Wielu przedsiębiorców, zanim rozpocznie swoją działalność musi pomyśleć o własnym biurze. W końcu to właśnie tam będzie spędzać większość swojego czasu, dlatego tak ważne jest właściwe dobranie biura.
Fot. Pexels
Wybór miejsca, gdzie będzie prowadzony biznes, z pewnością nie należy do najprostszych. Można go porównać do zakupu bądź wynajęcia mieszkania. Jednak na samym początku sprawdźmy co przedsiębiorca może otrzymać na rynku:
- Małe biura
- Duże biura (najczęściej typu Open Space)
- Coworkingi
Zarówno w przypadku małego, jak i dużego biura można go zakupić, bądź wynająć. Pierwsza opcja byłaby dobra dla firm, które raczej nie będą się rozrastać, tak będzie w przypadku np. kancelarii notarialnej. Natomiast opcja wynajmu będzie już dobra dla firm, które dążą do powiększenia swojego zespołu przez co wymagana będzie stopniowo coraz większa powierzchnia, a być może w pewnym momencie pojawi się konieczność zmiany budynku. Dlatego opcja wynajmu pozostawia bardzo elastyczną drogę, jednak w dłuższym okresie czasu, taki wariant będzie zdecydowanie droższy.
Na rynku funkcjonują także coworkingi, czyli miejsca do pracy wspólnej. W ramach tej opcji przedsiębiorca (najczęściej początkujący) może wynająć biurko do pracy. Ponadto niejednokrotnie otrzymuje adres, pod którym może być zarejestrowany. Więcej o coworkingach tutaj. Zresztą ten wariant jest najczęściej rekomendowany dla młodych firm. – W poszukiwaniu powierzchni biurowej dla mniejszych przedsiębiorców, czyli zespołów kilku- lub kilkunastoosobowych, warto w pierwszej kolejności skierować kroki do operatorów biur serwisowanych, powierzchni elastycznych, powszechnie nazywanych coworkingami. Przewagą takich biur jest świetna jakość powierzchni i przestrzeni wspólnych oraz obsługa, za którą płacimy tylko część opłat, bo współużytkujemy ją z innymi. To tak jak z carsheringiem – nie musimy kupować Mercedasa, czy elektrycznego BMW, aby móc z niego korzystać wtedy, gdy potrzebujemy – mówi Konrad Szaruga, ekspert ds. elastycznych powierzchni biurowych, CBRE.
Jak wybrać biuro?
Jest kilka elementów, na które należy zwrócić uwagę przy wyborze biura. Przede wszystkim istotna będzie powierzchnia. Jednak warto zaznaczyć, że pod tym względem należy spojrzeć nie koniecznie na aktualne potrzeby, ale za kwartał czy też rok. Wynika to z tego, że umowa związuje przedsiębiorcę na jakiś czas.
– Co więcej koniecznie trzeba wiedzieć, czym różni się umowa serwisowa, z jaką mamy do czynienia w przypadku operatorów biur elastycznych od umowy najmu. Zupełnie inny jest zakres praw i obowiązków. Pod kątem elastyczności, małego progu wejścia i ze względów podatkowych, umowa serwisowa dla mniejszych firm może być korzystniejsza. Jest to jednak kwestia indywidualna – wyjaśnia Konrad Szaruga. – Jeśli chodzi o najczęściej popełniane błędy, kluczowe jest zrozumienie celu, do jakiego ma nam służyć biuro oraz realnego budżetu, jaki firma ma do wydania. Następnie trzeba to zestawić z ofertą rynkową i zastanowić się, czy możemy połączyć nasze oczekiwania z budżetem. Tego ostatniego kroku najczęściej brakuje osobom, które szukają biura po raz pierwszy lub robią to raz na kilka lat. Sytuacja na rynku zmieniła się bardzo dynamicznie w ostatnich 18 miesiącach i w większości miast w Polsce mamy rynek wynajmującego/właściciela, czyli, krótko mówiąc, jest więcej chętnych niż dostępnych lokali. Stąd biura, które są w dobrych lokalizacjach lub oferują nowoczesne warunki do pracy, dodatkowe wydarzenia dla społeczności, czy niestandardowe rozwiązania znikają z rynku błyskawicznie. Bardzo ważne jest również, aby zastanowić się, do czego lokal ma służyć. Jeśli rekrutujemy ludzi i budujemy zespół, dobrze jest znaleźć operatora, który zapewni dobrą obsługę gości, ma szeroki wybór salek spotkań, przestrzenie wspólne i kawę oraz herbatę w cenie. Ważne jest, abyśmy rozumieli, co jest w cenie usługi, a za co płacimy dodatkowo wedle zużycia – dodaje.
Przeczytaj także na MamBiznes.pl