Jak odzyskać dług od zagranicznego kontrahenta?

Wielu polskich przedsiębiorców i konsumentów darzy zagranicznych kontrahentów sporym zaufaniem, często nieuzasadnionym.

Powstaje wiele raportów o ”moralności płatniczej” w poszczególnych krajach świata, na podstawie których przedsiębiorcy oceniają prawdopodobieństwo nierzetelności kontrahentów zagranicznych. Ale to zdecydowanie za mało. Jeżeli kontrahent okaże się nierzetelny, to wierzytelność zagraniczna jest trudna do ściągnięcia, a samodzielne negocjacje z dłużnikiem nieefektywne. Wysokie koszty windykacji powodują utratę części zysków.

Jak ustrzec się przed nieściągalną wierzytelnością zagraniczną? Co może i co powinien zrobić wierzyciel polski w sytuacji, gdy podmiot zagraniczny spóźnia się ze spłatą zobowiązania?

Sprawdź kontrahenta

Za nim nawiążemy współpracę z firmą zagraniczną, warto dowiedzieć się, czy potencjalny partner jest wypłacalny i na przykład nie występuje na zagranicznych listach dłużników. Pozyskanie informacji o kontrahencie nie zawsze wiąże się z kosztami. Eksperci zalecają prześwietlenie kontrahenta również w trakcie współpracy. Jak uzyskać informacje?

Najtańsze i stosunkowo najprostsze jest  zwrócenie się do polskiej placówki dyplomatycznej w kraju kontrahenta. Z reguły informacje udzielane przez konsulaty o firmie zagranicznej są bezpłatne. Podobnie jest w przypadku zagranicznych wydziałów promocji handlu i inwestycji, podlegających Ministerstwu Gospodarki.

W ten sposób dowiedzieć się można, czy dana firm rzeczywiście istnieje, kto jest jej właścicielem, współwłaścicielem, od kiedy prosperuje oraz uzyskać dane kontaktowe. Bardziej szczegółowe informacje (np. bilans handlowy) wymagają kontaktu z zagranicznymi instytucjami prowadzącymi odpowiednie ewidencje, co pociągnie za sobą koszty.

Lista wszystkich polskich placówek dyplomatycznych na całym świecie znajduje się na stronie Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

Pomocy w ustaleniu wiarygodności kontrahenta udzielają również zagraniczne izby gospodarcze. W wielu przypadkach mają one dostęp do ewidencji analogicznych do polskiego Krajowego Rejestru Sądowego.  Uzyskanie szczegółowego wypisu z rejestru sądowego wiąże się z kosztami rzędu kilkuset złotych, obejmują one uzyskanie dokumentów i koszt sprowadzenia ich do Polski.

Wykaz wszystkich Izb Dwustronnej Wymiany Gospodarczej odnaleźć można na rządowym Portalu Promocji Eksportu.

Kolejnym sposobem prześwietlenia partnera w interesach jest skorzystanie z usług tzw. wywiadowni gospodarczej. Na rynku polskim coraz więcej firm zajmuje się gromadzeniem i udostępnianiem informacji o kontrahentach zagranicznych. Cena raportu zależy od firmy, szczegółowości i wagi poszukiwanych informacji, państwa w jakim działa kontrahent oraz czasu w jakim chcemy uzyskać informacje.

Przykładowe ceny raportów gospodarczych

Źródło: cenniki firm, *nd – informacja niedostępna

Analizy branżowe pomagają sprawdzić odbiorcę – dowiedzieć się jak dotychczas płacił kontrahentom oraz czy ma wobec nich zaległości.

”Na własną rękę”

Jeżeli termin płatności minął, wierzyciel może domagać się należnej mu kwoty. Przed podjęciem dalszych kroków należy skierować do dłużnika wezwanie do zapłaty.

