa formularz ZUS ZPA – zgłoszenie płatnika składek – jednostki organizacyjnej nie posiadającej osobowości prawnej (patrz: załącznik 9), a także dokonuje zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego: wspólników (z kodem rozpoczynającym się cyframi 0510) pracowników (z kodem rozpoczynającym się cyframi 0110, patrz: załącznik 10) oraz innych osób objętych ubezpieczeniami (z odpowiednim kodem) – na drukach ZUS ZUA lub ZUS ZZA w terminie 7 dni od:
- daty powstania obowiązku ubezpieczeń emerytalnego i rentowych dla wspólników lub
- daty zatrudnienia pierwszego pracownika lub powstania innego stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami.
Na formularzach zgłoszeniowych powinny zostać wpisane numery NIP i REGON nadane spółce; te same numery identyfikacyjne powinny być podawane później we wszystkich dokumentach związanych z ubezpieczeniami, w tym z rozliczaniem i opłacaniem składek.
Rozliczenie składek na ubezpieczenia wspólników i pracowników następuje na jednej deklaracji ZUS DRA oraz imiennych raportach miesięcznych składanych przez spółkę.
Terminem opłacania składek przez spółkę, za dany miesiąc, jest 15 dzień następnego miesiąca (w bloku I w polu 01 deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA należy wpisać „3”).
W przypadku rozwiązania umowy spółki, spółka cywilna będąca płatnikiem składek wyrejestrowuje ubezpieczonych ze wszystkich ubezpieczeń na formularzu ZUS ZWUA, a także wyrejestrowuje się jako płatnik składek na formularzu ZUS ZWPA.
Jeżeli po rozwiązaniu umowy spółki cywilnej i wyrejestrowaniu jej jako płatnika składek jeden z byłych wspólników, którego płatnikiem składek była ta spółka, nadal prowadzi działalność bez dnia przerwy, to wspólnik ten powinien złożyć zgłoszenie płatnika składek (na formularzu ZUS ZFA) i zgłoszenie do ubezpieczeń (na formularzu ZUS ZUA) z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej.
Fragment pochodzi z opracowania Zakładu Ubezpieczeń Społecznych pt. „Ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne osób prowadzących pozarolniczą działalność i osób z nimi współpracujących” – styczeń 2007 r.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych