Zasady przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS

Płatnicy składek zobowiązani są do składania dokumentów ubezpieczeniowych (zgłoszeń, raportów, deklaracji, informacji etc.). Adresatami poradnika są osoby rozliczające składki na ubezpieczenia społeczne i/lub ubezpieczenie zdrowotne za zatrudnionych pracowników lub inne osoby podlegające ubezpieczeniom (w tym na własne ubezpieczenia). Poznaj, jakie są zasady przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS.

Wstęp

Poradnik jest przeznaczony dla płatników rozliczających składki na ubezpieczenia społeczne i/lub ubezpieczenie zdrowotne za zatrudnionych pracowników lub inne osoby podlegające ubezpieczeniom (w tym na własne ubezpieczenia w przypadku ubezpieczonych będących jednocześnie płatnikami składek). Ma on na celu pomoc w wypełnianiu obowiązków nałożonych na płatników składek ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych, ustawą o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych oraz ustawą o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.

Poradnik przedstawia między innymi:

• rodzaje dokumentów ubezpieczeniowych oraz sposoby przekazywania ich do ZUS,
• funkcjonalność programu „Płatnik”, jako narzędzia ułatwiającego wypełnianie dokumentów ubezpieczeniowych,
• sposób przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych i informacji ZUS IWA do ZUS przez płatników składek.

Rodzaje dokumentów ubezpieczeniowych

Płatnicy składek zobowiązani są do składania zgłoszeń, raportów, deklaracji, zwanych dalej dokumentami ubezpieczeniowym. Dokumenty ubezpieczeniowe dzielą się na:

• dokumenty zgłoszeniowe,
• dokumenty rozliczeniowe.

Szczegółowy sposób wypełniania dokumentów ubezpieczeniowych (formularzy) znajduje się m.in. w następujących opracowaniach:

• Zasady wypełniania dokumentów ubezpieczeniowych
• Zasady wypełniania ZUS ZUA, ZUS ZZA, ZUS ZIUA, ZUS ZCNA
• Zasady wypełniania ZUS ZCZA, ZUS ZWUA, ZUS ZPA, ZUS ZFA, ZUS ZIPA
• Zasady wypełniania ZUS ZWPA, ZUS ZBA, ZUS ZAA, ZUS RCA
• Zasady wypełniania ZUS RZA, ZUS RSA
• Zasady wypełniania ZUS DRA, ZUS RMUA
• Zasiłki w razie choroby i macierzyństwa
• Zasady składania i wypełniania informacji ZUS IWA
• Zasady korygowania dokumentów ubezpieczeniowych

Informacja o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe ZUS IWA

Szczegółowo zasady składania i wypełniania informacji ZUS IWA określone są w poradniku – Zasady składania i wypełniania informacji ZUS IWA

Informację ZUS IWA płatnik składek przekazuje w takiej samej formie, jaka obowiązuje płatnika w odniesieniu do dokumentów określonych przepisami o systemie ubezpieczeń społecznych. Jeżeli płatnik składek zobowiązany  jest do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych poprzez  teletransmisję danych w formie dokumentów elektronicznych z aktualnego programu PŁATNIK, to również Informacja ZUS IWA powinna być bezwzględnie przekazana w tej formie.

Płatnicy uprawnieni do składania Informacji ZUS IWA w formie papierowej (na formularzu według ustalonego wzoru lub  w formie  wydruku z  aktualnego programu PŁATNIK)  przekazują  Informację   do terenowej jednostki organizacyjnej ZUS, właściwej ze względu na siedzibę płatnika składek. W przypadku przekazywania Informacji ZUS IWA w formie przesyłki  pocztowej na opakowaniu powinien być umieszczony napis „Informacja ZUS IWA”.