Wiele opóźnień związanych ze spłatą zobowiązań wynika z przeoczenia. W niektórych krajach Unii Europejskiej ponad połowa należności jest regulowanych z opóźnieniem. Wydaje się zatem, że monit wraz z ostrzeżeniem o skierowaniu sprawy do sądu wystarczy. Bywa również, że zagraniczny odbiorca współpracujący z przedsiębiorcą od dawna, bądź od dawna korzystający z jego usług, jedynie z powodu przejściowych kłopotów nie jest w stanie uiścić zobowiązania jednorazowo. Na drodze negocjacji można ustalić optymalny sposób i termin spłaty zobowiązania. Podobnie jak w przypadku kontrahentów polskich wymagany jest dobry kontakt z partnerem w interesach.

Przedsiębiorca próbując samodzielnie nakłonić firmę lub podmiot do uregulowania zadłużenia naraża się na koszty. Dotyczą one głównie rozmów telefonicznych oraz dostarczania dokumentów (pomoc prawna w ich sporządzeniu, tłumaczenie, kurier zagraniczny, itp.). W przypadku nierzetelnych kontrahentów droga ta nie przynosi satysfakcjonujących efektów. Dodatkowe utrudnienia wynikają z bariery językowej i nieznajomości przepisów z zakresu handlu międzynarodowego i  obwiązujących w kraju kontrahenta.

Jeżeli mimo wezwania dłużnik nie zapłacił, nie należy zwlekać z podejmowaniem dalszych kroków. Czas działa na niekorzyść wierzyciela – firma dłużnika może zaprzestać działalności, a wtedy odzyskanie należnych pieniędzy będzie znacznie utrudnione.

Często opłaca się ściąganie należności za pomocą kancelarii prawnej zagranicznej lub polskiej w roli negocjatora. Może doprowadzić to do uregulowania płatności  lub negocjacji w sprawie spłat ratalnych. Nie można zgłosić zagranicznego dłużnika do Biura Informacji Gospodarczej.

Od 2003 roku, od wejścia w życie Ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych z 14 lutego 2003 roku (Dz.U. nr 50, poz. 424), funkcjonują w Polsce Biura Informacji Gospodarczej (BIG) zajmujące się gromadzeniem, przetwarzaniem i udostępnianiem informacji o zobowiązaniach konsumentów i przedsiębiorstw. Na polskim rynku działają trzy biura: Krajowy Rejestr Długów, InfoMonitor i Europejski Rejestr Informacji Finansowej. Są one skutecznym elementem walki z nierzetelnymi kontrahentami, ale wyłącznie polskimi.

Według statystyk Krajowego Rejestru Długów BIG SA aż 58 procent dłużników po otrzymaniu wezwania do zapłaty zawierającego ostrzeżenie o możliwości dopisania ich długu do rejestru dłużników spłaca swoje zobowiązania. Kolejnych 27 procent robi to po umieszczeniu ich danych w bazie KRD i wysłaniu powiadomienia o dopisaniu ich do rejestru. A tylko 15 procent dłużników pozostaje w rejestrze. Ale są to wyłącznie konsumenci i przedsiębiorcy z siedzibą (lub miejscem zamieszkania) w Polsce.

Analogiczne biura funkcjonują od dłuższego czasu w Unii Europejskiej. Jednak z powodu ograniczeń ustawowych nie wymieniają one informacji z polskimi  BIG-ami. Przepisy obecnie obowiązującej ustawy uniemożliwiają przekazanie polskiemu rejestrowi  informacji o zobowiązaniach firm zagranicznych.

Skierowanie sprawy do sądu

Wierzyciel podejmuje decyzję o skierowaniu sprawy do sądu najczęściej, gdy pozostałe środki zawodzą. Nie istnieje jednolita procedura postępowania dla wszystkich zobowiązań, niezależnie, czy stronami są konsumenci czy przedsiębiorcy, z polski, czy z zagranicy. Każda wierzytelność jest inna.

Sprawę można skierować do sądu właściwego ze względu na siedzibę firmy zagranicznej lub do sądu polskiego, jeżeli przepisy szczegółowe bądź umowa pomiędzy partnerami w interesach nie stanowi inaczej. W przypadku wyłudzenia opłaty za towar, którego kontrahent nie dostarczył, wierzyciel może domagać się swoich praw w Polsce dodatkowo w oparciu o kodeks karny.

