Upomnienie dla pracownika. W jakich sytuacjach można je zastosować?

Katarzyna Kubacka

Komentuj teraz!

Pracownik, zatrudniony na umowie o pracę ma prawa, ale też obowiązki. Jeśli nie wywiązuje się z nich w odpowiedni sposób, pracodawca ma prawo zdyscyplinować podwładnego. Upomnienie dla pracownika to jedna z form, przewidziana w Kodeksie pracy. Pozwala poinformować zatrudnionego, że nie wywiązuje się odpowiednio z obowiązków, lub zaniedbuje pewne dziedziny w swojej codziennej pracy. W jakich przypadkach można skorzystać z upomnienia dla pracownika i jaką formę musi mieć dokument?

Kara upomnienia

Wykonywanie pracy w ramach umowy o pracę wiąże się z różnymi regulacjami. W każdym zakładzie panują nieco inne prawa, jednak wymagane jest przestrzeganie określonych zasad, które sprawiają, że codzienna praca spełnia warunki, przewidziane w Kodeksie pracy. Jeśli pracownik znacząco zaniedba swoje obowiązki, pracodawca ma prawo użyć rozwiązań dyscyplinujących. Nie pozostają one oczywiście bez wpływu na dalszą karierę pracownika w firmie, a ich zastosowanie może poskutkować między innymi brakiem awansu, podwyżki, a finalnie nawet stanowić podstawę do zwolnienia. Rodzaje i konsekwencje związane z karami dyscyplinującymi są opisane w Kodeksie pracy. Sposób dyscyplinowania pracownika musi zawsze zostać wybrany zgodnie z przepisami, zawartymi w prawie pracy.

Warto przeczytać: Informacja o warunkach zatrudnienia – czym jest i co powinna zawierać?

Upomnienie dla pracownika a Kodeks pracy

Jak już zostało wspomniane, kary dyscyplinujące, są ujęte w Kodeksie pracy i można stosować je w ściśle określonych przypadkach. Rozdział IV Kodeksu pracy, a dokładnie artykuły od 108 do 113 opisują trzy dopuszczalne rodzaje kar porządkowych. Są to:

• upomnienie pracownika,
• nagana,
• kara pieniężna.

Rodzaj kary, jaka może zostać nałożona na pracownika, powinna brać pod uwagę stopień winy pracownika, sposób naruszenia obowiązków, czy też dotychczasowy stosunek do pracy. Charakter wszystkich kar opisany jest w Kodeksie pracy, natomiast dokładne przewinienia, za które pracownik może dostać karę, powinny być ujęte w Regulaminie Pracy. Warto jednak pamiętać, że regulamin nie może być sprzeczny z panującym prawem, co oznacza, że kara regulaminowa nie może być cięższa, niż ta wyszczególniona w Kodeksie pracy.

Kiedy można upomnieć pracownika?

Prawo pracy dokładnie wskazuje sytuacje, w których w stosunku do pracownika może zostać wystosowana kara upomnienia. Zgodnie z prawem pracy nałożenie kary przez pracodawcę może odbyć się w przypadku gdy:

• pracownik nie przestrzega organizacji i porządku procesu pracy, ustalonego wcześniej w stosownych regulaminach,
• pracownik nie przestrzega przepisów i wymogów BHP lub przeciwpożarowych,
• pracownik nie przestrzega przyjętego w danym zakładzie sposobu potwierdzania obecności w pracy,
• pracownik nie usprawiedliwia swoich nieobecności pracy.

Oczywiście wśród powodów zastosowania różnych kar umownych znajdują się także inne przyczyny, jak na przykład wulgarne zachowanie pracownika, czy rażące niedopełnienie obowiązków. Warto też mieć na uwadze, że jeśli zastosowanie kary dyscyplinującej jest nieadekwatne, pracownik ma prawo wnieść sprzeciw odnośnie wdrożonego wobec niego środka.

Pisemne upomnienia pracownika, a upomnienie ustne

Upomnienie pracownika może mieć zasadniczo dwie formy: pisemną i ustną. Pracodawcy preferują zazwyczaj tę pierwszą, ponieważ w tym przypadku, dowód, że kara została zastosowana, jest dostępny, a upomnienie wpisane do akt pracowniczych. W przypadku upomnienia pisemnego dokument powinien zostać spisany i przedstawiony pracownikowi w ciągu dwóch tygodni od czasu, w którym przełożony był świadkiem, lub dowiedział się o przewinieniu pracownika. Termin może się trochę przeciągnąć, jednak nie może on przekraczać okresu trzech miesięcy.

