Prowadzenie działalności gospodarczej to oczywiście znakomity sposób na osiąganie wysokich przychodów. Aby móc zarabiać, konieczne jest jednak poniesienie pewnych kosztów. Ich charakterystyka przekłada się bezpośrednio na rentowność całego przedsięwzięcia, dlatego warto spróbować przewidzieć je już na etapie tworzenia założeń przyszłego biznesu.
Osoby chcące prowadzić działalność gospodarczą muszą dobrze przygotować się do roli przedsiębiorcy. Jednym z kluczowych elementów, pozwalajacych także ocenić ryzyko i perspektywy projektu, jest analiza kosztów, z jakimi będzie się wiązało funkcjonowanie firmy. Warto mieć świadomość, że nie wszystkich z nich uda się uniknąć, ponieważ są niezbędnym elementem prowadzenia działalności gospodarczej zgodnie z obowiązującymi przepisami. Niektóre można jednak umiejętnie optymalizować. Dobra strategia pozwoli na uzyskanie wymiernych oszczędności i zdecydowanie pewniejsze operowanie na rynku.
Koszty jednoosobowej działalności gospodarczej
W tym artykule weźmiemy na warsztat jednoosobową działalność gospodarczą, czyli zdecydowanie najprostszy i najczęściej wybierany model prowadzenia działalności gospodarczej. Sprawdza się znakomicie nie tylko przy samozatrudnieniu, jak mogłaby wskazywać nazwa. Przedsiębiorca korzystający z jednoosobowej działalności gospodarczej może także zatrudniać pracowników i zarządzać nawet dużym podmiotem. Musi jednak brać pod uwagę to, że odpowiada za jego zobowiązania całym swoim majątkiem.
Ze względu na znaczne ograniczenie procedur formalnych, jeśli zdecydujesz się prowadzić działalność gospodarczą w ten sposób, sporo oszczędzisz. Poniżej znajdziesz zestawienie podstawowych wydatków oraz wskazówki pozwalające ocenić, co możesz zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności.
Ile kosztuje założenie jednoosobowej działalności gospodarczej?
Przyszli przedsiębiorcy często obawiają się początkowych kosztów związanych z założeniem firmy. Niesłusznie. Oczywiście na samym początku konieczna stanie się rejestracja firmy. W tym celu musisz złożyć wniosek rejestracyjny CEIDG-1 umożliwiający założenie działalności gospodarczej. Za jego pośrednictwem składasz także wpis do krajowego rejestru sądowego pozwalający na nadanie numeru NIP, krajowego rejestru urzędowego, (numer REGON), a także urzędu skarbowego, który nada Twojej firmie NIP. Oprócz tego musisz także dokonać zgłoszenia do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, ponieważ jako przedsiębiorca będziesz widniał jako płatnik składek.
Ile wynoszą koszty rejestracji firmy? Powyższe czynności są całkowicie darmowe. Oczywiście o ile zakładasz jednoosobową działalność gospodarczą. Założenie cieszącej się sporą popularnością spółki z ograniczoną odpowiedzialnością będzie wiązało się ze zdecydowanie wyższymi kosztami. Poza wkładem początkowym trzeba będzie wliczyć opłaty za wpis do KRS, ogłoszenie wpisu w MSiG, podatek od czynności cywilno prawnych, odpisy umów i taksę notarialną.
Należy wziąć również pod uwagę, że z innymi wydatkami wiąże się prowadzenie działalności regulowanej wymagajacej otrzymania specjalnych zgód czy koncesji.
Początkowe koszty prowadzenia działalności gospodarczej
Chociaż w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej sama rejestracja jest wolna od opłat, pewne wydatki związane z założeniem własnej firmy trzeba będzie ponieść już na samym starcie.
- Założenie konta bankowego: co prawda nie istnieje bezpośredni przepis obligujący właścicieli działalności gospodarczej do posiadania odrębnego konta firmowego. Są do tego jednak zobowiązani chociażby płatnicy podatku VAT. Tylko takie rachunki mogą być wpisane do tak zwanej białej księgi umożliwiającej dokonywanie płatności za faktury zawierajace podatek VAT. W praktyce konto bankowe w wielu przypadkach będzie więc koniecznością. Jego numer należy także wskazać w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Jak jest koszt założenia konta? Zależy w głównej mierze od oferty konkretnego banku. Zazwyczaj zamknie się w kwocie kilku lub kilkunastu złotych miesięcznie, jeżeli jest to jednoosonbowa działalność gospodarcza.
- Pieczątka firmowa: choć obecnie prowadząc własną firmę, nie ma wymogu posiadania pieczątki, nadal na jej obecność zwraca uwagę wielu kontrahentów. Koszt będzie jednak niski i zamknie się w kwocie kilkudziesięciu złotych.
