Chcąc zgłosić płatnika do ubezpieczenia, należy wypełnić specjalny formularz ZUS ZUA. W przypadku zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego posłużymy się drukiem ZZA. Co innego gdy zaistnieje potrzeba zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej, wówczas należy złożyć w oddziale ZUS formularz ZUS ZIUA. A do czego służy druk ZUS ZCNA? Sam sprawdź, dowiedz się jak bezbłędnie wypełniać formularze do ZUS.

Zasady wypełniania zgłoszenia do ubezpieczenia/zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej ZUS ZUA

Formularz ZUS ZUAwypełnia płatnik składek w celu zgłoszenia osoby z danego tytułu rodzącego obowiązek ubezpieczeń (z wyjątkiem osób przebywających na urlopie wychowawczym lub pobierających zasiłek macierzyński albo zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego):

• do ubezpieczeń społecznych i do ubezpieczenia zdrowotnego,
• do ubezpieczeń społecznych,
• zmiany/korekty danych dotyczących osoby ubezpieczonej (z wyjątkiem zmiany danych identyfikacyjnych, którą należy zgłosić na formularzu ZUS ZIUA) oraz korekty kodu tytułu ubezpieczenia, schematu podlegania i daty objęcia ubezpieczeniem, które dokonywane są poprzez wyrejestrowanie na formularzu ZUS ZWUA i ponowne zarejestrowanie z aktualnymi/prawidłowymi danymi) zgłoszonymi na formularzu ZUS ZUA.

Obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń/zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej:
osób prowadzących pozarolniczą działalność, tj. osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą, twórców, artystów, osób prowadzących działalność w zakresie wolnego zawodu w rozumieniu przepisów o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, osób prowadzących działalność w zakresie wolnego zawodu, z której przychody są przychodami z działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz wspólnika jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i wspólników spółki jawnej, komandytowej lub partnerskiej, duchownych,  dla których płatnikiem składek nie jest  przełożony domu zakonnego lub klasztoru, albo inna instytucja diecezjalna lub zakonna, osób przebywających na urlopach wychowawczych lub pobierających zasiłek macierzyński (dotyczy okresu: styczeń 1999 r. – maj 2001 r.),
osób obejmowanych dobrowolnymi ubezpieczeniami społecznymi,
należy do tych osób.

I. DANE ORGANIZACYJNE

Blok ten powinien być zawsze jednoznacznie wypełniony, tj. powinno być wypełnione tylko jedno z pól. W przypadku pierwszorazowego zgłoszenia ubezpieczonego z danego tytułu do ubezpieczeń społecznych i do ubezpieczenia zdrowotnego – w polu 01 należy wpisać „X”.

W przypadku pierwszorazowego zgłoszenia ubezpieczonego z danego tytułu wyłącznie do ubezpieczeń społecznych – w polu 02 należy wpisać „X”.

W przypadku zgłoszenia zmiany lub korekty danych (z wyjątkiem danych identyfikacyjnych ubezpieczonego, które zgłasza się na formularzu ZUS ZIUA oraz danych dotyczących tytułu ubezpieczenia oraz rodzajów ubezpieczeń i terminów ich powstania, które płatnik zgłasza poprzez wyrejestrowanie na formularzu ZUS ZWUA i następnie złożenie prawidłowego zgłoszenia) podanych we wcześniej złożonym zgłoszeniu ubezpieczonego z danym kodem tytułu ubezpieczenia – w polu 03 należy wpisać:

• 1 – w przypadku zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej,
• 2 – w przypadku zgłoszenia korekty danych osoby ubezpieczonej.

Zmiana występuje wtedy, gdy dane uległy zmianie, w stosunku do danych wykazanych we wcześniej złożonym zgłoszeniu, np. nastąpiła zmiana adresu zamieszkania.
Korekta występuje wtedy, gdy poprawiamy błędy w danych, które popełniliśmy we wcześniej złożonym zgłoszeniu, np. nieprawidłowo został podany adres zamieszkania.

Pól  04 i 05 –  nie wypełnia się.

II. DANE IDENTYFIKACYJNE PŁATNIKA SKŁADEK

Blok ten  należy wypełniać ze szczególną starannością, wpisując dane podane w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZPA lub ZUS ZFA, a w przypadku zmiany/korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek – dane podane w bloku III dokumentu ZUS ZIPA.

W polu 01 – należy wpisać NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) nadany płatnikowi przez urząd skarbowy, nie oddzielając kreskami poszczególnych członów.

W polu 02 – należy wpisać REGON nadany płatnikowi przez Główny Urząd Statystyczny i ewidencjonowany w krajowym rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki narodowej (numer ten może mieć 9 lub 14 znaków i należy go wpisać wraz z występującymi „0”).

Pola  03- 05 – wypełnia płatnik składek będący osobą fizyczną:

• w polu 03 – należy wpisać PESEL – numer ewidencyjny nadany przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności,
• w polu 04 – w zależności od rodzaju dokumentu należy wpisać:
  – 1 – w przypadku dowodu osobistego,
  – 2 – w przypadku paszportu,
• w polu 05 – należy wpisać serię i numer – odpowiednio do kodu wpisanego w pole 04 – dowodu osobistego lub paszportu.

W polu 06 – należy wpisać nazwę skróconą płatnika, jaka została podana w zgłoszeniu płatnika składek.

Pola  07- 09 – wypełnia płatnik składek będący osobą fizyczną:

• w polu 07 – należy wpisać nazwisko płatnika składek (poszczególne człony nazwiska oddzielić kreską),
• w polu 08 – należy wpisać pierwsze imię płatnika składek,
• w polu 09 – należy wpisać datę urodzenia płatnika składek (dzień/miesiąc/rok), np. 11 09 1947.

