Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości poza obowiązkiem prowadzenie ksiąg rachunkowych na przedsiębiorstwie ciąży obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych za różne okresy.
Prawidłowe sprawozdanie
Zgodnie z art. 45 wspomnianej ustawy sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz na inny dzień bilansowy.
Każde prawidłowo sporządzone sprawozdanie finansowe powinno składać się z:
- bilansu,
- rachunku zysków i strat,
- informacji dodatkowej,
sporządzonych według wzorów stanowiących załączniki do ustawy o rachunkowości.
W przypadku banków i ubezpieczycieli sprawozdanie finansowe obejmuje również sprawozdanie z przepływu środków pieniężnych.
Do każdego rocznego sprawozdania finansowego dołącza się sprawozdanie z działalności jednostki w roku obrotowym, jeżeli obowiązek jego sporządzania wynika z ustawy lub odrębnych przepisów.
Bilans
W bilansie składanym w sprawozdaniu finansowym wykazuje się stany aktywów i pasywów na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych poprzedniego i bieżącego roku obrotowego (art. 46 ust. 1).
Ponadto wykazana w aktywach bilansu wartość poszczególnych grup składników majątku wynika z ich wartości księgowej, pomniejszonej o kilka szczegółów:
- dotychczas dokonane odpisy amortyzacyjne (umorzeniowe) środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
- odpisy aktualizujące wartość udziałów w innych jednostkach, rzeczowych składników majątku obrotowego oraz papierów wartościowych,
- rezerwy wyrażające prawdopodobne zmniejszenie należności i roszczeń wobec ostrożnej ich wyceny. Rezerwy wykazuje się w oddzielnej pozycji pasywów.
W sytuacji, kiedy w myśl odrębnych od ustawy o rachunkowości przepisów, w ciągu roku dokonywane są odpisy z wyniku finansowego bieżącego roku obrotowego, to należy je wykazać ze znakiem ujemnym w odrębnej pozycji pasywów „Kapitał (fundusz) własny”, pod pozycją „Wynik finansowy netto roku obrotowego”.
Natomiast w przypadku zakładowych funduszy świadczeń socjalnych oraz innych funduszy tworzonych na podstawie odrębnych przepisów, nie zaliczonych do kapitałów (funduszów) własnych, powinno się wykazywać je w pasywach bilansu w grupie zobowiązań jako fundusze specjalne.
Składniki aktywów i pasywów bilansu wykazuje się w następującej kolejności i w sposób poniżej określony:
- dla innych jednostek niż banki i ubezpieczyciele – w załączniku nr 1 do ustawy,
- dla banków – w załączniku nr 2 do ustawy,
- dla ubezpieczycieli – w załączniku nr 3 do ustawy.
Rachunek zysku i strat
Zgodnie z art. 47 w rachunku zysków i strat wykazuje się oddzielnie:
- przychody,
- koszty,
- zyski nadzwyczajne,
- straty nadzwyczajne,
- obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy.
W zależności od rodzaju jednostki prowadzącej działalność różna jest kolejność i sposób rozliczania przychodów, kosztów, strat i zysków oraz obowiązkowych obciążeń wyniku finansowego. Wykazuje się je w następującej kolejności:
- dla innych jednostek niż banki i ubezpieczyciele – w załączniku nr 4 do ustawy,
- dla banków – w załączniku nr 5 do ustawy,
- dla ubezpieczycieli – w załączniku nr 6 do ustawy.
Informacja dodatkowa
W myśl art. 48 ustawy o rachunkowości w informacji dodatkowej podaje się nie ujęte w bilansie oraz rachunku zysków i strat dane oraz wyjaśnienia niezbędne do tego, aby sprawozdanie finansowe przedstawiało rzetelnie i jasno sytuację majątkową i finansową, wynik finansowy oraz rentowność jednostki.
W szczególności podaje się co następuje:
- objaśnienia stosowanych metod wyceny i sporządzenia sprawozdania finansowego oraz przedstawienie przyczyn ich ewentualnych zmian w stosunku do roku poprzedzającego,
- uzupełniające dane o aktywach i pasywach bilansu oraz elementach rachunku zysków i strat,
- wszelkie inne znaczące informacje niezbędne do zrozumienia pozycji bilansowych oraz rachunku zysków i strat,
- proponowany podział zysku lub pokrycia straty,
- podstawowe informacje dotyczące pracowników i organów jednostki.
W przypadku konieczności sporządzania sprawozdania z przepływu środków pieniężnych czyni się to w sposób określony następująco:
- dla innych jednostek niż banki i ubezpieczyciele – w załączniku nr 8 do ustawy,
- dla banków – w załączniku nr 9 do ustawy,
- dla ubezpieczycieli – w załączniku nr 10 do ustawy z podziałem na przepływy środków pieniężnych z działalności operacyjnej, inwestycyjnej i finansowej, uwzględniając wszystkie wpływy i rozchody środków pieniężnych jednostki lub grupy kapitałowej, z wyjątkiem wpływów i rozchodów będących rezultatem zakupu lub sprzedaży środków pieniężnych.