Forma dokumentów ubezpieczeniowych

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych z dnia 13 października 1998 (Dz. U Nr.137, poz. 887 ze zm.) zobowiązuje płatników składek do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych i informacji ZUS IWA w jednej z dwóch form:

• elektronicznej:
  – teletransmisji danych w formie dokumentu elektronicznego, utworzonego w aktualnej wersji programu Płatnik – obowiązkowej dla płatników składek rozliczających składki za więcej niż 5 osób,
  – nośnika elektronicznego (płyta CD) po uprzednim uzyskaniu zgody dyrektora właściwego oddziału ZUS,
• papierowej, tj. w postaci formularzy, dostępnych w każdej jednostce organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub wydruków z aktualnej wersji programu Płatnik dla płatników składek rozliczających składki za nie więcej niż  5 osób.

W uzasadnionych przypadkach ZUS może zwolnić płatnika składek rozliczającego składki za więcej niż 5 osób z obowiązku elektronicznego przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych. Podjęcie takiej decyzji pozostaje w gestii dyrektora oddziału ZUS (na podstawie szczegółowo uzasadnionego wniosku).

Pracodawcy zagraniczni z krajów UE nie posiadających w Polsce siedziby ani przedstawicielstwa  oraz zatrudniających w Polsce pracowników lub osoby, których zatrudnienie rodzi obowiązek ubezpieczeniowy,  bez konieczności uzyskania stosownej zgody dyrektora właściwego oddziału ZUS mogą składać dokumenty ubezpieczeniowe w formie papierowej bez względu na liczbę osób za które rozliczają składki.

Forma elektroniczna

Dostarczanie dokumentów w postaci elektronicznej pozwala na znaczne skrócenie czasu przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz ich wprowadzenia do systemu informatycznego. Eliminuje także czynności związane z ręcznym wypisywaniem lub drukowaniem dokumentów ubezpieczeniowych. Daje większe gwarancje prawidłowego zapisu danych na koncie płatnika i ubezpieczonego.

Warunkiem korzystania z elektronicznej formy przekazywania dokumentów jest posiadanie programu Płatnik. Tylko pliki pochodzące z tego programu są przyjmowane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

W formie elektronicznej płatnik może przekazywać dokumenty ubezpieczeniowe na dwa sposoby:

• za pomocą teletransmisji, wykorzystując komputer  i modem.

  Warunkiem skorzystania z tego sposobu jest uzyskanie w TJO ZUS certyfikatu klucza publicznego. Klucz publiczny oraz klucz prywatny generowane są za pomocą programu Płatnik. Certyfikat klucza publicznego umożliwia weryfikację tożsamości nadawcy dokumentów.

• dostarczając je na komputerowym nośniku informacji (CD ROM).

  Warunkiem skorzystania z tej formy jest wcześniejsze uzyskanie zgody dyrektora oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, który wskaże miejsce dostarczenia nośnika i jego rodzaj, a także uzyskanie certyfikatu klucza publicznego, o którym mowa wyżej.

Bliższe informacje oraz szczegóły techniczne zawarte są w rozdziale IV niniejszego poradnika oraz w dokumentach „Płatnik – Podręcznik użytkownika” i „Płatnik – Podręcznik administratora”.

Forma papierowa

Dokumenty ubezpieczeniowe w postaci papierowej mogą być składane w terenowych jednostkach organizacyjnych ZUS na stanowiskach przyjmowania dokumentów lub mogą być przesyłane pocztą.

Sposób wypełniania dokumentów ubezpieczeniowych

Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie przyjmuje dokumentów ubezpieczeniowych, które nie mogą być przetworzone przy użyciu technologii automatycznego odczytu stosowanej przez Zakład, co traktuje się jak nieprzekazanie dokumentów (art. 47a ust. 5 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych) 

Przekazywane do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych dokumenty papierowe zostają przyjęte jeżeli:

