Na początku działalności jedno konto firmowe zazwyczaj wystarcza. Wpływają na nie płatności od kontrahentów, a przedsiębiorca opłaca z niego faktury, podatki, opłaty ZUS i US i bieżące wydatki. Jednak wielu szefów zauważa, że wraz z rozwojem ich biznesu rośnie też liczba wykonywanych operacji, pojawiają się pracownicy, którym trzeba wypłacić wynagrodzenie, rozwijane są nowe projekty albo prowadzi się rozliczenia w walutach obcych. Wówczas wszystkie firmowe pieniądze na jednym rachunku mogą utrudniać kontrolowanie płynności.
Jak to rozwiązać? Zakładając dodatkowe konto firmowe dla swojej działalności gospodarczej, a konkretniej rachunek pomocniczy. Wiele osób, które prowadzą działalność gospodarczą cenią sobie takie rozwiązanie i dywersyfikację firmowych finansów. Dowiedz się, dlaczego jest to opcja godna polecenia.
Rachunek pomocniczy – co to jest?
Rachunek pomocniczy to dodatkowy rachunek bankowy prowadzony dla przedsiębiorcy obok jego głównego konta firmowego. Ma własny numer i może służyć do przyjmowania należności, wykonywania przelewów oraz rozliczania wybranych kosztów. Zakres dostępnych funkcji zależy od oferty banku. Nie zawsze do takiego rachunku można otrzymać osobną kartę płatniczą, korzystać z wpłatomatów albo ustanowić niezależne limity transakcyjne.
Podstawowym kontem firmy pozostaje najczęściej rachunek bieżący. To właśnie na konto bieżące wpływają zapłaty od kontrahentów, a przedsiębiorca wykonuje z niego przelewy do ZUS i urzędu skarbowego. Rachunek pomocniczy pozwala natomiast wydzielić część finansów bez konieczności otwierania kolejnego rachunku firmowego w innym banku.
Nie należy utożsamiać go z rachunkiem VAT, który bank otwiera zgodnie z zasadami mechanizmu podzielonej płatności. Nie jest to również konto walutowe ani jeden z rachunków powierniczych, na których pieniądze są wypłacane po spełnieniu warunków określonych w umowie.
Czy przedsiębiorca musi mieć konto firmowe?
Polskie prawo nie nakłada na każdą osobę prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą bezwzględnego obowiązku posiadania oddzielnego konta firmowego. W niektórych przypadkach przedsiębiorca może korzystać z konta osobistego, o ile pozwala na to regulamin banku. Trzeba jednak pamiętać, że rachunek oszczędnościowo-rozliczeniowy jest co do zasady przeznaczony do celów osobistych, a wykorzystywanie go w biznesie może być niezgodne z warunkami prowadzenia konta.
Rachunek płatniczy jest potrzebny między innymi wtedy, gdy przedsiębiorca rozlicza z innym przedsiębiorcą transakcję o jednorazowej wartości przekraczającej 15 tys. zł brutto. W takiej sytuacji płatność należy przeprowadzić bezgotówkowo. Limit odnosi się do wartości całej transakcji, a nie wyłącznie do pojedynczej raty lub faktury.
Zwykle najlepiej otworzyć konto firmowe wtedy, gdy przedsiębiorca:
- jest czynnym podatnikiem VAT i chce, aby numer rachunku znalazł się w wykazie podatników VAT;
- dokonuje albo przyjmuje płatności objęte obowiązkowym split payment;
- potrzebuje dostępu do przelewów podatkowych oraz dodatkowego rachunku VAT;
- chce wyraźnie oddzielić finanse działalności od pieniędzy prywatnych;
- prowadzi rozliczenia z większą liczbą klientów, dostawców lub pracowników.
Mechanizmu podzielonej płatności nie można obsługiwać za pomocą zwykłego konta bankowego. Przelew w split payment jest wykonywany na rachunek rozliczeniowy przedsiębiorcy, do którego bank prowadzi rachunek VAT. Obowiązkowy MPP dotyczy określonych faktur o wartości przekraczającej 15 tys. zł brutto, zawierających towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT.
Jeśli prowadzisz spółkę cywilną, rachunek używany do jej rozliczeń nie powinien być prywatnym kontem tylko jednego wspólnika. Sposób dysponowania pieniędzmi, zakres uprawnień wspólników i zasady wykonywania przelewów powinny zostać określone w umowie z bankiem oraz – jeśli jest taka potrzeba – w umowie spółki cywilnej.
Kiedy warto otworzyć rachunek pomocniczy?
Założenie konta firmowego już nawet w jednoosobowej działalności gospodarczej rozwiązuje problem oddzielenia pieniędzy prywatnych od biznesowych. Nie zawsze jednak wystarcza do uporządkowania wszystkich finansów przedsiębiorstwa. Rachunek pomocniczy staje się przydatny w kilku konkretnych sytuacjach.
