Składki na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz na fundusze pozaubezpieczeniowe za dany miesiąc kalendarzowy należy naliczyć i opłacić w następujących terminach:
- do 5. dnia następnego miesiąca – jednostki budżetowe, zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze w rozumieniu art. 18 ust. 1, art. 19 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy z 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 155, poz. 1014 oraz 1999 nr 38, poz. 360, nr 49, poz. 485, nr 70, poz. 778 i nr 110, poz. 1256),
- do 10. dnia następnego miesiąca – osoby fizyczne opłacający składkę wyłącznie za siebie,
- do 15. dnia następnego miesiąca – pozostali płatnicy.
Termin i raporty
W podanych wyżej terminach płatnik przesyła również deklarację rozliczeniową oraz imienne raporty miesięczne. Płatnik składek opłacający składki wyłącznie za siebie przesyła tylko deklarację rozliczeniową. Płatnicy składek zobowiązani są przechowywać przez okres 10 lat kopie złożonych do ZUS dokumentów rozliczeniowych oraz dokumentów korygujących te dokumenty. Twórcy i artyści przesyłają deklaracje rozliczeniowe i imienne raporty miesięczne oraz opłacają składki za okres wykonywania działalności twórczej lub artystycznej przed dniem wydania decyzji Komisji do Spraw Zaopatrzenia Emerytalnego Twórców w terminie opłacania składek za miesiąc, w którym otrzymali decyzję.
Od 29 sierpnia 2003 r. płatnicy składek nie przekazują do ZUS imiennych raportów miesięcznych ZUS RNA i ZUS RGA. W przypadku konieczności korekty danych, które są wymagane po 1 stycznia 2003 r. i były wykazane w drukach ZUS RNA i ZUS RGA, korektę sporządza się odpowiednio na drukach ZUS RCA lub ZUS RSA. Płatnik składek nie sporządza korekty danych, których zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych nie ma obowiązku przekazywania po 1 stycznia 2003 r. Płatnik składek jest zobowiązany złożyć deklarację rozliczeniową korygującą w formie nowego dokumentu zawierającego wszystkie prawidłowe dane, w każdym przypadku gdy jest zobowiązany złożyć imienny raport korygujący. Imienny raport korygujący płatnik zobowiązany jest złożyć w przypadku konieczności korekty danych wykazanych w imiennym raporcie miesięcznym, w razie stwierdzenia nieprawidłowości:
- przez płatnika we własnym zakresie – w terminie 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości,
- przez Zakład w drodze decyzji – w terminie 7 dni od uprawomocnienia się decyzji,
- przez Zakład w drodze kontroli – w terminie 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.
Kiedy raportów się nie składa
Płatnik nie koryguje danych wykazanych w imiennym raporcie miesięcznym w przypadku różnicy w podstawie wymiaru składek w wysokości nieprzekraczającej 2,20zł. Zasada ta nie ma zastosowania do przypadków, gdy podstawę wymiaru składek stanowi zadeklarowana kwota. Najpóźniej do 30 kwietnia następnego roku kalendarzowego płatnicy składek zobowiązani są sprawdzić prawidłowość danych przekazanych do ZUS w imiennym raporcie miesięcznym dotyczącym danego roku kalendarzowego. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości płatnik zobowiązany jest przekazać imienny raport korygujący w terminach, o których była mowa wyżej.
Imiennych raportów miesięcznych nie składa się, gdy korekta danych dotyczy wyłącznie danych wykazanych w deklaracji rozliczeniowej (np. kwoty składek na FGŚP). Płatnik przekazuje wówczas tylko deklarację rozliczeniową korygującą. Korekty deklaracji składa się odpowiednio w terminach określonych dla imiennych raportów miesięcznych korygujących. Informacje zawarte w imiennych raportach miesięcznych płatnik składek przekazuje ubezpieczonemu na piśmie (np. w formie RMUA) lub w przypadku pracowników będących członkami służby zagranicznej – za ich zgodą – w formie elektronicznej, w celu ich weryfikacji. Informacja przekazywana ubezpieczonemu zawiera także symbol kasy chorych, do której przekazywana jest składka na ubezpieczenie zdrowotne, datę jej sporządzenia oraz podpis płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej.
