Kwestionariusz osobowy pracownika 2024 – jak wypełnić go prawidłowo?
Wypełnienie kwestionariusza osobowego pracownika jest kluczowym etapem procesu rekrutacyjnego oraz zarządzania kadrą w każdej firmie.
Kwestionariusz osobowy pracownika zawiera podstawowe dane osobowe pracownika oraz informacje istotne z punktu widzenia zatrudnienia i prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Jest to nie tylko wymóg prawnie nakazany, ale także istotny element ochrony danych osobowych, szczególnie w kontekście przepisów RODO. Wzór kwestionariusza osobowego może nieco się różnić w zależności od specyfiki działalności oraz wymagań pracodawcy, jednak istnieje zestawienie podstawowych informacji, które muszą się w nim znaleźć.
Dostałeś kwestionariusz osobowy do wypełnienia i zastanawiasz się, jak to zrobić prawidłowo? W tym artykule przedstawimy, jak wypełnić kwestionariusz osobowy, a także wyjaśnimy wszystkie nurtujące kwestie z tym związane.
Czym jest kwestionariusz osobowy?
Kwestionariusz osobowy, będący kluczowym narzędziem zarówno dla pracodawcy, jak i kandydata do pracy, pełni istotną funkcję nie tylko w procesie rekrutacyjnym, ale również w prowadzeniu kadrowej dokumentacji w firmie. Wypełniają go osoby starające się o zatrudnienie, jak wymaga się go od osoby zatrudnionej.
Pewnie zastanawiasz się teraz, po co właściwie pracodawcy kwestionariusz? To dokument, który pozwala na zebranie istotnych informacji dotyczących potencjalnego pracownika, takich jak jego doświadczenie zawodowe, kwalifikacje, czy obecne dane kontaktowe.
Wyróżnia się dwa podstawowe rodzaje kwestionariuszy: kwestionariusz dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz kwestionariusz osobowy pracownika.
Oprócz tych aspektów kwestionariusz osobowy stanowi także element ochrony danych osobowych, szczególnie w kontekście zgodności z przepisami RODO. Dlatego tak istotne jest zarówno jego prawidłowe wypełnienie, jak i odpowiednie przechowywanie, zgodnie z wymogami prawnymi.
Czy kwestionariusz osobowy jest wymagany prawnie? Podstawa prawna
Pracodawca zatrudniający nowego pracownika musi pozyskać od niego podstawowe dane osobowe. Jest to wymagane na podstawie zachodzącego stosunku pracy. Jedną z metod uzyskania owych danych jest wypełnienie kwestionariusza osobowego i poproszenie przez pracodawcę o to w świetle przepisów jest dozwolone.
Obowiązek wypełniania kwestionariusza wynika z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej, które dotyczy zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji pracowniczej. Akta osobowe pracowników składają się z 3 części:
- Dokumentów związanych z ubieganiem się o pracę.
- Dokumentów potwierdzających nawiązanie stosunku pracy i przebieg zatrudnienia.
- Dokumentów dotyczących ustania zatrudnienia.
Pracodawca często dołącza do dokumentacji pracowniczej, oprócz kwestionariusza osobowego, także wzór umowy o pracę. Warto też w tym miejscu dodać, że pracownik powinien wypełnić kwestionariusz osobowy jeszcze zanim przystąpi do wykonywania obowiązków.
Co zawiera kwestionariusz osobowy?
Kwestionariusz osobowy powinien zawierać szereg istotnych danych osobowych pracownika niezbędnych do prowadzenia procesu rekrutacyjnego oraz dokumentacji kadrowej. Wypełnienie formularza obejmuje informacje dotyczące przebiegu zatrudnienia kandydata, np. dotychczasowe doświadczenie zawodowe, wykształcenie czy kwalifikacje zawodowe. Jest to istotne nie tylko dla pracodawcy, który może w ten sposób lepiej ocenić, czy kandydat jest odpowiedni na dane stanowisko, ale także dla przyszłego pracownika, który wypełniając kwestionariusz, ma okazję przedstawić swoje kompetencje i doświadczenie zawodowe.
Czy wiesz, że… Jeśli potrzebujesz kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, nie musisz go sam tworzyć. Gotowy wzór do pobrania w postaci formularza PDF do ręcznego wypełnienia znajdziesz w internecie. Wystarczy jedynie wydrukować formularz, dać kandydatowi wzór, a on uzupełni potrzebne dane.
Warto przeczytać: Odstąpienie od umowy – jak to zrobić skutecznie? Sprawdzamy jakie są prawa konsumenta
Kwestionariusz osobowy a RODO
Wraz z wejściem w życie Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych, czyli RODO, przedsiębiorcy zostali zobowiązani do dostosowania swoich praktyk związanych z przetwarzaniem danych osobowych, w tym danych pracowników. Dotyczy to również kwestionariuszy osobowych, które są kluczowym elementem procesu rekrutacji. Przepisy kwestionariusza muszą być zgodne z wytycznymi RODO, co wymaga m.in. dostosowania treści formularzy do nowych przepisów.
Wypełnienie formularza musi być zgodne z zasadami RODO, co oznacza, że pracodawca ma obowiązek ograniczyć zbierane dane do niezbędnego minimum. Dodatkowo powinien przechowywać je zgodnie z określonymi wymogami bezpieczeństwa.
Nowe rozporządzenie nakłada ograniczenia dotyczące pozyskiwania określonych danych, np. adresu pracownika. Jednocześnie istnieją pewne nieścisłości, np. dotyczące żądania podania adresu korespondencyjnego, co może wymagać dostosowania przepisów kodeksu pracy.
Wzór kwestionariusza osobowego – zasady wypełniania formularza
Są pewne wymogi względem danych podawanych w kwestionariuszu, o które pracodawca może pytać, jak również takie, o których pytań nie powinien.
Jakich danych pracodawca ma prawo żądać? Jak wynika z Art. 22 Kodeksu Pracy, od osoby starającej się o zatrudnienie pracodawca ma prawo żądać takich danych jak:
- imię (imiona) i nazwisko,
- imiona rodziców,
- data urodzenia,
- miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
- wykształcenie i kwalifikacje zawodowe,
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Oprócz wyżej wymienionych pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania innych danych, jeśli jest konieczne ze względu na korzystanie przez niego ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Mogą to być imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci pracownika, numer PESEL czy dane biometryczne.
O jakie informacje pracodawca pytać nie powinien?
Wiemy już, jakie dane musimy zawrzeć w kwestionariuszu, dlatego teraz powiedzmy sobie, o co przyszły pracodawca pytać osobę ubiegającą się o zatrudnienie nie ma prawa. Pracownik ma obowiązek podać tylko te dane, których pracodawca rzeczywiście potrzebuje, nie musi natomiast podawać dowolnych informacji o sobie, które nie są do niczego wymagane, a np. jedynie mają za zadanie zaspokoić ciekawość.
Przyszły pracodawca nie może żądać i przetwarzać danych dotyczących życia prywatnego pracownika, w tym takich jak:
- orientacja seksualna,
- wyznanie,
- stan zdrowia,
- stan cywilny i plany z tym związane,
- plany dotyczące potomstwa.
Kwestionariusz osobowy – obowiązek aktualizowania danych
Kwestionariusz osobowy jest dokumentem, który wymaga regularnej aktualizacji danych. Obowiązek aktualizowania danych zawartych w kwestionariuszu osobowym wynika z konieczności zachowania aktualności informacji o zatrudnionych pracownikach. Zmiany w danych osobowych np. adresu, numeru telefonu czy stanu cywilnego, powinny być odnotowane i uwzględnione w dokumentacji pracowniczej.
Ważne! Obowiązek zaktualizowania danych ciąży na pracowniku. Musi on sam poprawić swoje dane podane w dokumentacji, jeśli tylko dojdzie do ich zmiany.
Proces aktualizacji danych umożliwia pracodawcy efektywniejsze zarządzanie personelem i zapewnia sprawną komunikację w miejscu pracy. Zgodnie z przepisami RODO, pracodawca ma obowiązek zapewnić dokładność i aktualność danych pracowników zawartych w dokumentacji pracowniczej. Dlatego ważne jest regularne aktualizowanie kwestionariusza osobowego, co pozwala na utrzymanie zgodności z przepisami prawa oraz zapewnia prawidłową dokumentację kadrową.
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej – ile przechowywane są kwestionariusze?
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej jest nieodłącznym elementem prowadzenia działalności przez każdego pracodawcę. Wynika to z przepisów zawartych w Art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
Dostęp do wszelkich dokumentów pracowników powinny mieć jedynie upoważnione osoby, ponadto muszą być one szczególnie chronione przed dostaniem się w niepowołane ręce. Obowiązek przechowywania akt osobowych pracownika, w tym kwestionariusza osobowego, wynosi 10 lat.
