Koszty uzyskania przychodu dla początkujących właścicieli firm

Każdy przedsiębiorca, który dopiero rozpoczyna prowadzenie własnej działalności staje przed dylematem księgowania wydatków w kosztach firmowych. Jakie przepisy regulują uwzględnianie poniesionych kosztów? Na co zwrócić szczególną uwagę przy planowaniu i dokonywaniu zakupów?

Na zdjęciu Beata Kostrzycka

Czym jest koszt uzyskania przychodu?

Art. 22 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jednoznacznie definiuje koszt podatku:

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Najważniejszą informacją wynikającą bezpośrednio z przywołanej ustawy jest konieczność powiązania poniesionych kosztów z osiąganiem przychodów. Każdy wydatek musi mieć swoje uzasadnienie. Niestety ustawa nie mówi jednoznacznie co klasyfikujemy jako koszt, natomiast znajdziemy w niej katalog wydatków, które nie mogą nim być. Wśród najpopularniejszych można przeczytać o kosztach reprezentacji, podatku dochodowym, odsetkach za zwłokę z tytułu nieterminowych wpłat podatków do urzędu skarbowego lub płaconych z opóźnieniem składek ZUS czy też kwotach udzielonych pożyczek.

Jak poprawnie udokumentować koszt?

Jednym z podstawowych obowiązków właścicieli firm jest dbanie o prawidłowe dokumentowanie kosztów firmy. Jeśli przedsiębiorca prowadzi księgę przychodów i rozchodów, powinien zapoznać się z rozporządzeniem w sprawie KPiR, w którym wymienione są typy dokumentów, które mogą być podstawą zapisu w księdze oraz sposób dokumentowania kosztów. Są to m.in.:

  1. faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne,
  2. dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p updof,
  3. inne dowody, wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia w sprawie KPiR, oznaczone numerem, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające takie dane jak wskazanie stron transakcji, datę wystawienia, przedmiot operacji gospodarczej i podpisy.

Do innych dowodów opisanych w pkt c należą między innymi dowody wewnętrzne dokumentujące takie wydatki jak dowody opłat pocztowych i bankowych czy też koszty diet z tytułu podróży służbowych.

Dokumentem najczęściej występującym w obrocie gospodarczym, będącym podstawą do ujęcia wydatku w kosztach, jest faktura. Ustawa o VAT określa natomiast, jakie elementy powinna zawierać i są to m.in.:

  • dane nabywcy i sprzedawcy wraz z NIP-ami,
  • data wystawienia i sprzedaży,
  • numer dokumentu,
  • nazwa towaru lub usługi,
  • miara i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cena jednostkowa,
  • łączna wartość bez podatku i z podatkiem,
  • kwoty VAT z podziałem na stawki VAT.

Zdarza się, że nowi przedsiębiorcy nie mają wyrobionego nawyku dbania o odpowiednie udokumentowanie kosztów. Często zapominają, że podstawą do zapisu w KPiR jest faktura, a nie paragon. Typowym przykładem może być tutaj próba wliczenia w koszty opłaty za taksówkę – bez prośby o wystawienie faktury, kierowca zwykle wręcza paragon.

Jakie wydatki można ująć w kosztach?

Jedno z najczęściej zadawanych pytań wśród nowych przedsiębiorców brzmi: co można ująć w kosztach firmowych? W jaki sposób obniżyć podatek dochodowy do zapłaty i to zgodnie z prawem? Odpowiedź na te pytania nie jest jednoznaczna. Warto podkreślić, że  wszystko oczywiście zależy od rodzaju prowadzonej działalności i faktycznych potrzeb przedsiębiorców. Do najpopularniejszych kosztów firmowych należą:

Rozliczenie kosztów związanych ze środkami lokomocji

Pojazdy są jednym z najczęściej pojawiających się wydatków w firmie, a wśród nich wyróżnić można samochody osobowe. Mogą one występować w firmie w różny sposób i tu należy mieć na uwadze, że od 2019 roku następują zmiany w przepisach w zakresie księgowania kosztów z nimi związanych. Ich rozliczenie różni się w zależności od formy używania pojazdu.

Rozliczenie kosztów związanych z samochodami osobowymi w rozróżnieniu na przepisy obowiązujące do końca 2018 roku i od początku 2019 roku

Forma używana pojazdu Ujęcie w kosztach do końca 2018 roku Ujęcie w kosztach od 2019 roku
prywatny przedsiębiorcy używany w firmie – wydatki eksploatacyjne do limitu kilometrówki – wydatki eksploatacyjne w wysokości 20% kwoty z faktury (w tym niepodlegająca odliczeniu część kwoty VAT)
środek trwały

– wydatki eksploatacyjne bez limitu

– odpisy amortyzacyjne do limitu 20 000 euro

– wydatki eksploatacyjne w wysokości 75% kwoty z faktury (auto z możliwością użytku prywatnego) lub 100% (auto używane jedynie w działalności, co zostanie potwierdzone szczegółową kilometrówką jak dla VAT)

– odpisy amortyzacyjne do limitu 150 000 zł

leasing operacyjny

– wydatki eksploatacyjne bez limitu

– opłaty leasingowe bez limitu*

 

*Do umów zawartych do końca 2018 roku będą w dalszym ciągu obowiązywać powyższe zapisy, do momentu zmiany lub odnowienia umowy.

