Faktury to nieodłączna część codziennego funkcjonowania każdej działalności. Istnieją różne rodzaje tych dokumentów, a każdy z nich dotyczy opłaty za transakcję lub usługę. Ciekawym zagadnieniem jest faktura proforma, która może być traktowana jak wstępna oferta handlowa. Czym dokładnie jest ten dokument i czy wystawienie faktury proforma na sens?

Czym jest faktura proforma?

Faktura to dokument, który najczęściej podpisywany jest już po wykonaniu danej usługi. To druk, zawierający wyliczenie kosztów i kwotę do zapłaty. Niektóre faktury mogą mieć jednak inny cel, niż samo podsumowanie transakcji i zobowiązanie do uregulowania należności. Takim nietypowym drukiem jest faktura proforma. To dokument wstępny, który przedstawia szacunkową wartość danej transakcji. Często bywa też dołączany do ofert handlowych lub umów sprzedaży.

Co ważne, faktura proforma nie ma mocy prawnej do rozliczenia handlowego. Służy bardziej jako narzędzie informacyjne dla klienta, aby zapoznał się z faktycznymi kosztami transakcji przed podjęciem decyzji. Na jej podstawie odbiorca może jednak dokonać wszelkich płatności za towary, czy usługi.

Faktura proforma pozwala na poznanie wszystkich szczegółów transakcji jeszcze przed jej wykonaniem. Zawiera wszystkie niezbędne informacje o transakcji, takie jak dane sprzedawcy i nabywcy, listę towarów lub usług, oraz oczywiście ich ceny jednostkowe i całkowite. Na fakturze powinien znajdować się także termin płatności, data wystawienia, metody dostawy i inne szczegóły, potrzebne do zrozumienia i zaakceptowania oferty.

Warto przeczytać: Jak pozyskać klientów? Skuteczne metody na znalezienie klienta

Czy faktura proforma to dokument księgowy?

Choć może się wydawać, że faktura proforma nie ma żadnej mocy wiążącej, warto wiedzieć, że może ona stanowić formę wezwania do zapłaty. W tym przypadku znaczenie ma jednak bardziej aspekt organizacyjny, niż faktyczna moc prawna dokumentu. Faktura proforma pozwala na wgląd do wszystkich kosztów transakcji, ale nie jest dokumentem księgowym. Z uwagi na ten fakt, nie rodzi obowiązku podatkowego. Co za tym idzie, osoba, która taką fakturę wystawiła, nie może na jej podstawie dochodzić żadnych roszczeń.

Faktura proforma może mieć jednak inny cel. Wystawienie takiego dokumentu może udowodnić, że obydwie strony umowy zostały poinformowane o kosztach i innych aspektach świadczenia usług jeszcze przed ich podjęciem.

Fakt, że faktura tego rodzaju nie jest dokumentem księgowym, oznacza także, że nie można jej wystawić po otrzymaniu zaliczki, czy też całej zapłaty za usługę.

Jak wystawić fakturę proforma?

Pytanie o wystawienie faktury proforma obraca się właściwie wokół formy jej napisania. Wzór tej faktury można pobrać z internetu. Faktura proforma powinna wyglądać jak każda inna faktura, ale musi na niej widnieć dopisek „faktura pro forma”. Ważne jest, żeby na dokumencie były uwzględnione wszystkie istotne dane. Są to między innymi:

• numer faktury,
• data wystawienia,
• cena jednostkowa za usługę lub towar,
• cena za całość usługi lub towaru,
• wartość netto i brutto,
• stawka i wysokość VAT
• dane sprzedawcy oraz nabywcy,
• przedmiot transakcji,
• termin dokonania transakcji oraz płatności.

Tak wystawiona faktura może zostać wydrukowana i przedstawiona kontrahentowi. Uzupełnienie wszystkich danych jest istotne, aby odbiorca miał jasność co do ceny usług czy towarów, które planuje zakupić.

Faktura proforma a faktura VAT

Choć formalnie dokument pro forma i faktura VAT praktycznie nie różnią się od siebie, cel obydwu dokumentów znacząco się różni. Pierwszy z nich ma, jak już zostało wspomniane, zadanie raczej informacyjne. Dokument pro forma pokazuje odbiorcy, jakie koszty związane będą z daną usługą lub zakupem towaru. Na jej podstawie kontrahent może zdecydować o współpracy. Klasyczna faktura VAT natomiast jest wiążąca dla obu stron. Nabywca ma obowiązek zapłacić za usługę wskazaną kwotę, wystawiający fakturę natomiast odprowadzić podatek VAT w należnym terminie.

Wszystkie faktury VAT powinny być wystawiane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Skutki wystawienia faktury VAT są z góry ustalone. Błąd na fakturze może prowadzić do konsekwencji prawnych.

Faktura VAT jest ważnym dokumentem dla sprzedawcy, ale także i dla nabywcy. Stanowi podstawę do rozliczeń podatkowych oraz potwierdzenie zawarcia danej transakcji. Dlatego też fakturę VAT wystawia się w dwóch identycznych egzemplarzach, po jednym dla odbiorcy i wystawcy.