Gdy chcesz odkładać pieniądze na podatki i ZUS
Saldo głównego konta bankowego może sprawiać wrażenie, że firma ma do dyspozycji więcej pieniędzy, niż wynika to z faktycznych zobowiązań. Część środków trzeba przecież przeznaczyć na cele firmowe, a konkretniej podatek dochodowy, VAT oraz ZUS.
Przenoszenie odpowiedniej kwoty na osobny rachunek po każdej większej wpłacie zmniejsza ryzyko wydania pieniędzy zarezerwowanych na zobowiązania publicznoprawne. Gdy nadchodzi termin płatności, przedsiębiorca wykonuje przelew podatkowy albo przelew na indywidualny numer rachunku składkowego. ZUS przypomina, że wszystkie bieżące składki opłaca się jednym przelewem na własny NRS.
Gdy zatrudniasz pracowników
Osobne rachunki mogą ułatwiać zarządzanie wynagrodzeniami. Na rachunek pomocniczy można wcześniej przelać kwotę potrzebną na pensje, składki i zaliczki podatkowe. Dzięki temu pieniądze przeznaczone dla pracowników nie zostaną wykorzystane do regulowania innych kosztów działalności.
Takie rozwiązanie ułatwia również kontrolowanie budżetu kadrowego. Księgowość może szybko porównać zaplanowaną kwotę z rzeczywistymi wypłatami, bez przeglądania wszystkich operacji na rachunku bieżącym.
Gdy rozliczasz kilka projektów lub oddziałów
Rachunek pomocniczy może obsługiwać konkretny kontrakt, punkt sprzedaży, markę albo dział firmy. Wpłaty od klientów trafiają wówczas na wskazane konto, a koszty projektu są pokrywane z tego samego źródła.
Takie uporządkowanie operacji pozwala łatwiej ocenić rentowność poszczególnych działań. Przydaje się również podczas rozliczania dotacji, zaliczek od kontrahentów czy budżetów powierzonych konkretnym pracownikom. Należy jednak sprawdzić warunki programu lub umowy – niektóre dotacje wymagają specjalnego, wyodrębnionego rachunku, a zwykły rachunek pomocniczy może nie spełniać tych wymogów.
Gdy przyjmujesz dużo płatności online
Sklep internetowy, platforma rezerwacyjna albo firma świadcząca usługi online może kierować wpłaty z bramki płatniczej na dodatkowe konto. Ułatwia to porównywanie raportów operatora z historią rachunku i szybkie wychwytywanie zwrotów, prowizji oraz brakujących płatności.
Rachunek pomocniczy może również służyć wyłącznie do przeprowadzania zwrotów klientom. Na koncie znajduje się wtedy ustalona kwota, co ogranicza dostęp do pozostałych środków firmy.
Gdy chcesz oddzielić wpływy od wydatków
Na rachunek bieżący mogą trafiać wszystkie należności od klientów, natomiast z rachunku pomocniczego można opłacać faktury kosztowe, abonamenty i inne usługi. Przedsiębiorca raz lub kilka razy w miesiącu zasila dodatkowe konto ustaloną kwotą.
Taki podział poprawia kontrolę wydatków. Jeżeli środki na rachunku kosztowym kończą się znacznie wcześniej, niż zakładał plan, jest to wyraźny sygnał, że trzeba przeanalizować opłaty albo sposób zarządzania budżetem.
Gdy rozliczasz się w walutach obcych
Jeśli firma otrzymuje należności w euro, dolarach lub innych walutach, lepszym wyborem może być konto walutowe. Pozwala ono przyjmować i wykonywać przelewy bez każdorazowego przewalutowania po kursie banku.
Rachunek pomocniczy prowadzony w złotych nie zastąpi konta w walutach obcych. Przed wyborem produktu warto sprawdzić koszty przelewów zagranicznych, spread, dostępne waluty oraz zasady korzystania z karty płatniczej poza Polską.
Rachunek pomocniczy czy konto w drugim banku?
Jeżeli celem jest wyłącznie uporządkowanie rozliczeń, rachunek pomocniczy w dotychczasowym banku będzie zazwyczaj wygodniejszy. Wszystkie konta są dostępne po jednym logowaniu, a przelewy pomiędzy nimi mogą być realizowane natychmiast. Łatwiejsze jest również nadawanie uprawnień pracownikom i przekazywanie historii operacji do biura świadczącego usługi księgowe.