Tytuł uzyskany w Polsce, aby był skuteczny w Unii Europejskiej (czyli wobec kontrahenta z UE) musi spełniać wymogi rozporządzenia (WE) Parlamentu Europejskiego i Rady nr 805/2004 z 21 kwietnia 2004 r. w sprawie utworzenia Europejskiego Tytułu Egzekucyjnego (ETE) dla roszczeń bezspornych. Na podstawie Europejskiego Tytułu Egzekucyjnego można egzekwować prawa bezpośrednio w UE bez konieczności podejmowania dodatkowych kroków (konieczne jest natomiast uzyskanie tłumaczenia ETE).

Polskie orzeczenie w sprawie sporu z kontrahentem z UE, jeżeli nie spełnia warunków dotyczących potwierdzenia go jako ETE, nadal jest egzekwowalne. Należy złożyć w zagranicznym sądzie wniosek o określenie go jako wykonalnego.

Inną metodą jest prowadzenie sporu prawnego bezpośrednio za granicą kraju, gdy właściwym sadem do rozstrzygania sporu jest zagraniczny, lub gdy istnieje  możliwość wyboru między sądem polskim i obcym. Nie ma jednolitych procedur w krajach UE. Polski przedsiębiorca, najpewniej za pośrednictwem kancelarii, musi zebrać informacje o postępowaniu, terminach i kosztach sądowych w kraju dłużnika. Zróżnicowanie wśród państw UE dotyczy także rodzaju podejmowanych działań oraz czasu trwania samego postępowania.

Po uzyskaniu korzystnego orzeczenia pozostaje jego wykonanie czyli zajęcie na majątku i wierzytelnościach dłużnika. W pierwszej kolejności najczęściej zajmowane jest jego konto bankowe.

Firma windykacyjna

Polscy przedsiębiorcy mogą zlecić odzyskanie pieniędzy, firmom specjalizującym się w windykacji międzynarodowej. Dzięki znajomości regulacji nadrzędnych i lokalnych przepisów prawa, na które należy się powoływać w trakcie dochodzenia należności oraz technik negocjacyjnych skuteczność pośredników jest wysoka. Z tego względu outsourcing to obecnie najpopularniejsza metoda ściągania długów zagranicznych.

Firmy wyspecjalizowane w windykacji międzynarodowej  współpracują z zagranicznymi kancelariami prawnymi, umożliwia to przeprowadzenie windykacji sądowej. Klient otrzymuje wsparcie na wszystkich etapach postępowania: negocjacyjnym, sądowym, komorniczym oraz egzekucyjnym.

W odzyskiwaniu długu z zagranicy niezwykle ważna jest szczegółowa i kompletna dokumentacja: umowy, faktury, potwierdzenia przyjęcia towaru, pisemne potwierdzenia ustaleń dotyczących warunków współpracy, sposobu dostawy i jakości towaru.

Okres windykacji nie jest identyczny we wszystkich przypadkach, zazwyczaj trwa od 120 do 160 dni. Utrudnienia pojawiają się, gdy należności są już znacznie przeterminowane lub gdy dotyczą bardzo wysokich kwot, których jednorazowe ściągnięcie może być niemożliwe i konieczne jest ich rozłożenie na raty.

Prowizja za windykację w większości przypadków uzależniona jest od jej skuteczności. Wysokość kwoty oddanej pośrednikowi zależy od czynników:

• Okres przeterminowania należności – przeważnie za krótki okres uważa się poniżej 30 dni (najniższy procent prowizji), długi okres to ponad 360 dni (najwyższy procent prowizji);

• Wysokość zobowiązania – im wyższy dług tym niższy jest procent stosowany do naliczenia prowizji; minimalna wartość wierzytelności uwzględniana w cennikach pośredników to 5 tys. zł, zarówno konsumenci jak i osoby fizyczne mogą otrzymać indywidualną ofertę windykacji długu o niższej wartości;

• Poziom trudności windykacji  – oceniany jest przez ekspertów z firmy windykacyjnej.

