Jak założyć firmę jednoosobową przez internet? Krok po kroku

Internet pomaga w wielu kwestiach, również w przypadku zakładania własnej działalności gospodarczej. Rozpoczynając przygodę z biznesem, większość czynności możemy wykonać, nie wychodząc z domu. Nie trzeba odwiedzać kilku okienek różnych urzędów, by założyć własną działalność, jak to miało miejsce jeszcze kilka lat temu.

Oto jak krok po kroku zarejestrować jednoosobową firmę online w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Krok 1: certyfikat kwalifikowany lub ePUAP

Zanim zarejestrujemy swoją działalność gospodarczą drogą elektroniczną, konieczne jest stworzenie profilu zaufanego ePUAP lub certyfikatu kwalifikowanego, aby  uzyskać elektroniczny podpis, który pozwala na potwierdzenie naszej tożsamości.

CERTYFIKAT KWALIFIKOWANY
Wymaga on zakupu odpowiedniego urządzenia. Następnie konieczne jest potwierdzenie swojej tożsamości w  dowolnych Kancelariach notarialnych na terenie całego kraju, Punktach Rejestracji CERTUM PCC, Punktach Potwierdzania Tożsamości. Ten sposób pozyskania wiąże się z dodatkowymi kosztami. Jednak jego zaletą jest szeroka możliwość wykorzystania.

PROFIL ZAUFANY ePUAP
Można go stworzyć przez Internet na dwa różne sposoby (zawsze jest on bezpłatny): – za pomocą internetowego konta bankowego lub certyfikatu kwalifikowanego.

Pierwszy sposób wymaga wejścia w zakładkę ,,Załóż profil zaufany — online” na stronie www.pz.gov.pl. Następnie sprawdź, czy twój bank ma możliwość założenia profilu zaufanego, zaloguj się na swoje konto bankowe, wyszukaj formularz o założenie profilu zaufanego, wypełnij go, wyślij formularz. W ten sposób założysz profil zaufany.

Drugi sposób wymaga już posiadanego wcześniej certyfikatu kwalifikowanego. Po wejściu na stronę profilu zaufanego (www.pz.gov.pl) należy się zarejestrować za pomocą certyfikatu, wypełnić formularz oraz wysłać. Dzięki temu również założymy profil zaufany.

Krok 2: CEiIDG

Rejestrujemy naszą działalność w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.  Należy pamiętać, że dokonanie wpisu jest bezpłatne. Do wykonania powyższej czynności będziemy potrzebować takich danych, jak:

• firma przedsiębiorcy,
• data urodzenia,
• numery: PESEL, REGON i NIP (jeżeli je posiada),
• obywatelstwo właściciela firmy,
• miejsce zamieszkania oraz adres, pod którym  wykonywana jest działalność gospodarcza,
• data rozpoczęcia działalności,
• przedmiot wykonywanej działalności zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności (numer PKD),
• informacja o zawieszeniu i wznowieniu działalności gospodarczej oraz inne dane wymagane przez ustawę.

Jednocześnie przy dokonywaniu wpisu do CEIDG stworzony zostaje  wniosek o nadanie lub zmianę numeru REGON, który dostarcza ogólnej charakterystyki działających w obrocie podmiotów zgodnie z podziałem terytorialnym, własnościowym, według rodzajów działalności, form prawnych itp.

Podobnie jak w przypadku numeru REGON dzieje się z numerem NIP. Osoby fizyczne rozpoczynające działalność gospodarczą, które podlegają wpisowi do CEIDG, otrzymują go za pośrednictwem tej ewidencji w trybie „jednego okienka”. Zgłoszenie identyfikacyjne niezbędne do uzyskania NIP stanowi integralną część wniosku o wpis. Nie trzeba składać więc w urzędzie skarbowym odrębnego formularza.

Kończąc  wypełnianie formularza, należy go potwierdzić profilem zaufanym ePUAP lub certyfikatem kwalifikowanym.

