Odchodzę z pracy na emeryturę i chciałabym sporządzić protokół zdawczo-odbiorczy prowadzonych prac (stanowisko: księgowa). Co powinien zawierać taki protokół?
Każdy protokół bez względu na jego rodzaj i szczegółowe elementy składa się z trzech głównych części:
- część wstępna,
- część zasadnicza,
- część końcowa.
Część wstępna protokołu obejmuje tytuł oraz wstęp. Tytuł zawiera:
- słowo: protokół,
- zwięzłe określenie rodzaju protokołu,
- zwięzłe określenie rodzaju zdarzenia, stanu, faktu,
- określenie miejscowości (miejsca, lokalu), daty (dzień, miesiąc, rok) oraz godziny.
Wstęp wymienia osoby biorące udział w protokołowanych czynnościach (jeżeli do protokołu nie załącza się listy obecności) i nieobecnych z podaniem czy ich nieobecność została usprawiedliwiona czy też nie oraz zawiera porządek obrad (czyli wykaz spraw, które mają być rozpatrywane, a także kolejność ich rozpatrywania).
Część zasadnicza protokołu składa się z opisu czynności, zdarzeń z uwzględnieniem towarzyszących im okoliczności.
W części końcowej podaje się godzinę ukończenia czynności i formułę stwierdzającą zakończenie czynności.
W zasadzie protokół podpisują wszyscy obecni przy sporządzaniu protokołu. Przed przedstawieniem do podpisu protokół zostaje odczytany obecnym. Po podpisaniu protokołu nie wolno wprowadzać do niego jakichkolwiek zmian. Formułą kończącą protokół może być np. zdanie: „Na tym protokół zakończono i po odczytaniu uczestnikom zebraniu podpisano.”
Przemysław Gogojewicz