Kapitał początkowy a emerytura według nowych zasad

O wysokości przyszłej emerytury decyduje tzw. kapitał początkowy. Wylicza go ZUS dla osób, które podlegały przed 1 stycznia 1999 r. ubezpieczeniu społecznemu, a ich okresy składkowe i nieskładkowe wynoszą co najmniej 6 miesięcy i jeden dzień. Aby to było możliwe, należy najpierw udokumentować swój staż pracy oraz zarobki z okresu przed reformą emerytalną.

Komu ZUS wyliczy kapitał początkowy?

Pojęcie kapitał początkowy wprowadziły przepisy ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, zwanej dalej ustawą emerytalną. Zgodnie z tą ustawą Zakład Ubezpieczeń Społecznych ustala kapitał początkowy osobom, które:

• urodziły się po 31 grudnia 1948 r., jeżeli
• opłacały składki na ubezpieczenie społeczne lub pozostawały w zatrudnieniu przed 1999 r.

Osobom urodzonym po 1948 r., które warunki do emerytury spełnią po 2007 r., ZUS obliczy emeryturę według nowych zasad. Prawo do tego świadczenia nie będzie uzależnione od długości przebytych okresów ubezpieczenia. Wysokość emerytury będzie zależała od:  kwoty składek na ubezpieczenie emerytalne, zaewidencjonowanych w ZUS po 1998 r. na indywidualnym koncie ubezpieczonego oraz  kwoty kapitału początkowego. Emerytura będzie wynikiem podzielenia podstawy jej wyliczenia, tj. zwaloryzowanej kwoty kapitału początkowego i zwaloryzowanych składek na ubezpieczenie emerytalne, przez średnie dalsze trwanie życia dla osób w wieku równym wiekowi przejścia na emeryturę osoby wnioskującej o jej przyznanie.

Emerytura będzie przysługiwała po osiągnięciu wieku: 60 lat – w przypadku kobiet, 65 lat – w przypadku mężczyzn. Należy zaznaczyć, iż prowadzona przez ZUS od 1999 r. ewidencja składek na ubezpieczenie emerytalne, na indywidualnym koncie ubezpieczonego, pozwoli na ustalenie emerytury bez konieczności gromadzenia przez wnioskodawcę dokumentacji potwierdzającej okresy zatrudnienia i opłacania składek po 1998 r. Natomiast za okresy pracy/ubezpieczenia przypadające przed 1999 r. zostanie odtworzona teoretyczna składka na ubezpieczenie społeczne poprzez obliczenie kapitału początkowego. Kwota kapitału początkowego – ustalona na dzień 1 stycznia 1999 r. – jest zapisywana, tak jak kwota składek na ubezpieczenie emerytalne, na indywidualnym koncie ubezpieczonego.

W pewnym uproszczeniu zatem można stwierdzić, iż kapitał początkowy jest to teoretyczne odtworzenie składek na ubezpieczenie społeczne opłaconych przed 1999 r., tj. przed wprowadzeniem obowiązku ewidencjonowania przez ZUS składek na ubezpieczenie emerytalne na indywidualnym koncie ubezpieczonego. To teoretyczne odtworzenie składek na ubezpieczenie społeczne następuje:

• poprzez obliczenie (według obecnych zasad) hipotetycznej emerytury, jaką ubezpieczony otrzymałby w dniu 1 stycznia 1999 r., za przebyte przed 1999 r. okresy składkowe i nieskładkowe, a następnie
• pomnożenie kwoty tej hipotetycznej emerytury przez średnie dalsze trwanie życia (kobiet i mężczyzn) w wieku 62 lat, ustalone na dzień 1 stycznia 1999 r.

Osoby, którym ZUS wyliczy kapitał początkowy, przy składaniu wniosku o emeryturę nie będą ponownie kompletowały dokumentów potwierdzających okresy składkowe i nieskładkowe przebyte przed 1999 r. oraz wysokość osiąganego wynagrodzenia.

W zreformowanym systemie emerytalnym emerytura będzie przysługiwała z 2 lub 3 źródeł: z ZUS, otwartego funduszu emerytalnego i ewentualnie z pracowniczego programu emerytalnego lub innego indywidualnego ubezpieczenia.

Osobom urodzonym przed 1949 r. nie oblicza się obecnie kapitału początkowego. Ustalana tym osobom emerytura, obecnie i w latach następnych, jest obliczana po udowodnieniu:  odpowiednio długiego okresu składkowego (lub okresów składkowych) i okresów nieskładkowych (nie przekracających 1/3 udowodnionych okresów składkowych) oraz  osiąganego wynagrodzenia, od którego została opłacona składka na ubezpieczenie społeczne albo na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Od czego zależy kwota kapitału początkowego?

Kwota kapitału początkowego zależy od:

• okresów składkowych i nieskładkowych, przebytych przed 1999 r.,
• podstawy wymiaru, do ustalenia której przyjmowane jest wynagrodzenie (dochód), które stanowiło podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne przed 1999 r., albo uposażenie b. żołnierza lub funkcjonariusza,
• współczynnika p, który służy do obliczenia tzw. części socjalnej.

Wartość współczynnika p – obliczona oddzielnie dla kobiet i oddzielnie dla mężczyzn – zamieszczona jest w załączniku do ustawy emerytalnej.

Część uzależniona od uwzględnionych okresów składkowych: Okresy składkowe liczone są po 1,3% podstawy wymiaru za każdy rok okresów składkowych (z uwzględnieniem pełnych miesięcy).

Część uzależniona od uwzględnionych okresów nieskładkowych: Okresy nieskładkowe liczone są po 0,7% podstawy wymiaru za każdy rok okresów nieskładkowych (z uwzględnieniem pełnych miesięcy).

Część socjalna – Część socjalna obliczana jest od kwoty bazowej wynoszącej 1220,89 zł (kwota ta to przeciętne wynagrodzenie z II kwartału 1998 r.). 100% części socjalnej to 293,01 zł (tj. 24% kwoty bazowej).

Suma kwot: części za okresy składkowe, części za okresy nieskładkowe oraz części socjalnej mnożona jest przez średnie dalsze trwanie życia,tj. przez 209 miesięcy.

Tak wyliczona kwota stanowi wartość kapitału początkowego na dzień 1 stycznia 1999 r. Kapitał początkowy jest wyliczany każdej osobie na dzień 1 stycznia 1999 r. bez względu na to, kiedy zostanie przesłany do ZUS wniosek wraz z dokumentami o jego ustalenie.
Przewidziana jest coroczna waloryzacja kapitału początkowego. Waloryzacja będzie przeprowadzana w terminach i na zasadach przewidzianych dla waloryzacji składek na ubezpieczenie emerytalne.

W ustawie emerytalnej jest gwarancja, iż w wyniku przeprowadzonej waloryzacji kapitał początkowy nie może ulec obniżeniu. Ustalenie wartości kapitału początkowego następuje w formie decyzji. Od decyzji tej przysługuje odwołanie do Sądu Okręgowego-Sądu Pracy i Ubezpieczeń Społecznych. Odwołanie można wnieść w terminie miesiąca od dnia doręczenia decyzji. Decyzję w sprawie kapitału początkowego wydaje oddział ZUS, na terenie którego ubezpieczony jest zameldowany na pobyt stały.

Jakie dokumenty są potrzebne do ustalenia kapitału początkowego?

Dokumentacja niezbędna do ustalenia kapitału początkowego powinna zawierać:

• wniosek o ustalenie kapitału początkowego (druk ZUS Kp-1),
• kwestionariusz dotyczący okresów składkowych i nieskładkowych (druk ZUS Rp-6),
• świadectwa pracy lub zaświadczenia potwierdzające okresy zatrudnienia oraz inne dowody dla potwierdzenia okresów składkowych i nieskładkowych,
• zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (druk ZUS Rp-7), potwierdzające okresy zatrudnienia oraz osiągane wynagrodzenie (dochody), które wystawia pracodawca, albo legitymację ubezpieczeniową zawierającą wpisy o zatrudnieniu i wynagrodzeniu dokonane w trakcie zatrudnienia albo niezwłocznie po jego ustaniu.
  Osoby, które indywidualnie opłacały składkę na ubezpieczenie społeczne, a także osoby, które współpracowały przy prowadzeniu działalności gospodarczej, podają w druku ZUS Rp-6 adres prowadzenia działalności, adres jednostki ZUS, do której opłacane były składki, Numer Konta Płatnika (NKP).

Dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia (okresy składkowe i nieskładkowe) oraz wysokość wynagrodzenia należy przedstawić w oryginale albo przedłożyć poświadczone notarialnie ich odpisy, wypisy lub kserokopie.

Oryginały dokumentów – po wykorzystaniu – ZUS zwraca wnioskodawcy. Nie podlegają zwrotowi zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, wystawione na druku ZUS Rp-7.

Wyjątkowo dopuszczona została możliwość dołączenia kserokopii – poświadczonych za zgodność z oryginałem przez pracodawcę lub pracownika organu rentowego, albo konsula RP w przypadku osób mieszkających poza granicami Polski – następujących dokumentów:

• książeczki wojskowej,
• dyplomu ukończenia szkoły wyższej,
• wyciągów z akt wystawianych przez urzędy stanu cywilnego,
• danych z dowodu osobistego, np. wpisy o zatrudnieniu, wpisy dotyczące dzieci.

Druki potrzebne do ustalenia kapitału początkowego dostępne są nieodpłatnie w każdej jednostce organizacyjnej ZUS oraz na stronie internetowej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz pod adresem http://www.twoja-firma.pl/formulrze-zus.html.

Wnioskodawca wypełnia:

• wniosek o ustalenie kapitału początkowego (druk ZUS Kp-1),
• kwestionariusz dotyczący okresów składkowych i nieskładkowych (druk ZUS Rp-6).
  Wymienione druki zawierają informacje o sposobie ich wypełnienia (patrz: załącznik  1 i 2 do niniejszej ulotki).

W kwestionariuszu ZUS Rp-6 wnioskodawca podaje: początek i koniec każdego okresu składkowego i nieskładkowego (dzień, miesiąc, rok), nazwy zakładów pracy lub nazwiska i adresy pracodawców, okresy pozostawania bez pracy, pobierania zasiłku dla bezrobotnych, przebywania na urlopie wychowawczym, korzystania z urlopu bezpłatnego i inne okoliczności występujące w okresie aktywności zawodowej.

Do wypełnionych druków – jak już wspomniano wcześniej – należy dołączyć dowody potwierdzające okresy składkowe i nieskładkowe, które wnioskodawca wyszczególnił w kwestionariuszu ZUS Rp-6, oraz wysokość osiąganych zarobków (dochodów), które stanowiły podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne, albo uposażenie z tytułu służby.

Jeżeli archiwum lub inna jednostka przechowująca dokumentację nieistniejących już zakładów pracy wyda z posiadanych zbiorów uwierzytelnione kserokopie dokumentów lub ich odpisy, do wniosku o ustalenie kapitału początkowego należy dołączyć te dokumenty. Natomiast jeżeli archiwum lub jednostka przechowująca dokumentację osobową lub płacową zlikwidowanych zakładów pracy, na podstawie posiadanych dokumentów, wystawi zaświadczenie potwierdzające okresy składkowe i nieskładkowe lub wysokość zarobków – do wniosku należy dołączyć to zaświadczenie.

Okresy składkowe i ich dokumentowanie

Okresy składkowe wymienione są w art. 6 ustawy emerytalnej. Do okresów tych zaliczane są m.in.:

• Okresy zatrudnienia, pracy nakładczej, pracy w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych albo innej pracy zarobkowej, np. umowy agencyjnej lub zlecenia bądź działalności objętej ubezpieczeniem społecznym.

  Dowody: pisemne zaświadczenia pracodawców, świadectwa pracy lub legitymacja ubezpieczeniowa zawierająca wpisy o okresie zatrudnienia dokonane w trakcie trwania stosunku pracy albo niezwłocznie po rozwiązaniu umowy o pracę. W razie braku wymienionych dokumentów środkiem dowodowym mogą być również umowy o pracę, wpisy w dowodzie osobistym, legitymacje służbowe, legitymacje związków zawodowych, pisma kierowane przez pracodawcę do pracownika w czasie trwania zatrudnienia (np. o powołaniu, mianowaniu, zmianie angażu, przyznaniu nagrody, udzieleniu urlopu), jeżeli na ich podstawie można ustalić okres zatrudnienia.

  Okres zatrudnienia u pracodawcy, który przed 1999 r. rozliczał składki na ubezpieczenie społeczne imiennie za każdego pracownika – w przypadku, gdy ubezpieczony nie posiada świadectwa pracy – potwierdzi ZUS na podstawie posiadanej dokumentacji, pod warunkiem jednak, że pracodawca opłacił składki za pracownika. ZUS dokona tego potwierdzenia po założeniu wniosku o ustalenie kapitału początkowego. Informacja ta odnosi się do osób, które były zatrudnione w małych firmach (zatrudniających do 20 osób), w tym także np. w sklepach, zakładach usługowych i innych małych zakładach pracy. Pracodawca powinien jednak potwierdzić okres (okresy), za który wypłacał pracownikowi – na podstawie przepisów art. 92 Kodeksu pracy – wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy(do 35 dni w roku) oraz wypłaconą w każdym roku kwotę tego wynagrodzenia.

  Podobnie osoby, które prowadziły działalność na własny rachunek lub były osobami współpracującymi albo wykonywały działalność twórczą lub artystyczną – w celu potwierdzenia przez ZUS okresów ubezpieczenia – powinny podać w kwestionariuszu (druk ZUS Rp-6) okresy prowadzenia działalności i adres jej prowadzenia, NKP (Numer Konta Płatnika) oraz adres jednostki ZUS, do której były przekazywane składki na ubezpieczenie społeczne.

  Zeznaniami świadków (byłych współpracowników) może być udowodnione zatrudnienie przed 15 listopada 1991 r., jeżeli zakład pracy został zlikwidowany albo jego dokumentacja uległa zniszczeniu wskutek klęsk żywiołowych. W ten sposób może być także udowodnione zatrudnienie po 15 listopada 1991 r. w przypadku utraty dokumentów wskutek powodzi w lipcu 1997 r.

  Ponadto zeznaniami świadków mogą być udowodnione okresy zatrudnienia młodocianych pracowników przypadające przed 1 stycznia 1975 r., w sytuacji gdy pracodawca stwierdzi brak dokumentacji z tego okresu i brak możliwości potwierdzenia, że były zawierane (bądź nie) umowy z takimi pracownikami, albo potwierdzi, że zawierał umowy z młodocianymi pracownikami lecz nie może potwierdzić faktu zatrudnienia konkretnego młodocianego pracownika.

• Okres pobierania zasiłków dla bezrobotnych.
  Dowód: zaświadczenie z powiatowego urzędu pracy.
• Okresy pobierania stałych zasiłków z opieki społecznej, od których opłacone zostały składki na ubezpieczenie społeczne.
  Dowód: zaświadczenie z ośrodka pomocy społecznej.

Inne okresy traktowane jak składkowe

Ustawa emerytalna, w art. 6, zrównała z okresami składkowymi inne okresy, za które nie została opłacona składka na ubezpieczenie społeczne. Są to m.in. okresy:

• służby: w Wojsku Polskim, Policji (Milicji Obywatelskiej), w Urzędzie Ochrony Państwa (organach bezpieczeństwa publicznego), w Straży Granicznej, w Służbie Więziennej, w Państwowej Straży Pożarnej.

  Dowody: świadectwo służby, zaświadczenie odpowiednich organów, w których zawodowo pełniona była służba. Natomiast okresy zasadniczej służby wojskowej lub zastępczych form tej służby, nadterminowej zasadniczej służby wojskowej, odbywania ćwiczeń wojskowych powinny być udokumentowane kserokopią książeczki wojskowej poświadczoną przez pracodawcę, u którego pracownik jest zatrudniony lub przez ZUS, albo zaświadczeniem Wojskowej Komendy Uzupełnień;

• internowania na podstawie art. 42 dekretu o stanie wojennym z 12 grudnia 1981 r. (według art. 43 wymienionego dekretu postępowanie w sprawach o internowanie prowadził z urzędu i wydawał decyzję o internowaniu komendant wojewódzki Milicji Obywatelskiej, na którego obszarze działania przebywała internowana osoba).
  Dowód: zaświadczenie właściwego organu wydającego decyzję o internowaniu i o uchyleniu internowania (obecnie komendant wojewódzki Policji);
• zatrudnienia za granicą osób, które w tym czasie nie były obywatelami polskimi, jeżeli osoby te powróciły do kraju po 22 lipca 1944 r. i uzyskały status repatrianta.
  Dowody: dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia za granicą oraz decyzja o uznaniu za repatrianta;
• świadczenia pracy po 1956 r. na rzecz organizacji politycznych i związków zawodowych, nielegalnych w rozumieniu przepisów obowiązujących do kwietnia 1989 r.
  Dowód: decyzja Kierownika Urzędu do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych.

Okresy nieskładkowe i ich dokumentowanie

Okresy nieskładkowe wymienione są w art. 7 ustawy emerytalnej. Zaliczane są do nich m.in. następujące okresy:

• pobierania zasiłków z ubezpieczenia społecznego wypłaconych po14 listopada 1991 r. – chorobowego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego;
• pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy po dniu28 lutego 1995 r. na podstawie art. 92 Kodeksu pracy (lub innych przepisów);
• urlopu wychowawczego, urlopu bezpłatnego udzielonego na podstawie przepisów w sprawie bezpłatnych urlopów dla matek pracujących opiekujących się małymi dziećmi, innych udzielonych w tym celu urlopów bezpłatnych oraz okresy niewykonywania pracy spowodowane opieką nad dzieckiem:
  – w wieku do 4 lat – w granicach do 3 lat na każde dziecko – łącznie nie więcej niż 6 lat,
  – na które, ze względu na jego stan fizyczny, psychiczny lub psychofizyczny, przysługuje zasiłek pielęgnacyjny – dodatkowo do 3 lat na każde dziecko. Okres wychowania dziecka przed podjęciem zatrudnienia – jak też w czasie przerwy w zatrudnieniu – jest traktowany również jako okres nieskładkowy;
• nauki w szkole wyższej na jednym kierunku, pod warunkiem ukończenia tej nauki, w wymiarze określonym w programie studiów, w tym także nauka na studiach zawodowych pierwszego stopnia (licencjackie);
• studiów doktoranckich i aspirantury naukowej, w wymiarze określonym w decyzji o ich utworzeniu, a także asystenckich studiów przygotowawczych;
• niewykonywania pracy przed 4 czerwca 1989 r. na skutek represji politycznych (nie więcej niż 5 lat);
• dokształcania zawodowego lekarzy w klinikach akademii medyczneji oddziałach instytutów naukowych w charakterze wolontariuszy – do 1 roku.

Dowody: niektóre okresy nieskładkowe – m.in. okresy pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wypłaconego na podstawie Kodeksu pracy, zasiłków z ubezpieczenia społecznego: chorobowego lub opiekuńczego, okres urlopu wychowawczego – potwierdza pracodawca (lub prawny następca) w zaświadczeniu o zatrudnieniu i wynagrodzeniu albow świadectwie pracy. Okres nauki w szkole wyższej może być udowodniony poświadczoną przez pracodawcę kserokopią dyplomu, ewentualnie zaświadczeniem z uczelni potwierdzającym programowy wymiar studiów, jeżeli nie wynika to z dyplomu.

Dowodem potwierdzającym okres niewykonywania pracy przed 4 czerw-ca 1989 r. na skutek represji politycznych jest decyzja Kierownika Urzędu do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych.

Przy obliczaniu kapitału początkowego okresy nieskładkowe uwzględniane są w wymiarze nieprzekraczającym 1/3 udowodnionych okresów składkowych.
Ograniczeniu nie podlegają – na podstawie znowelizowanych w 2004 r. przepisów ustawy emerytalnej – okresy urlopów wychowawczych, urlopów bezpłatnych udzielonych na podstawie przepisów w sprawie bezpłatnych urlopów dla matek pracujących opiekujących się małymi dziećmi, innych udzielonych w tym celu urlopów bezpłatnych, a także okresy niewykonywania pracy z powodu opieki nad dzieckiem. Te okresy nieskładkowe, przy obliczaniu kapitału początkowego, uwzględniane są bez ograniczania do1/3 udowodnionych okresów składkowych, ale w takim wymiarze, jak podano wyżej (do 3 lat na jedno dziecko, nie więcej niż 6 lat łącznie na wszystkie dzieci, a tylko na dziecko/dzieci szczególnej troski dodatkowo do 3 lat na każde dziecko).

Przy ustalaniu kapitału początkowego nie podlegają uwzględnieniu okresy ubezpieczenia społecznego rolników, jak też okresy prowadzenia gospodarstwa rolnego lub pracy w gospodarstwie rolnym przed objęciem obowiązkiem ubezpieczenia.
Nie uwzględnia się także okresów pełnienia w Polsce służby: w Wojsku Polskim, w Policji (Milicji Obywatelskiej), w Straży Granicznej, w Służbie Więziennej, w Państwowej Straży Pożarnej, w Biurze Ochrony Rządu, w Urzędzie Ochrony Państwa (w organach bezpieczeństwa publicznego), jeżeli:

• z tytułu tej służby ustalone zostało prawo do emerytury na podstawie przepisów o zaopatrzeniu emerytalnym tych osób,
• żołnierz lub funkcjonariusz, który wstąpił do służby przed 1 stycznia 1999 r., pozostaje nadal w służbie.