Krok 3: Wybór formy opodatkowania

Wypełniając formularz CEIDG, podejmujesz również pierwsze istotne decyzje dotyczące Twojej działalności gospodarczej. Poza tymi o głównie marketingowym charakterze (np. wyborze nazwy firmy oraz nazwy skróconej), musisz wskazać również formę opodatkowania. To od niej w znacznej mierze będzie zależeć to, jaki podatek dochodowy będzie trzeba przekazać fiskusowi. Pamiętaj także, że od formy opodatkowania zależy wysokość składki zdrowotnej. W formularzu centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej do wyboru pozostają trzy opcje:

• skala podatkowa – w takim przypadku będziesz płacić podatek zgodnie z dwoma stawkami – 12% oraz 32%. Wyższa stawka dotyczy dochodów powyżej progu 120 000 zł. Poza tym przedsiębiorcy na skali podatkowej muszą również opłacać 9% składki zdrowotnej. Ta forma opodatkowania dotyczy również osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Skala podatkowa daje również możliwość skorzystania m.in. z kwoty wolnej od podatku (30 000 zł) i licznych ulg podatkowych.
• podatek liniowy – umożliwia zastosowanie jednej stawki w wysokości 19% niezależnie od wysokości osiągniętego dochodu. Oprócz tego przedsiębiorcy na liniówce muszą również pamiętać o opłacaniu składki zdrowotnej w wysokości 4,9% osiągniętego dochodu z częściową możliwością jej odliczenia. Nie skorzystają jednak chociażby z kwoty wolnej od podatku czy możliwości wspólnego rozliczenia z małżonkiem.
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych w przeciwieństwie do wskazanych wcześniej form opodatkowania pozwala na rozliczenie podatku od przychodu, a nie dochodu. Oznacza to, że przedsiębiorcy nie mogą uwzględnić kosztów uzyskania przychodu. Jednocześnie wybierając tę formę opodatkowania, można uzyskać atrakcyjne stawki podatku (wynoszą od 2% do 17% w zależności od wysokości opodatkowania konkretnej usługi).

Od 2022 roku podczas rejestracji firmy w formularzu CEIDG-1 nie można wskazywać już karty podatkowej jako dostępnej formy opodatkowania. Mogą z niej korzystać jedynie przedsiębiorcy, którzy korzystali z niej przed zmianą przepisów.

Pamiętaj, że zmiany formy opodatkowania będzie można dokonać dopiero w następnym roku podatkowym. Istnieją również pewne ograniczenia dotyczące wyboru formy płacenia podatku w przypadku niektórych grup przedsiębiorców. Dotyczy to między innymi osób, które chciałyby świadczyć usługi na rzecz obecnego lub byłego pracodawcy, jeśli pokrywają się z obowiązkami realizowanymi w ramach umowy o pracę. W takim scenariuszu konieczne będzie poczekanie do kolejnego roku podatkowego.

Krok 4: Rejestracja do podatku VAT

Podczas zakładania działalności gospodarczej zdecydowaną większość czynności rejestracyjnych pozwoli uregulować wniosek CEIDG-1. Po dodatkowy druk muszą sięgnąć jednak przedsiębiorcy, którzy muszą lub chcą zostać podatnikami VAT.

Wniosek VAT-R składają zarówno czynni podatnicy VAT, jak i podatnicy, którzy chcą się zarejestrować jako podatnicy zwolnieni z VAT – nie jest to jednak konieczne. Obowiązkowo podatnikami VAT muszą zostać osoby, które sprzedają towary lub usługi wymienione w Ustawie o VAT, oraz które przekroczyły próg 200 000 zł sprzedaży w ciągu roku. Wniosek VAT-R możesz uzupełnić przez Internet i przesłać go do odpowiedniego urzędu skarbowego. Możesz także wydrukować go, wypełnić i dostarczyć go osobiście lub za pośrednictwem tradycyjnej poczty.

