Płatnik, który każdego miesiąca składał informację, o tym że przynajmniej jeden ubezpieczony podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu, obowiązany jest do złożenia formularza ZUS IWA. Nie muszą go składać ci płatnicy, którzy choć w jednym miesiącu tego roku nie byli płatnikami składek na ubezpieczenie wypadkowe. Poznaj zasady wypełniania informacji ZUS IWA. Dowiedz się, w jaki sposób dokonuje się jej korekty.

Płatnicy zobowiązani do składania informacji o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe – ZUS IWA

Informację o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe ZUS IWA, zwaną dalej informacją ZUS IWA, za dany rok kalendarzowy zobowiązani są przekazywać płatnicy, którzy spełniają łącznie następujące warunki:

• byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od dnia 1 stycznia do 31 grudnia roku, za który składana jest informacja i co najmniej jeden dzień w styczniu następnego roku,
• w roku, za który składana jest informacja, zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych,
• byli wpisani do rejestru REGON w dniu 31 grudnia roku, za który jest składana informacja ZUS IWA.

Poprzez nieprzerwane zgłoszenie w ZUS jako płatnika składek na ubezpieczenie wypadkowe należy rozumieć, iż w każdym z miesięcy roku, za który składana jest informacja, przynajmniej jeden ubezpieczony podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu. Obowiązku złożenia informacji ZUS IWA nie mają więc ci płatnicy, którzy choć w jednym miesiącu tego roku nie byli płatnikami składek na ubezpieczenie wypadkowe, tj. ani jeden ubezpieczony nie podlegał temu ubezpieczeniu.

Liczbę ubezpieczonych – zgodnie z art. 28 ust. 3 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz.U. nr 199, poz. 1673 z późn. zm.), zwanej dalej wypadkową – ustala się jako iloraz sumy ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy roku kalendarzowego, za który składana jest informacja, i liczby miesięcy tego roku. Z uwagi na wymóg nieprzerwanego zgłoszenia w ZUS, o którym mowa wyżej, przy wyliczaniu liczby ubezpieczonych w każdym przypadku liczba miesięcy będzie wynosiła 12.

Zasady ustalania liczby ubezpieczonych

W polu 01 bloku III informacji ZUS IWA należy podać liczbę ubezpieczonych ustaloną jako iloraz sumy ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy roku kalendarzowego, za który składana jest informacja ZUS IWA, i liczby miesięcy. Z uwagi na to, iż obowiązek złożenia informacji ZUS IWA za dany rok kalendarzowy mają wyłącznie osoby zgłoszone nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA, suma ubezpieczonych w każdym przypadku powinna być podzielona przez 12. Uwzględnia się bowiem wszystkie miesiące, w których co najmniej jeden ubezpieczony podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu.

Jeśli w jakimkolwiek z miesięcy roku, za który składana jest informacja ZUS IWA, ani jeden ubezpieczony nie podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu, płatnik składek nie przekazuje wymienionej informacji za ten rok.

Płatnicy składek uprawnieni w myśl obowiązujących przepisów do składania więcej niż jednego kompletu dokumentów rozliczeniowych za dany miesiąc (np. urzędy pracy, ośrodki pomocy społecznej, banki) ustalając liczbę ubezpieczonych biorą pod uwagę wszystkich ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu.

Liczba ubezpieczonych podlega zaokrągleniu do jedności w górę, jeśli końcówka jest większa lub równa 0,5, lub w dół, jeśli jest mniejsza od 0,5 (np. 9,49 ~ 9; 9,5 ~ 10).

Przykład 1

Spółka z o.o. była zgłoszona w ZUS jako płatnik składek nieprzerwanie przez cały 2005 r. W ciągu poszczególnych miesięcy tego roku spółka zgłaszała do ubezpieczenia wypadkowego.

Suma ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy 2005 r. wyniosła 221. W związku z tym liczba ubezpieczonych dla celów ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe wynosi:

221 : 12 = 18,416

Po zaokrągleniu do jedności – 18.

W bloku III w polu 01 informacji ZUS IWA za rok 2005 należy wpisać liczbę 18.

Przykład 2

Osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą zgłosiła się jako płatnik składek od 1 września 2005 r. Do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych zgłosiła siebie oraz 10 pracowników:

Płatnik nie składa informacji ZUS IWA za 2005 r., ponieważ nie był nieprzerwanie zarejestrowany jako płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe w tym roku.

Ustalając liczbę ubezpieczonych w ciągu poszczególnych miesięcy roku, za który składana jest informacja ZUS IWA, należy uwzględniać wszystkich ubezpieczonych, którzy w danym miesiącu podlegali przynajmniej jeden dzień ubezpieczeniu wypadkowemu.

Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych w ciągu miesiąca, daną osobę uwzględnia się jako jednego ubezpieczonego.

Przykład 3

W styczniu 2005 r. zleceniobiorca wykonywał umowy zlecenia zawarte na okres od 1 do 10 stycznia 2005 r. oraz od 15 do 25 stycznia.2005 r. Z tytułu tych umów podlegał obowiązkowo ubezpieczeniu wypadkowemu. Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych w ciągu stycznia należy uwzględnić tę osobę jako jednego ubezpieczonego.

Przykład 4

W styczniu 2005 r. ubezpieczony podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu z dwóch tytułów. W okresie od 1 do 10 stycznia 2005 r. z tytułu wykonywania umowy zlecenia, a w okresie od 20 do 31 stycznia 2005 r. z tytułu zawarcia umowy o pracę. Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych w ciągu stycznia należy uwzględnić tę osobę jako jednego ubezpieczonego.

Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych nie bierze się pod uwagę osób, które:

• podlegają ubezpieczeniom społecznym, ale nie podlegają ubezpieczeniu wypadkowemu (np. zleceniobiorców wykonujących pracę poza siedzibą lub miejscem prowadzenia działalności przez płatnika),
• cały miesiąc przebywały na urlopie bezpłatnym, wychowawczym, pobierały zasiłek macierzyński, zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego bądź zostały powołane do odbywania zasadniczej służby wojskowej oraz
• za które za dany miesiąc są rozliczane składki lub wykazywane świadczenia po ustaniu tytułu do ubezpieczeń społecznych (tj. w miesiącu, za który składany jest imienny raport miesięczny za daną osobę, nie podlegała ona ubezpieczeniu wypadkowemu ani przez jeden dzień).

Przykład 5

Pracownik przebywał na urlopie bezpłatnym w okresie od 2 do 31 stycznia 2005 r. W związku z tym, iż w styczniu 2005 r. co najmniej przez jeden dzień ubezpieczony podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu, należy go uwzględnić przy ustalaniu liczby ubezpieczonych w ciągu tego miesiąca.

Przykład 6

Pracownik został powołany do odbycia zasadniczej służby wojskowej od 1 lutego 2005 r. W związku z tym, iż przez cały luty 2005 r. odbywał tę służbę, nie należy go uwzględniać przy ustalaniu liczby ubezpieczonych w ciągu tego miesiąca oraz w ciągu kolejnych miesięcy, w których będzie odbywał zasadniczą służbę wojskową przez pełny miesiąc.

Zasady składania informacji o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe – ZUS IWA

Informację ZUS IWA płatnik składek przekazuje do dnia 31 stycznia danego roku za poprzedni rok kalendarzowy, tj.:

• do 31 stycznia 2004 r. – za rok 2003
• do 31 stycznia 2005 r. – za rok 2004
• do 31 stycznia 2006 r. – za rok 2005
• do 31 stycznia 2007 r. – za rok 2006
• do 31 stycznia 2008 r. – za rok 2007 itd.

  Uwaga!

