Koszt uzyskania przychodu. Sprawdzamy, co musisz wiedzieć

Koszt uzyskania przychodu odgrywa kluczową rolę w rozliczeniach podatkowych osób fizycznych. Stanowi on zbiór wydatków, które są niezbędne do osiągnięcia przychodów. Zrozumienie tego pojęcia oraz właściwe jego zastosowanie jest niezwykle istotne z punktu widzenia podatnika. 

Umiejętne rozliczenie kosztów uzyskania przychodu w zeznaniu podatkowym pozwala skutecznie pomniejszyć podstawę opodatkowania, a więc podatek do zapłaty. Zastanawiasz się, jak rozliczyć koszty uzyskania przychodu? W niniejszym artykule omówimy zagadnienia związane z tym tematem na rok podatkowy 2023/2024, przybliżając zarówno sposób obliczania, jak i dokumentowania kosztów uzyskania przychodu.

Co to jest koszt uzyskania przychodu?

Zacznijmy od najważniejszego, czyli przytoczenia definicji kosztu uzyskania przychodu. Jest to kluczowe pojęcie w systemie podatkowym, odnoszące się do wszystkich wydatków niezbędnych do generowania dochodu z konkretnego źródła. Wykazując koszty uzyskania przychodów, można zapłacić mniejszy podatek dochodowy do urzędu skarbowego. W praktyce mamy więc dochód pomniejszony o koszty jego uzyskania.

W celu właściwego obliczenia kosztów uzyskania przychodu podatnik powinien zidentyfikować i udokumentować wszystkie koszty faktycznie poniesione w danym roku podatkowym. Zaliczenie tych kosztów do podstawy opodatkowania pomaga zmniejszyć kwotę podatku dochodowego PIT, co jest istotne dla pracowników, zleceniobiorców, wykonawców dzieła, a także przedsiębiorców.

Przy okazji warto też wspomnieć, czym są ryczałtowe koszty uzyskania przychodu. Mówiąc w skrócie, są to takie koszty, które można odliczać w określonej kwocie bez względu na to, czy były rzeczywiście poniesione, czy też nie.

Koszty uzyskania przychodu ze stosunku pracy

W przypadku pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, którzy pozostają w stosunku służbowym, spółdzielczym stosunku pracy lub wykonują pracę nakładczą, stosuje się zryczałtowane koszty uzyskania przychodów. Miesięczne koszty uzyskania przychodu zależą od:

• miejsca zamieszkania – czy pracownik mieszka i pracuje w jednej miejscowości, czy dojeżdża do pracy z innego miasta,
• liczby stosunków pracy – czy pracownik pracuje u jednego, czy u wielu pracodawców.

Jeśli pracownik dojeżdża do pracy z innej miejscowości, to ponosi wyższe koszty z tym związane, dlatego wtedy zastosowanie znajdują podwyższone koszty uzyskania przychodu.

Warto przeczytać: Indywidualna interpretacja podatkowa. Kto może o nią wnioskować i ile wynosi opłata?

Jak obliczyć koszty uzyskania przychodu?

Podstawowe koszty uzyskania przychodu na podstawie umowy o pracę wynoszą w zależności od stosunku pracy:

1. Z jednego stosunku pracy:

• dla niedojeżdżających – 250 zł miesięcznie (3 000 zł rocznie),
• dla dojeżdżających – 300 zł miesięcznie (3 600 zł rocznie).

2. Z kilku stosunków pracy:

• dla niedojeżdżających – nie może przekroczyć rocznie 4 500 zł,
• dla dojeżdżających – nie może przekroczyć rocznie 5 400 zł.

Jeżeli roczne koszty uzyskania przychodów są niższe od kosztów dojazdu do miejsca lub miejsc pracy, to w rocznym rozliczeniu podatku koszty te mogą być przyjęte w wysokości wydatków faktycznie poniesionych. Trzeba to jednak udokumentować imiennymi biletami okresowymi.

Podwyższone koszty uzyskania przychodu

Aby móc odliczyć podwyższone koszty uzyskania przychodu, pracownik musi spełnić następujące warunki:

• mieszkać poza miejscowością, w której znajduje się zatrudniająca go firma,
• nie pobierać dodatku za rozłąkę,
• złożyć stosowne oświadczenie pracodawcy.

Oświadczenie wystarczy złożyć jednorazowo, np. w chwili podjęcia pracy.

Koszty uzyskania przychodu – umowa zlecenie i umowa o dzieło

Zastosowanie kosztów uzyskania przychodu jest też możliwe przez osoby pracujące na umowę zlecenie, jak również umowę o dzieło. Tylko jakie koszty zastosować?

Do przychodów z tytułu umowy zlecenie lub umowy o dzieło można zastosować koszty uzyskania przychodów ustalone według normy procentowej w wysokości 20% uzyskanego przychodu, pomniejszonego o składkę na ubezpieczenie społeczne, której podstawę wymiaru stanowi ten przychód.

Jeśli koszty uzyskania przychodów były wyższe niż zastosowane 20% i jest się w stanie to udokumentować, to koszty uzyskania można przyjąć jako wartość faktycznie poniesionych wydatków.

W ograniczonych przypadkach można zastosować 50% kosztów uzyskania przychodu. Nie mogą one jednak przekroczyć górnej granicy pierwszego przedziału skali podatkowej.

Koszty uzyskania przychodu – prawa autorskie

Na wyższe koszty uzyskania przychodu mogą liczyć osoby, których praca wiąże się z przekazaniem praw autorskich.

Ile można odliczyć? Obecnie łącznie 50% z przychodów, jednak nie więcej niż 120 000 zł. W przypadku nadwyżki ponad wskazaną wartość podatnik jest zobowiązany do odprowadzenia stawki PIT właściwej dla II progu podatkowego, czyli 32%.

Koszty uzyskania przychodu – działalność gospodarcza

Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą podobnie jak i osoby pracujące na umowach ponosi szereg wydatków. Jeżeli korzysta z opodatkowania dochodów z działalności gospodarczej według stawki liniowej lub rozlicza się na zasadach ogólnych, to obowiązują go przepisy o kosztach uzyskania przychodu. Oznacza to, że ma prawo pomniejszyć uzyskany przychód o koszty uzyskania przychodu.

Koszty, jakie może wykazać właściciel firmy, to między innymi.:

• opłaty za lokal, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza,
• opłaty za korzystanie z usług biura podatkowego,
• opłaty za zakup paliwa i eksploatację samochodu.

Katalog kosztów uzyskania przychodu w przypadku przedsiębiorców jest dość obszerny, jednak warto wiedzieć, że są też pewne wyjątki. Wszystkie je można znaleźć w art. 23 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Najpopularniejsze koszty uzyskania przychodu dla przedsiębiorców

Jakie wydatki najczęściej można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów? Na liście kosztów firmowych znajdują się takie wydatki jak:

• zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych,
• zakup pieczęci firmowej i domeny internetowej,
• utrzymanie i wyposażenie lokalu (czynsz, media, telekomunikacja),
• opłaty za usługi księgowe,
• opłaty bankowe,
• opłaty za telefon,
• opłaty za sprzęt komputerowy,
• opłaty za samochód,
• odpisy amortyzacyjne od środków trwałych,
• koszty zakupy paliwa,
• koszty związane z użytkowaniem pojazdu,
• koszty służące zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów.

Rozliczenie PIT – gdzie wykazać koszty uzyskania przychodu?

Na koniec warto jeszcze powiedzieć, jak poprawnie rozliczyć podatek PIT, czyli gdzie dokładnie w PIT uwzględnimy koszty uzyskania przychodu. Osoby posiadające dochód z tytułu umowy o pracę czy umowy cywilnoprawnej koszty dojazdu powinny wykazać w zeznaniu rocznym PIT-37 w sekcji D. Z kolei rozliczający się na PIT-36 w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej opodatkowanej na zasadach ogólnych oraz osoby posiadające dochód z tytułu umowy o pracę czy umowy cywilnoprawnej koszty dojazdu do pracy wpisują w sekcji E.

Wartość kosztów uzyskania przychodu podawana jest przez pracodawcę w PIT-11. W przypadku błędnego rozliczenia możliwe jest skorygowanie kosztów uzyskania przychodu.

Warto przeczytać: Podatek liniowy – czym jest i dla kogo może być opłacalny?