- Koszty księgowości: samodzielne prowadzenie księgowości jest możliwe i w przypadku niewielkiej jednoosobowej działalności gospodarczej nie powinno sprawiać przedsiębiorcy większych problemów. Jest to jednak kolejny obowiązek, który nie tylko zabiera czas, ale wiążę się również z ryzykiem popełnienia kosztownego błędu. Księgowość jest więc najczęściej powierzana profesjonalistom zajmującym się rozliczeniami na co dzień. Wydatki zależą przede wszystkim od formy prawnej, formy opodatkowania i ilości generowanych dokumentów. Zazwyczaj w przypadku jednoosobowej działalności zamykają się w kwocie 200-400 zł miesięcznie.
Zwróć uwagę, że już ponosząc pierwsze wydatki związane z prowadzeniem własnej firmy masz możliwość klasyfikować je jako koszty uzyskania przychodu. Realne koszty będą więc niższe.
Koszty prowadzenia działalności gospodarczej a podatki
Zaliczka na podatek dochodowy (PIT) to z perspektywy przedsiębiorcy jeden z najbardziej obciążających kosztów prowadzenia działalności, choć oczywiście jest to pewne uproszczenie, ponieważ trudno uznać za nie samą płatność podatków. W przypadku prowadzenia firmy – w przeciwieństwie do pracowników na etacie – masz jednak pewien wpływ na wysokość przelewu do urzędu skarbowego oraz jego częstotliwość. Przede wszystkim wybierz odpowiednią formę opodatkowania:
- Rozliczenie na zasadach ogólnych: działalność gospodarcza może rozliczać się w sposób analogiczny do osób zatrudnionych na etacie, czyli za pośrednictwem skali podatkowej. W tym przypadku obowiązują dwie stawki – 12% do progu w wysokości 120 000 zł dochodu oraz 32% powyżej tej kwoty. Dodatkowo można zastosować 30 000 kwoty wolnej od podatku.
- Podatek liniowy: niezależnie od wysokości dochodu zapłacisz 19% podatku. Nie możesz również liczyć na kwotę wolną od podatku. Ten model rozliczenia sprawdza się w przypadku wyższych dochodów oraz stosunkowo wysokich kosztów, z jakimi wiąże się prowadzenie własnej działalności.
- Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych: w przypadku opodatkowania ryczałtem należność naliczana jest nie od dochodu, ale od przychodu. Koszty prowadzenia firmy nie mają więc znaczenia. Stawka ryczałtu zależy od typu konkretnej działalności. Często pozwala na uzyskanie wysokich oszczędności.
Podatek odprowadzasz nie w zeznaniu rocznym, ale w trybie miesięcznym lub kwartalnym w formie zaliczek odprowadzanych do urzędu skarbowego odpowiedniego dla siedziby firmy. Nie zapomnij także o przelewie podatku VAT, jednak z oczywistych względów nie można uznać go za koszt prowadzonej działalności.
Składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne
Jednym z największych wydatków przedsiębiorcy są składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Nie da się ich uniknąć, ponieważ to jeden z obowiązkowych elementów prowadzenia własnej działalności. Znów masz jednak pewien wpływ na ich wysokość i możesz osiągnąć spore oszczędności.
Zacznijmy od składek zdrowotnych. Ich wysokość zależy od formy opodatkowania.
- W przypadku skali podatkowej składka zdrowotna wynosi 9% dochodu. Nie możesz obniżyć przy jej pomocy należnego podatku.
- Jeżeli rozliczasz się na podatku liniowym, składka wynosi 4,9%, 8700 zł zapłaconych składek pomniejszy natomiast dochód podlegajacy opodatkowaniu.
- W przypadku ryczałtu występują trzy progi składek zdrowotnych. 50% z nich pozwoli na obniżenie przychodu podlegajacego opodatkowaniu.
Na innej zasadzie wygląda rozliczenie składek społecznych.
- Początkujący przedsięborcy mają możliwość skorzystania przez pół roku z tak zwanej ulgi na start – wówczas musisz pamietać o opłacaniu składek zdrowotnych, jednak nie zapłacisz ZUS-u.
- Przez kolejne dwa lata własna firma będzie wiąząła się z odprowadzaniem 263,59 zł na ubezpieczenie społeczne w przypadku rezygnacji z chorobowego oraz 285,71 zł, jeśli z niego korzystasz.
- Pełne składki ZUS wynoszą 1124,23 zł w przypadku rezygnacji z ubezpieczenia chorobowego oraz 1211,28 zł, jeśli zdecydujesz się je uwzględnić.
Do dyspozycji właścicieli firm pozostaje również program Mały ZUS Plus pozwalający na obniżenie podstawy, od których naliczane są składki, w przypadku niższych dochodów działalności gospodarczej.
Pamietaj także, że zatrudnienie pracowników wiąże się z obowiązkiem odprowadzania składek i zaliczek na podatek w ich imieniu!
Koszty prowadzonej działalności, których nie unikniesz: podsumowanie
W tym miejscu podsumujmy, z jakimi kosztami nieodwołalnie wiąże się działalność gospodarcza. Oczywiście to, ile ostatecznie wydasz, zależy od kilku czynników, w tym wybranej formy opodatkowania, dochodów lub przychodu czy stażu w charakterze przedsiębiorcy.