III. DANE IDENTYFIKACYJNE OSOBY ZGŁASZANEJ DO UBEZPIECZEŃ

Na podstawie zgłoszenia do ubezpieczeń zakładane jest ubezpieczonemu indywidualne konto, dlatego blok ten należy wypełnić ze szczególną starannością, podając prawidłowo i czytelnie wpisane numery PESEL i NIP, a w razie gdy ubezpieczonemu nie nadano tych numerów lub jednego z nich – serię i numer dowodu osobistego albo paszportu oraz nazwisko, imię pierwsze i datę urodzenia.

W polu 01 – należy wpisać PESEL osoby zgłaszanej do ubezpieczeń nadany przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności.

W polu 02 – należy wpisać NIP osoby zgłaszanej do ubezpieczeń (Numer Identyfikacji Podatkowej) nadawany przez urząd skarbowy, nie oddzielając kreskami poszczególnych członów.

Pola 03 i 04 – należy wypełnić w sytuacji, gdy osoba zgłaszana/zgłoszona nie posiada numerów identyfikacyjnych – NIP lub PESEL lub jednego z nich:

• w polu 03 – w zależności od rodzaju dokumentu należy wpisać:
  – 1 – w przypadku dowodu osobistego,
  – 2 – w przypadku paszportu,
• w polu 04 – należy wpisać serię i numer – odpowiednio do kodu wpisanego w pole 03 – dowodu osobistego lub paszportu.

W polu 05 – należy wpisać nazwisko osoby zgłaszanej/zgłoszonej do ubezpieczeń (poszczególne człony nazwiska oddzielić kreską).

W polu 06 – należy wpisać imię pierwsze osoby zgłaszanej/zgłoszonej do ubezpieczeń.

W polu 07 – należy wpisać datę urodzenia osoby zgłaszanej/zgłoszonej do ubezpieczeń (dzień/miesiąc/rok), np. 05 07 1968.

IV. DANE EWIDENCYJNE OSOBY ZGŁASZANEJ DO UBEZPIECZEŃ

W polu 01 – należy wpisać imię drugie osoby zgłaszanej do ubezpieczeń/zgłoszonej do ubezpieczeń. Jeżeli osoba nie posiada drugiego imienia, pole pozostawić niewypełnione.

W polu 02 – należy wpisać nazwisko rodowe podane w metryce urodzenia.

W polu 03 – należy wpisać obywatelstwo. Niewypełnienie tego pola oznacza, że osoba zgłaszana do ubezpieczeń ma obywatelstwo polskie.

W polu 04 – należy wpisać płeć: K (kobieta), M (mężczyzna).

Pól  05 i 06 – nie wypełnia się.

V. TYTUŁ UBEZPIECZENIA

Informacje podane w tym bloku służą do gromadzenia  na koncie ubezpieczonego danych o przebiegu ubezpieczenia.  Na podstawie podanego kodu tytułu ubezpieczenia weryfikowany jest także podany w blokach VI-IX  schemat podlegania poszczególnym ubezpieczeniom oraz kod podany w imiennym raporcie miesięcznym złożonym  za danego ubezpieczonego. Podany kod tytułu ubezpieczenia ma zatem wpływ na prawidłowość rozliczenia składek.

W polu 01 – należy wpisać,  obowiązujący w danym okresie, sześcioznakowy kod tytułu ubezpieczenia, np. dla osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę, która nie jest uprawniona do emerytury lub renty oraz nie  przedłożyła pracodawcy orzeczenia o stopniu niepełnosprawności, kod tytułu ubezpieczenia jest następujący: 01 10 0 0. Wypełniając ostatnie pole kodu tytułu ubezpieczenia należy pamiętać, że orzeczenie lekarza orzecznika ZUS o:

• całkowitej niezdolności do pracy i samodzielnej egzystencji traktowane jest na równi z orzeczeniem o znacznym stopniu niepełnosprawności,
• całkowitej niezdolności do pracy jest traktowane na równi z orzeczeniem o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności,
• częściowej niezdolności do pracy lub celowości przekwalifikowania jest traktowane na równi z orzeczeniem o lekkim stopniu niepełnosprawności.

Pola 02 – nie wypełnia się.

VI. DANE O OBOWIĄZKOWYCH UBEZPIECZENIACH SPOŁECZNYCH

Obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym podlegają osoby wymienione w art. 6, 11 i 12 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. nr 137, poz. 887 z późn. zm.).

Pola 01 – nie wypełnia się.

W polu 02 – należy wpisać datę, od której powstał obowiązek ubezpieczeń społecznych (dzień/miesiąc/rok), np. 01 01 2005.

W polach 03 – 06 – należy wpisać „X”, stosownie do rodzaju ubezpieczenia (tj. ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe), któremu osoba zgłaszana do ubezpieczeń podlega obowiązkowo z podanego w bloku V tytułu ubezpieczenia.

VII. DANE O OBOWIĄZKOWYM UBEZPIECZENIU ZDROWOTNYM

Obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu podlegają osoby wymienione w art. 66 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia  2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. nr  210, poz. 2135).

W polu 01 – należy wpisać datę, od której powstał obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego (dzień/miesiąc/rok), np. 01 01 2005.

VIII. DANE O DOBROWOLNYCH UBEZPIECZENIACH SPOŁECZNYCH

Dobrowolnym ubezpieczeniom społecznym: emerytalnemu, rentowym, chorobowemu, podlegają osoby wymienione w art. 7, 10 oraz art. 11 ust. 2, a także osoby, dla których ubezpieczenia emerytalne i rentowe są dobrowolne na podstawie art. 9  ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. nr 137, poz. 887 z późn. zm.).

