Z czym wiąże się oddelegowanie pracownika i czy zatrudniony musi się na nie zgodzić?

Firmy, mające swoje filie w różnych miejscach, często przenoszą pracowników między zakładami. Podróż służbowa, zwana delegacją, ma czasowy charakter, i często jest mylona z oddelegowaniem pracownika. Warto jednak wiedzieć, że tego rodzaju zmiana odbywa się na nieco innych zasadach. Z czym dokładnie wiąże się oddelegowanie pracownika i czy zatrudniony musi się na nie zgodzić?

Oddelegowanie pracownika – co to dokładnie znaczy?

Oddelegowanie pracownika to jedna z opcji, którą może zastosować pracodawca. Stosuje się ją w przypadku, gdy zaistnieje potrzeba, aby pracownik wykonywał pracę w innym miejscu, niż dotychczas. Jeśli jest to podyktowane faktyczną potrzebą, i jest zgodne z zapisami Kodeksu pracy, pracownik nie może odmówić wykonania takiego polecenia. Istnieją jednak pewne zasady, które muszą zostać zachowane w takim przypadku.

Oddelegowanie pracownika to czasowe przeniesienie go w inne miejsce pracy, z zastrzeżeniem, że jego wynagrodzenie pozostanie na tym samym poziomie. Po czasie, określonym w przepisach, pracownik powinien wrócić na swoje dawne miejsce pracy. Jeśli jednak obydwie strony zgodzą się na to, aby oddelegowanie trwało dłuższy okres, ten stan rzeczy może zostać uznany jako zawarcie porozumienia o zmianie warunków pracy.

Warto przeczytać: Diety krajowe a delegacje służbowe. Sprawdzamy ile wynosi dieta pracownika w 2024 roku

Zasady oddelegowania pracownika

Oddelegowanie do innej pracy powinno się odbywać zgodnie z zasadami, opisanymi w Kodeksie pracy. Oznacza to, że musi zostać spełnione kilka warunków, żeby pracownik mógł zostać przeniesiony na inne miejsce. Zasady, dotyczące oddelegowania pracownika, które muszą zostać spełnione to:

• uzasadniona potrzeba pracodawcy, by oddelegować pracownika,
• maksymalny okres trzech miesięcy pobytu na oddelegowanym stanowisku w roku kalendarzowym, chyba że pracownik i pracodawca zadecydują inaczej,
• wynagrodzenie nie niższe, niż kwota, jaką zarabiał pracownik na poprzednim stanowisku,
• zakres obowiązków pokrywający się z kompetencjami pracownika.

Warunki, dotyczące oddelegowania pracownika muszą także uwzględniać jego aktualną sytuację. Nie można oddelegować pracownika, który zajmuje się dzieckiem do 4 roku życia, a także pracownicy w ciąży bez ich zgody. Nie jest też dopuszczalne oddelegowanie do innej pracy pracownika, którego umiejętności nie są w stanie sprostać nowemu stanowisku pracy.

Kiedy może nastąpić oddelegowanie osoby zatrudnionej?

Zgodnie z przepisami, miejsce wykonywania pracy musi być określone w umowie. Jest jednak dopuszczalne, by pracodawca opisał je nieco szerzej – na przykład terytorium całego kraju, lub konkretna dzielnica. Jeśli jednak miejsce wykonywania pracy, do której zostanie oddelegowany pracownik, nie jest w opisane umowie, konieczne jest sporządzenie aneksu do umowy, aby zmiana miejsca pracy była określona formalnie.

Kodeks pracy przewiduje, że oddelegowanie do innej pracy powinno być podyktowane specjalnymi potrzebami pracodawcy. Ważne jest jednak, aby zadania, które pracownik miałby wykonywać na nowym stanowisku, odpowiadały jego kwalifikacjom. Nie może to być praca, której warunki będą ośmieszające lub poniżające, a także praca, której nie potrafi wykonywać.

Jak już zostało wspomniane, przepisy mówią także o tym, że maksymalny okres, na który pracownik zostanie oddelegowany, powinien wynosić maksymalnie trzy miesiące w roku kalendarzowym, jeśli obydwie strony nie zadecydują inaczej. Okres ten może zostać podzielony na części.

