Informacja o warunkach zatrudnienia – czym jest i co powinna zawierać?

Każdy pracodawca, zatrudniający pracowników na umowie o pracę, jest zobowiązany do przekazania im specjalnego dokumentu, określającego warunki zatrudnienia. Na jego dostarczenie jest przewidziany konkretny czas, a formę dokładnie opisują przepisy. Czym właściwie jest informacja o warunkach zatrudnienia i co powinna zawierać?

Informacja o warunkach zatrudnienia pracownika

Informacja o warunkach zatrudnienia to dokument, który dokładnie określa warunki i charakter pracy. Powinny w się w nim znajdować takie informacje, jak ilość dni urlopowych, sposób rozliczania nadgodzin, czy też ilość godzin, które pracownik musi przepracować w miesiącu. Co ważne, w przypadku, gdy warunki zatrudnienia są opisane w innych dokumentach, na przykład Kodeksie pracy, nie jest konieczne powtarzanie zapisu w dokumencie dodatkowym – można zastosować jego skróconą formę, odsyłającą do danego artykułu.

Informacja o warunkach zatrudnienia to dość szczegółowy dokument, który należy przekazać pracownikowi osobiście w formie papierowej lub drogą elektroniczną. Data przekazania informacji pracownikowi jest ściśle określona. Pracodawca ma na to 7 dni od momentu rozpoczęcia przez pracownika zatrudnienia.

Dodatkowo, do 30 dni pracodawca jest zobowiązany do poinformowania zatrudnionego o nazwie instytucji, odpowiedzialnej za ubezpieczenie społeczne w zakładzie pracy oraz przekazania mu informacji na temat ochrony, która mu przysługuje.

Warto przeczytać: Dodatek stażowy 2024. Komu przysługuje i na jakich zasadach jest przyznawany?

Dane w informacji o warunkach zatrudnienia

Dane, które powinien zawierać dokument uzupełniający, wskazane są w paragrafie 3 artykułu 29 Kodeksu pracy. Zgodnie z przepisami, powinny się tam znaleźć wszystkie informacje, które pozwalają obydwu stronom określić prawa i obowiązki nowo zatrudnionego pracownika. Informacja dot. warunków pracy powinna zawierać między innymi dane na temat:

dobowej i tygodniowej normie oraz wymiarze czasu pracy,
przerw w pracy,
dobowego i tygodniowego odpoczynku po pracy,
nadgodzin,
zasad przechodzenia między zmianami,
zasad określających przemieszczanie się między miejscami pracy, jeśli jej charakter tego wymaga,
wymiaru płatnego urlopu,
innych świadczeń pieniężnych przysługujących pracownikowi,
rozwiązania stosunku pracy, w tym długości okresu wypowiedzenia,
układu zbiorowego pracy,
prawa do odbywania szkoleń.

Informacja zawierająca warunki zatrudnienia a brak regulaminu pracy

Informacja o warunkach zatrudnienia powinna doprecyzowywać kwestie, które nie są zawarte w umowie o pracę. Większość zakładów pracy ma swoje wewnętrzne regulaminy, które porządkują zasady w firmie. Jest to ważne zwłaszcza w większych zakładach produkcyjnych, lub wszędzie tam, gdzie pracownicy wykonują pracę fizyczną albo uznawaną za niebezpieczną.

Jeśli w zakładzie pracy nie ma dedykowanego regulaminu, informacja o zatrudnieniu, dostarczona pracownikowi, oprócz zagadnień wspomnianych wyżej, powinna określać także takie kwestie jak:

termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłacania honorarium za pracę,
określenie pory nocnej,
sposób ewidencji czasu pracy, tzn. potwierdzenia przez pracowników rozpoczęcia i zakończenia pracy,
sposób usprawiedliwiania ewentualnych nieobecności w pracy.