Konto w drugim banku lepiej spełni swoją funkcję, gdy przedsiębiorcy zależy na ciągłości dostępu do pieniędzy. Awaria bankowości internetowej, prace serwisowe albo czasowa blokada karty mogą utrudnić korzystanie zarówno z rachunku bieżącego, jak i pomocniczego prowadzonego w tej samej instytucji. Konto w innym banku stanowi wówczas rzeczywiste zabezpieczenie operacyjne.
Można także porównać dodatkowe usługi oraz opłaty. Niezależnie od tego, czy analizujesz ofertę mBanku, czy innej instytucji, sprawdź nie tylko koszt otwarcia rachunku. Znaczenie mają również:
- miesięczna opłata za prowadzenie konta;
- warunki pozwalające korzystać z rachunku za darmo;
- ceny przelewów krajowych, zagranicznych i natychmiastowych;
- opłaty za kartę oraz wpłaty i wypłaty gotówki;
- liczba użytkowników i sposób nadawania im uprawnień;
- integracja z programem księgowym;
- łatwy dostęp przez internet, aplikację mobile oraz infolinię.
Konto bankowe powinno odpowiadać rzeczywistemu sposobowi działania firmy. Darmowe prowadzenie konta nie zawsze oznacza najtańszą ofertę, jeśli bank pobiera wysokie prowizje za operacje wykonywane najczęściej.
Jak otworzyć dodatkowy rachunek firmowy?
W banku, w którym przedsiębiorca ma już rachunek bieżący, otwarcie konta pomocniczego może wymagać jedynie złożenia dyspozycji w serwisie transakcyjnym lub aplikacji. Czasem potrzebny będzie formularz online, rozmowa przez infolinię albo podpisanie dodatkowej umowy.
Przy otwieraniu rachunku w nowym banku mogą być potrzebne dokumenty potwierdzające tożsamość i sposób reprezentowania firmy. Bank samodzielnie sprawdza część danych w CEIDG lub KRS, ale może poprosić między innymi o umowę spółki, informacje o beneficjentach rzeczywistych albo pełnomocnictwa.
Przed założeniem konta firmowego pomocniczego należy ustalić:
- kto będzie mógł wykonywać przelewy;
- czy pracownik może przygotować płatność wymagającą późniejszej akceptacji właściciela;
- czy do rachunku zostanie wydana karta;
- jakie będą limity transakcyjne;
- czy konto współpracuje z używanym systemem księgowym;
- ile kosztuje prowadzenie konta po zakończeniu ewentualnej promocji.
Czy rachunek pomocniczy trzeba zgłosić?
Przedsiębiorca ma obowiązek poinformować administrację o otwarciu i zamknięciu każdego rachunku bankowego związanego z działalnością gospodarczą. Osoba wpisana do CEIDG aktualizuje dane za pomocą wniosku CEIDG-1. Nie trzeba składać oddzielnego zgłoszenia w ZUS i urzędzie skarbowym, ponieważ informacje są przekazywane do odpowiednich instytucji w ramach aktualizacji wpisu.
Spółki wpisane do KRS przekazują uzupełniające dane, w tym wykaz rachunków bankowych, na formularzu NIP-8. Na aktualizację tych informacji mają co do zasady siedem dni od wystąpienia zmiany. W przypadku spółki cywilnej aktualizację numeru rachunku składa się na formularzu NIP-2.
Jeżeli przedsiębiorca jest podatnikiem VAT, powinien również sprawdzić, czy nowy rachunek firmowy pojawił się w wykazie podatników VAT. Biała lista obejmuje zgłoszone rachunki rozliczeniowe oraz imienne rachunki w SKOK. Nie znajdzie się w niej zwykły ROR wykorzystywany jako konto osobiste.
Dopiero po wykonaniu tych czynności podaje się nowy numer kontrahentom i umieścić go na fakturach. Pozwoli to uniknąć sytuacji, w której inny przedsiębiorca wstrzyma płatność, ponieważ nie znajdzie rachunku w wykazie.
Czy warto założyć rachunek pomocniczy?
Kolejny rachunek nie jest potrzebny każdej firmie. Przy niewielkiej liczbie operacji może tylko zwiększać liczbę dokumentów, opłat i sald wymagających kontroli. Takie konto online warto otworzyć wtedy, gdy ma mieć jasno określone zastosowanie: odkładanie podatków, wypłaty dla pracowników, obsługę projektu, przyjmowanie płatności internetowych albo rozliczanie wybranego oddziału.
Dobrze wykorzystany rachunek pomocniczy usprawnia księgowość, ogranicza ryzyko wydania pieniędzy przeznaczonych na obowiązkowe płatności ZUS i US, i daje lepszy obraz finansów firmy. Jeżeli natomiast chodzi o zabezpieczenie dostępu do środków na wypadek problemów technicznych, rozsądniejsze może być otwarcie konta firmowego w drugim banku.
Komentarze
Nie ma jeszcze żadnych komentarzy :)