Wysokość prowizji w zależności od powyżej wymienionych parametrów waha się w granicach od 10 do 30 procent długu. Każda firma windykacyjna prowadzi indywidualną politykę uzależniania wysokości prowizji od cech wierzytelności.

Sprzedaż wierzytelności

Jeżeli wezwanie dłużnika do dobrowolnej zapłaty nie przyniesie efektu, można spróbować sprzedać wierzytelność zagraniczną. Jest to dobre rozwiązanie, gdy przedsiębiorca ma kłopoty z płynnością finansową.

Wierzyciel może przenieść wierzytelność bez zgody dłużnika. Przedmiotem przelewu może być każdy dług, jeżeli nie sprzeciwia się temu przepis ustawy, właściwość zobowiązania bądź zastrzeżenie umowne. Dopuszczalne jest również dokonanie cesji części wierzytelności. Wraz z wierzytelnością zagraniczną na nabywcę przechodzą wszelkie związane z nią prawa, w szczególności roszczenie o zaległe odsetki (ustawowe, jeżeli w umowie nie zastrzeżono inaczej).

Umowę sprzedaży należy sporządzić na piśmie. Szczegółowo opisać należy zarówno wierzytelność, jak i stosunek prawny, z którego ona wynika.

Sprzedaż wierzytelności to dobre rozwiązanie w obliczu kłopotów z płynnością finansową, gdy dla przedsiębiorcy liczy się szybkie pozyskanie środków obrotowych, nawet kosztem rezygnacji z części należności. Podobnie jak w przypadku zlecenia windykacji długu – cena sprzedaży naliczana jest procentowo od wartości wierzytelności i zależy od okresu przeterminowania i wysokości wierzytelności.

Przedsiębiorca wystawiając dług na aukcji obrotu wierzytelnościami musi liczyć się z opłatą za ogłoszenie i prowizją, jaką pobierze instytucja jeżeli wierzytelność zostanie sprzedana.

Obrót długami zagranicznymi stanowi znikomy procent rynku obrotu wierzytelnościami w Polsce. Spowodowane jest to głównie wysokim stopniem trudności windykacji międzynarodowej, a co za tym idzie – wąskim gronem podmiotów chętnych przejęcia praw do wierzytelności zagranicznej.

Podsumowanie

Transakcje międzynarodowe wiążą się z największym ryzykiem. Odległość kraju kontrahenta, odmienny system prawny, nieznajomość przepisów nadrzędnych, inna kultura handlowa, inne zasady rozliczeń to tylko niektóre utrudnienia towarzyszące współpracy z zagranicznymi podmiotami.

Najlepiej zapobiegać – czyli sprawdzić kontrahenta. Obszerne bazy danych o przedsiębiorstwach, którymi dysponują wywiadownie gospodarcze pozwolą szybko i niskim kosztem uzyskać cenne informacje. Nie jest to jedyny sposób. Wieści o nierzetelnych kontrahentach szybko rozchodzą się w środowisku biznesowym, przedostają do prasy i internetu.

Warto również poświęcić więcej uwagi umowie o współpracy. Wskazane jest stosowanie zabezpieczeń umownych i skonsultowanie ich z kancelarią prawną znającą warunki gospodarcze i prawne panujące w kraju kontrahenta.

Należy uświadomić sobie jednak, że zagraniczne długi nie są niemożliwe do ściągnięcia. A w odzyskiwaniu pieniędzy najważniejsza jest dokumentacja. Przedsiębiorcy i konsumenci muszą pilnować wszystkich umów, faktur, potwierdzeń dostawy towarów, potwierdzeń ich jakości, uzgadniania szczegółów współpracy na piśmie. Kompletna i prawidłowa dokumentacja umożliwi przeprowadzenie szybkiej windykacji zagranicznej.

Monika Orzeł