Upomnienie a nagana pracownika

Oprócz upomnienia pracodawca może ukarać pracownika również naganą. Aby doszło do kary nagany, pracownik musi dokonać cięższego przewinienia, niż w przypadku czynu, który poskutkowałby upomnieniem.

Rodzaj kary porządkowej powinien brać pod uwagę przewinienie pracownika w kontekście jego ważkości oraz stosunku zainteresowanego do pracy. Jeśli chodzi o naganę, można ją zastosować na przykład w przypadku spożywania alkoholu w miejscu pracy, czy niewykonywania poleceń służbowych. Nagana jest zasadniczo cięższą formą zdyscyplinowania pracownika i znacząco może wpłynąć na jego karierę w firmie. Podobnie jak upomnienie, nagana pracownika może mieć formę ustną, lub pisemną. Nagana pisemna jest wpisana do akt pracowniczych i uznawana jest za najsurowszą karę.

Odpowiedzialność pracownika a nowy zakład pracy

Warto wiedzieć, że zgodnie z artykułem 113 Kodeksu pracy, zarówno nagana pracownika, jak i upomnienie, znikają z akt osobowych po roku nienagannej pracy. Pracodawca może jednak zgodnie ze swoim uznaniem, usunąć je z akt wcześniej, jeśli uzna, że pracownik poprawił swoje zachowanie.

Upomnienie pracownika funkcjonuje tylko i wyłącznie w zakładzie pracy, w którym zostało wystawione. Oznacza to, że dokument nie przechodzi do innego pracodawcy, jeśli pracownik zdecyduje się zmienić miejsce zatrudnienia lub też zostanie zwolniony. Dla wielu pracowników jest to dobra wiadomość, warto jednak mieć na uwadze, że zarówno upomnienie, jak i nagana mogą w skrajnych przypadkach wpłynąć na ewentualne dyscyplinarne zwolnienie z pracy.

Wniesienie sprzeciwu po ukaraniu upomnieniem lub naganą

W przypadku zastosowania przez pracodawcę kary nagany bądź upomnienia jest on zobowiązany do przestrzegania wszystkich reguł, które pozwolą mu nałożyć karę porządkową. Aby była ona przyjęta, musi zostać spełnione kilka warunków. Po pierwsze musi zostać zachowany wspomniany już przyjęty termin wystosowania wniosku o upomnieniu i poinformowania o tym pracownika. Po drugie, pracodawca ma obowiązek wysłuchania pracownika. Niezależnie od tego, czy przełożony sam jest świadkiem zdarzenia, czy też wie o przewinieniu tylko z relacji osób trzecich, zatrudniony ma prawo do obrony.

Oprócz przedstawienia swojego punktu widzenia, pracownik ma też prawo do wniesienia sprzeciwu już po pojawieniu się upomnienia. Wniesienie sprzeciwu po ukaraniu pracownika może odbyć się w terminie siedmiu dni od otrzymania zawiadomienia o karze dyscyplinującej.

Kiedy można wnieść sprzeciw po ukaraniu pracownika?

Jeśli pracownik nie zgadza się z nałożoną karą, może wnieść sprzeciw bezpośrednio do pracodawcy. Podstawami do sprzeciwu są między innymi naruszenie przez pracodawcę terminów, w których nałożona ma być kara, brak wysłuchania pracownika przed wystosowaniem upomnienia, nieuwzględnienie rodzaju naruszenia obowiązków pracownika czy jego dotychczasowego stosunku do pracy, oraz oczywiście brak podstaw do zastosowania środka.

Po wniesieniu przez pracownika sprzeciwu pracodawca ma 14 dni na jego rozpatrzenie. Warto wiedzieć, że nieustosunkowanie się do dokumentu w ciągu dwóch tygodni jest jednoznaczne z automatycznym przyjęciem sprzeciwu. Pracownika może reprezentować również konkretna organizacja związkowa, która w jego imieniu przedłoży dokument pracodawcy.

Odrzucenie sprzeciwu pracownika nie zamyka sprawy. W takim przypadku pracownik ma prawo wystąpić do sądu pracy. Może to jednak zrobić tylko w przypadku wyczerpania postępowania przed pracodawcą. Sąd bierze pod uwagę stopień winy pracownika, adekwatność nałożonej kary, ale także terminy i ogólny kontekst, czyli między innymi całą wykonywaną dotychczas przez pracownika pracę i jego stosunek do niej.

Warto przeczytać: Obowiązki pracodawcy, czyli co musisz wiedzieć, zatrudniając pracowników