Koszt uzyskania przychodu. Sprawdzamy, co musisz wiedzieć
Koszt uzyskania przychodu odgrywa kluczową rolę w rozliczeniach podatkowych osób fizycznych. Stanowi on zbiór wydatków, które są niezbędne do osiągnięcia przychodów. Zrozumienie tego pojęcia oraz właściwe jego zastosowanie jest niezwykle istotne z punktu widzenia podatnika.
Umiejętne rozliczenie kosztów uzyskania przychodu w zeznaniu podatkowym pozwala skutecznie pomniejszyć podstawę opodatkowania, a więc podatek do zapłaty. Zastanawiasz się, jak rozliczyć koszty uzyskania przychodu? W niniejszym artykule omówimy zagadnienia związane z tym tematem na rok podatkowy 2023/2024, przybliżając zarówno sposób obliczania, jak i dokumentowania kosztów uzyskania przychodu.
Co to jest koszt uzyskania przychodu?
Zacznijmy od najważniejszego, czyli przytoczenia definicji kosztu uzyskania przychodu. Jest to kluczowe pojęcie w systemie podatkowym, odnoszące się do wszystkich wydatków niezbędnych do generowania dochodu z konkretnego źródła. Wykazując koszty uzyskania przychodów, można zapłacić mniejszy podatek dochodowy do urzędu skarbowego. W praktyce mamy więc dochód pomniejszony o koszty jego uzyskania.
W celu właściwego obliczenia kosztów uzyskania przychodu podatnik powinien zidentyfikować i udokumentować wszystkie koszty faktycznie poniesione w danym roku podatkowym. Zaliczenie tych kosztów do podstawy opodatkowania pomaga zmniejszyć kwotę podatku dochodowego PIT, co jest istotne dla pracowników, zleceniobiorców, wykonawców dzieła, a także przedsiębiorców.
Przy okazji warto też wspomnieć, czym są ryczałtowe koszty uzyskania przychodu. Mówiąc w skrócie, są to takie koszty, które można odliczać w określonej kwocie bez względu na to, czy były rzeczywiście poniesione, czy też nie.
Koszty uzyskania przychodu ze stosunku pracy
W przypadku pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, którzy pozostają w stosunku służbowym, spółdzielczym stosunku pracy lub wykonują pracę nakładczą, stosuje się zryczałtowane koszty uzyskania przychodów. Miesięczne koszty uzyskania przychodu zależą od:
- miejsca zamieszkania – czy pracownik mieszka i pracuje w jednej miejscowości, czy dojeżdża do pracy z innego miasta,
- liczby stosunków pracy – czy pracownik pracuje u jednego, czy u wielu pracodawców.
Jeśli pracownik dojeżdża do pracy z innej miejscowości, to ponosi wyższe koszty z tym związane, dlatego wtedy zastosowanie znajdują podwyższone koszty uzyskania przychodu.
Warto przeczytać: Indywidualna interpretacja podatkowa. Kto może o nią wnioskować i ile wynosi opłata?
Jak obliczyć koszty uzyskania przychodu?
Podstawowe koszty uzyskania przychodu na podstawie umowy o pracę wynoszą w zależności od stosunku pracy:
- Z jednego stosunku pracy:
- dla niedojeżdżających – 250 zł miesięcznie (3 000 zł rocznie),
- dla dojeżdżających – 300 zł miesięcznie (3 600 zł rocznie).
- Z kilku stosunków pracy:
- dla niedojeżdżających – nie może przekroczyć rocznie 4 500 zł,
- dla dojeżdżających – nie może przekroczyć rocznie 5 400 zł.
Jeżeli roczne koszty uzyskania przychodów są niższe od kosztów dojazdu do miejsca lub miejsc pracy, to w rocznym rozliczeniu podatku koszty te mogą być przyjęte w wysokości wydatków faktycznie poniesionych. Trzeba to jednak udokumentować imiennymi biletami okresowymi.
Podwyższone koszty uzyskania przychodu
Aby móc odliczyć podwyższone koszty uzyskania przychodu, pracownik musi spełnić następujące warunki:
- mieszkać poza miejscowością, w której znajduje się zatrudniająca go firma,
- nie pobierać dodatku za rozłąkę,
- złożyć stosowne oświadczenie pracodawcy.