Objęcie dobrowolnymi ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi następuje od dnia wskazanego we wniosku o objęcie tymi ubezpieczeniami, nie wcześniej jednak niż od dnia, w którym wniosek został zgłoszony.

Osoby zgłaszane do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych, podlegające równocześnie z danego tytułu do ubezpieczeń obowiązkowo ubezpieczeniu zdrowotnemu, należy zgłaszać do wszystkich ubezpieczeń od tej samej daty.

W polach 01, 03, 05 – należy wpisać „X” – stosownie do rodzaju ubezpieczenia.

W polach 02, 04, 06 – należy wpisać daty, od których osoba zgłaszana wnosi o objęcie dobrowolnymi ubezpieczeniami społecznymi (dzień/miesiąc/rok), np. 01 01 2005.

IX. DANE O DOBROWOLNYM UBEZPIECZENIU ZDROWOTNYM

Dobrowolnemu ubezpieczeniu zdrowotnemu podlegają osoby,  o których mowa w art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia  2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych  (Dz.U. nr 210, poz. 2135).

W polu 01 – należy wpisać datę rozpoczęcia ubezpieczenia (dzień/miesiąc/rok), np. 01 01 2005.

Pola 02 – nie wypełnia się.

X. INNE DANE O OSOBIE ZGŁASZANEJ DO UBEZPIECZEŃ

Pól  01- 04 i 06 – 08 – nie wypełnia się.

Pole 05 – wypełnia się, w przypadku gdy osoba zgłaszana do ubezpieczeń wykonuje pracę w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, a więc łącznie z polami 09, 10.

W polu tym należy wpisać właściwy kod  wykonywanego zawodu podany w rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy  z dnia 8 grudnia 2004 r. w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności dla potrzeb rynku pracy oraz zakresu jej stosowania (Dz.U. nr  265, poz. 2644). Informacja dotycząca kodów dostępna jest na stronie internetowej www.zus.pl.

Pole 09 – wypełnia się, jeżeli osoba zgłaszana do ubezpieczeń wykonuje pracę w szczególnych warunkach bądź w szczególnym charakterze. W polu tym należy wpisać, zgodnie z załącznikiem do niniejszego poradnika, dziewięcioznakowy kod pracy w szczególnych warunkach bądź w szczególnym charakterze.

W polu 10 – należy wpisać okres pracy w szczególnych warunkach bądź w szczególnym charakterze „od-do” (dzień/miesiąc/rok). Jeżeli nie jest znana data zakończenia pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, pole „do” pozostaje puste.

XI. DANE O ODDZIALE NARODOWEGO FUNDUSZU ZDROWIA

W polu 01 – należy wpisać, podany w załączniku do niniejszego poradnika, trzyznakowy kod oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia, do którego zgodnie z adresem zamieszkania należy osoba zgłaszana/zgłoszona do ubezpieczeń.

Pól  02 i 03 – nie wypełnia się.

XII. ADRES ZAMELDOWANIA NA STAŁE MIEJSCE POBYTU

W polu 01 – należy wpisać kod pocztowy.

W polu 02 – należy wpisać miejscowość zameldowania na stałe miejsce pobytu.

W polu 03 – należy wpisać nazwę gminy lub dzielnicy.

W polu 04 – należy wpisać nazwę ulicy. Jeżeli w adresie nie występuje nazwa ulicy, pola nie wypełnia się (pozostaje puste).

W polu 05 – należy wpisać numer domu. Jeżeli numer domu jest łamany, wpisuje się go oddzielając numery pochyłą kreską, np. 113/115, a gdy w numerze występuje litera, wpisuje się dużą literę drukowaną, np. 113B,  bez żadnej przerwy.

W polu 06 – należy wpisać numer lokalu. Jeżeli w adresie nie występuje numer lokalu, pola nie wypełnia się (pozostaje puste).

W polu 07 – należy wpisać numer telefonu, poprzedzając go numerem kierunkowym, np. 022 – 221133. Jeżeli osoba zgłaszana nie posiada telefonu, pola nie wypełnia się (pozostaje puste).

W polu 08 – należy wpisać numer faksu, poprzedzając go numerem kierunkowym, np. 022 – 230501. Jeżeli osoba zgłaszana nie posiada faksu, pola nie wypełnia się (pozostaje puste).

XIII. ADRES ZAMIESZKANIA

Pola od 01 do 08 wypełnia się tylko wówczas, gdy adres zamieszkania jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu wskazany w dziale XII. Pola wypełnia się odpowiednio, z zastosowaniem zasad podanych w dziale XII – Adres zameldowania na stałe miejsce pobytu.

XIV. ADRES DO KORENSPONDENCJI

Pola od 01 do 09 wypełnia się tylko wówczas, gdy osoba zgłaszana do ubezpieczeń wnioskuje o przekazywanie korespondencji na inny adres niż wskazany w dziale XII lub  XIII. Pola wypełnia się odpowiednio, z zastosowaniem zasad podanych w dziale XII.

XV. OŚWIADCZENIE PŁATNIKA SKŁADEK

W polu 01 – należy wpisać datę wypełnienia formularza (dzień/miesiąc/rok), np. 05 01 2005.

W polu 02 – dla potwierdzenia wiarygodności danych, podpis składa płatnik składek lub osoba przez niego upoważniona.

W polu 03 – należy umieścić pieczątkę płatnika składek (jeśli płatnik ją posiada).

XVI. OŚWIADCZENIE OSOBY ZGŁASZANEJ/ZGŁOSZONEJ DO UBEZPIECZENIA

W polu 01 – osoba zgłaszana do ubezpieczeń/osoba ubezpieczona własnoręcznym podpisem potwierdza zgodność danych zawartych w formularzu ze stanem faktycznym.

Zasady wypełniania zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego/zgłoszenia zmiany danych ZUS ZZA

Formularz ZUS ZZAnależy wypełnić w celu zgłoszenia:

• do ubezpieczenia zdrowotnego ubezpieczonego, który z danego tytułu podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu,
• zmiany lub korekty danych osoby ubezpieczonej (z wyjątkiem zmiany danych identyfikacyjnych, którą należy zgłosić na formularzu ZUS ZIUA oraz korekty kodu tytułu ubezpieczenia i daty objęcia ubezpieczeniem, która dokonywana jest poprzez wyrejestrowanie i ponowne zarejestrowanie z prawidłowymi danymi) zgłoszonych na formularzu ZUS ZZA.

Zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego należy dokonać zgodnie z przepisami  ustawy z dnia 27 sierpnia  2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych  (Dz.U. nr 210, poz. 2135).

Zgłoszenia do ubezpieczenia dokonuje się w ciągu 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia. Osoby, które obejmowane są ubezpieczeniem na zasadach dobrowolności, zgłasza ją wniosek o objęcie ubezpieczeniem w terminie przez siebie wybranym,  odpowiednio do umowy zawartej z właściwym według miejsca zamieszkania oddziałem Narodowego Funduszu Zdrowia. O wszelkich zmianach w stosunku do danych wykazanych w zgłoszeniu do ubezpieczenia należy zawiadomić ZUS, w terminie 7 dni od zaistnienia tych zmian.

I. DANE ORGANIZACYJNE

Blok ten powinien być zawsze jednoznacznie wypełniony, tj. powinno być wypełnione tylko jedno z pól.

W przypadku pierwszorazowego zgłaszania ubezpieczonego z danego tytułu do ubezpieczenia  zdrowotnego – w polu 01 należy wpisać „X”. 

W przypadku zgłaszania zmiany lub korekty danych (z wyjątkiem danych identyfikacyjnych ubezpieczonego, które zgłasza się na formularzu ZUS ZIUA, oraz danych dotyczących tytułu ubezpieczenia,  rodzaju ubezpieczenia – obowiązkowe lub dobrowolne – i terminu jego powstania, które płatnik składek zgłasza poprzez wyrejestrowanie na formularzu ZUS ZWUA,  a następnie złożenie prawidłowego zgłoszenia) podanych we wcześniej złożonym zgłoszeniu na formularzu ZUS ZZA ubezpieczonego z danym kodem tytułu ubezpieczenia – w polu 02 należy wpisać:

• 1 – w przypadku zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej,
• 2 – w przypadku zgłoszenia korekty danych osoby ubezpieczonej.

Zmiana występuje wtedy, gdy dane uległy zmianie, w stosunku do danych wykazanych we wcześniej złożonym zgłoszeniu, np. nastąpiła zmiana adresu zamieszkania. Korekta występuje wtedy, gdy poprawiamy błędy w danych, które popełniliśmy we wcześniej złożonym zgłoszeniu, np. nieprawidłowo został podany adres zamieszkania.

Pól  03 i 04 – nie wypełnia się.

II. DANE IDENTYFIKACYJNE PŁATNIKA SKŁADEK

Blok ten  należy wypełniać ze szczególną starannością, wpisując dane podane w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZPA lub ZUS ZFA, a w przypadku zmiany/korekty

danych identyfikacyjnych płatnika składek – dane podane w bloku III dokumentu ZUS ZIPA.

W polu 01 – należy wpisać NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) nadany płatnikowi przez urząd skarbowy, nie oddzielając kreskami poszczególnych członów.

W polu 02 – należy wpisać REGON nadany płatnikowi przez Główny Urząd Statystyczny i ewidencjonowany w krajowym rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki narodowej (numer ten może mieć 9 lub 14 znaków i należy go wpisać wraz z występującymi „0”).

Pola 03 – 05 – wypełnia płatnik składek będący osobą fizyczną:

• w polu 03 – należy wpisać PESEL – numer ewidencyjny nadany przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności,
• w polu 04 – w zależności od rodzaju dokumentu należy wpisać:
  – 1 – w przypadku dowodu osobistego,
  – 2 – w przypadku paszportu,
• w polu 05 – należy wpisać serię i numer – odpowiednio do kodu wpisanego w pole 04 – dowodu osobistego lub paszportu.

W polu 06 – należy wpisać nazwę skróconą płatnika, jaka została podana w  zgłoszeniu płatnika składek.

Pola  07- 09 – wypełnia płatnik składek będący osobą fizyczną:

• w polu 07 – należy wpisać nazwisko płatnika składek (poszczególne człony nazwiska oddzielić kreską),
• w polu 08 – należy wpisać pierwsze imię płatnika składek,
• w polu 09 – należy wpisać datę urodzenia płatnika składek (dzień/miesiąc/rok), np. 11 09 1947.

III. DANE IDENTYFIKACYJNE OSOBY ZGŁASZANEJ DO UBEZPIECZENIA

Na podstawie zgłoszenia do ubezpieczenia zakładane jest ubezpieczonemu indywidualne konto, dlatego blok ten należy wypełnić ze szczególną starannością, podając prawidłowo i czytelnie wpisane numery PESEL i NIP, a w razie gdy ubezpieczonemu nie nadano tych numerów lub jednego z nich – serię i numer dowodu osobistego albo paszportu  oraz nazwisko, imię pierwsze i datę urodzenia.

W polu 01 – należy wpisać PESEL osoby zgłaszanej do ubezpieczenia nadany przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności.

W polu 02 – należy wpisać NIP osoby zgłaszanej do ubezpieczenia (Numer Identyfikacji Podatkowej) nadawany przez urząd skarbowy, nie oddzielając kreskami poszczególnych członów.

