Dla firm prowadzenie rachunku bankowego jest dzisiaj koniecznością, a w niektórych przypadkach nawet obowiązkiem. Choć zwykle wystarcza im jedno konto, zdarza się, że chcą otworzyć drugie, aby np. ułatwić sobie rozliczenia z konkretnymi kontrahentami. Pojawia się tu jednak pytanie, czy można mieć dwa konta firmowe? Jak to wygląda z punktu widzenia przepisów i urzędu skarbowego?
Zgodnie z przepisami każdy przedsiębiorca w Polsce ma obowiązek zgłosić konto bankowe do urzędu skarbowego w ciągu 7 dni od założenia działalności gospodarczej. Jest to konieczne, aby administracja skarbowa mogła skutecznie kontrolować wywiązywanie się przedsiębiorcy z obowiązków podatkowych. Podatnicy nie wiedzą jednak, czy wystarczy zgłosić jedno konto firmowe, czy także każde kolejne i czy w ogóle firma może mieć kilka rachunków.
Czy można mieć dwa konta firmowe z punktu widzenia przepisów?
Odpowiedź na pytanie, czy można mieć dwa konta firmowe, znajdziemy w przepisach. Mówi o tym art. 5 ust. 4 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Zawiera on bowiem informację, że przedsiębiorca ma obowiązek zgłoszenia do urzędu skarbowego szeregu danych, w tym wykazu rachunków bankowych. W domyśle chodzi tu głównie o rachunki, jakie będą mu służyć do rozliczeń związanych z wykonywaną działalnością.
W ustawie widnieje dosłownie sformułowanie „wykaz rachunków bankowych”. Oznacza to nic innego jak to, że przedsiębiorstwo może używać kilku kont firmowych i nie ma tu ograniczeń, jeśli chodzi o ich liczbę.
Sprawdź, czy trzeba mieć konto firmowe i do czego jest potrzebne.
Kiedy warto mieć dwa konta firmowe?
Wiemy już, czy można mieć dwa konta firmowe. Jak najbardziej można i w praktyce dla wielu firm posiadanie więcej niż jednego rachunku jest zwyczajnie konieczne. Kolejne konto firmowe przydaje się bowiem między innymi w następujących sytuacjach:
- do szybszego otrzymywania płatności od kontrahentów mających rachunki w danym banku,
- w celu skorzystania z atrakcyjnych bonusów za założenie konta w danym banku np. otrzymania premii za jego otwarcie, czy też kredytu firmowego na korzystniejszych warunkach,
- do obsługi rozliczeń w walutach obcych – konieczne do tego jest specjalne konto walutowe,
- do zapewnienia przejrzystości rozliczeń swoich oddziałów,
- do łatwiejszego wykonywania konkretnych operacji np. wpłat gotówkowych do pobliskiego oddziału w banku,
- w celu przetestowania różnych ofert rachunków, które różnią się kosztami prowadzenia i zakresem usług.
Wbrew pozorom na większą liczbę kont firmowych decydują się nie tylko duże przedsiębiorstwa. Coraz częściej zjawisko otwierania dodatkowych rachunków można zaobserwować także wśród drobnych przedsiębiorców.
Jakiego rodzaju można otworzyć drugie konto firmowe?
W zależności od potrzeb przedsiębiorca może otworzyć różnego rodzaju drugie konto firmowe. Może być to bowiem na przykład:
- standardowy rachunek rozliczeniowy,
- konto oszczędnościowe,
- konto walutowe,
- rachunek inwestycyjny.
Oprócz tego firmy mogą też zakładać różnego rodzaju lokaty oraz rachunki powiernicze służące do rozliczania konkretnych transakcji.
Jak mądrze wybrać drugie konto firmowe?
Choć dwa konta firmowe mogą ułatwić dokonywanie rozliczeń, ich prowadzenie może zwiększyć koszty działalności. Nawet jeśli bank oferuje darmowe konto dla firmy, to jego cennik może przewidywać różne opłaty za poszczególne operacje, które okażą się dodatkowym obciążeniem finansowym.
Niezwykle ważne jest zatem dokładne porównanie ofert przed otwarciem kolejnego rachunku. W szczególności warto zwrócić uwagę na następujące kwestie:
- czy nowe konto firmowe zapewni pożądany zakres usług;
- ile wyniesie stała opłata miesięczna za prowadzenie konta i czy np. zwolnienie z niej obowiązuje tylko przez określony czas lub jest obwarowane koniecznością spełnienia dodatkowych warunków;
- ile wynoszą opłaty za podstawowe operacje w ramach rachunku np. za przelewy (także te do US i ZUS), czy też wpłaty i wypłaty gotówki w kasie banku lub w bankomacie.
Aktualnie większość banków kusi klientów firmowych nie tylko możliwością otwarcia darmowego konta, ale także otrzymaniem z tego tytułu różnych bonusów w postaci wspomnianych wyżej premii. Należy tutaj pamiętać, że zazwyczaj takie premie są wypłacane za aktywne korzystanie z rachunku. Spełnienie tego warunku może być zatem trudniejsze w przypadku drugiego konta, jeśli ma być ono wykorzystywane wyłącznie do części rozliczeń firmy. Warto to również uwzględnić przy jego zakładaniu, ponieważ może okazać się, że zwyczajnie nie będzie można skorzystać z promocji.
Dowiedz się więcej: Tanie konto firmowe tylko w promocji.
Dwa konta firmowe – jakich formalności wymagają?
Przepisy jednoznacznie określają nie tylko to, czy można mieć dwa konta bankowe. Przewidują bowiem także związany z tym obowiązek zgłoszenia do urzędu skarbowego każdego nowego rachunku firmy. Przedsiębiorcy mają na to 7 dni od dnia założenia nowego konta i formalności z tym związane muszą dopełnić poprzez:
- dokonanie aktualizacji wpisu w CEIDG – dotyczy to osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą,
- zgłoszenie nowego konta na formularzu NIP-7 w urzędzie skarbowym – dotyczy to osób prowadzących tzw. działalność nierejestrowaną,
- zgłoszenie nowego konta na formularzu NIP-8 w urzędzie skarbowym – dotyczy to podmiotów podlegających wpisowi w KRS, czyli np. spółek akcyjnych i z ograniczoną odpowiedzialnością.
Co ważne, zgłoszeniu podlegają nie tylko standardowe konta rozliczeniowe, ale także te oszczędnościowe i pomocnicze. Wyjątkiem są rachunki VAT prowadzone do rozliczeń w ramach mechanizmu podzielonej płatności, a także rachunki wirtualne tworzone wyłącznie do przyjmowania płatności od poszczególnych kontrahentów. Nie są one bowiem samodzielnymi rachunkami, lecz funkcjonują w ścisłym powiązaniu z kontem głównym.