Kodeks pracy w znaczący sposób upraszcza zasady udzielania urlopów w przypadkach wykonywania dozwolonej pracy w niedziele i święta, a także precyzuje zasady udzielania urlopów pracownikom zatrudnionym w różnych systemach i rozkładach czasu pracy.
W dni robocze
W prawie urlopowym zasadą jest, że urlopu wypoczynkowego udziela się pracownikowi w dni robocze (art. 154 § 2 zd. 1 k.p.). Dniami roboczymi są wszystkie dni, z wyjątkiem niedziel i świąt określonych w odrębnych przepisach, tj. w przepisach ustawy z 18 stycznia 1951 r. (Dz.U. Nr 4, poz. 28 ze zm.).
Do urlopu nie wlicza się dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w 5-dniowym tygodniu pracy (art. 154 § 2 zd. 2 k.p.). Zasada ta w pełni znajduje zastosowanie w przypadku pracowników zatrudnionych w podstawowym systemie czasu pracy, tj. gdy wykonują codzienną pracę w wymiarze nie przekraczającym 8 godzin na dobę.
Każdy pracownik, niezależnie od tego, w jakim systemie czasu wykonuje pracę, jest uprawniony do określonej liczby dni wolnych od pracy. Są to dni ustawowo wolne od pracy (niedziele i święta) oraz dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w 5-dniowym tygodniu pracy. O tym, które dni tygodnia będą dla danego pracownika dniami wolnymi od pracy, zgodnie z zasadą 5-dniowego tygodnia pracy, decyduje pracodawca ustalając rozkład czasu pracy danego pracownika. Najczęściej jest to sobota, ale może być również inny roboczy dzień tygodnia.
Każdy ma prawo do urlopu
Zasada udzielania urlopu w dni robocze dotyczy wszystkich pracowników, a więc także świadczących dozwoloną pracę w niedziele i święta, jak również wykonujących pracę w szczególnych systemach i rozkładach czasu pracy (np. w systemie równoważnych norm czasu pracy). Urlop nie mógł być udzielany na niedzielę lub święto. Jeżeli pracownik zgodnie z harmonogramem miał pracować w niedzielę lub święto, to obowiązek pracy z niedzieli lub święta musiał być „przeniesiony” na pierwszy dzień harmonogramowo wolny od pracy i na ten dzień udzielany był urlop, niedziela lub święto zaś stawały się dniem wolnym od pracy wynikającym z harmonogramu.
Kodeks pracy wprowadza także możliwość udzielania urlopu wypoczynkowego w dniach ustawowo wolnych od pracy, które dla danego pracownika są dniami pracy u pracodawców, u których jest wykonywana dozwolona praca także w niedziele i święta.
Zgodnie z jego art. 139, praca w niedziele oraz w święto jest dozwolona m.in. w ruchu ciągłym, w czterobrygadowej lub podobnej organizacji pracy, przy niezbędnych remontach, w rolnictwie i hodowli, przy pilnowaniu mienia, przy wykonywaniu prac koniecznych ze względu na ich użyteczność społeczną i codzienne potrzeby ludności. Pracodawca, u którego praca odbywa się również w niedziele, jest obowiązany zapewnić pracownikowi zatrudnionemu w niedziele inny dzień wolny od pracy w tygodniu.
Jeżeli zatem pracownik wykonuje dozwoloną pracę w niedziele i święta – z wyłączeniem przypadku, gdy taka praca wynika z polecenia wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej dla ochrony życia lub zdrowia ludzkiego albo ochrony mienia lub usunięcia awarii – urlopu udziela się w dni kalendarzowe, które zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy są dla niego dniami pracy (art. 154 § 3 k.p.).
Oznacza to, że pracodawca może udzielić pracownikowi wykonującemu pracę w niedzielę lub święto urlopu wypoczynkowego na niedzielę i święto, jeżeli w te dni, zgodnie z harmonogramem, pracownik ma obowiązek świadczyć pracę.
Kiedy nie wliczać dni wolnych?
Pracodawca musi pamiętać, że do urlopu nie wlicza się dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w 5-dniowym tygodniu pracy, bowiem zasada wyrażona w art. 154 § 2 zd. 2 k.p. ma zastosowanie również do tych pracowników, oraz że nie udziela się urlopu na dni, które zgodnie z rozkładem czasu pracy danego pracownika zostały wyznaczone jako dni wolne w zamian za przepracowane niedziele i święta.
Świadczenia urlopowe w przypadku szczególnych systemów czasu pracy
Obowiązujące zasady udzielania urlopu wypoczynkowego dostosowane są do potrzeb wynikających ze stosowania szczególnych rozkładów czasu pracy, w których liczba dni wolnych od pracy w okresie rozliczeniowym przewyższa przypadającą w tym okresie łączną liczbę niedziel, świąt i dni wolnych od pracy, wynikających z rozkładu czasu pracy w 5-dniowym tygodniu pracy.
Przykładem szczególnego systemu może być tzw. system równoważnych norm czasu pracy (art. 1294 k.p.), tj. taki, w którym dopuszczalne jest stosowanie dobowych wymiarów czasu pracy powyżej 8 godzin (do 12 godzin na dobę), które mogą być rekompensowane zmniejszeniem wymiaru czasu pracy poniżej 8 godzin w pozostałe dni lub udzielaniem dni wolnych od pracy Może to być również system, stosowany przy pracach polegających na dozorze urządzeń lub związany z częściowym pozostawaniem w pogotowiu do pracy (art. 142 k.p.).
Pracownikom zatrudnionym w takich systemach czasu pracy, zgodnie z nowym § 4 art. 154, urlopu udziela się w dni, które są dla tego pracownika dniami pracy i dniami wolnymi od pracy, w takiej proporcji, w jakiej te dni występują w czasie wykonywania pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Oznacza to, że pracownikowi zatrudnionemu w równoważnych normach czasu pracy urlop powinien być udzielany zarówno na dni, w które pracownik ma obowiązek świadczyć pracę, jak i na dni harmonogramowo wolne od pracy przypadające w trakcie urlopu. Udzielanie urlopu tylko na dni pracy pracownika spowodowałoby nieuzasadnione zwiększenie wymiaru urlopu tego pracownika.
Pracodawca, opracowując harmonogram na dany okres rozliczeniowy dla pracownika zatrudnionego w ww. systemie, powinien określić w nim:
- dni pracy,
- niedziele i święta będące dla pracownika dniami wolnymi od pracy,
- dni wolne oddane za przepracowane niedziele i święta,
- dni wolne wynikające z zasady 5-dniowego tygodnia pracy,
- pozostałe dni wolne wynikające z harmonogramu, będące dniami wolnymi wynikającymi z rozkładu czasu pracy świadczonej w zróżnicowanych wymiarach dobowych (dni równoważące czas pracy w wydłużonym dobowym wymiarze).
Ustal proporcje
Następnie pracodawca musi ustalić proporcję, o której mowa w art. 154 § 4 k.p. W tym celu należy porównać w danym okresie rozliczeniowym liczbę dni pracy pracownika pracującego w równoważnym rozkładzie czasu pracy z liczbą dni wolnych w jego harmonogramie (pozostałych po odliczeniu niedziel i świąt będących dniami wolnymi, dni wolnych udzielonych w zamian za przepracowane niedziele i święta oraz dni wolnych wynikających z rozkładu czasu pracy w 5-dniowym tygodniu pracy). Powyższe zostanie omówione na przykładzie.
Przykładowo, gdy liczba dni pracy pracownika zatrudnionego w systemie równoważnych norm czasu pracy wynosi 14, zaś liczba dni wolnych od pracy wynosi 7, niniejszym proporcja dni pracy do dni wolnych od pracy wynosi 14 do 7. Pracownik składa wniosek na dni, w które ma obowiązek świadczyć pracę, np. na 4 dni.
Pracodawca musi temu pracownikowi wyliczyć, ile dni wolnych od pracy z harmonogramu przypada na te 4 dni pracy, na które pracownik wnioskuje o urlop. Należy to zrobić w następujący sposób: liczbę dni urlopu, przypadających w dni pracy pracownika, objętych wnioskiem urlopowym (4 dni) mnożymy przez liczbę dni wolnych dla danego pracownika (7 dni), a następnie dzielimy przez liczbę dni, które są dla danego pracownika dniami pracy (14 dni). Układamy więc proporcję: 14/7 = 4/x. Zatem x, czyli liczba dni wolnych od pracy, na które trzeba udzielić urlopu wynosi 2. Pracownik, składający wniosek urlopowy na 4 dni swojej pracy, będzie miał odliczone od wymiaru 6 dni (4 dni pracy i dwa dni wolne), bo w takiej proporcji dni te występują w okresie wykonywania pracy. Oznacza to, że na dwa dni urlopu pracownika udzielonego na jego dni pracy przypada jeden dzień urlopu udzielonego na dzień wolny od pracy tego pracownika.
Konieczność urlopu w dniu pracy
Wątpliwości mogą się pojawić, jeżeli pracownik wystąpi o jeden dzień urlopu przypadającego na dzień jego pracy. Wówczas pracodawca powinien udzielić mu jednego dnia urlopu, z tym że, jeżeli pracownik ponownie wystąpi o jeden dzień urlopu, to otrzyma już nie jeden, lecz dwa dni urlopu. Pracodawca powinien postąpić w taki sposób, aby zachować proporcję dni pracy do dni, w które pracownik nie ma obowiązku świadczyć pracy, przyjmując, że na dwa dni pracy pracownika przypada jeden dzień wolny od pracy.
Na takich samych zasadach udzielany jest urlop pracownikom zatrudnionym w niepełnym wymiarze czasu pracy, których rozkład czasu pracy przewiduje dni pracy i dni, w których nie mają oni obowiązku wykonywania pracy. Dotychczas regulacja dotycząca sposobu udzielania urlopu pracownikom zatrudnionym w niepełnym wymiarze czasu pracy zawarta była w § 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. (Dz.U. Nr 2, poz. 14 ze zm.). Obecnie regulacja ta znajduje się art. 154 § 5 Kodeksu pracy.
W związku z art. 154 § 2 i 3 Kodeksu pracy do urlpu nie wlicza się dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w 5-dniowym tygodniu pracy oraz dni wolnych od pracy udzielonych w zamian za przepracowane niedziele i święta. Urlopu udziela się na dni, w które pracownik ma obowiązek świadczyć pracę, w tym także niedziele i święta będące dla pracownika dniami pracy oraz dni harmonogramowo wolne od pracy równoważące czas pracy).
Paweł Sankowski