Jak wynika z art. 13 ustawy księgi rachunkowe obejmują:
- dziennik,
- konta księgi głównej (ewidencji syntetycznej), w której obowiązuje ujęcie każdej operacji zgodnie z zasadą podwójnego zapisu,
- konta ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej),
- wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz),
- zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych.
Księga wyraźnie oznaczona
Bez względu na to, jaką postać będą miały księgi rachunkowe w danej firmie to powinny być one:
- trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą (każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa, rejestr lub wydruk komputerowy), oraz zrozumiałą nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej
- wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego (księgi wiązane – złożone z ponumerowanych stron, zakończone stwierdzeniem ich liczby w księdze oraz opatrzone datą otwarcia i zamknięcia ksiąg), a wydruki (tabulogramy) komputerowe także co do miesiąca i daty sporządzenia,
- przechowywane starannie w ustalonej kolejności. (art.13 ust.2).
Księgi rachunkowe mogą być prowadzone przy pomocy wydruków komputerowych. Powinny się one składać z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym i oznaczone nazwą programu przetwarzania.
Dziennik
Dziennik służy do zapisywania w porządku chronologicznym, dzień po dniu, danych o operacjach gospodarczych.
W myśl obowiązujących przepisów zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (czyli obroty) liczone w sposób ciągły.
Można również stosować podział na dzienniki częściowe, grupujące operacje gospodarcze według ich rodzajów. W takiej sytuacji obowiązuje sporządzanie zestawień obrotów tych dzienników za miesiąc.
W przypadku, kiedy księgi rachunkowe prowadzone są przy użyciu komputera, to należy zapewnić następujące rzeczy:
- ujmowanie w dzienniku wyłącznie zapisów sprawdzonych,
- niedostępność zbioru dla modyfikacji poza wprowadzeniem – w razie potrzeby – dowodów korekt księgowych,
- automatyczną kontrolę ciągłości zapisów i przenoszenia obrotów,
- wydruk dziennika kolejno numerowanych stron nie rzadziej niż na koniec każdego miesiąca; za równoznaczne z wydrukiem uznaje się przeniesienie danych na inny trwały nośnik danych przystosowany do wiarygodnego przenoszenia danych z komputera.
Konta księgi głównej
Konta księgi głównej zgodnie z art. 15 ustawy o rachunkowości służą do ujęcia zapisów w porządku systematycznym, na kontach przewidzianych w zakładowym planie kont.
Na ten rodzaj ksiąg rachunkowych wprowadza się pod datą otwarcia ksiąg rachunkowych salda początkowe aktywów i pasywów, a następnie dokonuje za kolejne miesiące zapisów, zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku.
Jak w przypadku każdej postaci ksiąg rachunkowych zapisów na określonym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej.
W przypadku używania komputera do prowadzenia ksiąg rachunkowych zapisy dokonane na kontach księgi głównej drukuje się albo przenosi na inny trwały nośnik danych, nie rzadziej niż na koniec roku obrotowego.
Konta ksiąg pomocniczych
Jak wynika z art. 16 ustawy z rachunkowości konta ksiąg pomocniczych, służące uszczegółowieniu i uzupełnieniu zapisów kont księgi głównej, prowadzi się w porządku systematycznym jako:
- wyodrębnione księgi (kartoteki, zbiory danych) w ramach kont księgi głównej; suma sald początkowych i obrotów na kontach ksiąg pomocniczych stanowi saldo początkowe i obroty odpowiedniego konta księgi głównej, lub
- wyodrębniony system kont, uzgodniony z zapisami kont księgi głównej.
Na tychże kontach ksiąg pomocniczych w przeciągu miesiąca można stosować, obok lub zamiast jednostek pieniężnych, jednostki naturalne. W takim przypadku należy sporządzić na koniec miesiąca zestawienie zapisów dokonanych na kontach ksiąg pomocniczych w jednostkach naturalnych i ustalić ich wartość.
Konta ksiąg pomocniczych prowadzone są w szczególności dla:
- środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych (umorzeniowych),
- rozrachunków z kontrahentami,
- rozrachunków z pracownikami (imienne karty wynagrodzeń pracowników według składników istotnych dla obliczenia płac, świadczeń z tytułu ubezpieczenia społecznego oraz podatków),
- operacji sprzedaży (kolejno numerowane własne faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do celów podatkowych),
- operacji zakupu (obce faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do wyceny składników majątkowych i do celów podatkowych),
- kosztów i innych istotnych dla jednostki składników majątku.
Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz)
Ta postać ksiąg rachunkowych jest sporządzana przez jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą.
W myśl przepisów pozycje inwentarza sporządzonego przez jednostki, które nie prowadziły uprzednio ksiąg rachunkowych, powinny stanowić odpowiedniki lub rozwinięcia poszczególnych pozycji bilansu otwarcia.
Natomiast dla jednostek, które prowadziły księgi rachunkowe zgodnie z przepisami wynikającymi z ustawy o rachunkowości, rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych (art. 19 ust. 1).
Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej
Na koniec każdego miesiąca na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się zestawienie obrotów i sald, zawierające:
- symbole lub nazwy kont,
- salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za miesiąc i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec miesiąca,
- sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za miesiąc i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec miesiąca.
Zestawienia tego typu są również sporządzane na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. Wówczas sporządza się zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników majątkowych.
W razie prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, zestawienia te, należy wydrukować na papierze albo przenieść na inny trwały nośnik danych.