Nadmienia się, że okresy zatrudnienia (ubezpieczenia) b. żołnierzom i funkcjonariuszom podlegają uwzględnieniu w wymiarze emerytury przyznanej z tytułu służby – na warunkach określonych w ustawie o zaopatrzeniu emerytalnym właściwej dla danego rodzaju służby.

Uwaga! Okresy składkowe i nieskładkowe mogą być uwzględnione także na podstawie orzeczenia sądu o uznaniu danego okresu.

Podstawa wymiaru kapitału początkowego

Do ustalenia podstawy wymiaru kapitału początkowego przyjmowane jest to wynagrodzenie (dochód), które stanowiło podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne przed 1999 r., a także osiągane uposażenie – w przypadku b. żołnierzy i funkcjonariuszy, którzy nie nabyli prawa do emerytury określonej w przepisach o zaopatrzeniu emerytalnym tych osób.

Do podstawy wymiaru doliczane są też przysługujące ubezpieczonemu (tj. osobie pozostającej w ubezpieczeniu społecznym w danym roku kalendarzowym) kwoty:

• wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wypłaconych na podstawie Kodeksu pracy (lub innych przepisów),
• zasiłków: chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego i wyrównawczego,
• świadczenia wyrównawczego lub dodatku wyrównawczego,
• świadczenia rehabilitacyjnego,
• rekompensat pieniężnych z tytułu podwyżki cen artykułów żywnościowych, opału i energii, wypłaconych pracownikowi obok wynagrodzenia lub zasiłku z ubezpieczenia społecznego (w okresie od 1 września 1981 r. do 30 czerwca 1987 r.), bez względu na to, czy rekompensata była objęta składką na ubezpieczenie społeczne czy nie,
• wartość rekompensaty pieniężnej przysługującej z tytułu okresowego niepodwyższania płac w sferze budżetowej.

Nie uwzględnia się natomiast w podstawie wymiaru kwot zasiłku chorobowego, świadczenia rehabilitacyjnego lub zasiłku macierzyńskiego, wypłaconych za okres po ustaniu ubezpieczenia (po rozwiązaniu stosunku pracy).

Do podstawy wymiaru wliczane są także:

• kwoty zasiłków dla bezrobotnych (zasiłków szkoleniowych lub stypendiów bądź kwoty zasiłku wypłaconego za okres udokumentowanej niezdolności do pracy),
• kwoty zasiłków stałych z opieki społecznej, od których opłacona została składka na ubezpieczenie społeczne.

Wybór okresu do ustalenia podstawy wymiaru

Podstawa wymiaru kapitału początkowego może być ustalona:

• z kolejnych 10 lat kalendarzowych – wybranych przez wnioskodawcę z okresu od 1 stycznia 1980 r. do 31 grudnia 1998 r.,
• z 20 lat kalendarzowych – dowolnie wybranych przez wnioskodawcę z całego okresu podlegania ubezpieczeniu,
• z faktycznego okresu podlegania ubezpieczeniu – osobie, która:
  – do dnia 31 grudnia 1998 r. nie ukończyła 30 lat życia i nie pozostawała w ubezpieczeniu przez okres 10 kolejnych lat kalendarzowych, albo
  – nie może udowodnić 10 kolejnych lat ubezpieczenia z powodu:
  a) odbywania zasadniczej służby wojskowej lub pełnienia zastępczej służby wojskowej, albo
  b) korzystania z urlopu wychowawczego, albo
  c) nauki w szkole wyższej, odbywanej na jednym kierunku, pod warunkiem że nauka ta została ukończona, albo
  d) pozostawania w ubezpieczeniu za granicą, w państwach Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego, albo w innych państwach – na podstawie umów międzynarodowych.

Osobie, która miała ustalone prawo do renty z tytułu niezdolności do pracy w dniu 31 grudnia 1998 r. i zachowała je w dniu 1 stycznia 1999 r., do obliczenia kapitału początkowego można przyjąć wskaźnik wysokości podstawy wymiaru renty. W takim przypadku wnioskodawca nie przedkłada dokumentów potwierdzających wysokość wynagrodzenia do ustalenia podstawy wymiaru kapitału początkowego, nawet jeżeli po przyznaniu renty pozostawał w ubezpieczeniu, np. z tytułu zatrudnienia lub prowadzenia działalności gospodarczej, albo działalności twórczej lub z innego tytułu. Osobie tej można także na nowo ustalić podstawę wymiaru kapitału początkowego, według ogólnych, podanych wyżej zasad.

Osobie uznanej za repatrianta, jeżeli udowodni wyłącznie zatrudnienie za granicą przed 1999 r., do ustalenia podstawy wymiaru kapitału początkowego przyjmuje się najniższe wynagrodzenie obowiązujące w Polsce w tych latach, z których będzie ustalana podstawa wymiaru według podanych wyżej zasad.

Wskaźnik wysokości podstawy wymiaru kapitału początkowego – analogicznie jak emerytury lub renty – nie może być wyższy niż 250%. Jeśli wskaźnik ten jest wyższy, ZUS w decyzji ustalającej wartość kapitału początkowego ogranicza jego wysokość do 250%.

Podstawę wymiaru kapitału początkowego ustala się mnożąc wskaźnik wysokości podstawy wymiaru przez kwotę bazową. Kwota bazowa dla celów kapitału początkowego ustalona została w wysokości 1220,89 zł (tj. 100% przeciętnego wynagrodzenia w II kwartale kalendarzowym 1998 r.).

Dokumentowanie podstawy wymiaru

Dokumentem potwierdzającym wysokość wynagrodzenia jest zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, wystawione przez pracodawcę lub prawnego następcę pracodawcy na druku ZUS Rp-7.

Zaświadczenie na wymienionym druku powinno być wystawione na podstawie zachowanej dokumentacji osobowej i płacowej.

Jeżeli dokumentacja płacowa nie zachowała się, zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (ZUS Rp-7) pracodawca lub prawny następca pracodawcy może wystawić na podstawie dokumentacji zastępczej z akt osobowych pracownika (np. na podstawie umowy o pracę, pism o powołaniu, mianowaniu oraz innych pism, w których zawarte są dane dotyczące wynagrodzenia pracownika). Wykazane mogą być tylko takie składniki wynagrodzenia, które przysługiwały bezwarunkowo w czasie trwania zatrudnienia jako składniki stałe i zostały określone w dokumentacji, np. wynagrodzenie zasadnicze, stałe dodatki określone kwotowo. Inne składniki wynagrodzenia – premie, nagrody, dodatki – mogą być uwzględnione tylko wówczas, jeżeli zachowana dokumentacja wskazuje na ich faktyczną wypłatę w określonej wysokości, a ponadto od składników tych istniał obowiązek odprowadzenia składki na ubezpieczenie społeczne. Nie można uwzględniać składników wynagrodzenia określonych w dokumentacji osobowej pracownika, jeżeli przysługiwały warunkowo i wypłacano je w zmiennych wysokościach (np. premia uzależniona od wyników pracy), a z dokumentacji nie wynika ich faktyczna wysokość.

Jeżeli z dokumentacji innej niż płacowa wynika, że wynagrodzenie pracownika było określone stawką godzinową, to może być ono wykazane, jeśli zachowały się dane dotyczące liczby godzin, jaką pracownik faktycznie przepracował w danym okresie, na danym stanowisku (dziennie, tygodniowo, miesięcznie).

Dokumentem potwierdzającym wysokość wynagrodzenia może być też legitymacja ubezpieczeniowa zawierająca odpowiednie wpisy o zatrudnieniu i wysokości wynagrodzenia, dokonane przez pracodawcę lub następcę prawnego w trakcie trwania stosunku pracy albo niezwłocznie po rozwiązaniu umowy o pracę. Legitymacja ubezpieczeniowa jest samoistnym środkiem dowodowym. Na podstawie wpisów w niej nie może być wystawiane zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu. Osoby, które pobierały zasiłek dla bezrobotnych (zasiłek szkoleniowy lub stypendium) przedkładają zaświadczenie z urzędu pracy, stwierdzające okres pobierania zasiłku oraz kwotę wypłaconego zasiłku w danym roku kalendarzowym.

Osoby, które pobierały zasiłek stały z opieki społecznej, od którego opłacana była składka na ubezpieczenie społeczne, przedkładają zaświadczenie z opieki społecznej stwierdzające okres pobierania zasiłku oraz kwotę wypłaconego zasiłku w danym roku kalendarzowym.

Podstawa wymiaru kapitału początkowego pracowników skierowanych do pracy za granicą

Osobom, które przed 1 stycznia 1991 r. (a w przypadku zatrudnienia w b. Niemieckiej Republice Demokratycznej – przed 1 października 1991 r.) za zgodą władz polskich były zatrudnione za granicą, do ustalenia podstawy wymiaru kapitału początkowego – za okresy tego zatrudnienia – przyjmuje się tzw. wynagrodzenie zastępcze. Zaświadczenie o wysokości wynagrodzenia zastępczego wystawia pracodawca, u którego był zatrudniony pracownik przed wyjazdem za granicę i który udzielił mu urlopu bezpłatnego w związku z delegowaniem do pracy za granicą bądź rozwiązał z nim umowę o pracę.

Wynagrodzenie zastępcze powinno być wykazane (na druku ZUS Rp-7) za okres lub za lata pracy pracownika skierowanego do pracy za granicą.

Do ustalenia wynagrodzenia zastępczego powinno być przyjęte wynagrodzenie przysługujące innemu pracownikowi zatrudnionemu w kraju, w takim samym lub podobnym charakterze, w jakim był zatrudniony pracownik oddelegowany do pracy za granicą przed wyjazdem z kraju, osiągane w okresie, w którym pracownik delegowany pracował za granicą.

Osobom, które były zatrudnione za granicą po 31 grudnia 1990 r. do ustalenia podstawy wymiaru kapitału początkowego za okresy tego zatrudnienia przyjmuje się – od 1 stycznia 1991 r. – kwoty, od których opłacono składkę na ubezpieczenie społeczne w Polsce. Pracodawca kierujący do pracy za granicą (nazywany też jednostką kierującą) potwierdza okres zatrudnienia za granicą (okresy składkowe, nieskładkowe, okresy urlopów bezpłatnych) oraz wysokość podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne w zaświadczeniu na druku ZUS Rp-7.

Pracownikom skierowanym do pracy za granicą w polskich przedstawicielstwach dyplomatycznych i konsularnych oraz innym pracownikom skierowanym do pracy za granicą, którzy z tytułu tej pracy otrzymywali wynagrodzenie na podstawie przepisów o wynagradzaniu pracowników dyplomatycznych i konsularnych, przyjmuje się, za każdy miesiąc tego zatrudnienia przypadający przed dniem 1 stycznia 1991 r., kwoty ryczałtowe.

Kwoty ryczałtowe ustalane są – w zależności od grupy zaszeregowania pracownika, ze względu na zajmowane stanowisko – według przysługującego w tym czasie wynagrodzenia na stanowisku dyrektora generalnego w ministerstwach i urzędach centralnych w Polsce. Kwoty te ustala ZUS przy załatwianiu wniosku o ustalenie kapitału początkowego. Osobom, które wykonywały zatrudnienie za granicą u pracodawcy „obcego” (zagranicznego) i zgłosiły się dobrowolnie do ubezpieczenia społecznego w Polsce oraz opłacały składkę na to ubezpieczenie, do ustalenia podstawy wymiaru kapitału początkowego przyjmuje się kwotę podstawy wymiaru składki opłaconej na to ubezpieczenie.

Okres, za który została opłacona składka na ubezpieczenie społeczne oraz wysokość jej podstawy wymiaru, potwierdzi ZUS po złożeniu wniosku o ustalenie kapitału początkowego. Wnioskodawca, w kwestionariuszu ZUS Rp-6, powinien podać okres pracy u takiego pracodawcy oraz nazwę i adres jednostki organizacyjnej ZUS, do której były opłacane składki na ubezpieczenie społeczne.

Komu ZUS może potwierdzić podstawę wymiaru składek?

ZUS może potwierdzić na podstawie własnej dokumentacji (po złożeniu wniosku o ustalenie kapitału początkowego) okresy podlegania ubezpieczeniu społecznemu, okresy opłacania składek na ubezpieczenie społeczne do końca 1998 r. oraz wysokość podstawy wymiaru składek – między innymi:

• osobom, które były zatrudnione w gospodarstwach domowych i przy obsłudze prywatnych domów mieszkalnych – za okres od 1 lipca 1970 r.,
• pracownikom nieuspołecznionych zakładów pracy, a od 1 stycznia 1990 r. pracownikom zakładów pracy zatrudniających nie więcej niż 20 pracowników,
• osobom, które prowadziły działalność na własny rachunek i osobom z nimi współpracującym, a także osobom, które wykonywały wolny zawód (w tym np.  rzemieślnikom – od 1 lipca 1965 r.  właścicielom taksówek – od 1 lipca 1969 r.  prowadzącym działalność handlowo-usługową – od25 sierpnia 1973 r.,
• twórcom i artystom objętym zaopatrzeniem emerytalnym twórców – od 1 stycznia 1974 r.,
• adwokatom wykonującym zawód indywidualnie, poza zespołem – od 27 czerwca 1984 r.,
• duchownym – od 1 lipca 1989 r.