• w przypadku  dokumentów wypełnianych ręcznie:
  – są kompletne,
  – są na oryginalnych drukach,
  – są wypełnione czytelnie pismem maszynowym lub ręcznym blokowym (drukowane litery), dokładnie w polach formularza, piórem lub długopisem, kolorem czarnym lub  niebieskim, 
  – nie są poprawiane korektorem,
  · nie są wypełnione flamastrami, pisakami ani innymi przyrządami mogącymi powodować rozlewanie lub przesiąkanie atramentu, 
  – są opieczętowane czarnym lub niebieskim tuszem, w taki sposób aby nie dopuścić do rozlewania lub przesiąkania tuszu, 
  – nie są uszkodzone fizycznie (poplamione, pogniecione, podarte, zgięte itp.) w stopniu uniemożliwiającym poprawny odczyt danych,
  – dokument posiada niezbędne dane identyfikacyjne, 
  – dokument jest autoryzowany (został opatrzony podpisem płatnika bądź osoby upoważnionej przez płatnika i pieczęcią – jeżeli płatnik ją posiada), 
  – cyfry zero w dokumencie nie są przekreślone, 
  – przy wypełnianiu wszystkich pól dotyczących kwot obowiązkowo wpisywane są wszystkie znaki występujące po przecinku (również zera), 
  – w polach dotyczących tych kwot, po części całkowitej liczby, nie są odręcznie wpisywane przecinki, 
  – w dokumentach ubezpieczeniowych rozliczeniowych nie są wpisywane wartości ujemne.
• w przypadku  dokumentów  przekazywanych w formie wydruków  z programu Płatnik:
  – są kompletne, 
  – nie są przekrzywione,
  – zawierają wszystkie kotwice umieszczone we właściwym miejscu na kartce,
  – wydruk nie jest rozmazany (drukarka atramentowa),
  – nie jest wykorzystywana opcja „save tonner” w drukarkach laserowych,
  – toner lub atrament do druku nie są zużyte,
  – nie są poprawione korektorem,
  – do pieczętowania  używany jest czarny lub niebieski tusz, w taki sposób aby nie dopuścić do rozlewania lub przesiąkania tuszu,
  – nie są uszkodzone fizycznie (poplamione, pogniecione, podarte, zgięte itp.) w stopniu uniemożliwiającym poprawny odczyt danych,
  – dokument posiada niezbędne dane identyfikacyjne,
  – dokument jest autoryzowany (został opatrzony podpisem płatnika bądź osoby upoważnionej przez płatnika i pieczęcią – jeżeli płatnik ją posiada), 
  – dokumenty typu RCX posiadają kod dwuwymiarowy.

Ze względu na to, że informacje z dokumentów ubezpieczeniowych są ewidencjonowane na kontach (płatnika i ubezpieczonego) oznaczanych identyfikatorami, konieczne jest zamieszczanie poprawnych danych identyfikacyjnych płatnika i ubezpieczonego na dokumentach ubezpieczeniowych.

Zakład może żądać od płatnika ponownego złożenia zgłoszenia płatnika składek lub zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, jeżeli zgłoszenia te nie zostały zidentyfikowane w systemie informatycznym Zakładu.

Zasady przekazywania dokumentów  ubezpieczeniowych

Teletransmisja

Komunikacja pomiędzy płatnikiem a Zakładem Ubezpieczeń Społecznych może odbywać się poprzez łącza telekomunikacyjne (np. linia telefoniczna). Dokumenty ubezpieczeniowe można przesyłać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w postaci plików za pomocą teletransmisji danych. W celu zabezpieczenia przesyłanych dokumentów elektronicznych niezbędne jest ich zaszyfrowanie. 

Dokumenty przesyłane pocztą

Płatnicy składek, z wyjątkiem tych, którzy zobowiązani są do przekazywania dokumentów w formie elektronicznej – mają możliwość dostarczenia dokumentów ubezpieczeniowych za pośrednictwem poczty. Wskazane jest, aby dokumenty przesyłać w kopertach o formacie A4 (nie składać ani nie zginać dokumentów).

Dokumenty powinny być przesyłane do terenowej jednostki organizacyjnej ZUS właściwej ze względu na siedzibę płatnika składek. Wykaz terenowych jednostek organizacyjnych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych znajduje się na stronie Wyszukiwarka oddziałów ZUS.

O terminie przekazania dokumentów ubezpieczeniowych decyduje data stempla pocztowego lub w przypadku przesyłki poleconej data nadania. Koperty z dokumentami zgłoszeniowymi i rozliczeniowymi należy opatrywać dopiskiem „Dokumenty ubezpieczeniowe”.

