Ekwiwalent za urlop – jak go obliczyć i czy zawsze trzeba go wypłacać?

Pracownik zatrudniony na umowie o pracę ma prawo między innymi do płatnego urlopu wypoczynkowego. W sytuacji ustania stosunku pracy, dni wolne stają się ważną kwestią, którą trzeba odpowiednio rozwiązać. Co, jeśli pracownik, który skończy zatrudnienie lub jego umowa wygaśnie, ma niewykorzystane dni wolne? Jak obliczyć ekwiwalent za urlop i czy zawsze trzeba go wypłacać?

Czym jest ekwiwalent za urlop?

Płatny urlop to jedno z praw pracownika, zatrudnionego na umowie o pracę. Prawa do urlopu nie można się zrzec, a w razie niewykorzystania dni wolnych w momencie ustania stosunku pracy, należy pracownikowi wypłacić ekwiwalent pieniężny. Mówi o tym artykuł 171 Kodeksu pracy. Kwestia wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop nie podlega w świetle prawa dyskusji, poza jednym wyjątkiem, o którym więcej poniżej. Zasadniczo jeśli pracownik ma zaległe dni wolne do wykorzystania, a pracodawca nie zadba o to, aby zostały one rozdysponowane, jest on zobowiązany do obliczenia i wypłaty ustalonej kwoty po ustaniu stosunku pracy. Czy prawo przewiduje sytuację, w której pracodawca nie zapłaci ekwiwalentu urlopowego?

Kiedy nie trzeba wypłacać ekwiwalentu za urlop?

Choć obowiązek wypłacenia ekwiwalentu urlopowego jest regulowany Kodeksem pracy, jest od tej reguły jeden wyjątek. Mówi o nim paragraf 3 artykułu 171, który wskazuje na możliwość uniknięcia przez pracodawcę wypłaty ekwiwalentu urlopowego pod warunkiem, że niewykorzystany urlop zostanie odebrany przy nowym zatrudnieniu. Musi to być jednak zatrudnienie u tego samego pracodawcy, a nowa umowa powinna zostać podpisana zaraz po rozwiązaniu pierwszej.

Zapis ten rozszerza nieco orzecznictwo, które wprowadziło pojęcie „porozumienia trójstronnego”. W tym układzie umowa zawierana jest między trzema podmiotami – pracodawcą, pracownikiem i nowym pracodawcą. Zgodnie z nią, prawo do niewykorzystanego urlopu może zostać przeniesione do nowego pracodawcy za jego zgodą. Warto jednak mieć świadomość, że za takim rozwiązaniem stoi tylko i wyłącznie orzecznictwo, jednak same przepisy Kodeksu pracy pozostają w tej kwestii niezmienne i obejmują ustalenia między dwoma stronami.

Ekwiwalent pieniężny za urlop, czy wakacje?

Jak już zostało wspomniane, aby pracownik otrzymał ekwiwalent, musi mieć do wykorzystania zaległy lub bieżący urlop, a umowa, na podstawie której pracuje, musi zostać rozwiązana. Ekwiwalent za urlop przysługuje pracownikowi tylko wtedy, kiedy choć jeden dzień urlopowy nie został wykorzystany, należy więc dokładnie sprawdzić ilość zaległego urlopu.

Oczywiście pracodawcy nie zawsze chcą wypłacać zaległe świadczenia finansowe. W wielu firmach stosuje się opcję obowiązkowego wykorzystania dni wolnych. Ma to najczęściej zastosowanie w przypadku dłuższego okresu wypowiedzenia, jak na przykład trzy miesiące. Jeśli jednak pracownik jest zatrudniony na okres próbny, lub umowa na czas określony nie zostaje przedłużona, czasami nie jest możliwe zaproponowanie pracownikowi dni wolnych, aby wykorzystał zaległy urlop. Wtedy konieczna jest wypłata świadczenia.

Warto przeczytać: Kwestionariusz osobowy pracownika 2024 – jak wypełnić go prawidłowo?

Wypłacenie ekwiwalentu urlopowego – wady i zalety

Jeśli masz w firmie przestrzeń na to, aby zaproponować pracownikowi wybranie dni urlopowych, unikniesz dodatkowych kosztów. Bywa jednak tak, że gonią Cię terminy, a jeden z Twoich dobrych pracowników postanowił odejść, lub umowa została rozwiązana z innych powodów. W takim przypadku dni, które pracownik przepracuje do czasu rozwiązania umowy, mogą być na wagę złota. Jeśli postanowisz wypłacić pracownikowi ekwiwalent urlopowy, zamiast zaproponować urlop do wykorzystania, zyskujesz:

pewność, że zadania, które rozpoczęto zostaną dokończone,
czas na znalezienie zastępstwa,
możliwość negocjacji z pracownikiem, który chce odejść, jeśli jest taka potrzeba.

Są jednak przypadki, w których zaproponowanie dni urlopowych do wybrania jest lepszym rozwiązaniem. Dzieje się tak na przykład w sytuacji, gdy:

pracownik nie spełnia oczekiwań firmy.
firma ma przestój i nie jest w stanie zapewnić pracownikom zadań.
atmosfera stała się zbyt trudna dla obydwu albo jednej strony.
firma ma problemy finansowe i zamiast zapłacić za niewykorzystany urlop woli zaoferować do wybrania zaległe dni wolne.

Jeśli masz taką możliwość, w obydwu przypadkach warto porozmawiać z pracownikiem, by zapytać, jaką formę wykorzystania urlopu woli. Decyzja w tej kwestii zawsze należy jednak do pracodawcy.

Jak wyliczyć zaległy urlop?

Wypłata ekwiwalentu za urlop, choć wydaje się prosta, wymaga pewnych dodatkowych wyliczeń. Przede wszystkim konieczne jest ustalenie dni urlopowych, które pozostały pracownikowi do wykorzystania. Warto zaznaczyć, że pracownik ze stażem pracy poniżej 10 lat ma do wykorzystania 20 dni urlopu. Osobie, która łącznie przepracowała 10 lat, przysługuje 26 dni. Do stażu pracy wlicza się też czas edukacji oraz inne okresy, podczas których pracownikowi naliczały się konkretne świadczenia (jak na przykład służba wojskowa, czy staż z urzędu pracy).

Z uwagi na fakt, że w niektórych przypadkach liczba dni wolnych na miesiąc jest niepełna (na przykład 1,66 dnia na miesiąc w przypadku osoby, której przysługuje 20 dni urlopu), jeśli pracownik wybiera urlop, bardzo często zaokrągla się go w górę. Przy obliczaniu ekwiwalentu urlopowego nie jest to jednak tak oczywiste, choć pracodawca jak najbardziej może zaokrąglić liczbę dni urlopowych do pełnej cyfry.

Wyliczenie ekwiwalentu za urlop – jak to zrobić?

Ustalenie ekwiwalentu za urlop wymaga w pierwszym kroku sprawdzenia podstawy wymiaru wynagrodzenia. Ustala się je, biorąc pod uwagę przeciętne wynagrodzenie określenie w stawce miesięcznej plus składki przysługujące za okresy dłuższe i krótsze niż miesiąc. Warto zaznaczyć, że wynagrodzenie stałe ustalane jest z poziomu miesiąca, w którym pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu. Jeśli kończy on zatrudnienie w trakcie miesiąca, pod uwagę bierze się pełne miesięczne wynagrodzenie.

Wysokość ekwiwalentu za urlop jest obliczana na podstawie stawki godzinowej. Aby ją obliczyć, podstawę wymiaru ekwiwalentu należy podzielić przez jego wskaźnik, czyli liczbę wszystkich dni w danym roku pomniejszoną o ilość świąt, niedziel oraz dni wolnych od pracy. Otrzymany wynik dzieli się przez dobową normę czasu pracy, a następnie mnoży przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.

Jeśli masz problem z obliczeniem tej kwoty, dobrym pomysłem może być kalkulator ekwiwalentu urlopowego, który bez problemu znajdziesz w sieci. Wypłata ekwiwalentu za urlop powinna być wypłacana po ustaniu stosunku pracy. Pracodawcy często wypłacają ją wraz z ostatnią wypłatą pracownika.

Urlop wypoczynkowy dla pracowników – co warto wiedzieć?

Urlop wypoczynkowy pracowników jest prawem opisanym w Kodeksie pracy. Zgodnie z nim, pracownicy powinni z zasady sami decydować o swoim urlopie, jednak pracodawca nie musi się zgodzić na termin wskazany przez podwładnego. Jeśli urlop nie może zostać udzielony w wyznaczonym przez pracownika czasie, pracodawca powinien ustalić z nim nowy termin. Zgodnie z panującym prawem niedopuszczalna jest sytuacja, w której pracodawca sam wysyła pracownika na urlop we wskazanym przez siebie czasie. Wyjątkiem są sytuacje, w których pracownik nie wykorzysta urlopu do 30 września następnego roku kalendarzowego. W takim przypadku wysłanie pracownika na przymusowy urlop jest konieczne.