Aby ZUS mógł potwierdzić – po otrzymaniu wniosku o ustalenie kapitału początkowego – przebyte przez wnioskodawcę przed 1999 r. okresy podlegania ubezpieczeniu społecznemu, okresy opłacania składek na to ubezpieczenie oraz podstawę wymiaru składek, wyżej wymienione osoby w kwestionariuszu dotyczącym okresów składkowych i nieskładkowych (druk ZUS Rp-6 ) podają:

• pracownicy: okres pracy, nazwę zakładu pracy lub nazwisko i imię pracodawcy, adres miejsca pracy oraz NKP (Numer Konta Płatnika) jeśli jest im znany, a jeżeli pracowały w spółce cywilnej – nazwę spółki oraz imiona i nazwiska wspólników,
• prowadzący działalność, współpracujący przy prowadzeniu działalności, wykonujący działalność twórczą lub artystyczną, wykonujący wolny zawód: okres prowadzenia działalności, adres, pod którym zarejestrowane było prowadzenie działalności, NKP oraz adres jednostki ZUS, do której były przekazywane składki na ubezpieczenie społeczne.

Postępowanie w sprawie ustalenia kapitału początkowego

Zakład Ubezpieczeń Społecznych został zobowiązany do występowania z urzędu do pracodawców o przekazanie skompletowanej dokumentacji – niezbędnej do ustalenia kapitału początkowego – dla zatrudnionych pracowników urodzonych po 1948 r., jeżeli nie mają ustalonego prawa do emerytury. Pracodawca, który rozpoczął swoją działalność po 1998 r., pośredniczy jedynie w przekazaniu do ZUS wniosków o ustalenie kapitału początkowego wraz z dokumentami zatrudnionych pracowników. ZUS został także zobowiązany do występowania z wezwaniem o skompletowanie wniosku o ustalenie kapitału początkowego do płatnika, który opłaca składki na własne ubezpieczenie.

Termin przekazania przez pracodawcę dokumentów niezbędnych do ustalenia kapitału początkowego określa organ rentowy indywidualnie dla każdego pracodawcy. Pracodawcy mogą występować do ZUS o przedłużenie tego terminu, jeżeli zaistniały jakiekolwiek okoliczności uniemożliwiające jego dotrzymanie.

Pracodawca jest zobowiązany do wystawienia dokumentów niezbędnych do ustalenia kapitału początkowego dla pracowników aktualnie zatrudnionych, a także byłym pracownikom, gdy wystąpią z taką prośbą. Powinno to być:  zaświadczenie potwierdzające okres zatrudnienia oraz inne okoliczności mające wpływ na wysokość kapitału początkowego (z wyszczególnieniem np. okresów pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy i kwot tego wynagrodzenia, okresów pobierania zasiłku chorobowego, okresów urlopów wychowawczych i bezpłatnych oraz innych okoliczności wcześniej wymienionych) albo  zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na druku ZUS Rp-7.

Obowiązujące przepisy dopuszczają również możliwość przekazywania przez ubezpieczonych wniosku wraz z dokumentami bezpośrednio do ZUS. Każda jednostka organizacyjna ZUS (oddział, inspektorat, biuro terenowe) udziela wszechstronnej pomocy przy kompletowaniu dokumentacji do ustalenia kapitału początkowego – wnioskodawcy, pracodawcy, który kompletuje dokumentację pracowników, jak też płatnikowi opłacającemu składki na własne ubezpieczenie, który kompletuje dokumentację dla siebie.

Bez pośrednictwa pracodawcy, samodzielnie, kompletują wnioski o ustalenie kapitału początkowego osoby:

• niepozostające w ubezpieczeniu,
• wykonujące umowę zlecenia lub umowę agencyjną oraz osoby z nimi współpracujące,
• prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą oraz osoby z nimi współpracujące,
• pobierające z powiatowego urzędu pracy zasiłek dla bezrobotnych lub stypendium,
• pobierające z pomocy społecznej zasiłki stałe lub gwarantowane zasiłki okresowe,
• osoby mieszkające za granicą nieobjęte ubezpieczeniem społecznym w Polsce.

Osoby te składają wnioski, wraz z dokumentami, bezpośrednio do oddziału ZUS właściwego ze względu na zameldowanie na pobyt stały lub do jednostki organizacyjnej ZUS najbliższej miejsca zamieszkania.

Osoby bezdomne wniosek wraz z dokumentacją składają w dowolnej jednostce organizacyjnej ZUS.

Osoby mieszkające za granicą wniosek o ustalenie kapitału początkowego wraz z dokumentami przesyłają albo:

• do oddziału ZUS – właściwego ze względu na ostatnie miejsce zamieszkania w Polsce przed wyjazdem za granicę, albo
• do upoważnionej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, właściwej ze względu na miejsce zamieszkania za granicą w krajach Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego, albo w Bułgarii lub b. Jugosławii.

Kapitał początkowy dla osób mieszkających za granicą oraz osób, które pracowały w krajach umownych

Przy ustaleniu kapitału początkowego i obliczeniu jego wysokości uwzględniane są dodatkowo okresy ubezpieczenia wynoszące mniej niż jeden rok, przebyte w państwach członkowskich Unii Europejskiej (UE) i Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), czyli w Austrii, Belgii, Cyprze, Czechach, Danii, Estonii, Finlandii, Francji, Grecji, Hiszpanii, Holandii, Irlandii, Islandii, Liechtensteinie, Litwie, Luksemburgu, Łotwie, Malcie, Niemczech, Norwegii, Portugalii, Słowacji, Słowenii, Szwecji, Węgrzech, Wielkiej Brytanii, Włoszech.

Okresy ubezpieczenia wynoszące łącznie w danym kraju Wspólnoty rok i więcej – obciążają instytucję właściwą państwa członkowskiego. Oznacza to, iż instytucja właściwa państwa członkowskiego danego kraju jest zobowiązana do przyznania odpowiedniego świadczenia za przebyty okres ubezpieczenia wynoszący rok i więcej.
W przypadku gdy wnioskodawca udowodni okresy ubezpieczenia w kilku państwach członkowskich UE/EOG krótsze niż 1 rok (krótsze niż12 miesięcy), okresy takie są traktowane jak okresy polskie i sumowane z okresami ubezpieczenia przebytymi w Polsce.

Nadal pozostają aktualne umowy dotyczące ubezpieczenia zawarte przez Polskę z krajami, które nie wchodzą w skład Wspólnoty, tj. z Bułgarią oraz z państwami byłej Jugosławii (Bośnią i Hercegowiną, Chorwacją, Macedonią, Serbią i Czarnogórą). Przy ustalaniu kapitału początkowego mogą być uwzględnione jedynie okresy ubezpieczenia – przebyte w tych krajach – krótsze niż 6 miesięcy. Za okresy ubezpieczenia wynoszące więcej niż 6 miesięcy, instytucje ubezpieczeniowe tych krajów zobowiązane są do przyznania świadczenia.

Okresy ubezpieczenia na terenie Niemiec

Nieco odmienny sposób ustalania kapitału początkowego dotyczy osób, które posiadają okresy ubezpieczenia na terenie Niemiec przebyte przed 1991 r. i przesiedliły się z tego kraju do Polski do dnia 31 grudnia 1990 r. W przypadku tych osób okresy ubezpieczenia przebyte w Niemczech do31 grudnia 1990 r. podlegają uwzględnieniu przy ustalaniu kapitału początkowego, tak jakby zaistniały w Polsce.

