Jaki powinien być tytuł przelewu z konta firmowego na prywatne?

Katarzyna Zuba

22 listopada 2023 (21:27) / Aktualizacja: 23 listopada 2023 (08:56) Komentarze: 1

Utrzymując się z prowadzenia własnej działalności gospodarczej, masz prawo do wykorzystywania zarobionych w ten sposób pieniędzy na potrzeby prywatne. W tym celu możesz więc także je sobie przelać z rachunku firmowego na osobiste. Sprawdź jednak, jak wykonać prawidłowo taki przelew z konta firmowego na prywatne i jaki tytuł powinien mieć taki transfer.

Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą nie mają obowiązku zakładania oddzielnego rachunku bankowego na firmę. Większość z nich jednak decyduje się na takie osobne konto firmowe, ponieważ pomaga im ono kontrolować finanse przedsiębiorstwa. Przy takim podejściu wydatki domowe najlepiej więc realizować wyłącznie z konta osobistego. Najpierw jednak taki rachunek prywatny trzeba zasilić środkami właśnie z konta firmowego. I tu pojawia się problem, jak to zrobić, skoro w regulaminie takiego rachunku widnieje zapis, że służy on do „rozliczeń płatności związanych z działalnością gospodarczą”.

Przelew z konta firmowego na prywatne – czy jest zgodny z prawem?

Przeznaczenie konta firmowego budzi przede wszystkim wątpliwości, czy w ogóle można z niego robić sobie przelewy na rachunek osobisty. Warto więc to na początku wyjaśnić.

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej przelew z konta firmowego na prywatne jest jak najbardziej dopuszczalny i zgodny z przepisami. Wynika to wprost z zasad prowadzenia takiej działalności. Jej właściciel nie otrzymuje bowiem standardowego wynagrodzenia za pracę, lecz ma prawo do wszystkich pieniędzy zarobionych przez własną firmę. Może sobie zatem je także swobodnie wypłacać i przeznaczać na swoje prywatne potrzeby. Nie ma tutaj znaczenia, gdzie takie środki są gromadzone – czy na koncie firmowym, czy na osobistym, czy może są przetrzymywane w gotówce.

Działa to także w drugą stronę, ponieważ za wszelkie zobowiązania powstałe w wyniku prowadzenia firmy jej właściciel odpowiada całym swoim majątkiem, a więc także m.in. środkami zgromadzonymi na rachunkach osobistych.

W związku z powyższym ani przepisy, ani tym bardziej regulaminy bankowe, nie zakazują robienia przelewów z konta firmowego na prywatne. Co więcej, przedsiębiorca może nawet bezpośrednio z konta firmowego opłacać swoje „domowe” rachunki, czy też robić prywatne zakupy, płacąc za nie kartą firmową. Oczywiście nie ma to sensu, skoro konto firmowe ma służyć do zarządzania finansami przedsiębiorstwa. Z punktu widzenia prawa nie ma jednak ku temu żadnych przeszkód.

Przelew z konta firmowego na prywatne – jaki tytuł powinien mieć taki transfer?

Załóżmy, że prowadzisz JDG i chcesz wykonać przelew z konta firmowego na prywatne – jaki tytuł nadasz takiej płatności? Jeśli masz w tym zakresie wątpliwości, śpieszymy z podpowiedzią, że to, co wpiszesz w tej rubryce nie ma większego znaczenia. Możesz więc tutaj wpisać cokolwiek, ponieważ bank nie będzie tego weryfikować. Dla banku do realizacji przelewu najważniejsze są następujące dane:

• nazwa odbiorcy przelewu,
• numer rachunku bankowego odbiorcy,
• kwota i waluta transferu.

Oczywiście w bankowości elektronicznej zwykle trzeba uzupełnić rubrykę „tytuł przelewu”, aby system przyjął go do realizacji. Jednak treść takiego tytułu może być tak naprawdę dowolna.

Przy okazji sprawdź, ile wynoszą opłaty za przelewy na koncie firmowym.

Tytułowanie przelewów z konta firmowego na prywatne – na co uważać?

Nieco inaczej warto jednak podejść do tytułowania przelewów z praktycznego punktu widzenia. Jak już wspomnieliśmy, konto firmowe z założenia ma Ci pomóc w zarządzaniu finansami firmy. Do tego natomiast przydaje się porządek w historii transakcji. To właśnie dzięki niej możesz m.in.:

• szybko sprawdzić wpływ płatności od swoich klientów,
• znaleźć potwierdzenie przelewu wykonanego przez siebie np. do urzędu skarbowego czy ZUS,
• dokonywać analizy wpływów i wydatków z takiego konta, a więc też zorientować się, ile Twoja firma faktycznie zarabia.

W tym kontekście warto więc także odpowiednio tytułować przelewy na swoje konto osobiste. Chodzi o to, aby takie transfery były łatwe do zidentyfikowania i nie myliły się z wydatkami związanymi ściśle z prowadzoną działalnością biznesową. To nie wszystko, ponieważ musisz pamiętać, że historię rachunku firmowego może analizować urząd skarbowy, dla którego wszystkie transakcje powinny być zrozumiałe i uzasadnione. Poza tym właściwe tytułowanie przelewów ma znaczenie także przy prowadzeniu księgowości.

Dowiedz się więcej: Jakie konto firmowe wybrać? Na co zwrócić uwagę?

Tytuł przelewu z konta firmowego na prywatne a urząd skarbowy

Organy skarbowe mają prawo do kontroli przedsiębiorców, ponieważ stoją na straży przestrzegania przepisów podatkowych. W tym celu mogą więc także sprawdzać nie tylko księgi rachunkowe, ale też należące do firmy konta bankowe.

Pod tym kątem warto więc zadbać, aby tytuł przelewu z konta firmowego na prywatne wyraźnie wskazywał, czego dotyczy i nie budził żadnych wątpliwości pod względem podatkowym. Nie należy go zatem nazywać np. „darowizną”, „wynagrodzeniem”, „świadczeniem”, czy też „należnością za usługę”. Takie tytuły przelewów sugerują bowiem transakcje podlegające opodatkowaniu, a więc mogą wzbudzić zainteresowanie urzędników fiskusa. W takim przypadku możesz być niemal pewny, że urząd skarbowy wezwie Cię do złożenia wyjaśnień, aby przekonać się, czy nie naruszyłeś przepisów podatkowych.

Tytułowanie przelewów w koncie firmowym a księgowość

Prawidłowe tytułowanie przelewów w koncie firmowym ma znaczenie również pod względem księgowym. Prowadząc ją w formie książki przychodów i rozchodów, musisz uwzględniać w niej przecież koszty uzyskania przychodów. Na pewno więc wiesz, że przelewy na własne konto na prywatne potrzeby do takich kosztów się nie zaliczają.

Może jednak dojść do błędnego zaksięgowania transferów na prywatne konto, jeśli masz konto firmowe z księgowością, czyli z wewnętrznym oprogramowaniem, które samodzielnie księguje transakcje na podstawie historii rachunku.

Jeśli bowiem przelew na konto osobiste będzie nieprawidłowo zatytułowany, program może go „niechcący” wrzucić w koszty. Co prawda zdarza się to rzadko, ponieważ takie programy rozliczają zdarzenia gospodarcze także z uwzględnieniem dokumentów typu faktury, które są parowane z transakcjami z konta. Należy jednak na to uważać, gdyż nawet najlepszy program może się pomylić, a Ty nie zawsze będziesz w stanie taki błąd wyłapać.

Jak najlepiej tytułować przelewy z konta firmowego na prywatne?

Choć z punktu widzenia przepisów nie ma znaczenia, jaki tytuł przelewu z konta firmowego na prywatne będzie widniał w historii rachunku, jest to ważne ze względów praktycznych. Powinieneś na to zwrócić w szczególności uwagę, jeśli chcesz:

• mieć porządek w historii rachunku firmowego,
• skutecznie zarządzać finansami firmy,
• uniknąć niepotrzebnych pytań ze strony urzędu skarbowego,
• zapobiec błędom w rozliczeniach księgowych.

Jak zatem zatytułować taki przelew? Najlepiej w sposób jednoznacznie wskazujący na charakter transferu czyli np. „przelew środków na własne konto osobiste” lub podobnie brzmiące. Zauważ, że taka nazwa od razu wyjaśnia, że pieniądze trafiły do Ciebie jako właściciela firmy, a jednocześnie nie zdradza, na co je przeznaczyłeś.

Tytuł przelewu z konta firmowego na prywatne w przypadku spółek

Warto na koniec wyjaśnić, że zupełnie inne zasady tytułowania przelewów z konta firmowego na prywatne obowiązują w przypadku, gdy takie konto prowadzone jest dla spółki posiadającej swój odrębny majątek. Chodzi tu zatem głównie o spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółkę akcyjną.

Środki zgromadzone na koncie takiej spółki należą bowiem z prawnego punktu widzenia wyłącznie do niej i można je przeznaczać tylko na wydatki związane z jej działalnością. Każdy wydatek z takiego konta musi być więc też z tego względu skrupulatnie udokumentowany i rozliczony w księgach rachunkowych.

Samowolny przelew z konta spółki na konto prywatne jest zatem wykluczony. Jest on dopuszczalny tylko wtedy, jeśli jest prawnie uzasadniony, a więc wynika np. z udokumentowanego prawa do wynagrodzenia, czy też dywidendy. Wówczas jednak także należy zadbać o jego prawidłowe zatytułowanie., aby nie było wątpliwości co do jego zasadności przy księgowaniu transakcji oraz podczas kontroli skarbowej.