Obowiązek przekazywania ubezpieczonym informacji zawartych w imiennych raportach miesięcznych nie dotyczy płatników pobierających składki na ubezpieczenie zdrowotne z emerytur i rent. Zakład może żądać od płatnika ponownego złożenia imiennego raportu miesięcznego, deklaracji rozliczeniowej oraz dokumentów korygujących te dokumenty, jeśli nie zostały zidentyfikowane w systemie informatycznym ZUS. Zakład może także sporządzać z urzędu te dokumenty oraz korygować z urzędu błędy stwierdzone w tych dokumentach. Ponadto Zakład może z urzędu wprowadzać i korygować dane bezpośrednio na kontach ubezpieczonych lub kontach płatników, informując o tym ubezpieczonych i płatników. Płatnicy składek zobowiązani są składać deklarację rozliczeniową oraz imienne raporty miesięczne za każdy miesiąc, nawet jeżeli w dokumentach nie nastąpiły żadne zmiany w stosunku do miesiąca poprzedniego i wpłaty są dokonywane w terminie i niezmienionej wysokości.
Z obowiązku comiesięcznego przekazywania dokumentów rozliczeniowych zwolnione są osoby prowadzące pozarolniczą działalność opłacające składki wyłącznie za siebie lub osoby z nimi współpracujące, jeżeli nic się nie zmienia w stosunku do danych wykazanych w ostatnio złożonych dokumentach rozliczeniowych lub zmiana taka nastąpiła w związku ze zmianą minimalnej podstawy wymiaru składek. Zwolnienie stosuje się począwszy od dokumentów rozliczeniowych za kwiecień 2003 r. Składki w podanych terminach opłaca się na wskazane przez Zakład rachunki bankowe.
Teletransmisja danych
Płatnicy składek (z wyłączeniem płatników składek będących osobami fizycznymi, którzy nie prowadzą pozarolniczej działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów o działalności gospodarczej lub innych przepisów szczególnych) zobowiązani są opłacać należności z tytułu składek w formie bezgotówkowej w drodze obciążenia rachunku bankowego płatnika składek.
Obowiązek przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych poprzez teletransmisję danych w formie dokumentu elektronicznego z aktualnego programu informatycznego udostępnianego przez ZUS dotyczy płatników składek rozliczających składki za więcej niż 5 osób. Płatnicy ci mogą w uzasadnionych przypadkach uzyskać od Zakładu upoważnienie do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych w formie:
- dokumentu pisemnego wg ustalonego wzoru albo
- wydruku z aktualnego programu informatycznego lub
- poprzez nośniki elektroniczne w formie dokumentu elektronicznego z aktualnego programu informatycznego udostępnionego przez Zakład.
Płatnik składek, wobec którego powstał obowiązek teletransmisji danych, w przypadku gdy w danym miesiącu zobowiązany jest do rozliczenia składek za mniej niż 6 osób (np. z powodu zmniejszenia zatrudnienia) uprawniony jest do przekazywania dokumentów w formie:
- dokumentu pisemnego wg ustalonego wzoru albo
- wydruku z aktualnego programu informatycznego udostępnionego przez ZUS.
Płatnicy składek – podmioty zagraniczne, które nie posiadają w Polsce siedziby ani przedstawicielstwa – przekazują dokumenty na zasadach ogólnych. Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych biorą pod uwagę tylko ubezpieczonych zgłoszonych do polskiego systemu ubezpieczeń. ZUS nie przyjmuje dokumentów przekazywanych w inny sposób, co jest równoznaczne z nieprzekazaniem dokumentów.
Obowiązki płatników składek
Płatnicy składek są zobowiązani dokonać zgłoszenia płatnika składek w terminie 7 dni od daty zatrudnienia pierwszego pracownika lub powstania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi pierwszej osoby.Osoby opłacające składki wyłącznie na własne ubezpieczenie albo na ubezpieczenie osób z nimi współpracujących dokonują zgłoszenia płatnika składek w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń emerytalnego i rentowych.Osoby podlegające dobrowolnie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, tj. osoby, o których mowa w art. 7 ustawy o s.u.s. i osoby kontynuujące ubezpieczenia emerytalne i rentowe, oraz duchowni, wyłącznie zobowiązane do opłacania składek na własne ubezpieczenia, dokonują zgłoszenia płatnika składek łącznie ze zgłoszeniem do ubezpieczeń społecznych. Oznacza to, że zgłoszenie następuje tylko poprzez złożenie formularza ZUS ZUA. Na podstawie dokonanego zgłoszenia ZUS zakłada płatnikowi składek konto oznaczone numerem identyfikacji podatkowej NIP, nadanym przez urząd skarbowy. Zgłoszenie płatnika składek – osoby fizycznej zawiera w szczególności następujące dane: numer NUSP (numer ubezpieczenia społecznego płatnika nadawany przez ZUS w drodze decyzji) lub do czasu uzyskania tego numeru, numery NIP i REGON, a jeżeli płatnikowi nie nadano tych numerów lub jednego z nich – numer PESEL serię i numer dowodu osobistego albo paszportu, nazwisko, imię pierwsze i drugie, datę i miejsce urodzenia, obywatelstwo, rodzaj i numer uprawnienia, na podstawie którego prowadzona jest pozarolnicza działalność, nazwę organu wydającego uprawnienie oraz datę jego wydania, nazwę skróconą firmy, pod którą prowadzona jest pozarolnicza działalność, datę powstania obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, wykaz rachunków bankowych, adres siedziby, adres zamieszkania, jeżeli jest inny niż adres siedziby, adres do korespondencji, adres prowadzenia działalności.
Zgłoszenie płatnika składek – osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej zawiera w szczególności następujące dane: numer NUSP (numer ubezpieczenia społecznego płatnika nadany przez ZUS w drodze decyzji) lub do czasu uzyskania tego numeru, numery NIP i REGON, nazwę skróconą płatnika, nazwę zgodną z aktem prawnym konstytuującym płatnika, nazwę organu założycielskiego płatnika, występowanie obowiązku wpisu do rejestru lub ewidencji, nazwę organu rejestrowego lub ewidencyjnego, datę i numer wpisu do rejestru lub ewidencji, datę powstania obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, wykaz rachunków bankowych, adres siedziby i adres do korespondencji, adres prowadzenia działalności.
Zgłoszenia płatnika składek należy dokonać we wskazanej przez Zakład jednostce terytorialnej ZUS w formie dokumentu pisemnego wg ustalonego wzoru albo w formie wydruku z aktualnego programu informatycznego udostępnionego przez Zakład. Wraz ze zgłoszeniem płatnik składek zobowiązany jest przekazać do ZUS kopie decyzji urzędu skarbowego o nadaniu numeru NIP i zaświadczenia urzędu statystycznego o nadaniu aktualnego numeru REGON.
Gdy płatnikiem jest podmiot zagraniczy
Płatnicy składek – podmioty zagraniczne, które nie posiadają w Polsce siedziby ani przedstawicielstwa, dokonują zgłoszenia płatnika składek na zasadach ogólnych w I Oddziale ZUS w Warszawie.O wszelkich zmianach, jakie nastąpiły w zgłoszeniu, płatnik składek jest zobowiązany zawiadomić właściwą jednostkę terytorialną ZUS w terminie 14 dni od:
- zaistnienia zmian,
- stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie,
- otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS w formie dokumentu pisemnego wg ustalonego wzoru albo w formie wydruku z aktualnego programu informatycznego udostępnionego przez Zakład lub w formie dokumentu elektronicznego poprzez teletransmisję danych.
Z zastrzeżeniem, że o zmianach dotyczących numerów NIP i REGON, nazwy skróconej płatnika, a w odniesieniu do płatników będących osobami fizycznymi także nazwiska, pierwszego imienia i daty urodzenia płatnik zawiadamia w obowiązujących terminach właściwą terytorialnie jednostkę ZUS w formie dokumentu pisemnego wg ustalonego wzoru albo w formie wydruku z aktualnego programu informatycznego udostępnionego przez Zakład. Do zgłoszenia o powyższych zmianach płatnik zobowiązany jest dołączyć kopie decyzji urzędu skarbowego o nadaniu numeru NIP i zaświadczenie urzędu statystycznego o nadaniu aktualnego numeru REGON.
Jeżeli zgłoszenia płatnika składek osoby fizycznej lub prawnej albo jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej nie zidentyfikują się w systemie informatycznym, Zakład może żądać od płatnika ponownego złożenia dokumentu. Zakład może sporządzić z urzędu zgłoszenie płatnika składek oraz dokumenty korygujące ten dokument, jak również może korygować z urzędu błędy stwierdzone w tych dokumentach. Ponadto Zakład może z urzędu wprowadzać i korygować dane bezpośrednio na kontach ubezpieczonych i płatników, informując o tym ubezpieczonych i płatników składek.
Wyrejestrowanie z ubezpieczeń
Płatnik składek, który zakończył prowadzoną działalność dokonuje zgłoszenia wyrejestrowania w terminie 14 dni od dnia wygaśnięcia tytułu do ubezpieczeń.
Jeżeli zgłoszenia wyrejestrowania płatnika składek osoby fizycznej lub prawnej albo jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej nie zidentyfikują się w systemie informatycznym, Zakład może żądać od płatnika ponownego złożenia dokumentu. Zakład może sporządzić z urzędu zgłoszenie płatnika składek oraz dokumenty korygujące ten dokument, jak również może korygować z urzędu błędy stwierdzone w tych dokumentach. Ponadto Zakład może z urzędu wprowadzać i korygować dane bezpośrednio na kontach ubezpieczonych i płatników, informując o tym ubezpieczonych i płatników składek.
Podstawa prawna: Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. nr 137, poz. 887 z póź zm)
Przemysław Gogojewicz