Okresu ubezpieczenia w Niemczech – przebytego do wymienionej daty – nie uwzględnia się przy ustalaniu kapitału początkowego osobie, która po 31 grudnia 1990 r. przesiedliła się ponownie do Niemiec, a następnie powróciła do Polski. W tym przypadku mają zastosowanie przepisy wspólnotowe, a więc okresy ubezpieczenia w Niemczech wynoszące 1 rok lub dłuższe obciążają stronę niemiecką.

Oznacza to, iż niemiecka instytucja ubezpieczeniowa jest zobowiązana do przyznania odpowiedniego świadczenia za przebyty okres ubezpieczenia wynoszący rok i więcej. Natomiast okresy ubezpieczenia krótsze niż 1 rok, z tytułu których nie przysługują świadczenia niemieckie, uwzględniane są przy ustalaniu kapitału początkowego tak jak okresy polskie.

Gdzie złożyć wniosek o ustalenie kapitału początkowego?

Osoby, które mieszkają za granicą, w państwach UE/EOG albo w Bułgarii lub b. Jugosławii (oprócz Słowenii), jeżeli spełniają warunki do obliczenia kapitału początkowego, tj.:

• urodziły się po 31 grudnia 1948 r. oraz
• posiadają przebyte w Polsce okresy pracy, ubezpieczenia lub służby przed 1999 r. wniosek o ustalenie kapitału początkowego przesyłają odpowiednio do podanych niżej jednostek organizacyjnych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (patrz: tabela 1) albo do oddziału ZUS, na terenie którego mieszkali przed wyjazdem za granicę.

Decyzję w sprawie kapitału początkowego dla tych osób jest zobowiązana wydać właściwa, upoważniona jednostka ZUS.

Tabela 1

Właściwość jednostek ZUS do wydania decyzji ze względu
na miejsce zamieszkania wnioskodawcy w krajach umownych

Jakie dokumenty należy dołączyć do wniosku o kapitał początkowy?

Osoba ubiegająca się o ustalenie kapitału początkowego z uwzględnieniem okresów przebytych w krajach Wspólnoty powinna:

• wypełnić wniosek o ustalenie kapitału początkowego (druk ZUS Kp-1),
• dołączyć do tego wniosku formularz unijny E 207 PL – Informacje dotyczące przebiegu ubezpieczenia osoby ubezpieczonej; osoba, o której mowa, powinna dokładnie i czytelnie wypełnić punkt 7 tego formularza, podając szczegółową informację o przebytych okresach ubezpieczenia we wszystkich państwach członkowskich, których ustawodawstwom podlegała, a następnie czytelnie podpisać formularz,
• dołączyć do wniosku posiadane dokumenty potwierdzające okresy pracy lub ubezpieczenia przebyte za granicą; w razie braku takich dokumentów, należy podać nazwy i adresy pracodawców oraz inne informacje, np. nazwę zagranicznej instytucji ubezpieczeniowej, w której był ubezpieczony wnioskodawca, i numer zagranicznego ubezpieczenia,
• dowody potwierdzające okresy składkowe i nieskładkowe przebyte w Polsce przed 1999 r.,
• zaświadczenia lub inne dowody potwierdzające wysokość osiąganego wynagrodzenia w Polsce przed 1999 r., potrzebne do ustalenia podstawy wymiaru kapitału początkowego.

Formularz wniosku o ustalenie kapitału początkowego (druk ZUS Kp-1) oraz formularz unijny (druk E 207 PL) są dostępne nieodpłatnie we wszystkich terenowych jednostkach organizacyjnych ZUS. Możliwe jest również pobranie tych formularzy ze stron internetowych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych albo http://www.twoja-firma.pl/formulrze-zus.html.

Kapitał początkowy dla osóbmieszkających w innych krajach niż umowne

Osoby urodzone po 1948 r. mieszkające w innych krajach niż kraje UE/EOG, Bułgaria i kraje b. Jugosławii (z wyjątkiem Słowenii) – np. mieszkające w Stanach Zjednoczonych, Kanadzie, Japonii, Egipcie, Rosji – które przed 1999 r. pracowały w Polsce, prowadziły działalność gospodarczą, samodzielnie wykonywały zawód lub pełniły zawodowo służbę (np. w wojsku, w policji), i nie mają ustalonego prawa do emerytury z tytułu służby, będą miały za te okresy ustalony kapitał początkowy, jeżeli zgłoszą wniosek o jego ustalenie i przedłożą odpowiednie dokumenty. W przyszłości osoby te, po osiągnięciu wieku emerytalnego: kobieta – 60 lat, mężczyzna – 65 lat, nabędą prawo do polskiej emerytury, ustalonej przez ZUS, bez względu na długość przebytego okresu zatrudnienia (ubezpieczenia lub służby).

W celu otrzymania z ZUS decyzji o ustaleniu kapitału początkowego osoby zamieszkałe za granicą, powinny przesłać do jednostki ZUS, właściwej ze względu na ostatnie miejsce zamieszkania w Polsce, wniosek o ustalenie kapitału początkowego wraz z dokumentami.

Osoby te powinny więc:

• wypełnić wniosek o ustalenie kapitału początkowego (drukZUS Kp-1),
• podać przebieg kariery zawodowej w kwestionariuszu dotyczącym okresów składkowych i nieskładkowych (druk ZUS Rp-6),
• dołączyć do wniosku posiadane dowody i dokumenty potwierdzające okresy składkowe i nieskładkowe przebyte w Polsce przed 1999 r.,
• dołączyć dowody potwierdzające wysokość osiąganego wynagrodzenia w Polsce przed 1999 r., potrzebne do ustalenia podstawy wymiaru kapitału początkowego.

Wniosek o ustalenie kapitału początkowego (druk ZUS Kp-1) oraz kwestionariusz (druk ZUS Rp-6) są dostępne nieodpłatnie w każdej jednostce organizacyjnej ZUS. Można pobrać je także ze stron internetowych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych albo http://www.twoja-firma.pl/formulrze-zus.html. 

Dodatkowe informacje

1. Kapitał początkowy podlega przeliczeniu w razie ujawnienia nowych okoliczności, nieznanych organowi rentowemu przed wydaniem decyzji. Okolicznością taką może być np. dostarczenie nowego dowodu umożliwiającego zwiększenie stażu pracy lub przedłożenie nowych dowodów w sprawie wynagrodzenia (dochodu).

2. Okresy urlopów wychowawczych, urlopów bezpłatnych udzielonych na podstawie przepisów w sprawie bezpłatnych urlopów dla matek pracujących opiekujących się małymi dziećmi, innych udzielonych w tym celu urlopów bezpłatnych, a także okresy niewykonywania pracy z powodu opieki nad dzieckiem uwzględniane są bez ograniczenia do 1/3 udowodnionych okresów składkowych.

3. Osobom urodzonym przed 31 grudnia 1968 r., które z powodu nauki w szkole wyższej nie mogły udowodnić 10 kolejnych lat podlegania ubezpieczeniu społecznemu, podstawa wymiaru kapitału początkowego ustalana jest z faktycznego okresu pracy/ubezpieczenia.

4. Zwolnionym ze służby żołnierzom zawodowym i funkcjonariuszom kapitał początkowy ustala się – jeżeli nie mają ustalonego prawa do emerytury na podstawie przepisów o zaopatrzeniu emerytalnym tych osób – nawet gdyby osoby te posiadały wyłącznie okresy służby przebyte przed 1999 r. i nie posiadały okresów ubezpieczenia społecznego.