Wynagrodzenie pracowników delegowanych

To, co odróżnia oddelegowanie pracownika i delegację, to przede wszystkim kwestia diety, którą pracownik dostaje w przypadku podróży służbowej. Jest ona wyraźnie określona w przepisach prawa pracy. W przypadku oddelegowania pracownika dieta nie przysługuje osobie, która zmieni miejsce pracy na okres uznany za czas delegacji. Jeśli natomiast chodzi o kwestię zakwaterowania pracownika na delegacji, to pracodawca ma obowiązek jego zapewnienia. Koszty, poniesione na kwaterunek nie są jednak w tym przypadku częścią składową wynagrodzenia pracownika, co oznacza, że pracodawca musi opłacić je osobno.

Jak już zostało wspomniane, zgodnie z przepisami samo wynagrodzenie pracowników delegowanych nie może być niższe niż kwota, którą pracownik dostawał na poprzednim stanowisku.

Przeniesienie pracownika – czy zatrudniony musi się na to zgodzić?

Oddelegowanie pracownika wiążę się ze zmianą miejsca pracy, co często skutkuje przeprowadzką zatrudnionego. Oczywiście może zdarzyć się, że pracownik nie będzie zadowolony z takiego stanu rzeczy. W przypadku oddelegowania pracownik zawsze musi się zgodzić na zmianę tego rodzaju. Co istotne, jeśli oddelegowanie jest zgodnie z Kodeksem pracy, czyli przeniesienie nie powoduje obniżenia wynagrodzenia, a praca jest zgodna z kompetencjami pracownika, zasadniczo pracownik musi zgodzić się na oddelegowanie. Jeśli tego nie zrobi, pracodawca może wypowiedzieć mu umowę o pracę. W sytuacji, gdy oddelegowanie nie jest zgodne z prawem pracy, pracownik ma jednak pełne prawo nie zgodzić się na przeniesienie.

Warto zaznaczyć, że oddelegowanie pracownika powinno odbywać się z poszanowaniem jego praw. Jeśli zmiana miejsca pracy znacząco wpłynie na sytuację osobistą pracownika, ma on prawo do tego, aby nie zgodzić się na przeniesienie.

Kiedy pracownik ma obowiązek poinformować o zmianie miejsca pracy?

Ponieważ oddelegowanie pracownika to duża zmiana dla zatrudnionego, zgodnie z prawem, pracodawca ma obowiązek zakomunikować pracownikowi termin wykonywania nowych obowiązków. Musi się to odbyć niezwłocznie po decyzji pracodawcy i nie później, niż w dniu, w którym zmiana na zastosowanie względem pracownika. Poinformowanie pracownika o nowych warunkach zatrudnienia powinno odbyć się w formie papierowej lub elektronicznej, jeśli pracownik będzie miał dostęp do dokumentu. W dokumencie powinna się znaleźć informacja o:

• łącznym czasie oddelegowania,
• miejscu wykonywania zadań,
• walucie, w jakiej pracownikowi wypłacane będzie wynagrodzenie, jeśli oddelegowanie wystąpi za granicą,
• dodatkowych świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych, jeśli występują,
• warunkach powrotu pracownika na dawne miejsce pracy.

Z czym wiąże się oddelegowanie od innej pracy?

Oddelegowanie pracownika do innej pracy jest dużą zmianą. Zdarza się, że pracownik nie jest z niej zadowolony. Przeniesienie może skutkować dla niego przeorganizowaniem sytuacji osobistej, co dla wielu osób może być trudne. Nowe miejsce wykonywania pracy może powodować stres, dlatego też warto pamiętać, by podejmując decyzję o oddelegowaniu pracownika, brać pod uwagę jego sytuację życiową. Jeśli pracownik i pracodawca nie potrafią się porozumieć w sprawie oddelegowania, pracodawca powinien zwrócić się do przedstawiciela związków zawodowych, albo prawnika specjalizującego się w prawie pracy. Takie osoby mogą poradzić pracodawcy, co zrobić w przypadku spornej sytuacji.

Warto jeszcze raz zaznaczyć, że jeśli w umowie o pracę miejsce wykonywania obowiązków służbowych obejmuje duży obszar, przeniesienie pracownika w jego obrębie nie skutkuje oddelegowaniem, ponieważ miejsce wykonywana pracy zostało już wskazane. Jeśli pracownik zostaje wysłany w nowe miejsce pracy na krótki czas, i pracodawca określi tę zmianę jako delegacja, warto pamiętać, że w takim przypadku, pracownikowi przysługują nieco inne prawa.

Warto przeczytać: B2B vs umowa o pracę. Kiedy warto przejść z etatu na działalność?