Sukces w biznesie często wymaga kreatywności. Są jednak obszary, w których jej nadmiar może skończyć się źle. Takim z pewnością są rozliczenia podatkowe. Temat ten szczególnie popularny jest w pierwszych miesiącach roku. Wtedy to doradcy podatkowi zasypywani są pytaniami o możliwość ujęcia w kosztach firmowych naprawdę różnych wydatków. Okazuje się, że niektórzy przedsiębiorcy w podobny sposób planują wykorzystać okres wakacyjny. Te dwie kwestie bardzo często są jednak niemożliwe do pogodzenia.
Wyjazd nie do końca służbowy
Urlop spędzony z rodziną wydatkiem służbowym? Okazuje się, że niektórzy z prowadzących firmę chcą ująć w kosztach jej prowadzenia i taki wydatek. To pomysł, który po powrocie z wakacji z pewnością skończy się kontrolą podatkową. Tego typu wyjazdy mają bowiem charakter osobisty i nie można ich powiązywać z prowadzoną działalnością.
Wyjątkiem pozostaje sytuacja, w której podczas wyjazdu wykonuje się obowiązki służbowe. Tego typu wydatki podlegają już odliczeniom. Należy jednak wyraźnie rozdzielić oba obszary – firmowy i osobisty. Takiej sytuacji z pewnością bowiem wnikliwiej będzie przyglądał się urząd skarbowy. Warto więc przygotować się na jak najsprawniejsze przejście tego procesu.
W tej sytuacji odliczać od podatku należy jedynie te koszty, które rzeczywiście służyły prowadzeniu działalności. Ich przykłady to bilet na konferencję, czy proporcjonalna część opłaty za hotel w dni robocze. Urzędnikom w czasie kontroli warto przedstawić także jasne dowody tego, że pobyt miał uzasadnienie biznesowe. Tu pomocny może okazać się certyfikat z odbytego szkolenia, zawarte w tym czasie umowy, czy nawet służbowe notatki.
Wszystkie wydatki związane z funkcją wypoczynkową i czasem wolnym należy w tym przypadku pokrywać jednak z prywatnych środków.
Klimatyzacja w kosztach przedsiębiorcy
Innym z letnich wydatków, który nie wiąże się jednak z żadnym wyjazdem, jest zakup klimatyzacji. Co ważne, spełniając kilka warunków, można rozliczyć go w działalności gospodarczej. Sposób ujęcia takiego zakupu jest zależny od kilku elementów. Każdorazowo kluczowym jest jednak jeden z czynników.
„W przypadku klimatyzacji kluczowe jest uzasadnienie biznesowe zakupu. Przedsiębiorca powinien umieć wykazać, że urządzenie służy działalności: pracy w biurze, obsłudze klientów, przechowywaniu towaru, ochronie sprzętu albo utrzymaniu warunków niezbędnych do świadczenia usług. Obowiązek wykazania tego związku spoczywa na przedsiębiorcy” – wyjaśnia Joanna Łuksza, kierownik Zespołu Ekspertów Księgowych w IFIRMA.PL
Wartość urządzenia
W kwestii rozliczenia ważna jest także wartość samego urządzenia wraz z jego montażem. Przy wydatku do 10 tys. zł przedsiębiorca może co do zasady ująć klimatyzację bezpośrednio w kosztach lub rozliczać ją przez amortyzację. Jeżeli wartość klimatyzacji przekracza 10 tys. zł, a urządzenie ma być używane w firmie co najmniej rok, przedsiębiorca powinien wprowadzić je do ewidencji środków trwałych i amortyzować.
„Dla klimatyzatorów będących środkami trwałymi podstawowa stawka amortyzacji wynosi 10%, a właściwa klasyfikacja to KŚT 653 – urządzenia klimatyzacyjne. Dostępne są m.in. amortyzacja liniowa, degresywna, jednorazowa oraz sezonowa, zależnie od spełnienia warunków przewidzianych w przepisach” – tłumaczy Joanna Łuksza.
Specyfika
Inną z kluczowych cech jest specyfika urządzenia. Najprostsze rozliczenie dotyczy klimatyzatora przenośnego oraz urządzenia montowanego na ścianie, jeżeli jego demontaż nie powoduje uszkodzenia budynku ani samego sprzętu. W tym przypadku urządzenie jest traktowane jako odrębny składnik majątku firmy. Jeżeli klimatyzacja jest trwale połączona z budynkiem należącym do przedsiębiorcy, wydatek może być rozliczany jako ulepszenie środka trwałego. W wynajmowanym lokalu będzie to inwestycja w obcym środku trwałym, a przy ingerencji w budynek potrzebna jest zgoda właściciela.
Sposób prowadzenia działalności
Najwięcej wątpliwości towarzyszy sytuacji, w której działalność służbowa jest prowadzona w mieszkaniu. W takim przypadku przedsiębiorca powinien szczególnie dobrze udokumentować, że klimatyzacja służy firmie. Odpowiedzi Krajowej Informacji Skarbowej mogą różnić się w zależności od formy zapytania i stanu faktycznego, dlatego w razie niepewności warto wystąpić o indywidualną interpretację podatkową.
„Prowadząc firmę w mieszkaniu nie warto opierać rozliczenia na ogólnym stwierdzeniu, że klimatyzacja poprawia komfort. Bezpieczniejsze jest konkretne uzasadnienie: jakie pomieszczenie jest wykorzystywane w działalności, jakie czynności są tam wykonywane i dlaczego temperatura ma znaczenie dla pracy, klientów, sprzętu lub towarów” – podsumowuje ekspertka IFIRMA.
Po zmianach wprowadzonych przez Polski Ład nie ma możliwości amortyzowania nieruchomości mieszkalnych, dlatego przy nakładach przekraczających 10 tys. zł nie znajdzie zastosowania rozliczenie przez ulepszenie środka trwałego.
Wakacje od ZUS – rozwiązanie dla przedsiębiorcy
W czasie wakacji warto pomyśleć o skorzystaniu z ulg ustawowych. Jedną z nich są wakacje składkowe. Rozwiązanie pozwala mikroprzedsiębiorcom nie płacić własnych składek na ubezpieczenia społeczne przez jeden dowolny miesiąc w roku. Zwolnienie nie obejmuje jedynie składki zdrowotnej. Ten krok trzeba jednak zaplanować z pewnym wyprzedzeniem. Wniosek o wakacje od ZUS należy złożyć elektronicznie w ZUS najpóźniej w miesiącu poprzedzającym miesiąc, za który ma obowiązywać zwolnienie.
Przedsiębiorcy, którzy wybierają się na dłuższy niż miesiąc urlop, mogą w tym wypadku rozważyć także zawieszenie na jego czas działalności gospodarczej. Dzięki temu unikną płacenia składek na ubezpieczenia społeczne przez pełne miesiące zawieszenia.
Komentarze
Nie ma jeszcze żadnych komentarzy :)