  Informację ZUS IWA płatnik składek przekazuje w takiej samej formie, jaka obowiązuje płatnika w odniesieniu do dokumentów określonych przepisami o systemie ubezpieczeń społecznych. Jeżeli płatnik składek zobowiązany jest do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych poprzez teletransmisję danych w formie dokumentów elektronicznych z aktualnego programu „Płatnik”, to również informacja ZUS IWA powinna być przekazana w tej formie.

Płatnicy uprawnieni do składania informacji ZUS IWA w formie papierowej (na formularzu według ustalonego wzoru lub w formie wydruku z aktualnego programu „Płatnik”) przekazują informację do terenowej jednostki organizacyjnej ZUS właściwej ze względu na siedzibę płatnika składek. W przypadku przekazywania informacji ZUS IWA w formie przesyłki pocztowej, na opakowaniu powinien być umieszczony napis „ZUS IWA”.

Płatnicy składek uprawnieni w myśl obowiązujących przepisów do składania więcej niż jednego kompletu ubezpieczeniowych dokumentów rozliczeniowych za dany miesiąc (np. urzędy pracy, ośrodki pomocy społecznej, banki) składają za dany rok kalendarzowy jedną informację ZUS IWA.

Zasady wypełniania informacji o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe – ZUS IWA

Blok I „Dane organizacyjne” należy wypełnić w następujący sposób:

W polu 01 – należy wpisać identyfikator informacji ZUS IWA (numer/rok), np. 01 2005; w tym jako dwie pierwsze cyfry wpisuje się odpowiednio:

• 01 – co oznacza informację ZUS IWA pierwszorazową,
• 02 – co oznacza informację ZUS IWA korygującą,
• 03 do 39 – co oznacza kolejną informację ZUS IWA korygującą
  Jako cztery kolejne cyfry w polu 01 wpisuje się rok, za który składana jest informacja ZUS IWA.

Informację ZUS IWA korygującą, w formie nowego dokumentu zawierającego wszystkie prawidłowe dane, płatnik zobowiązany jest złożyć w razie stwierdzenia nieprawidłowości w złożonej informacji:

• we własnym zakresie,
• przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

W polu 02 – należy wpisać 6-znakowy kod terytorialny jednostki terenowej ZUS właściwej ze względu na siedzibę płatnika składek.

Ściągnij teraz kody terytorialne jednostek terenowych ZUS

Blok II „Dane identyfikacyjne płatnika składek” należy wypełnić w następujący sposób:

W polu 01 – należy wpisać numer NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej nadany płatnikowi składek przez urząd skarbowy), nie oddzielając kreskami poszczególnych członów.

W polu 02 – należy wpisać numer REGON, zgodny z aktualnym zaświadczeniem o numerze identyfikacyjnym REGON, nie oddzielając kreskami poszczególnych jego członów.

Pola 03 do 05 oraz 07 do 09 – wypełnia płatnik składek będący osobą fizyczną. Jeżeli płatnikowi nie nadano numerów NIP i REGON lub jednego z nich, należy podać numer PESEL lub serię i numer dowodu osobistego albo paszportu.

W polu 03 – należy wpisać PESEL (numer ewidencyjny nadany przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności).

W polu 04 – w zależności od rodzaju dokumentu – należy wpisać:

• 1 – w przypadku dowodu osobistego,
• 2 – w przypadku paszportu.

W polu 05 – należy wpisać serię i numer dowodu osobistego lub paszportu.

W polu 06 – należy wpisać nazwę skróconą płatnika składek.

W polu 07 – należy wpisać nazwisko płatnika składek (poszczególne człony nazwiska należy oddzielić poziomą kreską).

W polu 08 – należy wpisać imię pierwsze płatnika składek.

W polu 09 – należy wpisać datę urodzenia płatnika składek (dzień/miesiąc/rok).

Blok III „Dane o liczbie ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego” należy wypełnić w następujący sposób:

W polu 01 – należy wpisać liczbę ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego.

