Beneficjent rzeczywisty. Co to znaczy i jakich spółek dotyczy obowiązek rejestracji?
Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, możesz być zobowiązany do wpisania się w Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych. Spis obejmuje osoby, które sprawują bezpośrednią lub pośrednią kontrolę nad podmiotem, zobowiązanym na mocy prawa do rejestracji w bazie. Kim jest beneficjent rzeczywisty i jakich spółek dotyczy obowiązek rejestracji? Jak wpisać beneficjenta rzeczywistego do CRBR? Wyjaśniamy.
Definicja beneficjenta rzeczywistego
Określenie „beneficjent rzeczywisty” pojawia się w kontekście spółek oraz innych podmiotów, takich jak fundacje, czy spółdzielnie. Osoba taka występuje w spisie Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych jako ktoś, kto w sposób faktyczny pełni władzę nad konkretnym podmiotem. Ustawowe definicje beneficjenta rzeczywistego mają korzenie w ustawie z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Pozwala ona między innymi zdefiniować konkretne cechy oraz funkcję beneficjenta rzeczywistego.
Ustawa kształtuje charakter przepisów krajowych i unijnych w kontekście bezpieczeństwa finansowego. W myśl ustawy większość firm ma obowiązek figurować w spisie łącznie z beneficjentem, czyli osobą odpowiedzialną za podmiot. Czym dokładnie jest Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych?
Warto przeczytać: Dofinansowanie na rozwój firmy – gdzie go szukać? Sprawdzamy jakie są możliwości
Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych
Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych to publiczny spis, prowadzony przez Ministra Finansów. Są tam gromadzone wszystkie informacje o beneficjentach rzeczywistych. Spis jest jawny i ma formę cyfrową, a wszystkie informacje w nim zawarte są bezpłatne i dostępne dla każdego. Podmioty, wpisane do CRBR to większość podmiotów, wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego. Sam spis ma za zadanie ułatwić identyfikację osób, które faktycznie decydują o działalności podmiotów gospodarczych.
Do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych muszą być wpisane:
- wszystkie spółki prawa handlowego wpisane do KRS,
- spółki europejskie,
- europejskie zgrupowania interesów gospodarczych,
- spółdzielnie, w tym spółdzielnie europejskie,
- stowarzyszenia, jeśli podlegają wpisowi do KRS,
- fundacje,
- tak zwane trusty, których powiernicy lub osoby zajmujące równoważne stanowiska mają miejsce zamieszkania lub siedzibę w Polsce, albo nabywają nieruchomości lub nawiązują stosunki gospodarcze w Polsce.
Kogo nie dotyczy wpis do CRBR?
Choć znaczna część podmiotów gospodarczych musi pojawić się w spisie, to warto wiedzieć, że obowiązek nie dotyczy spółek zagranicznych, zarejestrowanych w KRS, jeśli prowadzą działalność w Polsce w formie oddziału. Warto też zaznaczyć, że wpisowi do KRS nie podlegają publiczne spółki akcyjne. Jeśli dana spółka ogłosi upadłość, lub zostanie postawiona w stan likwidacji, beneficjent nadal ma obowiązek zaktualizować dane w spisie.
Wpisanie podmiotu na listę Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych jest obowiązkowe i musi odbyć się w ciągu 14 dni roboczych od dnia wpisu podmiotu do KRS. Ważną kwestią jest fakt, że zgłoszenia do CRBR nie można dokonywać przy pomocy pełnomocnika. To osoba dokonująca zgłoszenia musi się wpisać do rejestru beneficjentów rzeczywistych właśnie jako osoba sprawująca kontrolę nad spółką.
Jak się zgłosić do CRBR?
Zgłoszenie do rejestru CRBR odbywa się wyłącznie elektronicznie, przez rządową stronę crbr.podatki.gov. Aby wpisać podmiot na listę, należy wybrać przycisk „utwórz zgłoszenie” i w odpowiednim polu podać NIP i nazwę organizacji. Następnie należy wpisać datę zgłoszenia oraz podać wszystkie wymagane dane. Finalnie, dane w rejestrze CRBR powinny się zawierać po pierwsze dane podmiotu, które dotyczy zgłoszenie, czyli:
- nazwa firmy,
- forma organizacyjna,
- siedziba firmy,
- numer KRS oraz NIP,
oraz dane beneficjenta rzeczywistego, czyli:
- imię i nazwisko,
- obywatelstwo (jeśli ma więcej, należy wpisać wszystkie),
- państwo zamieszkania,
- numer PESEL lub datę urodzenia,
- informacje o charakterze udziału lub uprawnienia w jednostce, którą beneficjent reprezentuje.
Po wprowadzeniu wszystkich danych trzeba zapisać zgłoszenie i podpisać je Profilem Zaufanym lub za pomocą podpisu kwalifikowanego.
Warto zaznaczyć, że jeśli w danych firmy lub beneficjenta pojawi się jakaś zmiana, na jej zgłoszenie również jest czas 14 dni. W takim przypadku należy wysłać do CRBR nowe zgłoszenie. Niewywiązanie się z rejestracji w terminie lub też podanie niepoprawnych danych może skutkować karą finansową w wysokości 1 miliona złotych, którą organ może nałożyć na podmiot gospodarczy.
Identyfikacja beneficjenta rzeczywistego
Beneficjent rzeczywisty to, jak już zostało wspomniane, osoba fizyczna, która ma możliwość wywierania decydującego wpływu na dany podmiot. W istocie jednak nie jest to zawsze osoba zajmująca wyższe stanowisko w danej spółce czy faktyczny właściciel firmy, lecz często wspólnik lub inna osoba uprawniona do reprezentacji spółki. Każda forma prawna ma swoje własne wytyczne odnośnie beneficjenta. Zgodnie obecnym ustawodawstwem, każda spółka lub podmiot, który musi znaleźć się w bazie CRBR ma obowiązek identyfikacji beneficjentów rzeczywistych.
Beneficjent wpisany do rejestru musi być sprawdzony przez firmę zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. W tym celu jednostka powinna zweryfikować jego tożsamość oraz ustalić strukturę własności i kontroli w kontekście spółki. Jak już zostało wspomniane, w rejestrze będą także widnieć podstawowe dane beneficjenta.
Beneficjent rzeczywisty w spółkach
Jak już zostało wspomniane, każda spółka ma inne zasady odnośnie ustalania osoby odpowiedzialnej za wpis do CRBR. Beneficjent rzeczywisty w spółkach kapitałowych to dla przykładu osoba, która posiada prawo własności do więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji, osoba dysponująca więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym danej spółki, lub osoba, które sprawuje kontrolę w spółce i której przysługuje prawo własności do więcej niż 25% udziałów lub akcji. W spółkach osobowych beneficjentami będą wspólnicy spółki uprawnieni do jej reprezentacji, wspólnicy posiadający prawo do głosowania na zgromadzeniach, czy też wspólnicy posiadający prawo do zmiany umowy spółki.
W fundacjach beneficjentami będą fundatorzy, inwestorzy, lub inne osoby, które sprawują oficjalną kontrolę nad fundacją. W stowarzyszeniu są to natomiast osoby zajmujące wyższe stanowiska kierownicze.
Ustalenie beneficjenta rzeczywistego może być problematyczne w spółkach osobowych, jednak warto zaznaczyć, za sam beneficjent rzeczywisty spółki nie ma szczególnych obowiązków czy też praw. Najczęściej są to osoby, które są w kadrze zarządzającej danym podmiotem. Głównym zadaniem beneficjenta jest dbanie o to, aby dane, dostępne w spisie były aktualne i zgodne ze stanem faktycznym.
Obowiązek zgłoszenia informacji a ustawa unijna
Pojęcie beneficjenta rzeczywistego danej spółki pojawia się w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu z dnia 1 marca 2018 roku. Wprowadziła ona szereg zmian do przepisów, które miały zastosowanie dotychczas. Obowiązek zgłoszenia beneficjentów rzeczywistych wynika właśnie z tych przepisów.
Głównym założeniem ustawy jest posiadanie i gromadzenie danych o spółkach, ale także osobach fizycznych, będących użytkownikami instytucji finansowych. Ustawa obliguje instytucje oraz spółki między innymi do zidentyfikowania i aktualizacji ryzyka, związanego z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu. Zgodnie z przepisami, instytucje mają też obowiązek wprowadzenia procedury zgłaszania naruszeń w związku z potencjalnym praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu, oraz informowania GIF o wszelkich transakcjach kwalifikujących się do popełnienia przestępstwa lub do ich wstrzymania ze względu na większe ryzyko. Ta sama ustawa obowiązuje też firmy i inne podmioty do wyznaczenia beneficjenta rzeczywistego oraz przekazywania informacji na ich temat przez wszystkie spółki prawa handlowego, za wyjątkiem spółek partnerskich i publicznych spółek akcyjnych.
Ustalenie beneficjenta rzeczywistego to kwestia priorytetowa i warto zająć się tym już w początkach działania spółki.
