Negocjacje towarzyszą człowiekowi od początku pojawienia się go na świecie. Najpierw dotyczą zaspokajania podstawowych potrzeb, jakimi są te biologiczne (np. można je wyrazić za pomocą słów „jak dasz mi butelkę z mlekiem albo mnie przewiniesz to przestanę płakać”), później kontaktów towarzyskich, a w końcu pracy. Są one także nieodzowną częścią gry rynkowej i komunikowania się uczestników rynku.
Czym są negocjacje?
Sukcesy czy porażki odnoszone na tym polu decydują, w znacznej mierze, o pozycji rynkowej firmy, a także o pozycji menedżera czy pracowników, którzy negocjacje mają w swych obowiązkach.
Negocjacje to oferty i ustępstwa dwóch stron, mające na celu osiągnięcie wspólnego stanowiska w sytuacji, kiedy istniej rozbieżność interesów. A tak naprawdę to negocjacją możemy nazwać każdą rozmowę, której celem jest wypracowanie wspólnego stanowiska wobec danego problemu.
Istota sztuki negocjacji sprowadza się do zrozumienia potrzeb partnera i nabycia umiejętności zaspokajania ich w taki sposób, aby w zamian otrzymywać to, czego najbardziej potrzebujemy. Dlatego też przynajmniej pozornie finał negocjacji winien być sukcesem dla obu stron, czyli powinien prowadzić do wspólnej wygranej. Taka sytuacja zapewni obopólne zadowolenie, nie dopuści do wchodzenia w konflikt.
Bez starategii ani rusz
Sztuka negocjacji opiera się również na pewnej strategii, dzięki której i tak przeforsujemy to, co nam jest przydatne bez większej straty ze strony, którą reprezentujemy. Nie należy zaczynać od wyłożenia swojej propozycji, w takim kształcie, jakim miałby być jej końcowy wynik.
Strony negocjacji powinny rozpocząć od poinformowania się o swojej pozycji, dostarczenia odpowiednich materiałów i stworzenia klimatu, który sprzyjałby pozytywnej rozmowie. Następnie należy wyszczególnić cele, które chce się osiągnąć (mogą one być nieco zawyżone) i problemy do negocjacji. Cele te niekoniecznie musza zostać osiągnięte w tej formie, dlatego podkreśla się, że mogą one stanowić przedmiot modyfikacji. Jeżeli w tym miejscu nastąpi konflikt interesów, to nie należy się tego obawiać, czy odstąpić od negocjacji, wręcz przeciwnie doprowadzi on do bardziej klarownej sytuacji, a dzięki umiejętnościom kompromisu – do porozumienia. Negocjacje mogą zostać poprzedzone, (jeżeli dotyczą szerszego problemu) jakąś prasową bądź inną informacją, w której zawarto by podstawowe dane dotyczące przedmiotu negocjacji.
Warunki prowadzenia negocjacji
Należy pamiętać, że istnieją konkretne warunki, przy których negocjacje należy prowadzić, tj. gdy:
- istnieje obustronna gotowość do porozumienia;
- istnieje obszar i strony konfliktu;
- jesteśmy właściwie przygotowani;
- mamy coś do zaoferowania i do zyskania;
- nie jesteśmy w stanie silnego napięcia emocjonalnego (w nerwach nic nie zdziałamy);
- nie ma innej możliwości dla postawionego celu.
Style negocjacji
Można wyróżnić kilka rodzajów negocjacji w zależności od stylu, w jaki się je prowadzi:
- Negocjacje o stylu rywalizacyjnym (twarde) – cel to zwycięstwo bez ustępstw osiągnięte przez wywieranie presji i groźby.
- Negocjacje o stylu kooperacyjnym – tu celem jest ugoda. Uczestnicy traktują się z należytym szacunkiem, jak przyjaciele, składają sobie oferty, czasem zmieniają stanowiska dla dobra sprawy.
- Negocjacje o stylu rzeczowym (zasadniczym) – celem jest rozsądny wynik uzyskany w sprawnej i dobrej atmosferze
(źródło typologii negocjacji: Sarna P. Kultura zawodu dla ekonomistów, Poznań 1996)