Liczbę ubezpieczonych ustala się – zgodnie z art. 28 ust. 3 ustawy wypadkowej – jako iloraz sumy ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy roku kalendarzowego, za który składana jest informacja ZUS IWA, i liczby miesięcy tego roku. Z uwagi na wymóg nieprzerwanego zgłoszenia w ZUS, o którym była mowa na s. 00, w każdym przypadku liczba miesięcy będzie wynosiła 12.
Liczba ubezpieczonych podlega zaokrągleniu do jedności w górę, jeśli końcówka jest większa lub równa 0,5, lub w dół, jeśli jest mniejsza od 0,5.

Blok IV „Zestawienie danych do ustalenia kategorii ryzyka dla płatnika składki” należy wypełnić w następujący sposób:

W polu 01 – należy wpisać rodzaj przeważającej działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), ujęty w rejestrze REGON w dniu 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA. Jest to 5-znakowy kod z zaświadczenia o nadaniu numeru identyfikacyjnego REGON, aktualnego na dzień 31 grudnia roku, za który składana jest informacja.

W polu 02 – należy wpisać liczbę poszkodowanych w wypadkach przy pracy  ogółem, które miały miejsce w roku, za który składana jest informacja ZUS IWA. Oznacza to, iż uwzględnia się:

• w odniesieniu do pracowników – poszkodowanych w wypadkach przy pracy, które zostały zarejestrowane w rejestrze wypadków nie wcześniej niż 1 stycznia i nie później niż 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA,
• w odniesieniu do innych ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu – poszkodowanych w wypadkach przy pracy, dla których karta wypadku została sporządzona nie wcześniej niż 1 stycznia i nie później niż 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA.

Przykład 1

Wypadek przy pracy, w którym poszkodowany został pracownik, miał miejsce 18 maja 2005 r. Sporządzenie protokołu powypadkowego i zarejestrowanie wypadku w rejestrze wypadków nastąpiło w dniu 22 maja 2005 r. Poszkodowany powinien być uwzględniony w informacji ZUS IWA składanej za rok 2005.

Przykład 2

Wypadek przy pracy, w którym poszkodowany został pracownik, miał miejsce 27 grudnia 2004 r. Sporządzenie protokołu powypadkowego i zarejestrowanie wypadku w rejestrze wypadków nastąpiło w dniu 6 stycznia 2005 r. Poszkodowany powinien być uwzględniony w informacji ZUS IWA składanej za rok 2005.

Przykład 3

Wypadek przy pracy, w którym poszkodowany został zleceniobiorca, miał miejsce 27 grudnia 2004 r. Sporządzenie karty wypadku nastąpiło w dniu 5 stycznia 2005 r. Poszkodowany powinien być uwzględniony w informacji ZUS IWA składanej za rok 2005.

Jeżeli w danym roku ani jeden ubezpieczony podlegający ubezpieczeniu wypadkowemu nie został poszkodowany w wypadku przy pracy należy wpisać cyfrę „0”.

W polu 03 – należy wpisać liczbę poszkodowanych w wypadkach przy pracy śmiertelnych i ciężkich , które miały miejsce w ciągu roku, za który składana jest informacja ZUS IWA. Oznacza to, iż uwzględnia się:

• w odniesieniu do pracowników – poszkodowanych w wypadkach przy pracy, które zostały zarejestrowane w rejestrze wypadków nie wcześniej niż 1 stycznia i nie później niż 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA,
• w odniesieniu do innych ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu – poszkodowanych w wypadkach przy pracy, dla których karta wypadku została sporządzona nie wcześniej niż 1 stycznia i nie później niż 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA.

Jeżeli w danym roku ani jeden ubezpieczony podlegający ubezpieczeniu wypadkowemu nie został poszkodowany w wypadkach przy pracy śmiertelnych i ciężkich, należy wpisać cyfrę „0”.