Pola  03 i 04 – należy wypełnić wówczas, gdy osoba zgłaszana/zgłoszona nie posiada numerów identyfikacyjnych – NIP lub PESEL lub jednego z nich:

• w polu 03 – w zależności od rodzaju dokumentu należy wpisać:
  – 1 – w przypadku dowodu osobistego,
  – 2 – w przypadku paszportu,
• w polu 04 – należy wpisać serię i numer – odpowiednio do kodu wpisanego w pole 03 – dowodu osobistego lub paszportu.

W polu 05 – należy wpisać nazwisko osoby zgłaszanej/zgłoszonej do ubezpieczenia (poszczególne człony nazwiska oddzielić kreską).

W polu 06 – należy wpisać imię pierwsze osoby zgłaszanej/zgłoszonej do ubezpieczenia.

W polu 07 – należy wpisać datę urodzenia osoby zgłaszanej/zgłoszonej do ubezpieczenia (dzień/miesiąc/rok), np. 05 07 1968.

IV. DANE  EWIDENCYJNE  OSOBY  ZGŁASZANEJ  DO  UBEZPIECZENIA

W polu 01 – należy wpisać imię drugie osoby zgłaszanej do ubezpieczenia. Jeżeli osoba nie posiada drugiego imienia, pole to należy pozostawić niewypełnione.

W polu 02 – należy wpisać nazwisko rodowe podane w metryce urodzenia.

W polu 03 – należy wpisać obywatelstwo. Niewypełnienie tego pola oznacza, że osoba zgłaszana do ubezpieczenia ma obywatelstwo polskie.

W polu 04 – należy wpisać płeć: K (kobieta), M (mężczyzna).

Pól 05 i 06 – nie wypełnia się.

V. TYTUŁ UBEZPIECZENIA

Na podstawie danych podanych w tym bloku gromadzone są na koncie ubezpieczonego dane o przebiegu ubezpieczenia.

W polu 01 – należy wpisać, zgodnie z załącznikiem do niniejszego poradnika, sześcioznakowy kod tytułu ubezpieczenia, np. dla osoby bezrobotnej niepobierającej zasiłku dla bezrobotnych, która nie jest uprawniona do emerytury lub renty oraz nie przedłożyła orzeczenia o stopniu niepełnosprawności, kod tytułu ubezpieczenia jest następujący: 09 11 0 0.

Przy wypełnianiu ostatniego pola kodu tytułu ubezpieczenia należy pamiętać, że orzeczenie lekarza orzecznika ZUS o:

• całkowitej niezdolności do pracy i samodzielnej egzystencji traktowane jest na równi z orzeczeniem o znacznym stopniu niepełnosprawności,
• całkowitej niezdolności do pracy jest traktowane na równi z orzeczeniem o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności,
• częściowej niezdolności do pracy lub celowości przekwalifikowania jest traktowane na równi z orzeczeniem o lekkim stopniu niepełnosprawności.

VI.  DANE O OBOWIĄZKOWYM  UBEZPIECZENIU  ZDROWOTNYM

Obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu podlegają osoby wymienione w art. 66 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia  2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych  (Dz.U. nr  210, poz. 2135).

W polu 01 – należy wpisać datę, od której dla danej osoby zgłaszanej z danym kodem tytułu ubezpieczenia powstał obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego (dzień/miesiąc/rok), np. 01 01 2005.

VII. DANE O DOBROWOLNYM  UBEZPIECZENIU  ZDROWOTNYM

Dobrowolnemu ubezpieczeniu zdrowotnemu podlegają osoby, o których mowa w art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia  2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych  (Dz.U. nr 210,  poz. 2135).

W polu 01 – należy wpisać datę rozpoczęcia ubezpieczenia (dzień/miesiąc/rok), np. 01 01 2005.

Pola 02 – nie wypełnia się.

VIII. DANE O ODDZIALE NARODOWEGO FUNDUSZU ZDROWIA

W polu 01- należy wpisać, podany w załączniku do niniejszego poradnika, trzyznakowy kod oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia, do którego zgodnie z adresem zamieszkania należy osoba zgłaszana/zgłoszona do ubezpieczenia.

Pól  02 i 03 – nie wypełnia się.

IX. ADRES ZAMELDOWANIA NA STAŁE MIEJSCE POBYTU

W polu 01 – należy wpisać kod pocztowy.

W polu 02 – należy wpisać miejscowość zameldowania na stałe miejsce pobytu.

W polu 03 – należy wpisać nazwę gminy lub dzielnicy.

W polu 04 – należy wpisać nazwę ulicy. Jeżeli w adresie nie występuje nazwa ulicy, pola nie wypełnia się (pozostaje puste).

W polu 05 – należy wpisać numer domu. Jeżeli numer domu jest łamany, wpisuje się go oddzielając numery pochyłą kreską, np. 113/115, a gdy w numerze występuje litera, wpisuje się dużą literę drukowaną, np. 113B,  bez żadnej przerwy.

W polu 06 – należy wpisać numer lokalu. Jeżeli w adresie nie występuje numer lokalu, pola nie wypełnia się (pozostaje puste).

W polu 07 – należy wpisać numer telefonu, poprzedzając go numerem kierunkowym, np. 022 – 221133.

Jeżeli osoba zgłaszana nie posiada telefonu, pola nie wypełnia się (pozostaje puste).
W polu 08 – należy wpisać numer faksu, poprzedzając go numerem kierunkowym, np. 022 – 230501.

Jeżeli osoba zgłaszana nie posiada faksu, pola nie wypełnia się (pozostaje puste).

X. ADRES  ZAMIESZKANIA

Pola od 01 do 08 wypełnia się tylko wówczas, gdy adres zamieszkania jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu wskazany w dziale IX. Pola wypełnia się odpowiednio, z zastosowaniem zasad podanych w dziale IX – Adres zameldowania na stałe miejsce pobytu.

