Prowadzenie działalności i sprzedaż towarów lub usług wymaga od nas udokumentowania zarówno wobec urzędu skarbowego, jak i wobec konsumenta. Najczęściej stosuje się dokumenty w postaci rachunku lub faktury VAT. Podatnicy VAT nie korzystający ze zwolnień obowiązani są do wystawiania faktur VAT. Podatnicy korzystający ze zwolnień wystawiają rachunki.
Faktury VAT
Minimalny zakres informacji, jaki musi być zamieszczony na fakturze VAT, określony został przepisami wydanymi przez Ministra Finansów, na tych dokumentach muszą się znaleźć:
- imiona i nazwiska lub nazwy, bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
- numer identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy i nabywcy,
- data wystawienia i numer kolejny faktury, która musi być oznaczona dopiskiem VAT,
- data sprzedaży (dzień, miesiąc i rok) lub miesiąc i rok dokonania sprzedaży lub otrzymania zaliczki,
- nazwa towaru lub rodzaj wykonywanej usługi,
- jednostka miary i ilość sprzedawanych towarów lub usług,
- ceny jednostkowe produktów bez kwoty podatku (cena netto),
- wartość sprzedawanych towarów lub wykonywanych usług bez kwoty podatku (wartość netto),
- stawki podatku,
- suma wartości netto sprzedaży towarów lub wykonywanych usług wraz z podziałem na poszczególne stawki podatkowe i zwolnione od podatku,
- kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług) z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatkowych,
- kwota należności ogółem (wartość sprzedaży brutto) z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatkowych lub zwolnionych od podatku. Należność powinna być określona liczbowo i słownie.
Faktury VAT należy sporządzić w co najmniej w dwóch egzemplarzach. Oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca i przechowuje ją przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym ją wystawiono. Faktury VAT muszą być numerowane w taki sposób, aby każda z nich miała jeden niepowtarzalny numer. Oryginał faktury VAT musi zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury słowo „KOPIA”. Jeżeli zdarzy się tak, że klient zgubił lub zniszczył otrzymaną fakturę VAT, sprzedawca może ponownie ją wystawić na podstawie posiadanej kopii, dopisując na nowo wystawionym dokumencie wyraz „DUPLIKAT”.
Faktury korygujące
Dodatkowo obok faktur VAT stosuje się faktury korygujące VAT. Wystawia się je przede wszystkim w sytuacji, gdy:
- klient dokonuje zwrotu zakupionych towarów, na które została wystawiona faktura,
- po pewnym czasie od wystawienia faktury stwierdza się wystąpienie pomyłki w cenie, stawce czy kwocie podatku od towarów i usług.
Na fakturach korygujących VAT muszą się znaleźć:
- wyraz KOREKTA lub wyrazy FAKTURA KORYGUJĄCA w tytule,
- numer kolejny i data jej wystawienia,
- wszystkie te dane zawarte w fakturze, do której faktura korygująca jest wystawiana,
- kwota podwyższenia lub obniżenia ceny bez podatku,
- kwota podwyższenia lub obniżenia podatku VAT.
Rachunki
Jak już wyżej zostało wspomniane przedsiębiorstwa, które są zwolnione z podatku od towarów i usług, mogą dokumentować sprzedaż rachunkami.
Podobnie jak w przypadku faktury VAT, rachunek wystawiany jest w dwóch egzemplarzach, z których oryginał otrzymuje kupujący, a kopia pozostaje w aktach sprzedawcy przez 5 lat. Każdy rachunek musi mieć swój własny niepowtarzalny numer. A ponadto:
- imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi,
- data wystawienia i numer kolejny rachunku,
- określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe,
- ogólna suma należności wyrażona liczbowo i słownie.
Paragon fiskalny
Jeżeli sprzedaż jest rejestrowana przez kasę rejestrującą (fiskalną) drukowany jest paragon fiskalny. Paragon taki musi zawierać:
- nazwisko (nazwę) podatnika i jego adres (siedzibę),
- numer identyfikacji podatkowej podatnika wystawiającego paragon,
- kolejny numer paragonu,
- datę i czas (godzinę) sprzedaży,
- nazwy towarów (usług),
- ceny jednostkowe towarów i usług,
- wartość sprzedaży, stawki i kwoty podatku od towarów i usług,
- łączną kwotę podatku,
- kwotę należności,
- logo i numer pamięci fiskalnej kasy.
Sprzedający obowiązani są do wręczania paragonu fiskalnego każdemu kupującemu. Jeżeli sprzedawca nie wypełnia tego obowiązku, może zostać ukarany grzywną do 10 000 złotych.
Paragon fiskalny drukowany jest po otrzymaniu należności od klienta. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, polskie kasy fiskalne nie dopuszczają możliwości korekty ewidencji prowadzonej za pomocą kasy. Jeżeli zatem wydrukowany paragon fiskalny będzie zawierał błąd, to korekta sprzedaży następuje wyłącznie poza kasą rejestrującą. W takiej sytuacji wystawiany jest Protokół anulowania sprzedaży z kasy fiskalnej. Do protokołu musi być załączony oryginał paragonu fiskalnego. Protokół anulowania sprzedaży z kasy fiskalnej sporządza się także w przypadku reklamacji składanej przez klienta lub przy zwrocie towaru.
Nabywca i posiadacz paragonu fiskalnego może poprosić o wystawienie faktury VAT. W tym przypadku sprzedawca ma obowiązek zrobić to, ale pod warunkiem zwrócenia przez klienta paragonu fiskalnego, który dołączany jest do kopii faktury VAT.