Dokumenty przekazywane osobiście

Płatnicy składek  przekazujący  dokumenty w formie papierowej  mogą je składać w terenowej jednostce organizacyjnej ZUS, właściwej według siedziby płatnika składek. W każdej terenowej jednostce organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, wymienionej na stronach internetowych www.zus.pl, znajdują się stanowiska obsługi klientów, gdzie można uzyskać informację i pomoc w zakresie sposobu wypełniania i składania dokumentów ubezpieczeniowych, a także:

• uzyskać wszelkie informacje dotyczące spraw związanych z ubezpieczeniami społecznymi,
• otrzymać formularze ubezpieczeniowe,
• zweryfikować poprawność wypełnienia składanych dokumentów ubezpieczeniowych.

Dokumenty  zgłoszeniowe płatnika są przyjmowane po sprawdzeniu przez pracownika stanowiska obsługi klientów danych identyfikacyjnych płatnika wykazanych  w dokumentach z danymi podanymi w dokumentach potwierdzających nadanie stosownych identyfikatorów.

Zestawienie  technik i form przekazywania dokumentów

Program Płatnik

Program „Płatnik” to nieodpłatnie udostępniany przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych program komputerowy, przy pomocy którego można przygotować dokumenty ubezpieczeniowe i informację ZUS IWA. Program umożliwia wprowadzenie danych ewidencyjnych płatników i ubezpieczonych oraz danych rozliczeniowych, a także emisję dokumentów ubezpieczeniowych i informacji ZUS IWA w postaci papierowej (wydruk) lub elektronicznej (plik).

Korzystanie z programu „Płatnik” ułatwia przygotowanie dokumentów ubezpieczeniowych i informacji ZUS IWA oraz pozwala uniknąć błędów mogących powstać przy ich ręcznym wypełnianiu. Użytkownikiem programu może być każdy płatnik składek. Zasada ta dotyczy także biur rachunkowych, które przy pomocy jednego programu mogą obsługiwać dowolną liczbę swoich zleceniodawców.

Do sporządzania dokumentów ubezpieczeniowych i informacji ZUS IWA płatnicy składek zobowiązani są stosować aktualną wersję programu  informatycznego udostępnionego przez Zakład. 

Funkcje Programu Płatnik

Funkcje Programu Płatnik możemy podzielić na trzy bloki:

1. Przygotowanie do pracy z programem:
1.1. rejestracja danych identyfikacyjnych i ewidencyjnych płatnika,
1.2. rejestracja danych o kontach bankowych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
1.3. rejestracja danych identyfikacyjnych i ewidencyjnych ubezpieczonego,
2. Przygotowanie dokumentów ubezpieczeniowych, które obejmuje:
2.1. rejestrację danych dotyczących ubezpieczonych, która może odbywać się dwoma metodami:
2.1.1. wczytanie (import) z pliku danych źródłowych dotyczących ubezpieczonych. Pliki tekstowe o określonym formacie generowane mogą być przez programy  kadrowo-płacowe płatników,
2.1.2. wprowadzanie manualne za pomocą klawiatury komputerowej,
2.2. wypełnianie i poprawianie dokumentów ubezpieczeniowych, to znaczy m.in:
2.2.1. wyliczanie składek,
2.2.2. kontrolę formalną,
2.2.3. przeglądanie i korektę,
3. Emisję dokumentów ubezpieczeniowych, informacji ZUS IWA oraz przelewów dla banku:
3.1. w formie papierowej – drukowanie,
3.2. w formie elektronicznej – odpowiednio zaszyfrowany plik.

Wymagania sprzętowe i systemowe

Wymagania sprzętowe

Program „Płatnik” wymaga komputera o konfiguracji minimalnej, która zapewnia efektywną pracę w wypadku operowania na niewielkiej liczbie dokumentów (dotyczących kilkadziesiąt osób).