XI. ADRES DO KORESPONDENCJI

Pola od 01 do 09 wypełnia się tylko wówczas, gdy osoba zgłaszana do ubezpieczeń wnioskuje o przekazywanie korespondencji na inny adres niż wskazany w dziale IX lub  X.  Pola wypełnia się odpowiednio, z zastosowaniem zasad podanych w dziale IX – Adres zameldowania na stałe miejsce pobytu.

XII. OŚWIADCZENIE PŁATNIKA SKŁADEK

W polu 01 – należy wpisać datę wypełnienia formularza (dzień/miesiąc/rok), np. 15 01 2005.

W polu 02 – dla potwierdzenia wiarygodności danych, podpis składa płatnik składek lub osoba przez niego upoważniona.

W polu 03 – należy umieścić pieczątkę płatnika składek (jeśli płatnik ją posiada).
 
XIII. OŚWIADCZENIE OSOBY ZGŁASZANEJ / ZGŁOSZONEJ DO UBEZPIECZENIA

W polu 01 – osoba zgłaszana do ubezpieczenia/osoba ubezpieczona własnoręcznym podpisem potwierdza zgodność danych zawartych w formularzu ze stanem faktycznym.

Zasady wypełniania zgłoszenia zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej ZUS ZIUA

Formularz ZUS ZIUAwypełnia się dla osób zgłoszonych na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA, w przypadku gdy uległy zmianie lub wymagają korekty dane identyfikacyjne ubezpieczonego (tj.  numer PESEL, NIP, seria i numer dowodu osobistego albo paszportu, nazwisko, imię pierwsze, data urodzenia), podane:

• w bloku III formularza ZUS ZUA – zgłoszenie do ubezpieczeń/zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej lub ZUS ZZA – zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego/zgłoszenie zmiany danych,
• w bloku IV formularza ZUS ZIUA – zmiana danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej.

Na podstawie przekazanego przez płatnika składek dokumentu ZUS ZIUA dokonana będzie zmiana lub korekta danych identyfikacyjnych na koncie osoby ubezpieczonej.

Prawidłowość danych identyfikacyjnych zapisanych na koncie jest podstawą właściwej ewidencji składek na poszczególne ubezpieczenia. Niezwykle ważne jest zatem staranne wypełnienie bloku III, w którym należy podać poprzednie dane identyfikacyjne ubezpieczonego przekazane przez płatnika do ZUS i bloku IV, w którym należy wykazać aktualne i prawidłowe dane identyfikacyjne ubezpieczonego.

Zgłoszenia zmiany danych należy dokonać w terminie 7 dni od ich zaistnienia. Ogólne zasady zgłaszania zmian i korekt danych wykazanych w dokumentach zgłoszeniowych podano we wstępie do poradnika oraz w poradniku Zasady korygowania dokumentów ubezpieczeniowych dostępnym w każdej jednostce organizacyjnej Zakładu.

I. DANE ORGANIZACYJNE

Blok ten wypełnia się  poprzez wpisanie  w polu 01 odpowiednio:

• 1 – w przypadku zgłoszenia zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej,
• 2 – w przypadku zgłoszenia korekty danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej.

Zmiana występuje wtedy, gdy dane uległy zmianie, w stosunku do danych wykazanych we wcześniej złożonym zgłoszeniu, np. nastąpiła zmiana adresu zamieszkania. Korekta występuje wtedy, gdy poprawiamy błędy w danych, które popełniliśmy we wcześniej złożonym zgłoszeniu, np. nieprawidłowo został podany adres zamieszkania.

Pól  02 i 03 – nie wypełnia się.

II. DANE IDENTYFIKACYJNE PŁATNIKA SKŁADEK

Blok ten należy wypełniać ze szczególną starannością, wpisując dane podane w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZPA lub ZUS ZFA, a w przypadku zmiany/korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek – dane podane w bloku III dokumentu ZUS ZIPA.

W polu 01 – należy wpisać NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) nadany płatnikowi przez urząd skarbowy, nie oddzielając kreskami poszczególnych członów.

W polu 02 – należy wpisać REGON nadany płatnikowi przez Główny Urząd Statystyczny i ewidencjonowany w krajowym rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki narodowej (numer ten może mieć 9 lub 14 znaków i należy go wpisać wraz z występującymi „0”).

Pola  03 – 05 – wypełnia płatnik składek będący osobą fizyczną:

• w polu 03 – należy wpisać PESEL – numer ewidencyjny nadany przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności,
• w polu 04 – w zależności od rodzaju dokumentu należy wpisać:
  – 1 – w przypadku dowodu osobistego,
  – 2 – w przypadku paszportu,
• w polu 05 – należy wpisać serię i numer – odpowiednio do kodu wpisanego w pole 04 – dowodu osobistego lub paszportu.

W polu 06 – należy wpisać nazwę skróconą płatnika, jaka została podana w zgłoszeniu płatnika składek.

Pola  07- 09 – wypełnia płatnik składek będący osobą fizyczną:

• w polu 07 – należy wpisać nazwisko płatnika składek (poszczególne człony nazwiska oddzielić kreską),
• w polu 08 – należy wpisać pierwsze imię płatnika składek,
• w polu 09 – należy wpisać datę urodzenia płatnika składek (dzień/miesiąc/rok), np. 11 09 1947.

III. POPRZEDNIE DANE IDENTYFIKACYJNE OSOBY UBEZPIECZONEJ

W pola od 01 do 07 – należy wpisać, odpowiednio do nazwy pola, dane identyfikacyjne ubezpieczonego podane w zgłoszeniu do ubezpieczeń ZUS ZUA, ZUS ZZA lub w bloku IV poprzednio złożonego zgłoszenia zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej ZUS ZIUA.

