Konieczność prowadzenia ksiąg rachunkowych wynika z obowiązującej już dłuższy czas, choć często „ulepszanej” ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. W myśl art. 11 tejże ustawy księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie zarządu jednostki, jak również w siedzibie przedstawicielstwa lub oddziału zagranicznej osoby prawnej.
Dowody księgowe
Do ksiąg rachunkowych miesiąca należy wprowadzić każdą operację gospodarczą, która nastąpiła w danym miesiącu. Podstawą do zamieszczenia tam zapisów są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dowodami źródłowymi.
Możemy mówić o następujących rodzajach dowodów źródłowych:
- zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,
- zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom,
- wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
Ponadto zupełnie uprawnioną podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę następujące dowody księgowe:
- zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,
- korygujące poprzednie zapisy,
- zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,
- rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.
Co powinien zawierać dowód księgowy?
W myśl art. 21. ustawy o rachunkowości dowód księgowy powinien zawierać co najmniej następujące informacje:
- określenie rodzaju dowodu,
- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe,
- stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca księgowania oraz – o ile nie wynika to z techniki dokonywania zapisów – sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania,
- numer identyfikacyjny dowodu.
Zdarzają się sytuacje, w których wartość w dowodzie wpłaty może być pominięta. Jest to zgodne z prawem jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem.
W sytuacji, kiedy dowód księgowy opiewa na waluty obce, to powinien on zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej.
Zgodnie z przepisami wynik przeliczenia waluty obcej na polską zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.
Podpis na dowodzie
Jak już zostało wcześniej wspomniane, na prawidłowo wystawionym dowodzie wpłaty powinien istnieć podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe.
Natomiast jeżeli dowód:
- nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika majątkowego,
- nie dokumentuje przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu,
- nie jest dowodem zastępczym,
to podpisy tychże osób mogą zostać zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Podpisy na dokumentach ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone mechanicznie.
W sytuacji prowadzenia interesów z zagranicznymi kontrahentami, zdarza się i tak, że wystawione przez tamtejsze firmy dowody wpłaty są w języku obcym. Wówczas na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w języku obcym.
Cechy dowodu
Dowody księgowe, w myśl artykułu 22 ustawy o rachunkowości powinny być rzetelne. Oznacza to, że powinny być zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują.
Ponadto powinny być kompletne, czyli powinny zawierać co najmniej dane, informacje wyliczone powyżej, a określone w art. 21.
Dowody księgowe powinny być również wolne od błędów rachunkowych. Z tego powodu niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.
Jednak w przypadku późniejszego stwierdzenia błędu, zarówno błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej.
Natomiast błędy zaistniałe w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty. Jednak naczelną zasadą musi być fakt, iż powinny być one czytelne. Powinno się zatem utrzymywać:
- czytelność skreślonych wyrażeń lub liczb,
- wpisanie treści poprawnej,
- wpisanie daty poprawki,
- złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej.
Przyjęto jednak zasadę, że nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.
W przypadku, w którym jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, wówczas kierownik jednostki ustala sposób postępowania z każdym z nich i wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu.