Klasyfikacja środków trwałych – czym jest i do czego służy?
Prowadzenie firmy to zarówno prawa, jak i obowiązki. Oprócz umów z kontrahentami, rachunku zysków i strat, czy zagadnień marketingowych, ważne są także struktury i ewidencje, które obowiązują każdego przedsiębiorcę.
Jedną z nich jest Klasyfikacja Środków Trwałych, czyli KŚT. To system, w którym konkretnymi cyframi opisane są środki trwałe, używane przez daną firmę. Czym dokładnie jest Klasyfikacja Środków Trwałych? Jakie ma znaczenie i czy łatwo jest w niej znaleźć kod danego środka w KŚT?
Czym jest Klasyfikacja Środków Trwałych?
Klasyfikacja Środków Trwałych jest systemem, w którym można znaleźć niemal każdy środek trwały, będący w użytkowaniu danej firmy lub osoby fizycznej. Środkami trwałymi mogą być samochody, maszyny, ale także budynki, grunty, czy nawet inwentarz żywy. Innymi słowy, jest to każde dobro, które spełnia określone funkcje w procesie świadczenia usług, czy też wytwarzania wyrobów. Istnieje kilka zbiorów środków trwałych. W kontekście funkcji dzielą się one na:
- nieruchomości,
- maszyny, urządzenia techniczne, narzędzia i inne ruchomości,
- środki transportu,
- inwentarz żywy.
KŚT to spis wszystkich środków, które są w posiadaniu firmy i pozwalają jej się rozwijać. Spis stosowany jest w różnych celach i ma niebagatelne znaczenie również w kwestiach finansowych.
W jakim celu powstała Klasyfikacja Środków Trwałych?
Klasyfikacja KŚT została jasno określona w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 3 października. Określa ono zakres środków, ich definicję, a także konkretne liczby, które przyporządkowane są danym podmiotom.
Klasyfikacja Środków trwałych ma trzy zasadnicze funkcje. Prowadzi się ją w celach: statystycznych, ewidencyjnych, oraz amortyzacyjnych. Dla przedsiębiorcy istotna będzie zwłaszcza ta ostatnia funkcja. Amortyzacja to inaczej stopniowe rozłożenie wydatku, który przedsiębiorca ponosi w ramach zużywania danego środka na raty i zaliczenie go w koszty prowadzenia działalności. Określenie stawki odpisów amortyzacyjnych różni się w zależności od przedmiotu. Aby określić stawkę amortyzacji, potrzebna jest właśnie Klasyfikacja Środków Trwałych.
Warto przeczytać: Regulamin pracy – co powinien zawierać zgodnie z kodeksem pracy?
Lista kategorii środków trwałych
Klasyfikacja Środków Trwałych (KŚT) zmienia się wraz z wprowadzaniem do niej nowych podmiotów. Warto wiedzieć, że od roku 2018 obowiązuje nowa klasyfikacja, którą można znaleźć pod nazwą KŚT 2016. Są do niej wprowadzone wszystkie środki, nabyte po roku 2018. Natomiast środki zakupione lub w inny sposób pozyskane przez firmę do końca roku 2017 były wprowadzone do klasyfikacji KŚT 2010.
Klasyfikacja Środków Trwałych (KŚT), podobnie jak Polska Klasyfikacja Działalności, dzieli się na kilka różnych grup. W pierwszej kolejności, środki trwałe podzielono pod kątem specyfiki. Lista środków w KŚT ma 9 punktów, a każdy środek oznaczony jest konkretną cyfrą. Jednocyfrowe grupy środków trwałych to:
- grunty,
- budynki i lokale oraz prawo do nich posiadania i użytkowania (spółdzielcze oraz własnościowe),
- obiekty inżynierii lądowej i wodnej,
- kotły i maszyny energetyczne,
- maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania,
- maszyny, urządzenia i aparaty specjalistyczne,
- urządzenia techniczne,
- środki transportu,
- narzędzia, przyrządy i inne ruchomości, które nie były klasyfikowane nigdzie indziej,
- inwentarz żywy.
Dodatkowo wskazane grupy można zaklasyfikować za pomocą podgrup, oznaczonych dwoma cyframi, oraz rodzajów, posiadających oznaczenie trzycyfrowe.
Określenie Klasyfikacji Środków Trwałych – jak to zrobić?
Klasyfikacja określonych środków, użytkowanych przez firmę, jest istotna dla każdego przedsiębiorcy, dlatego bardzo ważne jest, aby dodać środki do spisu w sposób poprawny, i jeśli to możliwe, w miarę szybki. Warto pamiętać, że sama klasyfikacja zawiera uwagi, które mogą pomóc początkującemu przedsiębiorcy we wprowadzaniu swojego środka do spisu. Jeśli klasyfikacje nadal stanowią problem, warto sięgnąć do wyszukiwarki KŚT, która znajduje się na stronie Głównego Urzędu Statystycznego.
Pomocą służy także między innymi także Ośrodek Klasyfikacji i Nomenklatur Urzędu Statystycznego w Łodzi, z którym można skontaktować się za pomocą specjalnego pisemnego wniosku. Warto jednak pamiętać, że za wydanie informacji, urząd pobierze stosowną opłatę.
Znając swój numer KŚT, przedsiębiorca będzie już mógł dokonywać stosownych odpisów amortyzacyjnych. Ważne jest jednak także ewidencjonowanie środków trwałych, która pozwala na zebranych wszelkich potrzebnych danych do ostatecznych rozliczeń firmowych.
Ewidencja środków trwałych – dlaczego warto ją prowadzić?
Każdy przedsiębiorca, korzystający ze środków trwałych, zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji. Obowiązek ten określa rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Określa ono, że każda firma jest zobowiązana do prowadzenia księgowości, w tym ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Tego rodzaju ewidencja pozwala firmie na uporządkowanie konkretnych wydatków, ale także między innymi obliczenie stawki amortyzacji danego środka trwałego.
Sama ewidencja KŚT nie ma konkretnego wzoru – może to być zwykły dokument, ważne jest, tylko aby znajdowały się w nim takie informacje jak liczba porządkowa danego środka, data nabycia oraz przyjęcia do używania, określenie dokumentu stwierdzającego nabycie, czy określenie i symbol środka trwałego, ujętego w KŚT. Dodatkowo istotne jest wskazanie wartości początkowej, stawki amortyzacyjnej, a także kwoty odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i kolejne lata. Wśród dodatkowych danych znaleźć się powinny także zaktualizowana wartość początkowa oraz zaktualizowana kwota odpisów amortyzacji. Ważna jest też wartość ulepszenia środka zwiększająca wartość początkową oraz data likwidacji/zbycia – jeśli takie występują.
Czy trzeba prowadzić ewidencję środków trwałych?
Jak już zostało wspomniane, prowadzenie ewidencji środków trwałych jest uregulowane ustawowo. Prowadzenie tego rodzaju księgi ma na celu zwiększenie ogólnej kontroli nad zakupem i przepływem środków trwałych, używanych w firmie. Jeśli ewidencja jest prowadzona w sposób niepoprawny, nie będzie możliwe wliczenie amortyzacji w koszty prowadzenia działalności.
Odgórnie uregulowana jest również kwestia, kto taką ewidencję powinien prowadzić. Rozporządzenie mówi o tym, że ewidencja KŚT powinna być prowadzona przez osobę, zajmującą się rachunkowością w firmie. Jeśli w danej firmie lub placówce takiej osoby nie ma, ewidencję środków trwałych powinna prowadzić osoba zarządzająca firmą lub placówką.
Kto musi korzystać z Klasyfikacji Środków Trwałych?
Klasyfikacja Środków Trwałych (KŚT) to struktura, którą posługiwać się powinien de facto każdy przedsiębiorca, użytkujący sprzęty czy inwentarz żywy w firmie. Jest to spis, który ułatwia znalezienie danej rzeczy, zarówno przedsiębiorcy, jak i odpowiednim urzędom.
Istnieją strony internetowe, które pozwalają zaksięgować środki trwałe, posiadane przez daną firmę. Za ich pomocą jest także możliwe wprowadzenie ich do ewidencji online, co jest pomocne na przykład przy różnych przeniesieniach.
Na niektórych platformach można również znaleźć funkcje, które pozwalają między innymi sprawdzić plan amortyzacji na następne lata, a także dokonać na przykład sprzedaży czy wymiany danego środka trwałego.
Klasyfikacja Środków Trwałych to pomocny spis zasobów, którymi może gospodarować firma. Odpowiednie uszeregowanie środków trwałych jest bardzo ważne z uwagi zarówno na cele statystyczne, jak i finansowe danej firmy. Jeśli nie wiesz, jak zaklasyfikować dany środek trwały, skorzystaj z pomocy dostępnej w odpowiednich urzędach. Z czasem zarówno klasyfikacja, jak i prowadzenie ewidencji środków trwałych nie będą stanowić żadnego problemu.