IV.  AKTUALNE  DANE  IDENTYFIKACYJNE OSOBY  UBEZPIECZONEJ 

W polach od 01 do 07 wpisuje się odpowiednio do nazwy pola aktualne i prawidłowe dane identyfikacyjne ubezpieczonego.

W polu 01 – należy wpisać PESEL osoby  ubezpieczonej nadany przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności.

W polu 02 – należy wpisać NIP osoby ubezpieczonej (Numer Identyfikacji Podatkowej) nadawany przez urząd skarbowy, nie oddzielając kreskami poszczególnych członów.

W polu 03 – w zależności od rodzaju dokumentu należy wpisać:

• 1 – w przypadku dowodu osobistego,
• 2 – w przypadku paszportu.

W polu 04 – należy wpisać serię i numer – odpowiednio do kodu wpisanego w pole 03 – dowodu osobistego lub paszportu.

W polu 05 – należy wpisać nazwisko osoby ubezpieczonej (poszczególne człony nazwiska oddzielić kreską).

W polu 06 – należy wpisać imię pierwsze osoby ubezpieczonej.

W polu 07 – należy wpisać datę urodzenia osoby ubezpieczonej (dzień/miesiąc/rok), np. 05 07 1968.

V. OŚWIADCZENIE PŁATNIKA SKŁADEK

W polu 01 – należy wpisać datę wypełnienia formularza (dzień/miesiąc/rok), np. 05 01 2005.

W polu 02 – dla potwierdzenia wiarygodności danych, podpis składa płatnik składek lub osoba przez niego upoważniona.

W polu 03 – należy umieścić pieczątkę płatnika składek (jeśli płatnik ją posiada).

VI. OŚWIADCZENIE OSOBY UBEZPIECZONEJ

W polu 01 – osoba ubezpieczona własnoręcznym podpisem potwierdza zgodność danych zawartych w formularzu ze stanem faktycznym.

Zasady wypełniania zgłoszenia danych o członkach rodziny, których adres zamieszkania nie jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego, dla celów ubezpieczenia zdrowotnego ZUS ZCNA

Formularz ZUS ZCNAprzeznaczony jest do:

• zgłoszenia danych o członkach rodziny, których adres zamieszkania nie jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego, dla celów ubezpieczenia zdrowotnego,
• zgłoszenia utraty uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego przez członka rodziny zgłoszonego uprzednio na druku ZUS ZCNA,
• dokonania zmiany/korekty danych dotyczących członka rodziny. W tym celu wypełnia się blok IV, w którym wyrejestrowuje się członka rodziny z nieaktualnymi/błędnymi danymi, oraz blok V, w którym zgłasza się członka rodziny z aktualnymi/poprawnymi danymi.

Ogólne zasady sporządzania dokumentów zgłoszeniowych, terminy i forma ich przekazywania zostały omówione we wstępie do poradnika.

I. DANE ORGANIZACYJNE

Bloku I nie wypełnia płatnik składek.

Pól  01 i 02 – nie wypełnia się.

II. DANE IDENTYFIKACYJNE PŁATNIKA SKŁADEK

Blok ten należy wypełniać ze szczególną starannością, wpisując dane podane w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZPA lub ZUS ZFA, a w przypadku zmiany/korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek – dane podane w bloku III dokumentu ZUS ZIPA.

W polu 01 – należy wpisać NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) nadany płatnikowi przez urząd skarbowy, nie oddzielając kreskami poszczególnych członów.

W polu 02 – należy wpisać REGON nadany płatnikowi przez Główny Urząd Statystyczny i ewidencjonowany w krajowym rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki narodowej (numer ten może mieć 9 lub 14 znaków i należy go wpisać wraz z występującymi „0”).

Pola  03 – 05 – wypełnia płatnik składek będący osobą fizyczną:

• w polu 03 – należy wpisać PESEL – numer ewidencyjny nadany przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności,
• w polu 04 – w zależności od rodzaju dokumentu należy wpisać:
  – 1 – w przypadku dowodu osobistego,
  – 2 – w przypadku paszportu,
• w polu 05 – należy wpisać serię i numer – odpowiednio do kodu wpisanego w pole 04 – dowodu osobistego lub paszportu.

W polu 06 – należy wpisać nazwę skróconą płatnika, jaka została podana w zgłoszeniu płatnika składek.

Pola  07- 09 – wypełnia płatnik składek będący osobą fizyczną:

• w polu 07 – należy wpisać nazwisko płatnika składek (poszczególne człony nazwiska oddzielić kreską),
• w polu 08 – należy wpisać pierwsze imię płatnika składek,
• w polu 09 – należy wpisać datę urodzenia płatnika składek (dzień/miesiąc/rok), np. 11 09 1947.

III. DANE IDENTYFIKACYJNE OSOBY UBEZPIECZONEJ

Zgłoszenie danych o członkach rodziny identyfikowane jest w ZUS z kontem ubezpieczonego, którego płatnik składek zgłosił do ubezpieczeń na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA. W związku z powyższym  ważne jest podanie w bloku III prawidłowych danych identyfikacyjnych ubezpieczonego.

W polu 01 – należy wpisać PESEL osoby ubezpieczonej nadany przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności.

W polu 02 – należy wpisać NIP osoby ubezpieczonej (Numer Identyfikacji Podatkowej) nadawany przez urząd skarbowy, nie oddzielając kreskami poszczególnych członów.

Pola  03 i 04 – należy wypełnić wówczas, gdy osoba ubezpieczona nie posiada numerów identyfikacyjnych – NIP lub PESEL  lub jednego z nich:

• w polu 03 – w zależności od rodzaju dokumentu należy wpisać:
  – 1 – w przypadku dowodu osobistego,
  – 2 – w przypadku paszportu,
• w polu 04 – należy wpisać serię i numer – odpowiednio do kodu wpisanego w pole 03 – dowodu osobistego lub paszportu osoby ubezpieczonej.