Oświadczenie wystarczy złożyć jednorazowo, np. w chwili podjęcia pracy.
Koszty uzyskania przychodu – umowa zlecenie i umowa o dzieło
Zastosowanie kosztów uzyskania przychodu jest też możliwe przez osoby pracujące na umowę zlecenie, jak również umowę o dzieło. Tylko jakie koszty zastosować?
Do przychodów z tytułu umowy zlecenie lub umowy o dzieło można zastosować koszty uzyskania przychodów ustalone według normy procentowej w wysokości 20% uzyskanego przychodu, pomniejszonego o składkę na ubezpieczenie społeczne, której podstawę wymiaru stanowi ten przychód.
Jeśli koszty uzyskania przychodów były wyższe niż zastosowane 20% i jest się w stanie to udokumentować, to koszty uzyskania można przyjąć jako wartość faktycznie poniesionych wydatków.
W ograniczonych przypadkach można zastosować 50% kosztów uzyskania przychodu. Nie mogą one jednak przekroczyć górnej granicy pierwszego przedziału skali podatkowej.
Koszty uzyskania przychodu – prawa autorskie
Na wyższe koszty uzyskania przychodu mogą liczyć osoby, których praca wiąże się z przekazaniem praw autorskich.
Ile można odliczyć? Obecnie łącznie 50% z przychodów, jednak nie więcej niż 120 000 zł. W przypadku nadwyżki ponad wskazaną wartość podatnik jest zobowiązany do odprowadzenia stawki PIT właściwej dla II progu podatkowego, czyli 32%.
Koszty uzyskania przychodu – działalność gospodarcza
Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą podobnie jak i osoby pracujące na umowach ponosi szereg wydatków. Jeżeli korzysta z opodatkowania dochodów z działalności gospodarczej według stawki liniowej lub rozlicza się na zasadach ogólnych, to obowiązują go przepisy o kosztach uzyskania przychodu. Oznacza to, że ma prawo pomniejszyć uzyskany przychód o koszty uzyskania przychodu.
Koszty, jakie może wykazać właściciel firmy, to między innymi.:
- opłaty za lokal, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza,
- opłaty za korzystanie z usług biura podatkowego,
- opłaty za zakup paliwa i eksploatację samochodu.
Katalog kosztów uzyskania przychodu w przypadku przedsiębiorców jest dość obszerny, jednak warto wiedzieć, że są też pewne wyjątki. Wszystkie je można znaleźć w art. 23 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Najpopularniejsze koszty uzyskania przychodu dla przedsiębiorców
Jakie wydatki najczęściej można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów? Na liście kosztów firmowych znajdują się takie wydatki jak:
- zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych,
- zakup pieczęci firmowej i domeny internetowej,
- utrzymanie i wyposażenie lokalu (czynsz, media, telekomunikacja),
- opłaty za usługi księgowe,
- opłaty bankowe,
- opłaty za telefon,
- opłaty za sprzęt komputerowy,
- opłaty za samochód,
- odpisy amortyzacyjne od środków trwałych,
- koszty zakupy paliwa,
- koszty związane z użytkowaniem pojazdu,
- koszty służące zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów.
Rozliczenie PIT – gdzie wykazać koszty uzyskania przychodu?
Na koniec warto jeszcze powiedzieć, jak poprawnie rozliczyć podatek PIT, czyli gdzie dokładnie w PIT uwzględnimy koszty uzyskania przychodu. Osoby posiadające dochód z tytułu umowy o pracę czy umowy cywilnoprawnej koszty dojazdu powinny wykazać w zeznaniu rocznym PIT-37 w sekcji D. Z kolei rozliczający się na PIT-36 w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej opodatkowanej na zasadach ogólnych oraz osoby posiadające dochód z tytułu umowy o pracę czy umowy cywilnoprawnej koszty dojazdu do pracy wpisują w sekcji E.
Wartość kosztów uzyskania przychodu podawana jest przez pracodawcę w PIT-11. W przypadku błędnego rozliczenia możliwe jest skorygowanie kosztów uzyskania przychodu.
