Urlop na żądanie. Kiedy pracodawca może go odmówić?

Zbliżające się święta mogą skłaniać do przedłużenia dni wolnego i zaplanowania dłuższego urlopu. W tym wypadku złożenie standardowego wniosku urlopowego może okazać się lepszym pomysłem niż urlop na żądanie. Są bowiem sytuacje, w których pracodawca może odmówić jego udzielenia.

Zdjęcie: Suwatchai Wongaong/Shutterstock

Urlop na żądanie, to świadczenie, które przysługuje pracownikowi na maksymalnie cztery dni w danym roku kalendarzowym. Jego przeznaczenie to przede wszystkim sytuacje nagłe i nieprzewidziane. Wokół tego terminu nagromadziło się jednak wiele mitów, a także sposobów jego wykorzystania niekoniecznie przewidzianych w przepisach.

Urlop na żądanie – to mówią przepisy

Zasady udzielania urlopu na żądanie wynikają wprost z art. 167 Kodeksu pracy. Zgodnie z przepisami, pracownik swoje żądanie powinien zgłosić najpóźniej w dniu, w którym chce rozpocząć urlop. Przepisy nie określają jednej obowiązkowej formy zgłoszenia. Dlatego może ono nastąpić telefonicznie, e-mailem lub za pośrednictwem komunikatora, jeśli taki sposób komunikacji pozwala skutecznie poinformować pracodawcę.

Wielu pracowników ma jednak mylne przekonanie dotyczące czterech dni wolnego, które przysługują w ramach omawianego świadczenia. Należy przypomnieć, że nie należą one do żadnej dodatkowej puli. Przeciwnie, są częścią przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego.

„Wykorzystanie dnia wolnego w tym trybie pomniejsza ogólną pulę urlopu wypoczynkowego. Warto o tym pamiętać, ponieważ limit czterech dni nie jest przyznawany niezależnie od pozostałego urlopu” – mówi Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac z Systim.pl.

Limit urlopu na żądanie wynosi cztery dni w roku kalendarzowym i nie przechodzi na kolejny rok. Nie oznacza to jednak, że niewykorzystane dni urlopu wypoczynkowego przepadają. Pozostają one urlopem zaległym. Ten, co do zasady, musi zostać udzielony najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 Kodeksu pracy).

W kolejnym roku pracownik ponownie może skorzystać z urlopu na żądanie w ramach nowego limitu, o ile ma do dyspozycji odpowiednią pulę urlopu wypoczynkowego. Za czas prawidłowo udzielonego urlopu na żądanie zachowuje prawo do wynagrodzenia obliczanego według zasad obowiązujących przy urlopie wypoczynkowym.

Kiedy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie?

Innym z mitów dotyczących tego rodzaju urlopu jest twierdzenie, że pracodawca nie może odrzucić wniosku pracownika, który dotyczy właśnie urlopu na żądanie. Przeciwnie, ma on do tego prawo, choć zapewne nie są to powszechnie spotykane sytuacje. Jakie to przypadki?

Orzecznictwo Sądu Najwyższego wskazuje, że w szczególnych okolicznościach pracodawca może odmówić, jeżeli nieobecność pracownika zagraża istotnym interesom firmy. Przykładem może być sytuacja, w której brak konkretnej osoby uniemożliwi zapewnienie bezpieczeństwa, zagrozi ciągłości kluczowych procesów lub spowoduje poważne zakłócenia w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Dla dobra wzajemnej współpracy warto, by obie strony transparentnie podchodziły więc do procesu informacyjnego w tego typu sytuacji.

„Nie każda niedogodność organizacyjna uzasadnia odmowę. Decyzja powinna uwzględniać rzeczywiste okoliczności, w tym charakter obowiązków pracownika i konsekwencje jego nieobecności. Warto również jasno poinformować pracownika o przyczynach odmowy, aby ograniczyć ryzyko nieporozumień” – zaznacza ekspertka Systim.pl.

Urlop zależny od sytuacji

W świetle powyższych informacji, warto podchodzić do poszczególnych rodzajów wniosków urlopowych z większą świadomością dotyczącą ich ustawowego przeznaczenia. Chcąc zapewnić sobie długi weekend, bardziej wskazane wydaje się więc skorzystanie z urlopu wypoczynkowego. 

Urlop na żądanie wzięty w tym wypadku, może zaburzyć funkcjonowanie całej firmy. A to, jak widać, może spotkać się z uzasadnioną prawnie odmową.

➡️ Sprawdź: RANKING KONT OSOBISTYCH