Faktura proforma, czy faktura zaliczkowa?

Faktura proforma bywa pierwszym dokumentem, w którym wyszczególnione są wszystkie koszy danej usługi. Jej okazanie nie upoważnia jednak nabywającego do zapłaty. Dokument pro forma nie dokumentuje zdarzenia gospodarczego, a pełni funkcję informacyjną. Często określa jednak zaliczkę, którą odbiorca powinien zapłacić usługodawcy. Z samą zaliczką za daną usługę lub towar związana jest faktura zaliczkowa, którą podpisuje się często na podstawie dokumentu pro forma. W tego rodzaju fakturze powinna zostać wskazana kwota zaliczki, a także cały koszt danej usługi lub towaru. Ważne jest, aby w dokumencie określić termin wpłaty, a także pamiętać o wszystkich innych danych, które należy wskazać na dokumencie, takie jak dane wystawiającego, odpowiednie odliczenia, czy numer faktury.

Faktura zaliczkowa to opcja często stosowana w przypadku sprzedaży usług długoterminowych lub większych i droższych towarów. Ważne jest, by wszystkie faktury związane z daną transakcją zbierać i na koniec wskazać je w fakturze końcowej.

Faktura końcowa – co powinno się na niej znaleźć?

Jak widać, z tematem faktury proforma nieodłącznie wiążą się kwestie innych rodzajów faktur. Kolejnym ważnym dokumentem w jej kontekście jest faktura końcowa. Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, jest to jeden z najważniejszych dokumentów, które musisz wystawić po zakończeniu każdej umowy. Jak sama nazwa wskazuje, faktura końcowa jest wystawiana już po realizacji danej transakcji. Jest ona dokumentem podsumowującym, w którym koniecznie muszą być uwzględnione wszystkie wcześniejsze etapy sprzedaży, a także inne faktury, w tym dokument pro forma. Tego rodzaju dokument powinien zawierać wszystkie informacje o dokonanych przez płatnika transakcjach oraz pełną kwotę należności za usługi.

Faktura końcowa jest najistotniejszym pod kątem prawa podatkowego dokumentem określającym podstawę do rozliczenia podatku VAT oraz podatku dochodowego. Jej zasadność i istotę reguluje art. 106 ust. 3 Ustawy o podatku dochodowym. Zgodnie z zapisem, powinna ona zawierać numery wszystkich poprzednich faktur, które kiedykolwiek zostały wystawione przez firmę za daną usługę.

Faktura proforma a ewidencja faktur

Opisywana faktura nie stanowi, jak już wspomniano, dokumentu księgowego, to nie musi znajdować się w ewidencji faktur. Jeśli jednak chcesz prowadzić solidną księgowość dla swoich własnych celów, nie zaszkodzi udokumentować w jakiś sposób faktu wystawienia tego rodzaju faktury. Faktura pro forma może znaleźć się w fakturze końcowej jako dokument, wyjaśniający warunki danej transakcji kontrahentowi.

Jeśli jednak chodzi o samą ewidencję faktur w sensie podatkowym, wystawiony dokument proforma nie może być ujęty w księgach rachunkowych danej działalności. Jedyny ślad po tym dokumencie będzie więc w tym kontekście widniał na fakturze końcowej, która opisuje wszystkie wystawione wcześniej faktury.

Po co wystawiać fakturę proforma?

Skoro wystawiony dokument proforma nie stanowi dokumentu księgowego i de facto do niczego nie zobowiązuje, po co właściwie zajmować sobie głowę wystawianiem tego dokumentu? Faktura pro forma jest stosowana w różnych przedsiębiorstwach z kilku powodów. Po pierwsze jest to doskonały sposób, aby przekonać kontrahenta do skorzystania z naszej usługi. Dane zawarte w fakturze urealniają transakcję i dają odbiorcy ogląd, jak będzie wyglądać. Jest to także ważny dokument, jeśli chodzi o koszty. Wyliczenie kwot pozwala realnie spojrzeć na umowę. To istotne zarówno dla odbiorcy, jak i osoby fakturę wystawiającą.

Po drugie, dzięki fakturze pro forma masz podkładkę, że odbiorca został poinformowany o kosztach usługi. Taki dokument daje podstawę w przypadku ewentualnych roszczeń odbiorcy już po wykonaniu umowy. W tym przypadku faktura może więc być nieocenionym dokumentem, który reguluje relacje między wystawcą i odbiorcą towaru czy usługi.

Faktura pro forma to ciekawe zagadnienie, nad którym warto się pochylić. Dokument tego rodzaju sprawia, że kontakty z kontrahentem są jeszcze bardziej transparentne. Jeśli właśnie zaczynasz nową relację biznesową, dokument proforma jest dobrym pomysłem, żeby przedstawić nabywcy swoje usługi.

Warto przeczytać: Podatek Belki w praktyce. Jak rozliczyć podatek od zysków kapitałowych i kiedy można go uniknąć?