5. Osobom, którym kapitał początkowy został już obliczony, przed zmianą przepisów w ustawie emerytalnej w 2004 r., wymienionych w punktach 2-3, kapitał ten zostanie ponownie obliczony:  albo na wniosek tych osób, zgłoszony w dowolnym czasie  albo z urzędu, przy innej sposobności, np. przy załatwianiu wniosku o ponowne ustalenie kapitału początkowego, w związku z przedłożeniem nowych zarobków do ustalenia podstawy wymiaru, lub przy ustalaniu emerytury, jeśli w aktach kapitału początkowego znajduje się dokumentacja pozwalająca na tę weryfikację.

We wniosku, w formie listu, należy podać znak sprawy, zaczynający się od symbolu KPU 1 00…., i napisać np. „Proszę o przeliczenie kapitału początkowego z uwzględnieniem okresu urlopu wychowawczego, bez ograniczania do 1/3 udowodnionych okresów składkowych” albo „Proszę o obliczenie kapitału początkowego od podstawy wymiaru z faktycznego okresu podlegania ubezpieczeniu, gdyż z powodu nauki w szkole wyższej nie mogę udowodnić pozostawania w ubezpieczeniu przed 1999 r. przez okres 10 kolejnych lat”.

Tak napisany wniosek osoba zainteresowana powinna podpisać i listem zwykłym wysłać do oddziału ZUS, który wydał decyzję w sprawie kapitału początkowego.

Kto mógł przejąć dokumentację zlikwidowanych zakładów pracy

Dokumentację osobową i płacową pracowników zlikwidowanych zakładów pracy mógł przejąć:

• następca prawny – np. przedsiębiorstwo powstałe w wyniku zmian organizacyjnych lub przekształceń albo spółka prawa cywilnego lub handlowego, która powstała po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa,
• organ założycielski – najczęściej wojewoda, albo
• organ nadrzędny – np. ministerstwo lub urząd centralny.

Wymienione organy mają obowiązek prawny przejmowania, zabezpieczania i udostępniania dokumentacji pracowniczej po zlikwidowanych lub zniesionych państwowych jednostkach organizacyjnych. Wojewodowie zorganizowali archiwa, które gromadzą dokumentację zlikwidowanych państwowych jednostek organizacyjnych. Wykaz tych archiwów jest dostępny w Internecie na stronach Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, a także w każdym oddziale ZUS. O wskazanie adresów tych archiwów można również zwrócić się do urzędu wojewody. Informacji udziela także Centralny Ośrodek Informacji Archiwalnej (adres: 00-950 Warszawa, ul. Długa 6, skr. poczt. 1005).

W przypadku zlikwidowanych spółdzielni oraz organizacji spółdzielczych dokumentację osobową i płacową mógł przejąć związek rewizyjny, w którym była zrzeszona spółdzielnia, a jeżeli takiego związku nie ma, albo w razie jego likwidacji – Krajowa Rada Spółdzielcza (adres: 00-013 Warszawa, ul. Jasna 1).

Dokumenty pracownicze zlikwidowanych spółek prawa cywilnego lub handlowego powinien zabezpieczyć syndyk masy upadłościowej albo likwidator, który także powinien wskazać miejsce ich przechowywania. W razie likwidacji takich spółek po 2002 r. – po zmianie przepisów – o informacje odnośnie miejsca przechowywania dokumentów można zwrócić się do archiwum.

Pewne wskazówki dotyczące miejsc przechowywania dokumentacji (zwłaszcza zlikwidowanych spółek cywilnych i handlowych) można uzyskać za pośrednictwem wydziałów rejestrowych sądów właściwych terytorialnie ze względu na siedzibę firmy. Dokumentację upadających i likwidowanych zakładów pracy przejmują również archiwa Stowarzyszenia Archiwistów Polskich, które wydają zaświadczenia albo poświadczone za zgodność z oryginałem kserokopie dokumentów (adres: Stowarzyszenie Archiwistów Polskich, Zarząd Główny, 00-213 Warszawa, ul. Bonifraterska 6, lok. 21). Stowarzyszenie posiada oddziały na terenie całego kraju.

W przypadku gdy zakład pracy został zlikwidowany, a dokumentacja płacowa jest w posiadaniu osoby fizycznej (np. likwidatora albo byłego pracodawcy, księgowego lub księgowej byłego pracodawcy), wysokość zarobków może być udokumentowana na podstawie wpisów w kartach wynagrodzeń. Karty wynagrodzeń mogą być przedłożone ZUS – i mogą stanowić środek dowodowy – pod warunkiem jednak, iż posiadają pieczątkę firmy oraz pieczątkę imienną osoby dokonującej wpisu lub odpowiedzialnej za wpis o wysokości osiąganych wynagrodzeń w okresie trwania stosunku pracy.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych – właściwy ze względu na miejsce wykonywania pracy (siedzibę firmy) – posiada dokumentację tych firm, które przed 1999 r. rozliczały składki na ubezpieczenie społeczne za zatrudnionych pracowników w deklaracjach imiennych (vide: „Komu ZUS może potwierdzić podstawę wymiaru składek”).

Należy dodać, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych – na podstawie danych przekazanych przez Archiwum Państwowe, urzędy wojewódzkie, ministerstwa oraz inne urzędy i instytucje centralne – utworzył bazę informacyjną wspomagającą poszukiwanie dokumentów zlikwidowanych zakładów pracy. Jest w niej zamieszczonych ponad 8 tys. zlikwidowanych (bądź przekształconych) różnych jednostek organizacyjnych: zakładów pracy, organizacji związkowych i partyjnych, spółdzielni, PGR i innych. Zostały w niej umieszczone informacje:  nazwa zakładu pracy (przedsiębiorstwa, partii, organizacji związkowej, spółdzielni) oraz  miejsce przechowywania dokumentacji.

W 2004 r. utworzone zostało Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej z siedzibą w Milanówku, w województwie mazowieckim (adres: 05-822 Milanówek, ul. Stefana Okrzei 1, skr. pocz. 164; adres internetowy: www.milanowek.ap.gov.pl), które obejmuje swoim zasięgiem działania obszar całej Polski. Na podstawie posiadanych zbiorów wydaje ono zaświadczenia lub poświadczone kserokopie dokumentacji płacowej.

Archiwum to przyjmuje dokumentację osobową i płacową od:

• pracodawców, których postawiono w stan likwidacji,
• pracodawców wobec których ogłoszono upadłość,
• przedsiębiorców prowadzących działalność w zakresie przechowywania dokumentacji, jeżeli przedsiębiorca został postawiony w stan likwidacji lub ogłoszono jego upadłość, albo cofnięto mu zezwolenie na prowadzenie takiej działalności lub zakazano wykonywania takiej działalności, w przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania dokumentacji.

Osoby, które posiadają okresy służby w wojsku, w tym także służby zawodowej, należy poinformować, że działa Centralne Archiwum Wojskowew Warszawie (adres: 00-910 Warszawa, ul. Czerwonych Beretów 124).

Zakład Ubezpieczeń Społecznych