Przelewy z konta firmowego na prywatne – kiedy są dopuszczalne, a kiedy nie wolno ich robić?
Konto firmowe co do zasady powinno służyć do rozliczania transakcji związanych z prowadzonym biznesem. Wielu przedsiębiorców zastanawia się zatem, czy może sobie przelewać pieniądze z takiego rachunku na konto osobiste. Jak się okazuje, takie przelewy z konta firmowego na prywatne dopuszczalne są tylko w jednym przypadku. Sprawdź, o jaki przypadek chodzi.
Osobne konto firmowe pomaga kontrolować finanse firmy oraz nimi skutecznie zarządzać. W niektórych sytuacjach korzystanie z niego jest jednak mocno ograniczone przez przepisy. Nie zawsze można więc swobodnie przelewać sobie z niego pieniądze, nawet jeśli jest się właścicielem firmy.
Kiedy przelewy z konta firmowego na prywatne są dopuszczalne, a kiedy nie?
To, czy można swobodnie wykonywać przelewy z konta firmowego na prywatne, zależy wyłącznie od formy prawnej przedsiębiorstwa. Tak naprawdę dopuszczalne jest to głównie w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG). W takiej sytuacji posiadaczem konta firmowego jest bowiem wyłącznie właściciel firmy, a więc to on ma też pełne prawo do środków zgromadzonych na takim rachunku. Z drugiej strony za zobowiązania firmy odpowiada całym swoim majątkiem, a więc długi firmowe musi spłacać po prostu z własnej kieszeni.
Pomimo więc prowadzenia odrębnego rachunku bankowego, finanse osobiste przy działalności gospodarczej, tak czy owak, „mieszają” się z tymi firmowymi. Właśnie dlatego w wielu przypadkach tacy przedsiębiorcy mogą do rozliczeń biznesowych używać nawet konta osobistego. Jeśli natomiast mają konto firmowe, mogą z niego bez przeszkód przelewać sobie pieniądze i wydawać je na prywatne potrzeby.
Dowiedz się więcej: Czy trzeba mieć konto firmowe? Do czego jest potrzebne?
Przelewy z konta firmowego na prywatne nie są natomiast dopuszczalne w przypadku spółek. Dotyczy to zwłaszcza spółek kapitałowych, czyli z ograniczoną odpowiedzialnością oraz akcyjnych. Takie podmioty muszą bowiem obowiązkowo prowadzić odrębny rachunek bankowy i należy on wówczas wyłącznie do spółki, ponieważ ma ona oddzielną osobowość prawną. Środki zgromadzone na koncie firmowym są więc własnością także spółki, a nie jej udziałowców, czy członków zarządu, którzy w związku z tym nie mogą nimi swobodnie dysponować.
Ponadto takie firmy zobligowane są do prowadzenia pełnej księgowości, przy której należy księgować w zasadzie każdą transakcję widniejącą w historii rachunku bankowego. Właściwe zaksięgowanie przelewu z konta firmowego na prywatne nastręcza więc tutaj sporych trudności, co szerzej wyjaśnimy niżej.
Przelewy na prywatne konto w przypadku działalności gospodarczej – o czym warto pamiętać?
Jak już wiesz, w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej przelewy z konta firmowego na prywatne są całkowicie legalne. Jeśli więc prowadzisz w tej formie przedsiębiorstwo, możesz swobodnie przelewać sobie pieniądze z jego rachunku, a nawet płacić kartą do konta firmowego za prywatne zakupy.
Pamiętaj jednak, że wszelkie takie transakcje będą widoczne w historii rachunku. Oznacza to, że będziesz je musiał wyjaśnić np. swojej księgowej, czy też organowi podatkowemu, jeśli postanowi przeprowadzić w Twojej firmie kontrolę. Oczywiście nie grożą Ci tutaj żadne konsekwencje prawne czy finansowe, jednak miej świadomość, że obce osoby będą wiedziały, na co wydajesz pieniądze.
Widoczne w historii konta firmowego przelewy na prywatny rachunek będą także uwzględniane przez bank przy udzielaniu Ci kredytu na firmę. Jeśli zatem będzie ich zbyt dużo, bank może mieć problem z oszacowaniem rzeczywistych dochodów i kosztów Twojej działalności. Na pewno więc zażąda szczegółowych dokumentów księgowych firmy i będzie musiał poświęcić więcej czasu na weryfikację Twojej zdolności kredytowej.
Jak bezpiecznie robić przelewy z konta firmowego na osobiste?
Prowadząc jednoosobowe przedsiębiorstwo w formie JDG, masz prawo przelewać sobie pieniądze z rachunku firmowego. Najlepiej jednak takie przelewy na konto osobiste robić jak najrzadziej np. raz lub dwa razy w miesiącu i traktować je jako swego rodzaju wypłatę wynagrodzenia. „Swego rodzaju”, ponieważ jako właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej nie masz prawa do standardowego wynagrodzenia za pracę, co szerzej wyjaśnimy niżej.
Pamiętaj też, aby przed wykonaniem takiego przelewu dokładnie przeanalizować finanse firmy. Kwota transferu powinna być bowiem taka, aby na rachunku zostały środki na uregulowanie wszystkich zobowiązań przedsiębiorstwa np. z tytułu faktur kosztowych, składek ZUS, czy podatków.
Nic się też nie stanie, jeśli od czasu do czasu z konta firmowego uregulujesz bezpośrednio jakieś prywatne rachunki, czyli np. opłacisz czynsz za mieszkanie. Lepiej jednak takie typowo osobiste koszty pokrywać z prywatnego konta, ponieważ wówczas zachowasz porządek w finansach i łatwiej będzie Ci je kontrolować.
Jak tytułować przelewy z konta firmowego na prywatne?
Przy prowadzeniu jednoosobowej działalności gospodarczej nie ma znaczenia, jak zatytułujesz przelew z konta firmowego na to osobiste. Nie ma bowiem w tym zakresie żadnych zasad narzuconych przez przepisy.
Chcąc jednak zachować przejrzystość w historii rachunku, warto nazwać prywatny transfer w taki sposób, aby od razu było wiadomo, czego on dotyczy. Możesz go zatem zatytułować na przykład jako „przelew własny”, czy też po prostu „przelew na potrzeby prywatne”.
Jak księgować przelewy z firmowego rachunku na konto osobiste?
Jednoosobową działalność gospodarczą rozlicza się na podstawie uproszczonej księgowości, a więc najczęściej przy pomocy książki przychodów i rozchodów. Należy w niej ewidencjonować m.in. koszty uzyskania przychodów i warto tu pamiętać, że do takich kosztów nie zalicza się „wartości własnej pracy podatnika”.
Innymi słowy, jako właściciel JDG nie masz prawa do standardowego wynagrodzenia za pracę, ale masz prawo do całego dochodu wypracowanego w ramach prowadzenia firmy. Co to oznacza? Że jeśli sam sobie będziesz przelewać środki na konto osobiste na cele prywatne, to nie możesz takich przelewów wliczać w koszty uzyskania przychodu. Właśnie dlatego też z takich transferów będziesz musiał się tłumaczyć swojej księgowej, chyba że rozliczasz firmę samodzielnie np. w ramach konta firmowego z księgowością.
Dowiedz się więcej: Przychód a dochód: czym się tak naprawdę różnią od siebie?
Przelewy z konta spółki na rachunek osobisty – jak uniknąć problemów?
Przelewy z konta firmowego spółki prawa handlowego na konto osobiste są dopuszczalne wyłącznie wtedy, gdy mają konkretną podstawę prawną. Można więc realizować takie przelewy np. z tytułu wynagrodzenia za pracę czy też świadczenia usług na rzecz spółki. Nie wolno natomiast przelewać sobie swobodnie pieniędzy na prywatne konto, nawet jeśli jest się osobą uprawnioną do zarządzania rachunkiem spółki. Za taki przelew na swoje konto osobiste bez podstawy prawnej można bowiem zostać oskarżonym o przestępstwo przywłaszczenia mienia firmy na podstawie art. 284 § 2 kodeksu karnego.
A co jeśli zdarzy się taki przelew? Oczywiście masz prawo do błędu, ale taki błąd należy jak najszybciej naprawić. W tym przypadku możesz więc np. zwrócić pieniądze na rachunek firmowy, a oba przelewy udokumentować w księgach rachunkowych jako pożyczkę od firmy. Możesz też taki przelew środków na konto osobiste potraktować jako zaliczkę na poczet wynagrodzenia. To jednak również będzie wymagało przygotowania odpowiednich dokumentów dla księgowości.
Przelewy z rachunku firmowego na osobiste – podsumowanie
Nawet jeśli ze względu na formę prowadzenia firmy możesz pozwolić sobie na swobodne transfery między rachunkiem firmowym a osobistym, staraj się robić to jak najrzadziej i w przemyślany sposób. Dzięki temu unikniesz bałaganu w finansach i łatwiej będzie Ci kontrolować zarówno budżet firmowy, jak i ten prywatny. Pamiętaj też, że pod tym względem mimo wszystko lepiej raz na jakiś czas wykonać przelew z konta firmowego na prywatne, niż np. regularnie płacić firmową kartą za osobiste zakupy lub realizować domowe płatności bezpośrednio z rachunku firmy.