Pamiętaj, że rozpoczęcie działalności gospodarczej i rejestracja do VAT za pośrednictwem formularza VAT-R będą wiązać się z koniecznością przeprowadzenia kontroli w miejscu wykonywania tej działalności gospodarczej. Oznacza to, że urzędnik urzędu skarbowego w ciągu 30 dni odwiedzi Cię pod adresem wskazanym we wniosku CEIDG-1.

Krok 5: rejestracja w ZUS

Jako przedsiębiorca jesteś zobowiązany odprowadzać we własnym imieniu oraz w imieniu pracowników składki ZUS oraz składek zdrowotnych. To natomiast wiąże się z obowiązkiem dokonania rejestracji. Część informacji (zgłoszenie jako płatnika składek, informacja o rachunkach bankowych i adresie prowadzenia działalności) zostanie przekazana do ZUS automatycznie w ramach wniosku CEIDG-1. W ciągu 7 dni od daty rejestracji firmy musisz jednak złożyć dodatkowo druki:

• ZUS ZUA – jeśli dokonujesz zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego,
• ZUS ZZA – jeśli dokonujesz zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego,
• ZUS ZCNA – jeśli dokonujesz zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny.

Składki ZUS są sporym obciążeniem budżetu przedsiębiorcy. Pamiętaj jednak o tym, że – poza nielicznymi wyjątkami – przysługuje Ci prawo do skorzystania:

• w ciągu pierwszych 6 miesięcy prowadzenia działalności gospodarczej możesz zastosować tak zwaną ulgę na start. Umożliwia to nieopłacanie ubezpieczeń społecznych, konieczne będzie jednak regulowanie składki zdrowotnej.
• w ciągu kolejnych 24 miesięcy do dyspozycji pozostaje preferencyjny wymiar składki ubezpieczeń społecznych. To natomiast oznacza duże oszczędności.

Aby zastosować jedną z tych możliwości, musisz jednak prawidłowo wypełnić druk rejestracyjny. Pamiętaj również o upływie wskazanych terminów. Podobnie jak w każdym innym przypadku, możesz załatwić formalności stacjonarnie, w odpowiedniej siedzibie ZUS, ale zrobisz to również online, na Platformie Usług Elektronicznych (PUE).

Krok 6: pieczęć firmowa

Po uzyskaniu numeru REGON, NIP, można zamówić pieczęć firmową. Według przepisów prawa nie istnieją żadne regulacje dotyczące nałożenia na przedsiębiorców obowiązku posiadania pieczęci firmowej. Jednakże w wielu przepadkach jest on niezbędny np. przy założeniu konta bankowego. Odbita pieczątka, ponadto, uwiarygadnia faktury i inne dokumenty, a także nie ma potrzeby ręcznego wpisywania wszystkich danych.

Krok 7: konto bankowe

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej nie jest wymagane posiadanie osobnego konta bankowego, jednak ze względów formalnych wydaje się to dobrym pomysłem. Prywatne pieniądze przedsiębiorcy nie wymieszają się z pieniędzmi firmowymi, co znacznie ułatwi sprawę podczas rozliczania. Zakładając konto bankowe, również można wszystko załatwić nie wychodząc z domu.

Warto mieć przy okazji świadomość, że choć samo założenie firmy nie wiąże się wprost z koniecznością posiadania oddzielnego konta bankowego, prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą trzeba będzie je założyć, jeżeli musisz lub dobrowolnie chcesz zostać czynnym płatnikiem podatku VAT. Wynika to z konieczności znalezienia się na tak zwanej białej liście podatników VAT. Zawiera spis przedsiębiorców oraz zweryfikowanych rachunków bankowych. Można tam ująć jedynie konta firmowe.

Szczegółowe informacje na temat funkcjonowania jednoosobowej działalności gospodarczej zostały przedstawione w dziale  Indywidualna działalność gospodarcza.