Zdjęcie: Andrzej Rostek/Shutterstock
Zapisy przewidujące nakładanie kar pieniężnych na podatników naruszających obowiązki związane z KSeF (art. 106ni ustawy o VAT) zostały odroczone do 1 stycznia 2028 roku. W związku z tym, w przypadku niedopełnienia przez podatnika obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF nie wszczyna się postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.
„Zatem, do końca przyszłego roku, za naruszenie obowiązków związanych z KSeF osobom fizycznym nie grozi pociągnięcie do odpowiedzialności karnej skarbowej. Jednocześnie w okresie przejściowym, tj. do 31 grudnia 2027 roku, na podatników za naruszenie tychże obowiązków nie są jeszcze nakładane kary pieniężne. Przepisy dotyczące KSeF w okresie przejściowym są zatem pozbawione sankcji” – tłumaczy Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.
Nieznajomość KSeF szkodzi
Wiadomość, która z pewnością ucieszyła przedsiębiorców, nie może jednak uśpić ich czujności. W wielu przypadkach kłopotów związanych z użytkowaniem KSeF mogą narobić sobie sami. A w tych okolicznościach odpowiedzialność karnoskarbowa grozi im nawet we wspomnianym wyżej okresie przejściowym. Eksperci wskazują możliwości tego typu zdarzeń.
„Przykładem związanym z niepoprawnym wykorzystaniem KSeF, które może być związane z konsekwencjami ze strony urzędu skarbowego, jest wysłanie odbiorcy wizualizacji faktury ustrukturyzowanej, która odbiega od tej znajdującej się w KSeF. Jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji z dnia 30 kwietnia 2026 roku nr 0114-KDIP4-2.4012.87.2026.1.MC «w (..) sytuacji, gdy Wizualizacja PDF będzie zawierała wszystkie kluczowe dane dla faktury, a jednocześnie będzie się różnić od faktury ustrukturyzowanej, może zostać uznana za odrębną fakturę, o której mowa w art. 108 ustawy, w związku z czym wystąpi obowiązek zapłaty wykazanego w niej podatku VAT»” – mówi Monika Piątkowska.
Uważać należy również z wprowadzaniem do systemu faktur wystawionych już wcześniej. Zgodnie z indywidualną interpretacją 0114-KDIP1-3.4012.298.2026.1.KP Dyrektora KIS, tego typu dokumenty uznawane są za błędnie wprowadzone do obrotu prawnego. Jest tak, ponieważ dokumentują zdarzenia, które były już wcześniej udokumentowane fakturami. W takim wypadku, by wyeliminować je z prawnego obrotu, należy wystawić do nich faktury korygujące do zera.
„Zarówno w przypadku wprowadzenia omyłkowo faktury do KSeF, jak i wysłania wizualizacji odbiegającej od faktury wystawionej w KSeF, organy przestrzegają, że wiąże się to z ryzykiem zastosowania przez organ podatkowy art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, czyli uznania ich za tzw. “puste faktury”. Zgodnie z tym przepisem podatnik, który wystawi fakturę i wykaże w niej kwotę podatku, jest zobowiązany do jego zapłaty. Ten obowiązek dotyczy również sytuacji, w której podatnik wystawi kilka faktur dokumentujących tę samą czynność. Jeżeli dokonana przez podatnika na rzecz kontrahenta czynność opodatkowana VAT zostanie udokumentowana dwoma różnymi fakturami, to co do zasady, podatnik będzie zobowiązany do zapłaty wykazanego podwójnie podatku” – wyjaśnia ekspertka.
➡️ Sprawdź: Ranking KONT FIRMOWYCH.
Online, offline i realne konsekwencje
Inne problemy, które mogą się pojawić także w okresie przejściowym, związane są z niewydolnością wewnętrznych procedur w firmach. Ryzyko pojawia się zwłaszcza w sytuacjach awaryjnych oraz przy wystawianiu faktur poza KSeF.
„Przy KSeF trzeba rozróżnić wystawianie faktur online i offline. W trybie online dokument trafia do KSeF na bieżąco. W trybie offline faktura jest wystawiana poza systemem, a następnie musi zostać do niego przesłana w terminie wskazanym w ustawie. I właśnie tutaj widzę jedno z większych praktycznych ryzyk” – wskazuje Zuzanna Niełacna, ekspertka księgowo-podatkowa fillup k24.
Różnice w trybach
Ekspertka wskazuje na odrębne ścieżki podstępowania wskazane w ustawie. Te różnią się w zależności od przyczyny braku połączenia.
