Podróże służbowe to nieodłączna część większości firm. Dotyczą zarówno pracowników, jak i samego przedsiębiorcy. Dzięki tego rodzaju podróżom można nawiązać cenne relacje biznesowe i nauczyć się nowych rzeczy. Każda delegacja jest jednak związana z kosztami. Jak powinno wyglądać rozliczenie delegacji i co zrobić, aby część wydatków zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?
Rozliczenie delegacji – co trzeba wiedzieć?
Delegacje mogą mieć różny charakter i długość trwania. Czasem firma wysyła pracownika do innego kraju, niekiedy wystarcza tylko podróż służbowa po Polsce. Wyjazdy służbowe pracowników to chleb powszedni każdego przedsiębiorcy, jeśli więc nie miałeś wcześniej kontaktu z tego rodzaju rozliczeniami, warto wiedzieć, że pracownikowi wyjeżdżającemu w podróż służbową przysługuje między innymi dieta i zwrot kosztów podróży. Dotyczy to również samego przedsiębiorcy. Część wydatków związanych z podróżą służbową może być zaliczana do kosztów podatkowych. W przypadku wyjazdu służbowego należy opierać się na rozliczeniu podróży służbowej, dokumencie, w którym wyszczególnione są wszystkie dane, potrzebne do zwrotu środków. Warto zaznaczyć, że pracodawca ma także prawo z góry zapłacić za noclegi, podróż, czy wyżywienie pracownika, a następnie wskazać wydatki w rozliczeniu podatkowym jako koszty uzyskania przychodu.Warto przeczytać: Rachunek oszczędnościowo-rozliczeniowy. Sprawdzamy co warto o nim wiedzieć
Dane na rozliczeniu podróży służbowej
Aby rozliczanie delegacji służbowych było prawidłowe, zarówno pracownik jak i pracodawca mają obowiązek monitorowania wydatków, związanych z podróżą. Wzór rozliczenia podróży służbowej z łatwością znajdziesz w Internecie. Aby rozliczyć delegację krajową lub zagraniczną, konieczne jest przedstawienie w zakładzie pracy stosownego dokumentu, na którym muszą się znajdować:- imię i nazwisko osoby, która odbywała delegację oraz jej stanowisko,
- w miarę szczegółowy cel podróży,
- miejsce wyjazdu oraz nazwa miejscowości docelowej,
- liczba dni lub godzin, podczas których pracownik przebywa w podróży służbowej,
- data i godzina wyjazdu, a także powrotu z delegacji,
- stawka diet krajowych i zagranicznych, jeśli jest taka potrzeba,
- rodzaj środków lokomocji, użytych podczas podróży,
- suma wszystkich kosztów, które złożyły się na delegację.
Jak rozliczyć delegację?
W procesie rozliczenia podróży służbowej warto wiedzieć, że oprócz wewnętrznych regulacji firmy, która może wskazać sposób i wysokość wydawania pieniędzy, obowiązuje także Kodeks pracy oraz dokument Państwowej Inspekcji Pracy „Podróże służbowe krajowe i zagraniczne”. Regulacje określają na przykład wysokość diety czy obowiązek zapewnienia pracownikowi zwrotu za poszczególne wydatki. Jeśli chodzi o rozliczenie delegacji krajowej, zasady są dokładnie określone. Zgodnie z obowiązującymi normami pracownikowi przysługuje między innymi tak zwana dieta, czyli ekwiwalent pieniężny za czas spędzony w podróży służbowej. W czasie delegacji krajowej wynosi ona 45 zł za dobę. Warto jednak zaznaczyć, że jeśli podróż służbowa trwa krócej niż 12 godzin, pracownikowi przysługuje połowa diety. Jeśli w ramach delegacji zapewniono pracownikowi śniadanie, wartość diety obniża się o 25%, a w przypadku obiadu o 50%. Aby rozliczenie delegacji krajowej było poprawne, warto wiedzieć, jaka jest aktualna wysokość diety – wartości te mogą zmieniać się w zależności od czynników ekonomicznych. W przypadku krajowej podróży warto zwrócić uwagę także na koszty noclegu. Jeśli pracownik nie dostarczył faktur, a pracodawca nie zadbał o nocleg dla osoby będącej w delegacji, pracownikowi w podróży krajowej przysługuje w ramach ryczałtu 150 procent diety krajowej.Rozliczenie delegacji zagranicznych
W przypadku delegacji krajowej wysokość diety jest jasna, natomiast jeśli pracownik odbywa podróż służbową do innego kraju, należy dokładnie sprawdzić obowiązujące stawki. Osobie w zagranicznej podróży służbowej przysługuje bowiem dieta w wysokości 100% stawki obowiązującej w danym kraju. Jeśli pracodawca zapewnił w trakcie podróży służbowej posiłki, należy odjąć odpowiednio 15% diety za śniadanie, oraz 30% za obiad lub kolację. Oznacza to, że nawet gdy pracodawca zapewni pracownikowi w podróży zagranicznej pełne wyżywienie, nadal należy mu się 25% diety. Oczywiście w przypadku tego rodzaju delegacji również ma zastosowanie zasada 12 godzin – jeśli podróż trwa krócej, firma wypłaca pracownikowi tylko pół diety, jeśli natomiast delegacja trwała mniej niż 8 godzin, będzie to 1/3 diety.Rozliczenie kosztów przejazdu
Jeśli chodzi o koszty przejazdu w miejsce docelowe, rozliczanie delegacji służbowych zależy od środka transportu. Jednym z prostszych sposobów jest zakup biletu dla pracownika przez firmę. Jeśli jednak podróż odbywa się samochodem, lub innym pojazdem służbowym, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku, pracownikowi przysługuje zwrot w wysokości:- 0,89 złotego — dla samochodu osobowego, który ma pojemność silnika do 900 cm3,
- 1,15 złotego — dla samochodu osobowego o pojemności silnika powyżej 900 cm3,
- 0,69 złotego – jeśli pracownik porusza się motocyklem,
- 0,42 złotego — dla motoroweru- jeśli jedzie w delegację motorowerem.
Zwrot kosztów podróży – co można wliczyć do kosztów uzyskania przychodu?
Rozliczenia kosztów delegacji należy dokonać do 14 dni od daty zakończenia podróży służbowej. Dotyczy to zarówno pracownika, jak i przedsiębiorcy jadącego w delegację. Odliczenia od podatku można natomiast dokonać w rocznym zeznaniu podatkowym. Co można odliczyć od podatku w przypadku krajowej oraz zagranicznej podróży służbowej? Są to przede wszystkim:- diety pracownika – warto natomiast wiedzieć, że zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT, w koszty uzyskania przychodu nie można wliczyć diet osób prowadzących działalność gospodarczą oraz z nimi współpracujących w części przekraczających wysokość diet przysługujących pracownikom,
- bilety lotnicze na pociąg czy autobus, a także koszty paliwa, autostrady czy parkingu,
- wynajem samochodu,
- koszty szczepień obowiązkowych,
- noclegi,
- wydatki na wyżywienie,
- koszty wyrobienia wizy czy paszportu.
Komentarze
Nie ma jeszcze żadnych komentarzy :)