Numer rachunku bankowego jest jedną z informacji przekazywanych przez przedsiębiorców administracji skarbowej. Obowiązek nie kończy się jednak na jednorazowym podaniu danych przy rozpoczynaniu działalności. Jeśli firma otworzy kolejny rachunek, zmieni dotychczasowy albo z niego zrezygnuje, konieczna może być aktualizacja zgłoszonych wcześniej informacji.
Procedura zależy od tego, w jakiej formie prowadzona jest działalność. Osoby fizyczne wpisane do CEIDG przekazują informacje o rachunkach za pośrednictwem wniosku CEIDG-1. W przypadku podmiotów wpisanych do KRS dane dotyczące rachunków bankowych należą natomiast do danych uzupełniających przekazywanych administracji skarbowej na formularzu NIP-8.
Prawidłowe zgłoszenie rachunku ma znaczenie nie tylko ze względu na obowiązki ewidencyjne przedsiębiorcy. W przypadku podatników VAT dane o rachunkach są również wykorzystywane w wykazie podatników VAT, czyli tzw. białej liście. Dlatego warto wiedzieć nie tylko, jak wygląda zgłoszenie numeru konta do US, ale również kiedy należy dokonać jego aktualizacji i w jaki sposób sprawdzić, czy przekazane dane są prawidłowe.
Czy zgłoszenie numeru konta do urzędu skarbowego jest obowiązkowe?
Przedsiębiorcy objęci obowiązkiem ewidencyjnym przekazują administracji skarbowej określone dane identyfikacyjne i uzupełniające. W przypadku działalności gospodarczej zakres tych informacji może obejmować również wykaz rachunków bankowych. Nie oznacza to jednak, że każdy podatnik musi zgłaszać do urzędu skarbowego wszystkie posiadane przez siebie konta. Obowiązek należy rozpatrywać w odniesieniu do statusu podatnika, formy prowadzonej działalności oraz przeznaczenia danego rachunku.
Informacja o rachunku jest istotna także z praktycznego punktu widzenia. Zgłoszony numer może być wykorzystywany m.in. do realizacji zwrotów podatków i nadpłat. Ministerstwo Finansów wskazuje przy tym, że nie należy utożsamiać rachunku zgłoszonego przez przedsiębiorcę z mikrorachunkiem podatkowym. Mikrorachunek służy do dokonywania wpłat określonych podatków i opłat do urzędu skarbowego, natomiast zwroty są realizowane na rachunki bankowe zgłoszone administracji skarbowej.
Sposób przekazania numeru konta zależy przede wszystkim od formy prowadzenia biznesu. W przypadku przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG dane rachunku przekazywane są za pośrednictwem CEIDG. Podmioty wpisane do KRS przekazują natomiast dane uzupełniające właściwemu urzędowi skarbowemu, wykorzystując formularz NIP-8.
Zgłoszenie numeru konta do US – jednoosobowa działalność gospodarcza
Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą i wpisana do CEIDG zgłasza rachunek bankowy za pośrednictwem wniosku CEIDG-1. Nie ma więc potrzeby składania osobnego zgłoszenia bezpośrednio w urzędzie skarbowym. Informacje podane w CEIDG są przekazywane do właściwych rejestrów i organów administracji.
Numer rachunku można podać już podczas rejestracji działalności, a także później – poprzez zmianę danych we wpisie do CEIDG. W ten sam sposób przedsiębiorca może zgłosić kolejny rachunek, zaktualizować informacje dotyczące dotychczasowego konta lub wskazać, że dany rachunek nie jest już związany z prowadzoną działalnością.
Zmiany można dokonać online za pośrednictwem serwisu Biznes.gov.pl, a także w urzędzie miasta lub gminy. W przypadku procedury internetowej konieczne jest potwierdzenie tożsamości i podpisanie wniosku elektronicznie.
Co istotne, przedsiębiorca może zgłosić więcej niż jeden rachunek wykorzystywany w działalności. Jeśli jest czynnym podatnikiem VAT i zależy mu na tym, aby rachunek był widoczny w wykazie podatników VAT, powinien również upewnić się, że spełnia on warunki umożliwiające jego publikację na tzw. białej liście.
Zgłoszenie numeru konta do US na formularzu NIP-8
Inaczej wygląda zgłoszenie rachunku bankowego w przypadku podmiotów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego. Dane, które znajdują się już w KRS, są automatycznie przekazywane do Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników. Numer rachunku bankowego należy jednak do danych uzupełniających, dlatego trzeba przekazać go do urzędu skarbowego na formularzu NIP-8.
W formularzu NIP-8 znajduje się osobna część dotycząca rachunków bankowych oraz rachunków w SKOK. Podmiot może wskazać rachunek związany z prowadzoną działalnością, w tym rachunek przeznaczony do zwrotu podatku lub nadpłaty, a także pozostałe rachunki wykorzystywane w działalności. W zgłoszeniu nie podaje się natomiast rachunku VAT prowadzonego w ramach mechanizmu podzielonej płatności.