Konfigurację minimalną stanowią:

• procesor 486,
• 24 MB pamięci RAM,
• około 100 MB przestrzeni na dysku twardym (zależy od konfiguracji systemu przed instalacją),
• karta graficzna pracująca w rozdzielczości co najmniej 800 * 600 i wyświetlająca co najmniej 256 kolorów,
• drukarka atramentowa lub laserowa,
• dowolne podłączenie do Internetu (przy przesyłaniu dokumentów drogą elektroniczną).

Przedstawiona konfiguracja minimalna zapewnia efektywną pracę w wypadku operowania na niewielkiej liczbie dokumentów.

Konfigurację zalecaną w przypadku przetwarzania dokumentów, dotyczących np.kilku tysięcy osób stanowią:

• procesor Pentium II,
• 64 MB pamięci RAM,
• około 100 MB przestrzeni na dysku twardym lub więcej – w zależności od przewidywanej wielkości bazy danych,
• karta graficzna SVGA pracująca w rozdzielczości 1024 * 768 i wyświetlająca 16 milionów kolorów (TRUE COLOR),
• drukarka atramentowa lub laserowa,
• dowolne podłączenie do Internetu.

Wymagania systemowe programu

Program PŁATNIK wymaga jednego z niżej wymienionych systemów operacyjnych (w polskiej wersji językowej): Windows 95 OSR2, Windows 98, · Windows NT 4.0 Service Pack 6A,  Windows ME, Windows 2000 z Service Pack 2, Windows XP z Service Pack 1 z zainstalowaną przeglądarką internetową: Internet Explorer w wersji przynajmniej 4.01 SP2. Ponadto do uruchomienia programu wymagane są:

• komponenty dostępu do danych MDAC 2.7 (dla Windows NT 4.0 MDAC 2.71);
• jeden z motorów baz danych:
  – MS Jet 4.0 z Service Pack 6 lub wyższym (motor bazy danych stosowany w MS Access) lub 
  – MSDE 2000 z Service Pack 2 lub wyższym (motor bazy danych zgodny z SQL Server 2000) (oba powyższe są dostarczane wraz z rozszerzonym programem instalacyjnym programu Płatnika) lub 
  – SQL Server 7.0 z Service Pack 4 lub wyższym lub 
  – SQL Server 2000 z Service Pack 1 lub wyższym

Przy instalacji programu Płatnik w systemach WindowsNT,2000, XP wymagane są prawa administratora.

Sposób dystrybucji i  serwis oprogramowania programu Płatnik

Program „Płatnik” jest udostępniany wszystkim zainteresowanym nieodpłatnie, jego dystrybucja odbywa się dwoma kanałami:

• poprzez Internet – na specjalnie stworzonej stronie – e-inspektorat. zus.pl 
  Ściągnij teraz najnowszą wersję programu „Płatnik” 
• poprzez terenowe jednostki organizacyjne Zakładu (na płytach CD).

Wszelkie informacje o programie „Płatnik”, jego modyfikacjach, wykrytych błędach
i sposobach ich usunięcia można uzyskać:

• na stronach internetowych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych – e-inspektorat. zus.pl,
• w terenowych jednostkach organizacyjnych Zakładu,
• pod numerem infolinii (dotyczącej programu Płatnik): 0-801 410 410, czynnej w godzinach 8.00-15.00 w dni robocze, koszt połączenia za każdą minutę – 0,49 zł brutto.

Nowe wersje oprogramowania, wynikające zarówno ze zmian przepisów prawnych, jak i spowodowane modernizacją programu, oznaczane będą kolejnym numerem. Wersje te będą dostępne w Internecie oraz w terenowych jednostkach organizacyjnych Zakładu. Szczegółowe informacje dotyczące programu „Płatnik”, a w szczególności zasad instalacji, wymagań sprzętowych, procedur ochrony danych znajdują się w dokumentach „Płatnik. Podręcznik użytkownika” i „Płatnik. Podręcznik administratora” – dostępnych w Internecie na stronach Zakładu oraz na płytach CD zawierających program „Płatnik”.

Fragment pochodzi z opracowania Zakładu Ubezpieczeń Społecznych pt. „Zasady przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych – kwiecień 2006 r.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych