Podróże służbowe to nieodłączna część większości firm. Dotyczą zarówno pracowników, jak i samego przedsiębiorcy. Dzięki tego rodzaju podróżom można nawiązać cenne relacje biznesowe i nauczyć się nowych rzeczy. Każda delegacja jest jednak związana z kosztami. Jak powinno wyglądać rozliczenie delegacji i co zrobić, aby część wydatków zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?
Rozliczenie delegacji – co trzeba wiedzieć?
Delegacje mogą mieć różny charakter i długość trwania. Czasem firma wysyła pracownika do innego kraju, niekiedy wystarcza tylko podróż służbowa po Polsce. Wyjazdy służbowe pracowników to chleb powszedni każdego przedsiębiorcy, jeśli więc nie miałeś wcześniej kontaktu z tego rodzaju rozliczeniami, warto wiedzieć, że pracownikowi wyjeżdżającemu w podróż służbową przysługuje między innymi dieta i zwrot kosztów podróży. Dotyczy to również samego przedsiębiorcy. Część wydatków związanych z podróżą służbową może być zaliczana do kosztów podatkowych. W przypadku wyjazdu służbowego należy opierać się na rozliczeniu podróży służbowej, dokumencie, w którym wyszczególnione są wszystkie dane, potrzebne do zwrotu środków. Warto zaznaczyć, że pracodawca ma także prawo z góry zapłacić za noclegi, podróż, czy wyżywienie pracownika, a następnie wskazać wydatki w rozliczeniu podatkowym jako koszty uzyskania przychodu.
Warto przeczytać: Rachunek oszczędnościowo-rozliczeniowy. Sprawdzamy co warto o nim wiedzieć
Dane na rozliczeniu podróży służbowej
Aby rozliczanie delegacji służbowych było prawidłowe, zarówno pracownik jak i pracodawca mają obowiązek monitorowania wydatków, związanych z podróżą. Wzór rozliczenia podróży służbowej z łatwością znajdziesz w Internecie. Aby rozliczyć delegację krajową lub zagraniczną, konieczne jest przedstawienie w zakładzie pracy stosownego dokumentu, na którym muszą się znajdować:
- imię i nazwisko osoby, która odbywała delegację oraz jej stanowisko,
- w miarę szczegółowy cel podróży,
- miejsce wyjazdu oraz nazwa miejscowości docelowej,
- liczba dni lub godzin, podczas których pracownik przebywa w podróży służbowej,
- data i godzina wyjazdu, a także powrotu z delegacji,
- stawka diet krajowych i zagranicznych, jeśli jest taka potrzeba,
- rodzaj środków lokomocji, użytych podczas podróży,
- suma wszystkich kosztów, które złożyły się na delegację.
Warto zaznaczyć, że do dokumentu powinny być dołączone wszystkie faktury lub rachunki, pozwalające rozliczyć koszty podróży. Jeśli nie jest to możliwe, pracownik może złożyć pisemne oświadczenie, w którym wskaże wydatki oraz opisze, dlaczego nie dał rady dołączyć rachunków lub faktur, potwierdzających wydatki w podróży służbowej.
Jak rozliczyć delegację?
W procesie rozliczenia podróży służbowej warto wiedzieć, że oprócz wewnętrznych regulacji firmy, która może wskazać sposób i wysokość wydawania pieniędzy, obowiązuje także Kodeks pracy oraz dokument Państwowej Inspekcji Pracy „Podróże służbowe krajowe i zagraniczne”. Regulacje określają na przykład wysokość diety czy obowiązek zapewnienia pracownikowi zwrotu za poszczególne wydatki. Jeśli chodzi o rozliczenie delegacji krajowej, zasady są dokładnie określone. Zgodnie z obowiązującymi normami pracownikowi przysługuje między innymi tak zwana dieta, czyli ekwiwalent pieniężny za czas spędzony w podróży służbowej. W czasie delegacji krajowej wynosi ona 45 zł za dobę. Warto jednak zaznaczyć, że jeśli podróż służbowa trwa krócej niż 12 godzin, pracownikowi przysługuje połowa diety. Jeśli w ramach delegacji zapewniono pracownikowi śniadanie, wartość diety obniża się o 25%, a w przypadku obiadu o 50%.
Aby rozliczenie delegacji krajowej było poprawne, warto wiedzieć, jaka jest aktualna wysokość diety – wartości te mogą zmieniać się w zależności od czynników ekonomicznych. W przypadku krajowej podróży warto zwrócić uwagę także na koszty noclegu. Jeśli pracownik nie dostarczył faktur, a pracodawca nie zadbał o nocleg dla osoby będącej w delegacji, pracownikowi w podróży krajowej przysługuje w ramach ryczałtu 150 procent diety krajowej.
Rozliczenie delegacji zagranicznych
W przypadku delegacji krajowej wysokość diety jest jasna, natomiast jeśli pracownik odbywa podróż służbową do innego kraju, należy dokładnie sprawdzić obowiązujące stawki. Osobie w zagranicznej podróży służbowej przysługuje bowiem dieta w wysokości 100% stawki obowiązującej w danym kraju. Jeśli pracodawca zapewnił w trakcie podróży służbowej posiłki, należy odjąć odpowiednio 15% diety za śniadanie, oraz 30% za obiad lub kolację. Oznacza to, że nawet gdy pracodawca zapewni pracownikowi w podróży zagranicznej pełne wyżywienie, nadal należy mu się 25% diety.
Oczywiście w przypadku tego rodzaju delegacji również ma zastosowanie zasada 12 godzin – jeśli podróż trwa krócej, firma wypłaca pracownikowi tylko pół diety, jeśli natomiast delegacja trwała mniej niż 8 godzin, będzie to 1/3 diety.
Rozliczenie kosztów przejazdu
Jeśli chodzi o koszty przejazdu w miejsce docelowe, rozliczanie delegacji służbowych zależy od środka transportu. Jednym z prostszych sposobów jest zakup biletu dla pracownika przez firmę. Jeśli jednak podróż odbywa się samochodem, lub innym pojazdem służbowym, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku, pracownikowi przysługuje zwrot w wysokości:
- 0,89 złotego — dla samochodu osobowego, który ma pojemność silnika do 900 cm3,
- 1,15 złotego — dla samochodu osobowego o pojemności silnika powyżej 900 cm3,
- 0,69 złotego – jeśli pracownik porusza się motocyklem,
- 0,42 złotego — dla motoroweru- jeśli jedzie w delegację motorowerem.
Jak już zostało wspomniane, rozliczenia kosztów delegacji należy dokonywać w formie pisemnej. W zeznaniu rocznym pracodawca może odliczyć niektóre wydatki, związane z podróżą służbową od kosztów uzyskania przychodu.
Zwrot kosztów podróży – co można wliczyć do kosztów uzyskania przychodu?
Rozliczenia kosztów delegacji należy dokonać do 14 dni od daty zakończenia podróży służbowej. Dotyczy to zarówno pracownika, jak i przedsiębiorcy jadącego w delegację. Odliczenia od podatku można natomiast dokonać w rocznym zeznaniu podatkowym. Co można odliczyć od podatku w przypadku krajowej oraz zagranicznej podróży służbowej? Są to przede wszystkim:
- diety pracownika – warto natomiast wiedzieć, że zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT, w koszty uzyskania przychodu nie można wliczyć diet osób prowadzących działalność gospodarczą oraz z nimi współpracujących w części przekraczających wysokość diet przysługujących pracownikom,
- bilety lotnicze na pociąg czy autobus, a także koszty paliwa, autostrady czy parkingu,
- wynajem samochodu,
- koszty szczepień obowiązkowych,
- noclegi,
- wydatki na wyżywienie,
- koszty wyrobienia wizy czy paszportu.
Katalog wydatków, które można wliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jest szeroki, warunkiem jest jednak ich odpowiednie udokumentowanie. Wydatki na podróż służbową muszą służyć tylko i wyłącznie celom biznesowym i tak też powinny zostać określone.
Korzyści z delegacji
Delegacje pracownika i samych przedsiębiorców to sposób na bliższe poznanie swoich kontrahentów, ale także wzmocnienie więzi między pracownikami. Choć wysłanie pracownika w podróż służbową może wydawać się kosztowne, dzięki możliwości odliczenia znacznej części wydatków w zeznaniu rocznym, delegacje opłacają się zarówno pracodawcom, jak i pracownikom.
Oczywiście dużo większe koszty poniesiesz, wysyłając pracownika w podróż zagraniczną, jednak takie wydatki również możesz odliczyć w rocznym zeznaniu podatkowym.
Warto wiedzieć, że podróże służbowe pozwalają osiągnąć wiele korzyści biznesowych. Dzięki nim Twoi pracownicy będą mogli się rozwinąć oraz nawiązać nowe relacje, które na pewno będą procentować w przyszłości.