Liczba poszkodowanych podana w polu 03 bloku IV nie może być wyższa od liczby wykazanej w polu 02 tego bloku

W polu 04 – należy wpisać liczbę zatrudnionych w warunkach, w których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy, według stanu na dzień 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA.

Ustalając liczbę osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia bierze się pod uwagę wyłącznie pracowników, tj. osoby pozostające w stosunku pracy w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy. Danego pracownika uwzględnia się w tej liczbie tylko jeden raz. Przy ustalaniu liczby zatrudnionych stosuje się zasady obowiązujące przy wypełnianiu działu 2 (wiersz 1, rubryka 1) sprawozdania o warunkach pracy (Z-10).

Blok V „Adres do korespondencji płatnika składek” należy wypełnić w następujący sposób:

W polu 01 – należy wpisać kod pocztowy.

W polu 02 – należy wpisać nazwę miejscowości.

W polu 03 – należy wpisać nazwę ulicy.

W polu 04 – należy wpisać numer domu. Jeżeli numer domu jest łamany, wpisuje się go oddzielając numery pochyłą kreską, np. 113/115, a gdy w numerze występuje litera, wpisuje się dużą literę drukowaną (bez odstępu), np. 113A.

W polu 05 – należy wpisać numer lokalu. Jeśli w adresie nie ma numeru lokalu, pole należy pozostawić puste.

W polu 06 – należy wpisać numer telefonu do teletransmisji, poprzedzając go numerem kierunkowym, np. 022-6223355. Jeżeli płatnik składek przekazuje dokumenty ubezpieczeniowe do ZUS w formie innej niż poprzez teletransmisję danych, pole należy pozostawić puste.

W polu 07 – należy wpisać numer skrytki pocztowej. Jeśli płatnik składek nie posiada skrytki pocztowej, pole należy pozostawić puste.

W polu 08 – należy wpisać numer telefonu, poprzedzając go numerem kierunkowym, np. 022-6223344.

W polu 09 – należy wpisać numer faksu, poprzedzając go numerem kierunkowym, np. 022-6223344. Jeżeli płatnik składek nie posiada faksu, pole należy pozostawić puste.

W polu 10 – wpisuje się adres poczty elektronicznej. Jeśli płatnik nie posiada poczty elektronicznej, pole należy pozostawić puste.

Blok VI „Oświadczenie płatnika składek” należy wypełnić w następujący sposób:

W polu 01 – należy wpisać datę wypełnienia informacji ZUS IWA (dzień/miesiąc/rok).

W polu 02 – podpis składa płatnik składek lub osoba przez niego upoważniona.

W polu 03 – należy umieścić pieczątkę płatnika składek, jeśli płatnik ją posiada.

Korekta i przechowywanie informacji o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe – ZUS IWA

Płatnik składek zobowiązany jest przekazać do ZUS korektę informacji ZUS IWA w ciągu 7 dni od:

• stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie,
• otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS.

Przy czym, jeżeli konieczność złożenia korekty informacji ZUS IWA wynika ze stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS:

• w decyzji – płatnik powinien złożyć korektę informacji ZUS IWA nie później niż w terminie 7 dni od uprawomocnienia się decyzji,
• podczas kontroli – płatnik powinien złożyć korektę informacji ZUS IWA nie później niż w terminie 30 dni od otrzymania protokołu kontroli.

Płatnik składek zobowiązany jest przechowywać kopie informacji ZUS IWA oraz korekty tych informacji przez okres 10 lat licząc od dnia ich przekazania do ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz.U. nr 199, poz. 1673 z późn. zm.);
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków (Dz.U. nr 200, poz. 1692 i nr 203, poz. 1720).

Fragment pochodzi z opracowania Zakładu Ubezpieczeń Społecznych pt. „Zasady składania i wypełniania informacji o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe ZUS IWA” – styczeń 2006 r.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych