Zmiana nazwy firmy. Jakie formalności należy spełnić?

Katarzyna Kubacka

30 sierpnia 2024 (07:00) / Aktualizacja: 29 sierpnia 2024 (12:11) Komentuj teraz!

Wiele firm zmienia swoje dane w trakcie prowadzenia działalności. Może to być podyktowane różnymi czynnikami zewnętrznymi, a także kwestiami marketingowymi. Czy zmiana nazwy firmy jest skomplikowana? Jakie dokumenty trzeba przygotować, żeby zmienić nazwę działalności z CEIDG?

Zmiana nazwy firmy – co oznacza i z czym się wiąże?

Nazwa firmy to jej wizytówka. To dzięki niej marka jest rozpoznawalna na lokalnym, krajowym, czy też międzynarodowym rynku. Bez ustalenia nazwy firmy nie jest też możliwa jej rejestracja w CEIDG, a więc funkcjonowanie działalności w sensie prawnym. Warto zaznaczyć, że każdy rodzaj działalności charakteryzuje się innym restrykcjami w tym zakresie – przy działalności jednoosobowej wymagane jest na przykład umieszczenie w nazwie imienia i nazwiska właściciela firmy. Jeśli natomiast chodzi o spółki, najczęściej wymagane jest dookreślenie w nazwie formy prawnej oraz nazwiska partnera czy wspólnika.

Nazwa firmy to ważna kwestia, a jej zmiana może nastąpić między innymi z powodów zmian personalnych – kiedy jeden ze wspólników odchodzi z firmy, lub gdy Twoje nazwisko się zmienia.

Warto przeczytać: Jak nazwać własną firmę? Sprawdzamy co jest ważne przy tworzeniu nazwy

Zmiana nazwy jednoosobowej działalności i spółki – kiedy jest konieczna?

Dane, które wprowadza się do rejestru CEIDG po założeniu firmy, są dość szczegółowe. W rejestr wpisuje się między innymi adres działalności, imiona i nazwiska wspólników, czy przedmiot działalności. W przypadku zmiany którejkolwiek z tych informacji konieczne więc będzie zaktualizowanie danych firmy. Kiedy natomiast konieczna jest sama zmiana nazwy firmy? Jeśli chodzi o jednoosobowe działalności oraz spółki, są to sytuacje, w których:

• zmienia się nazwisko założyciela firmy lub jednego ze wspólników czy partnerów,
• zmienia się forma prawna firmy,
• zmienia się nazwa, z inicjatywy przedsiębiorcy, czy też na skutek czynników zewnętrznych, na przykład pozwu związanego z prawami autorskimi,
• jeden z partnerów lub wspólników odchodzi ze spółki i konieczne jest wykreślenie jego nazwiska, lub zmiana partnera.

Zmiana nazwy firmy może zaistnieć w każdym momencie funkcjonowania działalności. Aktualizacja nazwy firmy jest na szczęście dość prosta i można ją wykonać online.

Aktualizacja nazwy firmy – jak to zrobić?

Jak już wspomniano, każda działalność wymaga wprowadzenia danych do bazy CEIDG. Również przez ten formularz możesz dane zmienić, jeśli nastąpi taka potrzeba. Aktualizacja nazwy firmy może nastąpić wskutek złożenia wniosku o zmianę danych w CEIDG, dostępnego na oficjalnej stronie rządowej. W tym formularzu możesz zmienić podstawowe dane, ale także na przykład rachunki bankowe, związane z firmą. Możliwa jest także zmiana zawiadomienia o wyborze prowadzenia ksiąg rachunkowych, czy też zmiana numerów identyfikacyjnych, uzyskanych w innych krajach do celów podatkowych lub ubezpieczeń społecznych. Zgłoszenie zmiany nazwy firmy w CEIDG powinno nastąpić w ciągu 7 dni od zaistnienia zmian.

Drugim sposobem na wprowadzenie zmian odnośnie nazwy firmy lub innych danych, jest własnoręczne wypełnienie formularza, który można dostać w urzędzie, i zostawienie go u urzędnika.

Zmiana nazwy spółki w CEIDG i inne zmiany danych – w jakim terminie trzeba je wykonać?

Na zmianę większości danych w CEIDG masz 7 dni od czasu ich zaistnienia. Okres ten obowiązuje w przypadku zmiany:

• imienia, nazwiska i daty urodzenia przedsiębiorcy,
• dodatkowych określeń w nazwie firmy,
• informacji o zmianie obywatelstwa,
• adresu firmy lub adresu do doręczeń oraz innych danych kontaktowych,
• kodu PKD.

Natomiast nie później, niż w następnym dniu roboczym musisz zgłosić zmianę danych zarządcy sukcesyjnego – jeśli taki został powołany.

Są także kwestie, na które jest więcej czasu. W dogodnym dla siebie terminie zgłosisz zamiany dotyczące daty rozpoczęcia wykonywania danej działalności, dane przedstawiciela ustawowego, daty zawieszenia i wznowienia działalności, daty zaprzestania wykonywania działalności, czy informacje o istnieniu lub ustaniu małżeńskiej wspólności majątkowej.

Zmiana nazwy w KRS – czy jest wymagana?

Dane, które musisz uzupełnić w CEIDG to jedno. Dodatkowe wymagania dotyczą jednak spółek, posiadających wpis do KRS. Każda spółka, która ma obowiązek wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego, musi zgłosić zmianę do tej właśnie bazy danych. Informacje, które powinny zostać tam zgłoszone, to:

• nazwa firmy oraz oznaczenie formy prawnej,
• siedziba i adres firmy,
• umowa spółki i zmiany z nią związanego,
• imiona i nazwiska wspólników lub nazwy spółek powiązanych z firmą,
• imiona i nazwiska osób uprawnionych do reprezentacji spółki,
• sposób reprezentacji.

Co ważne, wniosek o zmianę danych w KRS jest dostępny tylko i wyłącznie w formie elektronicznej, nie ma więc możliwości uzupełnienia danych w urzędzie. Zmiana nazwy w KRS, tak samo jak zmiana wszystkich innych danych jest odpłatna – na koszty składają się 250 złotych opłaty sądowej oraz 100 złotych za głoszenie w „Monitorze Sądowym i Gospodarczym”. Zmiany związane na przykład ze zmianą wspólników czy umowami wymagają załączenia odpowiednich dokumentów, takich jak uchwały, czy zgody stron, których zmiany dotyczą.

Zmiana nazwy firmy a SEO – jak pozycjonować nową nazwę?

Pozycjonowanie SEO to jedna z najważniejszych kwestii marketingowych dla działalności. Budowanie ruchu organicznego, czyli liczby wyświetleń w wyszukiwarkach na określoną frazę, jest pracochłonne i trwa wiele miesięcy. To jednak dzięki dobremu ruchowi i zaangażowanym odbiorcom Twoja firma może zajmować wysokie pozycje w Google, co przekłada się na liczbę klientów.

Zmiana nazwy firmy to ważny krok, który wymaga przemyślanej strategii, zwłaszcza jeśli chodzi o SEO. Jest kilka kluczowych kroków, które warto uwzględnić w procesie pozycjonowania nowej nazwy. Przede wszystkim, warto zadbać o to, aby nowa nazwa firmy była spójnie używana we wszystkich materiałach marketingowych, stronie internetowej, profilach w mediach społecznościowych czy na innych platformach. Dodatkowo warto zaktualizować wszystkie elementy graficzne, związane z nową marką.

Jeśli zmiana nazwy wiąże się również z nową stroną internetową, warto zadbać o odpowiednie przekierowania ze starej strony na nową. Jest to praca dla informatyka. Jeśli jednak masz możliwość zostawienia starej domeny, warto z tego skorzystać.

Zmiana nazwy firmy a umowy i faktury

Zmiana nazwy firmy jest istotna także dla kontrahentów. Umowy i faktury to bardzo ważne dokumenty, na których nazwa firmy jest kluczowa. Jeśli zmienisz nazwę działalności w trakcie wykonywania jakiegoś zlecenia, bądź będąc w jakimś procesie transakcyjnym z poprzednim kontrahentem, nie masz obowiązku zmieniać danych firmy na fakturze. Dokumenty będą ważne, ponieważ umowa została zawarta jeszcze przed zaistnieniem zmiany.

Jeśli jednak zmienisz nazwę firmy i później nawiążesz współpracę z innym podmiotem, zmiana nazwy firmy na fakturze jest konieczna.

Po zmianie nazwy po stronie firmy konieczna jest także aktualizacja wszystkich dokumentów, w których występowały dane firmy. Dodatkowo wymagane jest powiadomienie kontrahentów, że takie zmiany zaszły, aby w przyszłości mieli świadomość, że faktury i inne dokumenty będą już podpisy z firmą o nowej nazwie bądź danych.

Warto przeczytać: Siedziba firmy. Jak ją wybrać i dlaczego jest ważna?