Sprawozdanie z działalności
Zarządy spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, spółek akcyjnych oraz spółdzielni zobowiązane są do sporządzenia wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym sprawozdania z działalności jednostki w roku obrotowym.
Takie sprawozdanie z działalności jednostki w roku obrotowym powinno obejmować w szczególności poniżej zdefiniowane informacje:
- ważniejszych zdarzeniach, w tym również inwestycjach, mających istotny wpływ na działalność jednostki, które nastąpiły w roku obrotowym lub są przewidywane w dalszych latach,
- przewidywanym rozwoju jednostki,
- ważniejszych osiągnięciach w dziedzinie badań i rozwoju technicznego,
- aktualnej i przewidywanej sytuacji finansowej.
W myśl art. 50 pozycje bilansu oraz rachunku zysków i strat mogą być wykazywane z większą szczegółowością niż wyżej określona, która jest stosowna względem potrzeb i wielkości jednostki.
W sytuacji, kiedy informacje dotyczące poszczególnych pozycji bilansu oraz rachunku zysków i strat nie wystąpiły w jednostce zarówno w roku obrotowym, jak i za rok poprzedzający rok obrotowy, to przy sporządzaniu bilansu oraz rachunku zysków i strat pozycje te pomija się.
Ponadto jednostka, która w roku obrotowym, za który sporządza sprawozdanie finansowe, nie osiągnęła dwóch z następujących trzech wielkości:
- średnioroczne zatrudnienie – 50 osób,
- suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego – równowartość w walucie polskiej 1.000.000 EURO,
- przychód netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych – równowartość w walucie polskiej 2.000.000 EURO
może sporządzić uproszczony bilans oraz rachunek zysków i strat, wykazując w nich tylko dane dotyczące pozycji oznaczonych w załącznikach do ustawy literami i cyframi rzymskimi. Informację dodatkową sporządza się odpowiednio w formie uproszczonej (art.50 ust. 2).
Tego przepisu nie stosuje się jedynie do banków i ubezpieczycieli.
W przypadku sporządzania sprawozdań finansowych przez wewnętrzne jednostki organizacyjne sprawozdania finansowe, obejmują:
- odrębne sprawozdanie finansowe każdego wyodrębnionego organizacyjnie oddziału (zakładu), w tym także tego, który swoje rzeczowe lub pieniężne składniki majątku wydzielił innym oddziałom (zakładom),
- łączne sprawozdanie finansowe jednostki.
W łącznym sprawozdaniu finansowym będącym sumą sprawozdań finansowych jednostki i wszystkich jej oddziałów (zakładów) wyłącza się odpowiednio (art.51. ust.2):
- środki i fundusze wydzielone,
- wzajemne należności i zobowiązania,
- odpowiednie części wyniku finansowego, wynikające ze wzajemnych rozliczeń operacji gospodarczych.
W przypadku waluty obcej
W myśl art. 51 ust. 3 do łącznego sprawozdania finansowego oddziałów (zakładów) znajdujących się poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i tam sporządzających sprawozdania finansowe, włącza się odpowiednie dane wynikające z bilansów tych oddziałów (zakładów), wyrażone w walutach obcych, przeliczone na walutę polską po obowiązującym na dzień bilansowy średnim kursie ustalonym dla danej waluty przez Prezesa Narodowego Banku Polskiego.
Natomiast dane z rachunku zysków i strat wyrażone w walutach obcych są przeliczane na walutę obcą po kursie stanowiącym średnią arytmetyczną średnich kursów na dzień kończący każdy miesiąc roku obrotowego, ustalonych dla danej waluty przez Prezesa Narodowego Banku Polskiego.
Powstałe przy tych przeliczeniach różnice wykazuje się jako składnik kapitału (funduszu) własnego w odrębnej pozycji (dodatniej lub ujemnej) łącznego sprawozdania finansowego jednostki.
W myśl art. 52 ustawy o rachunkowości kierownik danej jednostki jest zobowiązany do sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawienia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy.
Ponadto sprawozdanie finansowe powinno zostać podpisane przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, to wszystkich członków tego organu. Przy podpisie podaje się datę, w której następuje złożenie podpisu. W przypadku odmowy podpisu wymagana jest pisemne uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.
Odpowiedni organ zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe jednostki nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego. Przed tym zatwierdzeniem roczne sprawozdanie finansowe jednostek podlega badaniu.
Zgodnie z art. 54 w sytuacji, kiedy po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego dana firma otrzyma informacje o zdarzeniach mających istotny wpływ na treść jeszcze nie zatwierdzonego sprawozdania finansowego, to powinna ona sprawozdanie to odpowiednio zmienić, dokonując jednocześnie odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych roku obrotowego, którego sprawozdanie finansowe dotyczy, oraz powiadomić o tym biegłego rewidenta, który sprawozdanie to bada lub badał.
Natomiast, kiedy w takiej sytuacji sprawozdanie roczne zostało już zatwierdzone przez odpowiedni dla tych celów organ, a jednostka otrzyma informacje o zdarzeniach dotyczących lat ubiegłych, to powinna ująć je odpowiednio w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym informacje te otrzymała.