Zindywidualizowana informacja o zatrudnieniu a zmiana warunków zatrudnienia

Wiele firm w ciągu swojego funkcjonowania zmienia adres siedziby lub się rozrasta. Zdarza się także, że firma w ramach obowiązków służbowych wysyła pracownika na jakiś czas za granicę lub do innego miasta. W każdym z tych przypadków konieczna jest aktualizacja informacji o warunkach zatrudnienia, którą należy przekazać pracownikowi. Informacja dot. warunków zatrudnienia powinna dotrzeć do zatrudnionego zawsze, kiedy zmieniają się warunki pracy, czyli takie kwestie jak wysokość wynagrodzenia, miejsce pracy czy rodzaj czynności, wykonywanych w ramach stosunku pracy. Tak samo dzieje się we wspomnianym już przypadku zmiany siedziby firmy. Poinformowanie pracownika o nowych zasadach powinno odbyć się najpóźniej w dniu, w którym zmiana ma zastosowanie. Pracodawca nie musi informować pracownika jedynie w przypadkach, w których zmiana wynika wprost z przepisów praca pracy, czy ubezpieczeń społecznych. Przepisy te powinny być jednak wyraźnie wskazane we wcześniejszej informacji, przekazanej pracownikowi.

Informacja o warunkach zatrudnienia – wzór. Gdzie go znaleźć?

Wielu pracowników zastanawia się, gdzie szukać gotowego wzoru informacji o warunkach zatrudnienia. Szablon łatwo jest znaleźć w internecie, często można ściągnąć gotowy dokument w pliku PDF. Najważniejsze jest, aby informacja zawierała przepisy Kodeksu pracy, na który powołuje się pracodawca, a także wypunktowane prawa i obowiązki zatrudnionej osoby. To obowiązkowe elementy, które muszą znaleźć się w dokumencie. Pod tekstem powinna znaleźć się informacja o tym, że treść stanowi załącznik do umowy o pracę z konkretnego dnia i roku. Na koniec pracownik podpisuje, że zapoznał się z powyższą informacją.

Jak już zostało wspomniane, informację o warunkach zatrudnienia pracodawca powinien dostarczyć pracownikowi w formie papierowej lub elektronicznej. Warto jednak zaznaczyć, że forma elektroniczna jest dopuszczalna tylko wtedy, gdy będzie ona dostępna dla pracownika z możliwością jej wydrukowania lub przechowywania cyfrowo. Pracodawca powinien zachować dowód przekazania lub otrzymania przez pracownika informacji.

Informacja zawierająca warunki zatrudnienia a kolejna umowa o pracę

Informacja o warunkach zatrudnienia często nazywana jest także informacją dodatkową. Oczywiście podstawowym kontraktem między stronami jest umowa o pracę, jednak dokument nie określa wszystkich kwestii, związanych z wykonywaniem pracy. Informacja o warunkach zatrudnienia to dokument istotny zarówno dla pracodawcy, jak i zatrudnionego.

Pojawia się pytanie, co z informacją dodatkową w przypadku nawiązania nowej umowy o pracę, czyli po prostu przedłużenia zatrudnienia? Mimo iż wiele firm oferuje pracownikom kilka umów o pracę, w tym często umowę na czas próbny, każde nowe porozumienie powinno być opatrzone informacją dodatkową. Oznacza to, że nawet, jeśli warunki pracy nie zmieniają się, do każdego nowego dokumentu należy w terminie 7 dni dołączyć informację o warunkach zatrudnienia.

Informacja o zatrudnieniu a umowa zlecenie

Wiele firm zatrudnia pracowników na umowy cywilnoprawne. Choć sporo zakładów opiera się na pracy trzyzmianowej, lub wymaga innych czynności, które powinny być specjalnie opisane, nie wszystkie firmy oferują zatrudnionym umowy o pracę. W zakładach produkcyjnych i innych tego typu miejscach najczęściej znajduje się regulamin pracy. Warto jednak zaznaczyć, że informacja o zatrudnieniu nie jest dokumentem uzupełniającym, dodawanym do umowy zlecenia. Zindywidualizowana informacja, opisująca warunki zatrudnienia to uzupełnienie umowy o pracę i tylko z tego tytułu jest respektowana. Wręczenie dokumentu jest obowiązkiem każdego pracodawcy, zatrudniającego pracowników w ramach stosunku pracy.

Choć napisanie informacji o zatrudnieniu może wydawać się trudne, jej wzór można łatwo znaleźć w sieci. Stworzenie dokumentu to nic trudnego, warto jedynie wiedzieć, jakie elementy muszą znaleźć się w załączniku. Są to przede wszystkim prawa i obowiązki pracownika, dopasowane do specyfiki pracy oraz należne zatrudnionemu świadczenia.