Poniżej znajdziesz wszystkie wydatki, z jakimi trzeba będzie się liczyć – zakładamy przy tym, że jest to jednoosobowa działalność gospodarcza, w której nie zatrudniasz innych osób. Dotyczy to więc chociażby osób na samozatrudnieniu.
| Zaliczki na podatek dochodowy | ||
| Skala podatkowa | Podatek liniowy | Ryczałt |
| 12% dochodu do progu 120 000 zł, 32% dochodu powyżej tego progu. Kwota wolna od podatku w wysokości 30 000 zł |
19% niezależnie od dochodu | Stawka zależna od rodzaju działalności |
| Składki na ubezpieczenie zdrowotne | ||
| 9% osiągniętego dochodu, brak możliwości obniżenia podstawy opodatkowania | 4,9% dochodu, możliwość odliczenia części składek | Wysokość składki zdrowotnej jest zależna od wysokości przychodu |
| Składki na ubezpieczenie społeczne | ||
| Pierwsze 6 miesięcy | Kolejne 24 miesiące | Następnie |
| Można zastosować pełną ulgę – konieczne jest opłacanie jedynie składki zdrowotnej (poza pewnymi wyjątkami – np. usługi dla poprzedniego pracodawcy). | 263,59 zł bez zasiłku chorobowego, 285,71 zł z zasiłkiem chorobowym |
1124,23 zł bez zasiłku chorobowego, 1211,28 zł z zasiłkiem chorobowym
W przypadku niższych dochodów można zastosować ulgę Mały ZUS Plus |
Koszty prowadzenia działalności gospodarczej
Bezdyskusyjną przewagą, z jaką wiąże się działalność gospodarcza w zestawieniu z etatem, jest możliwość zaliczenia dodatkowych kosztów uzyskania przychodu. Pozwala to na obniżenie wysokości przelewu, jaki trafia do urzędu skarbowego (oczywiście nie możesz skorzystać z tej opcji, jeżeli zdecydujesz się na opłacanie podatku w formie ryczałtu opłacanego od przychodu). Dodatkowy zysk osiągną również podatnicy VAT, którzy mogą go odliczyć.
Co powinieneś uwzględnić w kosztach uzyskania przychodu? Zasadniczo można w ten sposób zaklasyfikować każdy wydatek związany z prowadzoną działalnością gospodarczą.
- koszty ksiegowości,
- koszty usług elektronicznych,
- zakup sprzętu elektronicznego, np. wykorzystywanych w firmie komputerów, telefonów,
- wydatki na promocję i marketing,
- opłaty związane z lokalem przedsiębiorstwa,
- raty leasingowe, dotyczy to również leasingu pojazdów wykorzystywanych nie tylko na potrzeby przedsiębiorstwa, ale i prywatnie (nie obejmuje to jednak raty kredytu – w ten sposób można sklasyfikować jedynie skapitalizowane odsetki).
Niektóre wykorzystywane w firmie nieruchomości czy sprzęty mogą być także zaliczone do środków trwałych. Muszą one stanowić własność lub współwłasnośc przedsiębiorcy, ich okres użytkowania musi być dłuższy niż rok, a wartość przekraczać 10 000 zł. Środki trwałe rozlicza się przez cały okres użytkowania, wykorzystując odpisy amortyzacyjne.
Korzyści odniesiesz także, jeżeli prowadzisz firmę we własnym mieszkaniu. Jako koszt możesz zakwalifikować np. część wydatków na energię elektryczną czy gaz, Internet i inne media. Pamietaj jednak, że w znacznej części gmin przedsiębiorca będzie musiał w takiej sytuacji zapłacić wyższy podatek od nieruchomości.
Ile będzie kosztować własna firma? Dokonaj kalkulacji!
Jak widać, ostateczne koszty prowadzenia działalności gospodarczej zależą od konkretnego podmiotu, branży, w której działa, i skali działania. Dobra informacja dla początkujących predsiębiorców jest jednak taka, że w przypadku indywidualnej działalności nie trzeba będzie płacić za jej rejestrację. Podstawowe wydatki, których nie uda się uniknąć, wiążą się natomiast przede wszystkim z podatkami i daninami. Ustawodawca przewidział jednak rozwiązania, które pomogą obniżyć koszty prowadzenia firmy w pierwszym okresie. Uda się przede wszystkim zaoszczędzić na składkach emerytalnych, które zwykle są dużym obciążeniem dla budżetu.
Znaczna część przedsiębiorców decyduje się również na skorzystanie z usług profesjonalnych firm zajmujących się księgowością, co wiąże się z wydatkiem rzędu kilkuset złotych miesięcznie. Choć można robić to samodzielnie, wsparcie ekspertów jest bardzo ważne i pozwala działać ze zdecydowanie większym komfortem. Praktycznym wymogiem jest również posiadanie konta firmowego, które nie musi być jednak dużym obciążeniem finansowym.
Przedsiębiorca zyskuje możliwość zaliczania wielu wydatków związanych z działalnością jako kosztów uzyskania przychodu. Dzięki temu można znacząco obniżyć wysokość opłacanych podatków. Dodatkowe korzyści z zakupów firmowych odniosą także podatnicy VAT.
PŁ