– wydatki eksploatacyjne w wysokości 75% z faktury (auto z możliwością użytku prywatnego) lub 100% (auto używane jedynie w działalności, co zostanie potwierdzone szczegółową kilometrówką jak dla VAT)

 

– opłaty leasingowe do limitu 150 000 zł

najem krótkoterminowy

– wydatki eksploatacyjne do limitu kilometrówki

– opłaty za wynajem bez limitu

– wydatki eksploatacyjne w wysokości 75% z faktury (auto z możliwością użytku prywatnego) lub 100% (auto używane jedynie w działalności, co zostanie potwierdzone szczegółową kilometrówką jak dla VAT)

 

– opłaty za najem przy umowie do 6 miesięcy do limitu 150 000 zł

Źródło: opracowanie własne

Należy pamiętać, że w kosztach można ująć również wykorzystywane w codziennej pracy inne środki lokomocji. Popularne są także motocykle, rowery i coraz częściej – hulajnogi elektryczne. Nic nie stoi na przeszkodzie, by w firmie znajdował się samochód oraz rower – używane zamiennie w zależności od okoliczności.

Sprzęt komputerowy, tablet, telefon w firmie

Trudno sobie wyobrazić prowadzenie biznesu bez komputera czy telefonu. Często przedsiębiorcy wykorzystują także tablet czy smartfon w codziennej pracy. Cena tych  sprzętów najczęściej nie przekracza 10 000 PLN i tym samym mogą one stanowić jednorazowo księgowany koszt. Telefon jest obecnie niezbędny w każdym rodzaju działalności. Natomiast sprzęty komputerowe są potrzebne nawet w takich zawodach jak tynkarz czy murarz – wystarczy udowodnić potrzebę posiadania komputera, np. do reklamowania swoich usług w Internecie, wysyłania klientom ofert i wycen usług, zamawiania materiałów czy do wystawiania faktur bądź prowadzenia własnej księgowości online.

Majątek prywatny na cele firmowe

Przedsiębiorca ma prawo do ujęcia w kosztach majątku prywatnego przeznaczonego na cele firmowe. Konieczne jest sporządzenie odpowiedniego oświadczenia o przekazaniu sprzętu czy pojazdu do firmy oraz ujęcie go w ewidencji środków trwałych. Sprzęt prywatny nie może być kosztem bezpośrednio, ale poprzez dokonany odpis amortyzacyjny. Dobrze mieć na uwadze, że w przypadku wartości do 10 000 PLN możliwe jest zastosowanie jednorazowej amortyzacji w miesiącu przyjęcia środka trwałego do używania w firmie.

Warto tutaj zaznaczyć, że w przypadku przekazania na cele firmowe telefonu, który związany jest z prywatną umową abonamentową, do kosztów można ująć wydatki związane z rozmowami telefonicznymi przeprowadzonymi w celach firmowych. Takiego podziału dokonuje się na podstawie billingu. Natomiast sama opłata za abonament uznawana jest za wydatek o charakterze prywatnym (musi zostać poniesiona niezależnie od tego, czy telefon używany jest w rozmowach prywatnych, czy firmowych) i tym samym nie może stanowić kosztu podatkowego.

Księgowanie towarów handlowych

Przedsiębiorca ma także możliwość  kupowania  towarów do dalszej odsprzedaży.  Należy pamiętać, że są one jednym z typów wydatków, których nie można pominąć w księgowaniu i stanowi o poprawnym i rzetelnym prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów. Zdarza się, że dostawa z towarami dociera do firmy wcześniej niż faktura VAT. W takim wypadku rozporządzenie w sprawie KPiR przewiduje sporządzenie szczegółowego opisu otrzymanego materiału lub towaru. Opis ten powinien zawierać podstawowe informacje na temat towaru i kontrahenta, tj.:

– imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy,

– ilość i rodzaj materiału lub towaru,

– cenę jednostkową i łączną wartość,

– datę zakupu,

– podpis osoby przyjmującej towar.

Powyższy opis jest podstawą do księgowania w KPiR i musi zostać połączony z nadesłaną następnie fakturą. Ewentualną różnicę w stosunku do wartości podanej w fakturze księguje się w dniu otrzymania faktury.

Jak rozliczyć składki społeczne?

Składki społeczne opłacane za przedsiębiorcę mogą być rozliczane w dwojaki sposób:

  • jako odliczenie od dochodu w zaliczce na podatek dochodowy,
  • bezpośrednio jako koszt w KPiR.

Wybór sposobu rozliczania składek zależy od przedsiębiorcy. Warto przeanalizować, który ze sposobów będzie korzystniejszy dla firmy. Przykładowo, drugie z rozwiązań może być korzystne w przypadku poniesienia straty z działalności. Opłacone składki społeczne powiększą wysokość straty, którą z kolei można odliczyć w 5 kolejnych latach. Natomiast gdyby przy stracie pozostawić składki ZUS jako odliczenie od dochodu, to ponieważ on nie występuje, same składki przepadłyby.

Prowadzenie biura firmy w domu

Często zdarza się, że przedsiębiorca decyduje się na zarządzanie firmą z domu. W przypadku prowadzenia działalności we własnym mieszkaniu czy domu, przy wydzieleniu części lokalu na prowadzenie działalności (np. jednego pokoju), możliwe jest ujęcie w kosztach części opłat eksploatacyjnych (np. ogrzewanie, prąd) oraz czynszu. W tym wypadku przyjęło się wyliczać proporcję metrażu pomieszczenia przeznaczonego na działalność do całości lokalu i według tego klucza wyznaczać, jaka część wydatków może zostać ujęta w kosztach firmowych.

Przywołane przykłady stanowią tylko część wydatków, które można zaksięgować w ramach kosztów firmowych. Warto podkreślić, że to przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność za odpowiednie wpisanie wydatków do KPiR, dlatego powinien mieć zawsze na uwadze obowiązujące przepisy prawne, aby móc uzasadnić poniesiony koszt oraz zadbać o jego poprawne udokumentowanie.

Przeczytaj także na MamBiznes.pl

Komentarze

Dodaj komentarz

*
*