Aktywa i pasywa – czym są i jakie mają znaczenie w biznesie?

Aktywa i pasywa to pojęcia często używane w kontekście działalności gospodarczej. Warto jednak wiedzieć, że określenia te opisują także rzeczywistość osób prywatnych. Czym są aktywa oraz pasywa i jakie mają znaczenie w biznesie? Czy trzeba prowadzić ewidencję aktywów i pasywów w działalności gospodarczej?

Czym są aktywa i pasywa?

Zarówno aktywa, jak i pasywa to określenia bliskie każdemu przedsiębiorcy. Choć aktywa i pasywa w działalności gospodarczej są spotykane najczęściej, pojęcia te określają także sposób gospodarowania budżetem w przypadku osób fizycznych.

Pasywa oraz aktywa są ze sobą ściśle związane. Definicję aktywów określa ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 roku. Zgodnie z zapisem, aktywa to „kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości, powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych”. Oznacza to, że aktywami możemy nazwać wszystkie zasoby, które posiada dana firma lub osoba fizyczna, powstałe na skutek zdarzeń z przeszłości. Ich cel to zwiększenie korzyści finansowych danej jednostki lub firmy.

Pasywa natomiast to samo źródło finansowania danego majątku. Aktywami może więc być majątek, a pasywami będą drogi dojścia do obecnych zasobów.

Różnica między aktywami a pasywami

Żeby dokładnie zrozumieć różnicę między aktywami i pasywami, warto spojrzeć nie tylko na cel owych środków, ale także ich dynamikę, źródło pochodzenia oraz sposób wykorzystania. Aktywa, jak sama nazwa wskazuje, są związane z działaniem. Pochodzą z wszelkiej działalności operacyjnej firmy lub też z inwestycji zewnętrznych. Natomiast pasywa są efektem finansowania działalności przez właścicieli lub osoby trzecie. Relacja między pasywami a aktywami jest nierozłączna; jedno nie istniałoby bez drugiego.

Taki podział daje szersze spojrzenie na pojęcie aktywów i pasywów. Zrozumienie istoty i mechanizmów tych pojęć pozwala spojrzeć na nie nieco szerzej w kontekście działalności gospodarczej.

Aktywa i pasywa w działalności gospodarczej

Każdy przedsiębiorca dobrze zna pojęcie związane z bilansem aktywów i pasywów. Choć nie każda firma ma obowiązek prowadzić tego rodzaju ewidencję, warto wiedzieć, do czego służy taki spis. Obowiązek prowadzenia bilansu aktywów i pasywów dotyczy działalności, prowadzących pełną księgowość. Przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się na taki model biznesowy, zobligowani są do sporządzania sprawozdania finansowego, w którym musi znaleźć się taki właśnie bilans.

Sam bilans to po prostu wskazanie sumy aktywów i pasywów, będących właściwościami danej firmy. W bilansie powinny się znajdować:

• nazwa i adres firmy,
• moment bilansowy, czyli data, w której wyceniono aktywa oraz pasywa firmy,
• nazwa i zawartość grup pasywów i aktywów,
• data i miejsce sporządzenia bilansu,
• podpisy.

W bilansie należy wskazać wszystkie pasywa oraz aktywa, z których korzysta firma, aby odnieść korzyści finansowe.

Warto przeczytać: Spółka z o.o. – czy warto ją założyć? Zalety i wady firmy z ograniczoną odpowiedzialnością

Rodzaje aktywów

Aktywa, podobnie jak pasywa dzielą się na kilka różnych rodzajów. W tej grupie rozróżniamy przede wszystkim dwa typy:

• aktywa trwałe
• aktywa obrotowe.

Podział ten bierze pod uwagę czas, w jakim możliwe jest upłynnienie aktywów, czyli ich zamiana w gotówkę. Jeśli więc chodzi o aktywa trwałe, są to wszystkie zasoby, które charakteryzują się niskim stopniem upłynnienia. Oznacza to, że należą do firmy przez minimum rok, i dopiero po tym czasie mogą zostać zbyte. Aktywa obrotowe to z kolei środki, które można upłynnić wcześniej, niż przed upływem roku, często w niedługim czasie po ich nabyciu. Tego rodzaju aktywa powinny być w stałym obrocie po to, aby zachowały swoją wartość ekonomiczną.