W polu 05 – należy wpisać nazwisko osoby ubezpieczonej (poszczególne człony nazwiska oddzielić kreską).

W polu 06 – należy wpisać imię pierwsze osoby ubezpieczonej.

W polu 07 – należy wpisać datę urodzenia osoby ubezpieczonej (dzień/ miesiąc/rok), np. 05 07 1968.

IV.A(V.A). DANE O CZŁONKU RODZINY OSOBY UBEZPIECZONEJ UPRAWNIONYM DO ŚWIADCZEŃ Z UBEZPIECZENIA ZDROWOTNEGO

W blokach IV i V podaje się dane członków rodziny ubezpieczonego.

W polu 01 – należy wpisać:

• 1 – w przypadku zgłaszania członka rodziny uprawnionego do świadczeń z ubezpieczenia zdrowotnego,
• 2 – w przypadku utraty uprawnień do świadczeń z ubezpieczenia zdrowotnego przez członka rodziny.

W polu 02 – należy wpisać – odpowiednio do wypełnionego pola 01 datę:

• uzyskania uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego przez członka rodziny (dzień/miesiąc/rok), np. 01 01 2005 lub
• utraty uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego przez członka rodziny (dzień/miesiąc/rok), np.15 01 2005.

W polu 03 – należy wpisać PESEL (numer ewidencyjny nadawany przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności) członka rodziny ubezpieczonego.

W polu 04 – należy wpisać NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) członka rodziny nadawany przez urząd skarbowy, nie oddzielając kreskami poszczególnych członów. Jeżeli członek rodziny nie posiada numeru NIP, pole to pozostaje niewypełnione.

Pola  05 i 06 – należy wypełnić wówczas, gdy członek rodziny osoby ubezpieczonej nie posiada numerów identyfikacyjnych – NIP lub PESEL albo jednego z nich, a posiada dowód osobisty lub paszport:

• w polu 05 – w zależności od rodzaju dokumentu należy wpisać:
  – 1 – w przypadku dowodu osobistego,
  – 2 – w przypadku paszportu,
• w polu 06 – należy wpisać serię i numer dowodu osobistego lub paszportu.

W polu 07 – należy wpisać nazwisko członka rodziny osoby ubezpieczonej (poszczególne człony nazwiska oddzielić kreską).

W polu 08 – należy wpisać imię pierwsze członka rodziny osoby ubezpieczonej.

W polu 09 – należy wpisać datę urodzenia członka rodziny osoby ubezpieczonej (dzień/miesiąc/rok), np.10 09 1998.

W polu 10 – należy wpisać, zgodnie z załącznikiem do niniejszego poradnika, dwuznakowy kod stopnia pokrewieństwa/powinowactwa.

Pola 11 – nie wypełnia się.

W polu 12 – należy wpisać  „X” wówczas, gdy osoba zgłaszana do ubezpieczenia zdrowotnego pozostaje z osobą ubezpieczoną we wspólnym gospodarstwie domowym.

W polu 13 – należy wpisać, zgodnie z załącznikiem nr 1, jednoznakowy kod stopnia niepełnosprawności. Dla członka rodziny, który nie posiada orzeczenia o stopniu niepełnosprawności, należy wpisać „0”.

IV.B(V.B).  ADRES ZAMIESZKANIA

Blok ten należy wypełnić, jeśli adres zamieszkania członka rodziny jest inny niż adres ubezpieczonego. W bloku tym podaje się adres zamieszkania członka rodziny.

W polu 01 – należy wpisać kod pocztowy.

W polu 02 – należy wpisać miejscowość zameldowania na stałe miejsce pobytu.

W polu 03 – należy wpisać nazwę gminy lub dzielnicy.

W polu 04 – należy wpisać nazwę ulicy. Jeżeli w adresie nie występuje nazwa ulicy, pola nie wypełnia się (pozostaje puste).

W polu 05 – należy wpisać numer domu. Jeżeli numer domu jest łamany, wpisuje się go oddzielając numery pochyłą kreską, np. 113/115, a gdy w numerze występuje litera, wpisuje się dużą literę drukowaną, np. 113B,  bez żadnej przerwy.

W polu 06 – należy wpisać numer lokalu. Jeżeli w adresie nie występuje numer lokalu, pola nie wypełnia się (pozostaje puste).

W polu 07 – należy wpisać numer telefonu, poprzedzając go numerem kierunkowym, np. 022 – 221133. Jeżeli osoba zgłaszana nie posiada telefonu, pola nie wypełnia się (pozostaje puste).

W polu 08 – należy wpisać numer faksu, poprzedzając go numerem kierunkowym, np. 022 – 230501. Jeżeli osoba zgłaszana nie posiada faksu, pola nie wypełnia się (pozostaje puste).

V. OŚWIADCZENIE PŁATNIKA SKŁADEK

W polu 01 – należy wpisać datę wypełnienia formularza (dzień /miesiąc/rok), np. 05 01 2005.

W polu 02 – dla potwierdzenia wiarygodności danych, podpis składa płatnik składek lub osoba przez niego upoważniona.

W polu 03 – należy umieścić pieczątkę płatnika składek (jeśli płatnik ją posiada).

VI. OŚWIADCZENIE OSOBY UBEZPIECZONEJ

W polu 01 – osoba ubezpieczona własnoręcznym podpisem potwierdza zgodność danych zawartych w formularzu ze stanem faktycznym.

Fragment pochodzi z opracowania Zakładu Ubezpieczeń Społecznych pt. „Zasady wypełniania dokumentów ubezpieczeniowych” – kwiecień 2006 r.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych