Numer rejestracyjny firmy – co oznacza i czy jest konieczny?

Katarzyna Kubacka

Komentuj teraz!

Numer rejestracyjny firmy to specjalny identyfikator, który musi posiadać każde przedsiębiorstwo. Pozwala on zidentyfikować firmę w różnych rejestrach i uporządkować dane w systemach gospodarczych. Jakie numery rejestracyjne wyróżniamy? I jak uzyskać numer rejestracyjny firmy?

Numer rejestracyjny firmy – REGON, NIP, KRS

Numer rejestracyjny firmy to bardzo istotna informacja, która wiele mówi o danym przedsiębiorstwie. Jest on przypisywany firmom w celu ich identyfikacji w systemie prawnym i gospodarczym. W Polsce najczęściej występującymi numerami rejestracyjnymi są:

• NIP, czyli Numer Identyfikacji Podatkowej, przypisywany przedsiębiorcom w celach podatkowych,
• REGON, czyli Rejestr Gospodarki Narodowej, który jest używany najczęściej. Jest on wykorzystywany do statystycznej identyfikacji przedsiębiorstw, i nadawany przez Główny Urząd Statystyczny,
• KRS, czyli Krajowy Rejestr Sądowy to numer, który dotyczy firm wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego. Są to spółki prawa handlowego, fundacje, stowarzyszenia oraz niektóre organizacje. Rejestr ma na celu wskazanie sytuacji prawnej i finansowej danego podmiotu i jest bazą jawną.

Warto przeczytać: Wirtualne adresy dla firm. Czy działalność może nie mieć fizycznego adresu?

Do czego służy REGON?

Najbardziej rozpowszechnionym numerem, o który pyta się większość przedsiębiorstw i instytucji jest REGON. To indywidualny numer nadawany najczęściej – choć nie zawsze – automatycznie przy wpisie do CEIDG. REGON to skrót od Rejestru Gospodarki Narodowej. Jest to ogólnopolska baza firm, prowadzona przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego i to właśnie Urząd Statystyczny jest kluczem, jeśli zapytamy o cel istnienia tego numeru identyfikacyjnego.

Firmy posiadają REGON w celach porządkowych, żeby dany podmiot mógł zostać łatwo znaleziony przez kontrahenta, czy też instytucję, ale numer REGON powstał przede wszystkim po to, by prowadzić statystyki o ilości i wielkości firm, zarejestrowanych w Polsce. Krajowy Rejestr Urzędowych Podmiotów Gospodarki, czyli baza, do której trafia każdy numer REGON, jest na bieżąco aktualizowany, co sprawia, że możemy znaleźć w nim najbardziej aktualne informacje o spółkach i firmach, zarejestrowanych na terenie całego kraju.

Numer REGON – ile ma cyfr?

Identyfikator REGON to ciąg kilku cyfr, uporządkowanych w logiczną całość. Nie ma w rejestrze dwóch takich samych nr REGON, opisujących działalność gospodarczą. REGON to indywidualny, specjalny identyfikator, dzięki któremu możemy łatwo znaleźć firmę w różnych rejestrach. Może mieć 9, a także 14 cyfr.

REGON 9-cyfrowy opisuje podmioty gospodarki narodowej. Dwie pierwsze cyfry oznaczają tutaj województwo, a następne sześć jest liczbą porządkową. Ostatnia cyfra jest tak zwaną cyfrą kontrolną.

REGON 14-cyfrowy z kolei nadawany jednostkom lokalnym, czyli oddziałom firm lub zakładom, które działają pod innym adresem, niż siedziba główna firmy. W tym przypadku pierwsze dziewięć cyfr odpowiada za numer identyfikacyjny firmy, która utworzyła daną jednostkę lokalną, cztery następne oznaczają samą jednostkę, a ostatnia cyfra, podobnie jak w przypadku numeru REGON 9-cyfrowego, oznacza liczbę kontrolną.

Kto musi mieć numer REGON?

Numer REGON to identyfikator, który jest obligatoryjny, jeśli zakładasz własną działalność. Obowiązkowi wpisu do bazy REGON podlegają:

• osoby prawne,
• osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą lub rolniczą,
• jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej,
• wszystkie jednostki lokalne powyższych podmiotów.

Wypełniając wniosek, należy wprowadzić wszystkie wymagane informacje o firmie, czy osobie, takie jak nazwa przedsiębiorstwa i adres siedziby firmy, numer NIP, czy numery identyfikacyjne wspólników oraz partnerów danej spółki. Dodatkowo istnieją także specyficzne dane, które trzeba wypełnić w zależności od rodzaju prowadzonej działalności — na przykład w przypadku działalności rolniczej, należy wskazać ogólną powierzchnię użytków rolnych.

Numer REGON jest istotny szczególnie ze względów statystycznych. Dzięki konkretnemu uporządkowaniu numer mówi o rodzaju firmy, a także jej specyfice. Pozwala to przeanalizować sytuację gospodarczą kraju i wskazać, ile podmiotów zostało w danym roku zarejestrowanych w Polsce.

Numer REGON – gdzie go uzyskać?

Uzyskanie numeru REGON jest dość proste. Dużo zależy tutaj jednak od formy prowadzenia działalności gospodarczej. W przypadku przedsiębiorców, którzy są osobami fizycznymi, wniosek o nadanie REGON jest automatycznie kreowany przy dokonywaniu wpisu do CEIDG. To rejestr wysyła informację dalej, i w ten sposób Główny Urząd Statystyczny sam nadaje przedsiębiorcy numer REGON.

W przypadku podmiotów, które mają obowiązek rejestracji w KRS, nadanie numeru REGON również dzieje się automatycznie – z tym że podmiotem wysyłającym informację dalej jest właśnie Krajowy Rejestr Sądowy.

Natomiast podmioty, które nie są zarejestrowane ani w CEIDG, ani w KRS, muszą już złożyć osobny wniosek o nadanie nr REGON. Wniosek należy złożyć w Głównym Urzędzie Statystycznym w ciągu 14 dni od założenia firmy. Można go złożyć także online, w takim przypadku wymagany jest jednak podpis elektroniczny.

Rejestracja numeru REGON

Jak już zostało wspomniane, droga, jaką należy przejść, aby rejestracja numeru REGON była udana, zależy od formy prawnej działalności. Wpis do CEIDG i KRS są najprostszymi sposobami, aby zarejestrować swój numer REGON. Zanim zarejestrujesz firmę we wskazanych bazach, warto przemyśleć wszystkie informacje, jakich będzie wymagał wpis. W każdej z tych baz należy wskazać siedzibę i nazwę firmy, a także wybraną formę opodatkowania. Zmiana w rejestrach wymaga wypełnienia specjalnego wniosku, warto więc dobrze się nad tym zastanowić.

Jeśli musisz zarejestrować REGON w Głównym Urzędzie statycznym, pamiętaj, że w przypadku spółki cywilnej, wniosek będą musieli podpisać wszyscy wspólnicy. Jeśli nie mogą się oni pojawić fizycznie, warto do wniosku dołączyć specjalny dokument, na którym będą widniały podpisy wszystkich wspólników.

REGON a NIP

Wśród różnych numerów rejestracyjnych firmy, wyróżniamy także NIP. To numer, który dedykowany jest wyłącznie do celów identyfikacji podatkowej. NIP to unikalny identyfikator, nadawany wszystkim przedsiębiorcom w Polsce. Mogą go posiadać także osoby fizyczne, jednak obecnie nie jest to często praktykowane. Numer NIP służy do identyfikacji w obrocie gospodarczym oraz przy rozliczeniach podatkowych. Składa się z 10 cyfr i jest wymagany przy rejestracji firmy, składaniu deklaracji podatkowych oraz w kontaktach z administracją skarbową. Warto zaznaczyć, że osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą oraz osoby prawne, takie jak spółki, również potrzebują NIP-u, aby móc legalnie prowadzić działalność gospodarczą.

Różnica między numerem NIP a REGON-em wynika głównie z celu ich utworzenia. REGON stosowany jest w celach identyfikacyjnych i statystycznych, numer NIP służy natomiast do identyfikacji podatkowej.

KRS, czyli wpis do Krajowego Rejestru Sądowego

Niektóre firmy posiadają również numer KRS. Jest to wpis do Krajowego Rejestru Sądowego, czyli publicznego rejestru, w którym znajdują się informacje o podmiotach gospodarczych, takich jak spółki, fundacje, stowarzyszenia oraz inne organizacje, jak na przykład publiczne zakłady opieki zdrowotnej. W bazie KRS mogą się znaleźć także dłużnicy niewypłacalni, którzy zostali wpisani do bazy na wniosek konkretnego podmiotu.

KRS ma na celu jest zapewnienie przejrzystości, oraz ułatwienie dostępu do informacji o podmiotach działalności gospodarczej zarejestrowanych w Polsce. Jego celem jest także wskazanie statusu prawnego zarejestrowanego podmiotu, oraz jego sytuacji finansowej i sposobie reprezentacji. Dane, które możemy znaleźć w bazie KRS to także informacje o zaległościach podatkowych czy celnych, zaległościach wobec ZUS-u, oraz informacje o wierzycielach i wysokości niespłaconego długu.

Każdy podmiot wpisany do rejestru ma swój indywidualny numer KRS, który pozwala zidentyfikować go w bazie. Obok numeru NIP i nr REGON jest to ważny identyfikator działalności gospodarczej.

Warto przeczytać: Ile trwa założenie działalności gospodarczej w Polsce? Sprawdź, co musisz wiedzieć