Urząd Ochrony Danych Osobowych przygotował cztery wskazówki dla przedsiębiorców. Mają one pomóc w obronie przed oszustami, którzy chcą naciągnąć właścicieli firm, wykorzystując RODO.
fot. thinkstockphotos
Kontrola firmy
Jak już wcześniej pisaliśmy na portalu MamBiznes.pl, w najbliższym czasie UODO rozpocznie liczne kontrole w firmach, które mają potwierdzić przestrzeganie RODO. To też może być świetna okazja dla oszustów. Jak zaznacza urząd o każdej kontroli przedsiębiorca zostanie poinformowany drogą pisemną.
W trakcie trwania czynności można poprosić o okazanie upoważnienia do kontroli. Musi ono zawierać kilka elementów:
- podstawę prawną
- oznaczenie UODO
- informacje o kontrolerze (imię i nazwisko, numer legitymacji służbowej)
- określenie przedmiotu kontroli i jej zakresu
- oznaczenie kontrolowanego (dane firmy, podlegającej kontroli)
- termin rozpoczęcia i przewidywanego zakończenie kontroli
- podpis Prezesa UODO
- pouczenie
- datę i miejsce wystawienia upoważnienia
Jeśli jednak przedsiębiorca wciąż nie jest pewny czy ma do czynienia z pracownikiem UODO, może skontaktować się z urzędem. Wystarczy zadzwonić pod numer telefonu 22 531-09-13 (numer do Urzędu Ochrony Danych Osobowych).
Korespondencja
Jak wskazuje prezes UODO, przedsiębiorca powinien uważnie czytać korespondencję i upewnić się czego dotyczy i czy zawiera wymagane elementy, np.: właściwą nazwę urzędu, poprawne adresy, autentyczne podpisy, oryginalną pieczęć urzędową.
Przedsiębiorca powinien przede wszystkim zwrócić uwagę na użyte wyrażenia w korespondencji. Przede wszystkim, gdy ktoś powołuje się na „czynności sprawdzające”, a przedsiębiorca nawet nie wiedział, że był skontrolowany. W takiej sytuacji możemy mieć do czynienia z oszustem, z tego względu, że UODO musi wcześniej poinformować o planowanej kontroli, czyli właściciel musi o niej wcześniej wiedzieć.
Straszenie sankcjami
Wyjątkową ostrożność należy zachować, gdy podmiot oferujący swoje wsparcie w zakresie ochrony danych osobowych jednocześnie grozi przedsiębiorcy lub straszy jakimiś sankcjami. Istnieje prawdopodobieństwo, że w takim wypadku można mieć do czynienia z oszustem. Prezes UODO radzi, aby w takich przypadkach dokładnie przeanalizować wszystkie otrzymywane informacje i nie podejmować żadnych decyzji pochopnie, pod wpływem emocji.
Czy działam niezgodnie z RODO?
Jeśli przedsiębiorca nie jest pewny, czy właściwie postępuje może skontaktować się z Urzędem Ochrony Danych Osobowym. Tam bezpłatnie może uzyskać poradę. Ponadto warto pamiętać, że ostateczna interpretacja w sprawach związanych z ochroną danych osobowych należy wyłącznie do UODO.
Przeczytaj także na MamBiznes.pl