Aktywa trwałe – przykłady

Aktywa trwałe to zarówno wartości niematerialne i prawne, jak i rzeczowe. Jeśli chodzi o tę pierwszą grupę, aktywami trwałymi będą na przykład autorskie prawa majątkowe, licencje, koncesje czy prawa pokrewne. Są to wszystkie prawa do wynalazków, znaki towarowe, prawa do patentów czy wzorów.

Rzeczowe aktywa trwałe to natomiast wartości materialne, które mają okres ekonomicznej użyteczności dłuższy niż rok. Będą to na przykład: grunty, budynki, obiekty inżynierii wodnej i lądowej, urządzenia i maszyny, środki transportu, czy też prawa do lokali. Może to więc być prawo własności lokalu, który będzie później wynajmowany. Dodatkowo, w skład aktywów trwałych wchodzić mogą także długoterminowe rozliczenia okresowe.

Aktywa obrotowe

Oprócz aktywów trwałych wyróżniamy także aktywa obrotowe, które dzielą się na kilka różnych podgrup. Jak już zostało wspomniane są to takie środki, które powinny zostać upłynnione w czasie krótszym niż 12 miesięcy.

W tej grupie rozróżniamy:

• aktywa rzeczowe – są to na przykład grunty czy lokale, urządzenia techniczne, maszyny czy inwentarz żywy z zaznaczeniem, że są przeznaczone do sprzedaży czy użycia w ciągu roku
• aktywa finansowe – długoterminowe i krótkoterminowe, na przykład udziały, akcje czy inne papiery wartościowe
• należności krótkoterminowe — to głównie należności za realizację danych usług czy sprzedaż towarów, dzielące się na należności dla jednostek powiązanych oraz pozostałych
• rozliczenia międzynarodowe, które nie trwają dłużej niż 12 miesięcy od dnia bilansowego.

W przypadku aktywów obrotowych liczy się więc czas upłynnienia i przeznaczenie danych środków.

Rodzaje pasywów – kapitał

Oprócz aktywów firmy gospodarują także pasywami. Czym są pasywa? Jak już zostało wspomniane, to źródła finansowania danego majątku. Pasywa można w skrócie określić mianem kapitału danej firmy, ale w ich skład wchodzą także zobowiązania krótkoterminowe oraz rezerwy na te zobowiązania.

Kapitał, który wchodzi w skład pasywów firmy, możemy podzielić na podstawowy, zapasowy, rezerwowy oraz kapitał z aktualizacji wyceny.

Pierwszy z nich jest najważniejszą częścią działalności, przynajmniej w początkach funkcjonowania. To majątek, który określamy w umowie spółki i wpisach do rejestrów.

Kapitał zapasowy natomiast powstaje często już w trakcie działalności spółki. Można go uzyskać w procesie zatrzymywanego przez spółkę wypracowanego zysku netto, bądź w wyniku nadwyżki ceny nad wartością nominalną akcji.

Kapitał rezerwowy wytworzony jest przez spółki akcyjne, po to, by pokryć straty bądź zobowiązania finansowe wobec innych podmiotów, a kapitał z aktualizacji wyceny powstaje po przeszacowaniu środków trwałych oraz inwestycji długoterminowych.

Zobowiązania i rezerwy na zobowiązania

Wśród rodzajów pasywów znajdują się także zobowiązania i rezerwy. To środki krótkoterminowe, których udzielono danemu przedsiębiorstwu na określony czas. Istotny jest tutaj fakt, że po wykorzystaniu tego rodzaju kapitału, musi on zostać zwrócony do osoby, która udzieliła go firmie. Do zobowiązań i rezerw należeć więc będą kredyt, obligacja lub pożyczka. W tym przypadku, z korzystaniem z tego rodzaju pasywów wiąże się zazwyczaj określona opłata, którą musi uiścić przedsiębiorca. Do momentu, w którym kapitał nie zostanie zwrócony, określany jest on mianem zobowiązania.

Aktywa oraz pasywa to ważne zagadnienia, które warto uszeregować i zrozumieć. Jeśli prowadzisz pełną księgowość, osoba, która zajmuje się rozliczeniami w Twojej firmie, musi w określonym terminie wskazać bilans aktywów i pasywów, wykorzystywanych przez firmę. Jednak nawet nie prowadząc pełnej księgowości, warto wiedzieć, że z aktywów i pasywów korzystasz w firmie na co dzień – nawet jeśli prowadzisz tylko jednoosobową, niewielką działalność gospodarczą.

Warto przeczytać: Rachunek oszczędnościowo-rozliczeniowy. Sprawdzamy co warto o nim wiedzieć