„Pod pojęciem «offline» kryje się kilka różnych procedur. Offline24, o którym mowa w art. 106nda ustawy o VAT, może być stosowany także wtedy, gdy KSeF działa prawidłowo. Podatnik wystawia fakturę poza systemem, a następnie przesyła ją do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia. To rozwiązanie może mieć zastosowanie np. przy problemach z internetem, z dostępem do systemu do fakturowania albo jako element przyjętej w firmie organizacji pracy.
Tryb niedostępności z art. 106nh ustawy o VAT uruchamiany jest wtedy, gdy niedostępność KSeF zostanie oficjalnie ogłoszona przez Ministerstwo Finansów. Faktury można wówczas wystawiać poza systemem, ale po zakończeniu niedostępności trzeba je przesłać do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym.
Z kolei tryb awaryjny z art. 106nf ustawy o VAT dotyczy awarii KSeF ogłoszonej w BIP Ministerstwa Finansów oraz w oprogramowaniu interfejsowym. Faktury wystawione w tym czasie poza KSeF należy przesłać do systemu nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii.
Ustawa przewiduje też awarię całkowitą, o której mowa w art. 106ng ustawy o VAT. To sytuacja wyjątkowa, komunikowana w środkach społecznego przekazu. W takim przypadku faktury wystawiane poza KSeF nie podlegają późniejszemu przesłaniu na zasadach właściwych dla zwykłego trybu awaryjnego” – wyjaśnia ekspertka.
Rejestr faktur
Problem nieterminowego przesyłania e-faktur po usunięciu awarii staje się bezpośrednim zagrożeniem dla płynności operacyjnej i rozliczeń biur rachunkowych. Dobrym pomysłem na jego rozwiązanie jest prowadzenie rejestru faktur wystawionych offline. Tego typu dokument powinien obejmować informacje w jakim trybie zostały wystawione, kiedy upływa termin ich wysłania i czy faktycznie trafiły do systemu.
Okres przejściowy to nie zwolnienie
Niebezpiecznym podejściem jest przekonanie podatników o braku konsekwencji za popełniane podczas okresu przejściowego błędy. Odroczenie kar nie oznacza bowiem jednocześnie przesunięcia samego obowiązku korzystania z systemu.
„Dotyczy to również obowiązku terminowego przesyłania do KSeF faktur wystawionych w odpowiednim trybie offline. Dlatego przedsiębiorcy nadal powinni pilnować, w jakim trybie została wystawiona faktura, kiedy upływa termin jej przesłania do systemu i czy została przez KSeF skutecznie przyjęta. Resort zapowiada jednocześnie, że KAS będzie reagować na przypadki wystawiania faktur poza KSeF z pominięciem ustawowych wyjątków oraz sprawdzać, czy niestosowanie systemu nie wiąże się z nierzetelnym rozliczaniem podatku. Do tej pory w bieżącym roku nie mieliśmy oficjalnie ogłoszonej przez Ministerstwo Finansów awarii KSeF ani niedostępności systemu uruchamiającej tryby z art. 106nf i 106nh ustawy o VAT. Nie oznacza to jednak, że można ten temat odłożyć. Przy pierwszej rzeczywistej awarii nie będzie czasu na ustalanie, jaki tryb ma zastosowanie i od kiedy liczyć termin” – mówi Zuzanna Niełacna.
Ostatnim z krytycznych obszarów, o których przypomina ekspertka, jest sytuacja podatników zwolnionych podmiotowo z podatku VAT. Ci często zakładają, że nie są z tego powodu widoczni w systemie skarbowym.
„«Jestem zwolniony z VAT, nie składam JPK_V7, więc urząd nie widzi moich faktur» – przy KSeF takie myślenie staje się coraz bardziej ryzykowne. Podatnicy zwolnieni z VAT również są co do zasady objęci obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF, a sam brak JPK_V7 nie oznacza, że sprzedaż pozostaje poza zasięgiem administracji skarbowej. Trzeba pamiętać, że system raportowania podatkowego nie kończy się dziś na JPK_V7. Do JPK dla podatków dochodowych trafiają dane z ksiąg rachunkowych, podatkowej księgi przychodów i rozchodów czy ewidencji przychodów, a zakres tych obowiązków jest rozszerzany etapami. Co ważne, transakcja ma zawsze dwie strony. Jeżeli sprzedawca nie prześle faktury do KSeF mimo obowiązku, nie oznacza to jeszcze, że urząd nie dowie się o niej z innych źródeł. Nabywca może ująć tę samą fakturę w swoich księgach jako koszt uzyskania przychodu, a dane o tej transakcji mogą znaleźć się w jego JPK dla podatków dochodowych” – podsumowuje Zuzanna Niełacna, ekspertka księgowo-podatkowa fillup k24.
Komentarze
Nie ma jeszcze żadnych komentarzy :)