Co do zasady dane uzupełniające należy przekazać w terminie 21 dni od dnia wpisu podmiotu do KRS. Termin jest krótszy, jeśli podmiot zamierza opłacać składki na ubezpieczenia społeczne – wówczas NIP-8 należy złożyć w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia działalności. Formularz trafia do urzędu skarbowego właściwego dla danego podmiotu.
Jak zaktualizować numer rachunku bankowego w urzędzie skarbowym?
Obowiązek przedsiębiorcy nie kończy się na pierwszym zgłoszeniu rachunku. Jeżeli dane przekazane administracji skarbowej ulegną zmianie, należy je zaktualizować. Dotyczy to m.in. otwarcia nowego konta wykorzystywanego w działalności, zmiany dotychczasowego rachunku czy zamknięcia konta, które wcześniej zostało zgłoszone.
Sposób aktualizacji zależy od formy prowadzonej działalności. Przedsiębiorca wpisany do CEIDG dokonuje zmiany za pośrednictwem wniosku CEIDG-1. Można zrobić to online w serwisie Biznes.gov.pl albo złożyć wniosek w urzędzie miasta lub gminy. Podmioty wpisane do KRS aktualizują dane dotyczące rachunków za pomocą formularza NIP-8 składanego do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.
W przypadku danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym NIP aktualizacji należy co do zasady dokonać w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych. Nie warto więc odkładać zgłoszenia nowego rachunku, zwłaszcza gdy przedsiębiorca jest podatnikiem VAT i chce, aby konto było prawidłowo wykazywane na białej liście podatników VAT.
Zgłoszenie rachunku bankowego a biała lista podatników VAT
Zgłoszenie rachunku do urzędu skarbowego ma szczególne znaczenie dla czynnych podatników VAT. Numery rachunków związanych z działalnością gospodarczą mogą być publikowane w wykazie podatników VAT, nazywanym białą listą. Kontrahent może dzięki temu sprawdzić przed wykonaniem przelewu, czy wskazane konto znajduje się w wykazie prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
Przedsiębiorca nie składa osobnego wniosku o wpisanie rachunku na białą listę. Wykaz jest aktualizowany na podstawie danych znajdujących się w odpowiednich rejestrach. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność źródłem informacji o rachunku jest CEIDG, natomiast w przypadku podmiotów wpisanych do KRS – dane przekazane do urzędu skarbowego, m.in. na formularzu NIP-8.
Samo zgłoszenie numeru konta nie gwarantuje jednak, że każdy rachunek pojawi się w wykazie. Na białej liście publikowane są rachunki rozliczeniowe oraz imienne rachunki w SKOK otwarte w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i potwierdzone w systemie STIR. Rachunek osobisty typu ROR nie jest rachunkiem rozliczeniowym, dlatego nie zostanie uwidoczniony w wykazie jako rachunek przedsiębiorcy.
Ma to znaczenie przy rozliczeniach między firmami. W przypadku płatności za transakcję o wartości przekraczającej 15 000 zł dokonywanej na rzecz czynnego podatnika VAT przepisy przewidują konsekwencje podatkowe, jeżeli należność zostanie przelana na rachunek inny niż znajdujący się w wykazie. W określonych sytuacjach można ich uniknąć m.in. poprzez złożenie zawiadomienia ZAW-NR w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu.
Czy można zgłosić prywatne konto do urzędu skarbowego?
Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą nie zawsze musi posiadać odrębny rachunek firmowy. W określonych sytuacjach może wykorzystywać w działalności swój rachunek osobisty i wskazać go w CEIDG. Trzeba jednak pamiętać, że możliwość zgłoszenia konta do urzędu skarbowego nie jest równoznaczna z możliwością używania go do wszystkich rozliczeń związanych z firmą.
Znaczenie ma przede wszystkim status przedsiębiorcy jako podatnika VAT oraz rodzaj dokonywanych płatności. Rachunki osobiste ROR nie są publikowane w wykazie podatników VAT. Jeżeli więc czynny podatnik VAT chce, aby numer wykorzystywany do przyjmowania płatności od kontrahentów znajdował się na białej liście, powinien korzystać z rachunku spełniającego warunki publikacji w tym wykazie.
Ograniczenia mogą wynikać również z regulaminu banku. Rachunek osobisty jest produktem przeznaczonym przede wszystkim dla konsumentów, a jego wykorzystywanie do rozliczeń firmowych może być ograniczone warunkami konkretnej umowy. Przed podaniem prywatnego numeru konta jako rachunku związanego z działalnością warto więc sprawdzić zarówno wymagania podatkowe, jak i zasady obowiązujące w banku.
Ile czasu jest na zgłoszenie numeru konta do urzędu skarbowego?
Termin zgłoszenia lub aktualizacji numeru rachunku zależy od formy prowadzonej działalności oraz rodzaju przekazywanych danych. W przypadku przedsiębiorców wpisanych do CEIDG informacje o rachunku mogą zostać podane już podczas rejestracji firmy. Jeżeli numer konta nie jest jeszcze znany w momencie zakładania działalności, można uzupełnić wpis później.
Podmioty wpisane do KRS przekazują informacje o rachunkach jako dane uzupełniające na formularzu NIP-8. Zasadniczo mają na to 21 dni od dnia dokonania wpisu do KRS. Jeżeli jednak podmiot jest płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne, termin na przekazanie odpowiednich danych uzupełniających wynosi 7 dni od dnia rozpoczęcia działalności.
Osobną kwestią jest późniejsza zmiana danych. Aktualizacji danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym dokonuje się co do zasady w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana. W praktyce oznacza to, że po otwarciu nowego rachunku wykorzystywanego w działalności albo zamknięciu wcześniej zgłoszonego konta nie należy zwlekać ze zaktualizowaniem informacji przekazanych administracji skarbowej.
Jak sprawdzić, czy konto zostało zgłoszone do urzędu skarbowego?
Sposób sprawdzenia zgłoszonego rachunku zależy od formy prowadzonej działalności. Osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą może zweryfikować dane zapisane w swoim wpisie w CEIDG. Po zalogowaniu do Konta Przedsiębiorcy w serwisie Biznes.gov.pl można sprawdzić informacje dotyczące działalności, a w razie potrzeby złożyć wniosek o ich zmianę.
Czynni podatnicy VAT powinni dodatkowo zweryfikować, czy rachunek przeznaczony do rozliczeń z kontrahentami jest widoczny w wykazie podatników VAT. Wyszukiwarka udostępniona przez Ministerstwo Finansów pozwala sprawdzić przedsiębiorcę m.in. po NIP, REGON, nazwie podmiotu lub numerze rachunku bankowego. Dzięki temu można ustalić, czy konkretny numer konta figuruje na białej liście na wskazany dzień.
Brak rachunku w wykazie nie zawsze oznacza, że przedsiębiorca nie zgłosił go administracji skarbowej. Przyczyną może być m.in. rodzaj rachunku, który nie podlega publikacji na białej liście, albo brak potwierdzenia rachunku w systemie STIR. Jeśli prawidłowo zgłoszony rachunek rozliczeniowy nie pojawia się w wykazie, warto najpierw zweryfikować dane w CEIDG lub zgłoszeniu NIP-8 oraz skontaktować się z bankiem w celu sprawdzenia informacji przekazanych do STIR.
Co grozi za niezgłoszenie numeru konta do urzędu skarbowego?
Brak zgłoszenia rachunku bankowego lub nieaktualne dane mogą powodować zarówno problemy praktyczne, jak i konsekwencje wynikające z przepisów. Ustawa o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników nakłada obowiązek aktualizowania danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym. Niedopełnienie obowiązku zgłoszenia identyfikacyjnego albo aktualizacji danych może stanowić wykroczenie skarbowe na podstawie Kodeksu karnego skarbowego.
Dodatkowe znaczenie ma prawidłowe zgłoszenie rachunku w przypadku czynnych podatników VAT. Jeżeli rachunek rozliczeniowy przedsiębiorcy nie znajdzie się na białej liście, kontrahenci mogą mieć wątpliwości przed dokonaniem płatności, szczególnie przy transakcjach objętych przepisami dotyczącymi płatności na rachunki zamieszczone w wykazie podatników VAT.
Nieaktualny numer konta może również utrudnić rozliczenia z administracją skarbową, np. gdy zgłoszony rachunek ma służyć do otrzymywania zwrotów podatku lub nadpłat. Dlatego po zmianie konta warto nie tylko dokonać wymaganej aktualizacji, ale również sprawdzić, czy nowe dane zostały prawidłowo odnotowane w odpowiednich rejestrach.
Zgłoszenie numeru konta do US – najważniejsze informacje
Zgłoszenie rachunku bankowego powinno być traktowane jako jeden z podstawowych obowiązków ewidencyjnych związanych z prowadzeniem firmy. Procedura zależy przede wszystkim od formy prawnej działalności. Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG przekazują informacje o rachunkach za pośrednictwem CEIDG-1, natomiast podmioty wpisane do KRS wykorzystują w tym celu formularz NIP-8.
Najważniejsze zasady można podsumować następująco:
- przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą zgłasza rachunek za pośrednictwem CEIDG;
- podmiot wpisany do KRS przekazuje informacje o rachunkach jako dane uzupełniające na formularzu NIP-8;
- zmiana, dodanie lub zamknięcie rachunku wykorzystywanego w działalności może wymagać aktualizacji zgłoszonych danych;
- czynny podatnik VAT powinien dodatkowo sprawdzić, czy rachunek przeznaczony do rozliczeń z kontrahentami jest widoczny na białej liście;
- rachunek osobisty ROR nie jest publikowany w wykazie podatników VAT;
- samo zgłoszenie rachunku nie oznacza automatycznie, że każdy rodzaj konta pojawi się na białej liście;
- niedopełnienie obowiązku aktualizacji danych może wiązać się z odpowiedzialnością przewidzianą w Kodeksie karnym skarbowym.
Po zmianie rachunku najlepiej nie ograniczać się do samego wysłania zgłoszenia. Warto również zweryfikować dane w odpowiednim rejestrze, a w przypadku czynnego podatnika VAT sprawdzić rachunek w wykazie podatników VAT.
Komentarze
Nie ma jeszcze żadnych komentarzy :)