Konieczność prowadzenia ksiąg rachunkowych wynika z obowiązującej już dłuższy czas, choć często „ulepszanej” ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
Księgi prowadzi się w siedzibie
W myśl art. 11 tejże ustawy księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie zarządu jednostki, jak również w siedzibie przedstawicielstwa lub oddziału zagranicznej osoby prawnej.
Ponadto w przypadku jednostek posiadających swoje oddziały (zakłady) mogą one prowadzić księgi rachunkowe oddziałów (zakładów) w siedzibie zarządu jednostki albo oddziałów.
W przypadku powierzenia prowadzenia ksiąg rachunkowych osobie fizycznej, osobie prawnej lub jednostce nie posiadającej osobowości prawnej uprawnionej do świadczenia księgi rachunkowe mogą być prowadzone poza siedzibą zarządu (czy też oddziału) jednostki.
W takiej sytuacji, kiedy mamy do czynienia z nieprowadzeniem ksiąg rachunkowych w siedzibie zarządu (oddziału) jednostki, kierownik danej jednostki jest zobowiązany przepisami do:
- powiadomienia właściwego urzędu skarbowego o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia wydania ksiąg poza siedzibę zarządu (oddziału) jednostki,
- zapewnienia dostępności ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej w siedzibie zarządu (oddziału) jednostki.
Otwarcie i zamknięcie ksiąg rachunkowych
W myśl art. 12 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe otwiera się:
- na dzień rozpoczęcia działalności,
- na początek każdego następnego roku obrotowego,
- na dzień zmiany formy prawnej, połączenia lub podziału jednostek powodującego powstanie nowej jednostki,
- na dzień rozpoczęcia likwidacji lub postępowania upadłościowego
w ciągu 15 dni od dnia tych zdarzeń.
Natomiast księgi rachunkowe zamyka się:
- na dzień kończący rok obrotowy,
- na dzień zakończenia działalności, w tym również sprzedaży i zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego,
- na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej, postawienia w stan likwidacji lub upadłości,
nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia tych zdarzeń.
Ponadto księgi rachunkowe w jednostce postawionej w stan likwidacji lub upadłości zamyka się również na ostatni dzień roku obrotowego, jeżeli postępowanie likwidacyjne lub upadłościowe nie zostało jeszcze na ten dzień zakończone.
W myśl art. 12 ust. 4 ustawy o rachunkowości ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.
Do ksiąg rachunkowych miesiąca należy wprowadzić każdą operację gospodarczą, która nastąpiła w danym miesiącu.
Podstawą do zamieszczenia tam zapisów są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dowodami źródłowymi.
Rodzaje dowodów źródłowych
Możemy mówić o następujących rodzajach dowodów źródłowych:
- zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,
- zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom,
- wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
Ponadto zupełnie uprawnioną podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę następujące dowody księgowe:
- zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,
- korygujące poprzednie zapisy,
- zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,
- rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.
W sytuacji, kiedy zdarzy się tak, że nie ma możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych i jest to uzasadnione, to kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji.
Istnieje zastrzeżenie, iż nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.
Zapisy
Zapisy dokonywane w księgach rachunkowych są trwałe. Powinny być wprowadzane tam ręcznie lub maszynowo, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem lub modyfikacją zapisu. Zapis, który widnieje w księgach rachunkowych powinien zawierać co najmniej następujące dane:
- datę dokonania operacji,
- określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji,
- zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów,
- kwotę zapisu.
Dokonywane w księgach rachunkowych zapisy systematyczne muszą być powiązane z zapisami chronologicznymi w sposób, który wynikałby ze stosowanej formy i techniki prowadzenia ksiąg rachunkowych.
W sytuacji, kiedy zapis w księgach rachunkowych prowadzony jest przy użyciu komputera, to musi on posiadać wówczas automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie programu wprowadzenia danych i osoby zlecającej tę czynność.
Księgi bez błędów
Jak nie trudno się domyślić księgi rachunkowe, jako dokumenty wysokiej wagi, powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Oznacza to, iż dokonywane w nich zapisy powinny odzwierciedlać stan rzeczywisty.
Ponadto księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania dowody księgowe dotyczące operacji gospodarczych dokonanych w miesiącu, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych.
O stopniu sprawdzalności zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych decyduje umożliwienie stwierdzenia poprawności dokonanych w księgach zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności:
- udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych,
- zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych,
- zapewniona jest, w razie prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za pomocą odpowiednich wydruków, kontrola kompletności i aktualności danych określających parametry przetwarzania danych,
- zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych.
Jak już wspomniano naczelną zasadą prowadzenia ksiąg jest dbanie o ich aktualność.
Księgi na bieżąco
Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli:
- pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych,
- zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane nie później niż do 15 dnia następnego miesiąca, a za ostatni miesiąc roku obrotowego – nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym,
- zapisy w księgach rachunkowych dotyczące operacji gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii dokonywane są w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.
Zdarza się i tak, że zaistnieją pewne błędy w księgach. Stwierdzone błędy w zapisach poprawia się w następujący sposób wynikający z ustawy o rachunkowości:
- przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty; poprawki takie muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca lub
- przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi (taki sposób korekty jest jedynym dozwolonym w przypadku ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca lub prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera).