Czy z konta firmowego można robić prywatne zakupy?

Katarzyna Zuba

31 sierpnia 2023 (12:54) Komentuj teraz!

Konto firmowe powinno co do zasady służyć do rozliczeń związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jednak przedsiębiorca mający do niego nieograniczony dostęp może mieć pokusę, aby właśnie z niego opłacać także osobiste wydatki. Czy jednak jest to legalne? Sprawdź, czy z konta firmowego można robić prywatne zakupy i czy grożą za to jakieś konsekwencje.

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, do jej rozliczeń możesz wykorzystywać zarówno własne konto osobiste, jak też oddzielne konto firmowe. Spółki jawne, z ograniczoną odpowiedzialnością czy akcyjne mogą się natomiast rozliczać wyłącznie za pomocą specjalnego rachunku założonego na firmę. To właśnie od formy prawnej przedsiębiorstwa zależy, czy z konta firmowego można robić zakupy prywatne.

Czym się różni konto firmowe od osobistego?

Z technicznego punktu widzenia konto firmowe niewiele różni się od osobistego. Oba rodzaje rachunków służą bowiem do gromadzenia środków oraz wykonywania różnych transakcji. Można więc w ramach nich robić przelewy, realizować płatności w Internecie, czy też dokonywać operacji gotówkowych i bezgotówkowych kartą.

Różnica między kontem osobistym a firmowym sprowadza się głównie do tego, że to pierwsze powinno służyć do zarządzania środkami prywatnymi, natomiast to drugie – firmowymi. Taki rachunek firmowy nie zawsze jest jednak obowiązkowy.

Spółki jawne, komandytowe, z ograniczoną odpowiedzialnością oraz akcyjne muszą obligatoryjnie prowadzić oddzielny rachunek firmowy, ponieważ gromadzone na nim środki należą do spółki, a nie do jej współwłaścicieli.

Jednoosobowa działalność gospodarcza nie ma natomiast takiej odrębnej osobowości prawnej, dlatego jej właściciel może rozliczać firmę także za pomocą własnego konta osobistego. W praktyce jednak wielu przedsiębiorców prowadzących JDG i tak musi otworzyć oddzielne konto firmowe. Jest im ono konieczne np. do korzystania z mechanizmu podzielonej płatności przy rozliczaniu podatku VAT, ponieważ w ramach konta osobistego nie jest to możliwe.

Dowiedz się więcej: Czy trzeba mieć konto firmowe? Do czego jest potrzebne?

Czy z konta firmowego można robić prywatne zakupy?

Właściciel firmy, czy też inna osoba mająca dostęp do konta firmowego, mogą mieć pokusę, aby to właśnie z niego opłacić prywatne wydatki. Może się bowiem zdarzyć, że na przykład na własnym koncie osobistym będą mieli zbyt mało środków na pokrycie dużego rachunku czy też na zakup jakiejś kosztownej rzeczy. Do zrobienia prywatnych zakupów z konta firmowego może dojść też przez przypadek, gdy właściciel firmy po prostu pomyli w sklepie karty do rachunków.

Warto więc wyjaśnić, czy z konta firmowego można robić prywatne zakupy. Tak naprawdę zależy to niemal wyłącznie od formy prowadzenia działalności.

Prywatne zakupy z konta firmowego a jednoosobowa działalność gospodarcza

Jak już wspomnieliśmy wyżej, w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej konto firmowe i zgromadzone na nim środki należą do właściciela firmy. Ma on zatem prawo dysponować nimi w dowolny sposób, a więc także opłacać nimi prywatne wydatki, a nie tylko te firmowe. Ani bank, ani urząd skarbowy nie będą robić z tego powodu żadnych problemów.

Jeśli więc jesteś takim przedsiębiorcą i prowadzisz oddzielne konto firmowe, możesz z niego wykonywać przelewy na prywatne konta, opłacać rachunki domowe, czy też płacić kartą do takiego rachunku za prywatne zakupy w sklepach stacjonarnych i internetowych.

Musisz jednak pamiętać o jednym: takich prywatnych zakupów z konta firmowego nie możesz wliczać do kosztów uzyskania przychodów firmy.

Prywatne zakupy z konta firmowego należącego do spółki

Zupełnie inne zasady obowiązują w przypadku konta firmowego należącego np. do spółki z o.o. W takiej sytuacji bowiem wszystkie środki zgromadzone na takim rachunku należą wyłącznie do spółki. Można je zatem przeznaczać tylko na płatności firmowe, które muszą być w dodatku skrupulatnie udokumentowane oraz zaksięgowane.

Nie ma więc możliwości, żeby np. członek zarządu takiej spółki używał swobodnie karty firmowej do opłacenia prywatnych zakupów.

Jeśli coś takiego się zdarzy, taką prywatną transakcję trzeba oficjalnie rozliczyć w księgach rachunkowych. Pobrane pieniądze z konta firmowego można potraktować np. jako pożyczkę dla członka zarządu lub jako element jego wynagrodzenia, który w takim przypadku należy opodatkować oraz oskładkować.

Dlaczego nie warto płacić za prywatne zakupy z konta firmowego?

Wiesz już, czy z konta firmowego można robić prywatne zakupy. Możesz to robić tylko wtedy, jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą. Nie poniesiesz z tego tytułu żadnych konsekwencji – ani prawnych, ani finansowych. Musisz jednak mieć świadomość, że używanie konta firmowego do prywatnych celów nie jest rozsądnym rozwiązaniem, ponieważ:

• stracisz przez to przejrzystość finansów firmy – przez prywatne transakcje w historii rachunku trudniej będzie ocenić faktyczne przychody i koszty działalności gospodarczej, co może Ci utrudnić nawet otrzymanie kredytu na firmę;
• zwiększysz ryzyko utraty płynności finansowej firmy – wydając nadmiernie środki firmowe na prywatne potrzeby, możesz stanąć w obliczu braku pieniędzy na opłacenie podatków czy zobowiązań wobec kontrahentów;
• narazisz się na konieczność tłumaczenia się z prywatnych wydatków podczas kontroli urzędu skarbowego;
• utrudnisz sobie kontrolowanie finansów osobistych i firmowych – poprzez ich pomieszanie stracisz rozeznanie, ile faktycznie zarabiasz i ile wydajesz na działalność, a ile na prywatne potrzeby.

Najlepszym rozwiązaniem jest więc prowadzenie oddzielnego konta osobistego i konta firmowego oraz używanie ich zgodnie z przeznaczeniem. Pamiętaj, że jako właściciel firmy jednoosobowej możesz np. raz w miesiącu przelewać sobie z rachunku firmowego na osobiste konkretną kwotę na prywatne potrzeby. Dzięki temu zachowasz porządek w finansach i będziesz mógł nimi po prostu skuteczniej zarządzać.